搜索
第6章演示文稿制作软件POWERPOINT20102020年3月19日目录6.1演示文稿的创建6.2文稿对象的编辑6.3幻灯片的美化6.4幻灯片的放映设置6.5演示文稿的打包打印6.6综合案例6.1.1PowerPoint2010简介6.1.1PowerPoint2010简介1．工作界面中的窗格（1）幻灯片窗格该窗格位于工作窗口最中间，其主要任务是进行幻灯片的制作、编辑和添加各种效果，还可以查看每张幻灯片的整体效果。（2）大纲视图窗格大纲视图窗格位于幻灯片窗格的左侧，主要用于显示幻灯片的文本并负责插入、复制、删除、移动整张幻灯片，可以很方便地对幻灯片的标题和段落文本进行编辑。（3）备注窗格备注窗格位于幻灯片窗格下方，主要用于给幻灯片添加备注，为演讲者提供更多的信息。6.1.1PowerPoint2010简介2．视图切换（1）普通视图在普通视图的左侧显示了幻灯片的缩略图，右侧上面显示的是当前幻灯片，下面显示的是备注信息，用户可以根据需要调整窗口大小比例。（2）幻灯片浏览视图单击界面底部右侧的“幻灯片浏览视图”按钮，可以切换到幻灯片浏览视图。（3）备注页视图切换到“视图”选项卡，在“演示文稿视图”选项组中单击“备注页”按钮，即可切换到备注页视图中。（4）幻灯片放映视图切换到“幻灯片放映”选项卡，单击“开始放映幻灯片”选项组中的按钮，即可进入幻灯片放映视图。6.1.2建立演示文稿1．新建空白演示文稿如果用户对创建文稿的结构和内容较熟悉，可以从空白的演示文稿开始设计，操作步骤如下：（1）切换到“文件”选项卡，单击“新建”命令，选择中间窗格内的“空白演示文稿”选项，如图6-2所示。（2）单击“创建”按钮，即可创建一个空白演示文稿。（3）向幻灯片中输入文本，插入各种对象。演示文稿中含有“单击此处添加标题”之类提示文字的虚线框称为占位符。鼠标在占位符中单击后，提示语会自动消失。6.1.2建立演示文稿2．根据模板新建演示文稿（1）切换到“文件”选项卡，选择“新建”命令，单击中间窗格内的“样本模板”选项，弹出的窗口中将显示已安装的模板。（2）选择要使用的模板，然后单击“创建”按钮，即可根据当前选定的模板创建演示文稿，如图6-3所示。（3）如果已安装的模板不能满足制作的要求，可以在“新建”窗口的“Office.com模板”区域中选择准备使用的模板样式，然后单击“下载”按钮即可下载使用。6.1.2建立演示文稿3．根据现有演示文稿新建演示文稿用户可以根据现有的演示文稿新建演示文稿，操作步骤如下：（1）切换到“文件”选项卡，选择“新建”命令，在中间窗格内单击“根据现有内容新建”选项，打开“根据现有演示文稿新建”对话框。（2）在对话框中找到并选定作为目标的现有演示文稿，如图6-4所示，然后单击“确定”按钮即可。6.1.3管理幻灯片1．选择幻灯片在普通视图的“大纲”选项卡中，单击幻灯片标题前面的图标，即可选中该幻灯片。选中连续的一组幻灯片时，先单击第一张幻灯片的图标，然后按住〈Shift〉键，并单击最后一张幻灯片的图标。在幻灯片浏览视图中，单击幻灯片的缩略图可以将其选中，幻灯片的边框呈高亮显示。单击第一张幻灯片的缩略图，然后按住〈Shift〉键，并单击最后一张幻灯片的缩略图，即可选中一组连续的幻灯片。若要选中多张不连续的幻灯片，请按住〈Ctrl〉键，然后分别单击要选中的幻灯片缩略图，如图6-6所示。6.1.3管理幻灯片2．插入幻灯片如果要在幻灯片浏览视图中插入一张幻灯片，请参照如下步骤进行操作：（1）切换到“视图”选项卡，在“演示文稿视图”选项组中单击“幻灯片浏览”按钮，切换到幻灯片浏览视图。（2）单击要插入新幻灯片的位置，切换到“开始”选项卡，在“幻灯片”选项组中单击“新建幻灯片”按钮，从下拉菜单中选择一种版式，即可插入一张新幻灯片，如图6-7所示。6.1.3管理幻灯片3．复制幻灯片（1）在幻灯片浏览视图，或者在普通视图的“大纲”选项卡中，选定要复制的幻灯片。（2）按住〈Ctrl〉键，然后按住鼠标左键拖动选定的幻灯片。在拖动过程中，出现一个竖条表示选定幻灯片的新位置。（3）释放鼠标左键，再松开〈Ctrl〉键，选定的幻灯片将被复制到目标位置。4．移动幻灯片在视图窗格中选定要移动的幻灯片，然后按住鼠标左键并拖动，此时长条直线就是插入点，到达新的位置后松开鼠标按键。6.1.3管理幻灯片5．删除幻灯片选中要删除的一张或多张幻灯片，然后使用下列方法进行处理：–按〈Delete〉键。–在普通视图的“幻灯片”选项卡中，右击选定幻灯片的缩略图，从快捷菜单中选择“删除幻灯片”命令，如图6-8所示。–切换到“开始”选项卡，在“幻灯片”选项组中单击“删除”按钮。幻灯片被删除后，后面的幻灯片自动向前排列。6.1.3管理幻灯片6．更改幻灯片的版式选定要设置的幻灯片，切换到“开始”选项卡，在“幻灯片”选项组中单击“版式”命令，从下拉菜单中选择一种版式，即可快速更改当前幻灯片的版式，如图6-9所示。6.1.4制作演示文稿的基本原则与技巧（1）确认目的，了解听众：在开始制作演示文稿前，要明确演示的具体目的，避免方向性的偏差。确定演示目标后，必须尽可能了解观众的年龄、目标主题与听众的关系、听众的时间安排等。（2）了解演示文稿的操控方式：常见的演示文稿操控方式有三种，即演示者自己操控、演示文稿全自动播放、观众操控。只有了解使用何种操控方式，才能合理安排内容呈现的方式。（3）确认演示环境及听众人数：在一些大型演示厅向观众演示，内容可能更倾向于介绍、讲解，穿插少量交互环节以活跃全场气氛就可以了。在小型会议室，为少数人演示时，使用更多的互动设计幻灯片，提升观众的参与程度，无疑将获得更佳的效果。6.1.4制作演示文稿的基本原则与技巧（4）选择适当的模板与背景：将幻灯片设计得精巧、美观固然重要，但不能喧宾夺主，要重点突出演示内容。一般而言，用于教学的幻灯片应选择简洁的模板，用于产品展示的幻灯片可以选择设计活泼的模板。如果幻灯片在投影屏幕上放映，制作时宜选择比较淡的背景，主体颜色深一些；若要在电视、电脑屏幕上放映，背景颜色应深一些，主体颜色应淡一些。（5）文字的恰当处理：一张幻灯片中放置的文字信息不宜过多，制作时应尽量精简。对于幻灯片中的字体而言，如果连贯的文字较多，以选用宋体为佳；至于标题，可以选择不同的字体（不超过4种为宜），并且最好少用或不用草书、行书、艺术字和生僻字体，否则可能导致异地放映时出现不正常现象。6.1.4制作演示文稿的基本原则与技巧（6）图片处理：可以利用图片处理软件将不同格式的图片均转换成jpg格式，图片像素大小控制在600点以内，容量大小可小于130KB，以减少文件占用的磁盘空间。一般情况下，图片不宜过大，以占到整个幻灯片画面的1/5~1/4为宜，最大不要超过画面的1/3。（7）动画设置：PowerPoint为用户提供了丰富的动画设置效果。适当的动画效果对演示内容能够起到承上启下、因势利导、激发观众兴趣的作用。设置动画时，尽量不使用动感过强的效果，并注意排好幻灯片的播放顺序和时间。6.2.1编辑与格式化文本1．输入文本（1）在占位符中输入文本当打开一个空演示文稿时，系统会自动插入一张标题幻灯片。在该幻灯片中，单击标题占位符，插入点出现在其中，接着便可以输入标题的内容了。要为幻灯片添加副标题，请单击副标题占位符，然后输入相关的内容。（2）使用文本框输入文本向幻灯片中添加不自动换行文本时，请切换到“插入”选项卡，在“文本”选项组中单击“文本框”按钮，从下拉菜单中选择“横排文本框”命令。单击要添加文本框的位置，即可开始输入文本。输入过程中，文本框的宽度会自动增大，但是文本并不自动换行。输入完毕后，单击文本框之外的任意位置即可。6.2.1编辑与格式化文本2．格式化文本（1）设置字体与颜色在演示文稿中适当地改变字体与字号，可以使幻灯片结构分明、重点突出。选定文本，切换到“开始”选项卡，在“字体”选项组中单击“字体”和“字号”下拉列表框，从出现的列表中选择所需的选项，即可改变字符的字体或字号。更改文本颜色时，请选定相关文本，切换到“开始”选项卡，在“字体”选项组中单击“颜色”按钮右侧的箭头按钮，从下拉菜单中选择一种主题颜色。如果要使用非调色板中的颜色，请单击“其他颜色”命令，在出现的“颜色”对话框中选择颜色。6.2.1编辑与格式化文本2．格式化文本（2）调整字符间距排版演示文稿时，为了使标题看起来比较美观，可以适当增加或缩小字符间距，方法为：选定要调整的文本，切换到“开始”选项卡，在“字体”选项组中单击“字符间距”按钮，从下拉菜单中选择一种合适的字符间距。如果要精确设置字符间距的值，请选择“其他间距”命令，打开“字体”对话框，并自动切换到“字符间距”选项卡。在“间距”下拉列表框中选择“加宽”或“紧缩”选项，然后在“度量值”微调框中输入具体的数值，最后单击“确定”按钮，如图6-10所示。6.2.1编辑与格式化文本3．设置段落格式（1）改变段落的对齐方式将插入点置于段落中，然后切换到“开始”选项卡，在“段落”选项组中单击所需的对齐方式按钮，即可改变段落的对齐方式。（2）设置段落缩进将插入点置于要设置缩进的段落中，或者同时选定多个段落，切换到“开始”选项卡，在“段落”选项组中单击“对话框启动器”按钮，打开“段落”对话框。在“缩进”组中设置“文本之前”微调框的数值，以设置左缩进；指定“特殊格式”下拉列表框为“首行缩进”或“悬挂缩进”，并设置具体的度量值。设置完毕后，单击“确定”按钮。6.2.1编辑与格式化文本3．设置段落格式（3）使用项目符号编号列表更改项目符号时，请选定幻灯片的正文，切换到“开始”选项卡，在“段落”选项组中单击“项目符号”按钮右侧的箭头按钮，从下拉列表中选择所需的项目符号。如果预设的项目符号不能满足要求，请选择“项目符号和编号”选项，打开“项目符号和编号”对话框。在“项目符号”选项卡中单击“自定义”按钮，打开“符号”对话框。在“字体”下拉列表框中选择Wingdings字体，然后在下方的列表框中选择符号，如图6-11所示。单击“确定”按钮，返回“项目符号和编号”对话框。要设置项目符号的大小，请在“大小”微调框中输入百分比。要为项目符号选择一种颜色，请从“颜色”下拉列表框中进行选择，单击“确定”项目符号更改完毕。6.2.1编辑与格式化文本4．使用大纲窗格（1）输入演示文稿的大纲内容在普通视图中，单击左侧窗格中的“大纲”选项卡，输入第一张幻灯片的标题，然后按〈Enter〉键。这时会在大纲窗格中创建一张新的幻灯片，同时让用户输入标题。如果要输入第一张幻灯片的副标题，请右击该行，从快捷菜单中选择“降级”命令。为了创建第二张幻灯片，请在输入副标题后，按〈Ctrl+Enter〉组合键。输入第二张幻灯片的标题后，按〈Enter〉键。要输入第二张幻灯片的正文，请右击该行，从快捷菜单中选择“降级”命令，即可创建第一级项目符号。为幻灯片输入一系列有项目符号的项目，并在每个项目后按〈Enter〉键。通过单击“升级”或“降级”命令来创建各种缩进层次。在最后一个项目符号后按〈Ctrl+Enter〉组合键，即可创建下一张幻灯片。6.2.1编辑与格式化文本4．使用大纲窗格（2）在大纲下编辑文本在大纲视图中，单击幻灯片图标或者段落项目黑点，即可选定幻灯片或者段落，然后右击该段落，从快捷菜单中选择“上移”或者“下移”命令，可以改变大纲的段落次序。在大纲视图中选定要改变层次的段落后，右击该段落，从快捷菜单中选择“升级”或者“降级”命令，可以改变大纲的层次结构。在大纲视图中右击要操作的幻灯片，从快捷菜单中选择“折叠”→“折叠”命令，该幻灯片的所有正文被隐藏起来；右击折叠后的幻灯片，从快捷菜单中选择“展开”→“展开”命令，其标题和正文会再次显示出来。6.2.2使用表格与图表1．插入表格单击内容版式中的“插入表格”按钮，打开“插入表格”对话框。调整“列数”和“行数”微调框中的数值，然后单击“确定”按钮，即可将表格插入到幻灯片中。表格创建后，插入点位于表格左上角的第一个单元格中。此时，即可在其中输入文本，当