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Office办公软件应用办公软件是应用软件中按功能划分出的一个分支，主要是为了帮助人们在平时的工作中快速方便地制作和处理文字、文件、数据、报表、幻灯片等。现在我们常用办公软件有微软Office、金山WPSOffice等。第一部分办公软件之WORD篇目录第二部分办公软件之Excel篇第三部分办公软件之PPT篇1、新建文档使用快捷键来建立：在Word中按Ctrl+N键，可以建立一个新的空白文档。在Word中使用“文件”菜单的“新建”命令来建立（或者工具栏里的快捷按钮）。使用右键菜单来建立：在任意文件夹里空白处单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“新建”项，从弹出的子菜单中选择“MicrosoftWord文档”，给这个文档起好名字，这个文档就建立好了。2、打开文档在Word里按“Ctrl+O”键。使用“文件”菜单中的历史记录来打开文档：打开“文件”菜单，在下面有一栏显示了我们最近打开过的文档，单击其中的一条，就可以打开相应的文档了。3、自动保存和恢复打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“保存”选项卡，这里有一个“自动保存时间间隔”项，默认的时间是10分钟。5、插入符号打开“插入”菜单，单击“特殊字符”命令，打开“插入特殊符号”对话框，在这个对话框中有六个选项卡，分别列出了六类不同的特殊符号；从列表中选择要插入的特殊字符，单击“确定”按钮，选中的字符就插入到了文档中。6、插入日期打开“插入”菜单，选择“日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框，使用默认的格式，在“语言”下拉列表框中选择“中文”，单击“确定”按钮，在文档中就出现了Windows系统的中文日期。7、插入数字一般的数字当然不需要插入，但使用插入可以插入一些比较特殊的数字：打开“插入”菜单，单击“数字”命令，打开“数字”对话框，从“数字类型”列表中选择“甲，已，丙...”项，然后在“数字”输入框中输入“10”，单击“确定”按钮。8、查找和替换打开“编辑”菜单，单击“替换”命令，就出现这样一个“替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入要替换的内容。如果确定了文档中这个词肯定都要被替换掉，那就直接单击“全部替换”按钮，完成后Word会告诉替换的结果。如果不是想替换什么，而只是想查找的话，可以使用“查找”项。单击“查找”选项卡，在“查找内容”输入框中输入要查找的内容，单击“查找下一处”按钮，就可以找到文档中下一处使用这个字的位置了。在Word中对应着三个功能都有其各自的快捷键：查找是Ctrl+F；替换是Ctrl+H；定位是Ctrl+G。9、段落间距把光标定位在要设置的段落中，打开“格式”菜单，选择“段落”命令，打开“段落”对话框，在“间距”选择区中，单击“段后”设置框中向上的箭头，把间距设置为“6磅”，单击“确定”按钮，这样这个段落和后面的段落之间的距离就拉开了，这里的段和段之间并不是用回车来分开的。10、对齐方式11、段落行距行距就是行和行之间的距离，选中全文，打开“格式”菜单，单击“段落”命令，单击对话框中“行距”下拉列表框中的下拉箭头，选择“1.5倍行距”，单击“确定”按钮，就可以改变整个文档的全部行距了。在Word里我们通常用的段落的对齐方式有四种，分别是两端对齐、居中、右对齐和分散对齐。单击两端对齐按钮，表示光标所在段落的对齐方式是两端对齐；单击这个居中按钮，表示光标所在段落的对齐方式是居中对齐；单击右对齐按钮，表示光标所在段落的对齐方式是右对齐，再单击分散对齐按钮，表示光标所在段落的对齐方式是分散对齐。12、段落的缩进段落的缩进有首行缩进、左缩进、右缩进和悬挂缩进四种形式，标尺上有这几种缩进所对应的标记。这几个标记分别代表了段落不同部分的位置：首行缩进就是一段文字的第一行的开始位置空格的多少，首行缩进标记控制的是段落的第一行开始的位置；标尺中左缩进和悬挂缩进两个标记是不能分开的，但是拖动不同的标记会有不同的效果；拖动左缩进标记，可以看到首行缩进标记也在跟着移动，也就是说悬挂缩进标记只影响段落中除第一行以外的其它行左边的开始位置，而左缩进标记则是影响到整个段落的。如果要把整个段的左边往右挪的话，直接拖这个左缩进标记就行了，而且这样可以保持段落的首行缩进或悬挂缩进的量不变。右缩进标记表示的是段落右边的位置，拖动这个标记，段落右边的位置发生了变化。需要比较精确定位的地方可以按住Alt键后再拖动标记，这样就可以平滑地拖动了。自动识别输入：当输入1，顿号，然后输入项目，回车，下一行就出现了一个“2、”，如果认为输入的是编号，就会调用编号功能，设置起编号来很方便。不想要这个编号，按一下Backspace键，编号就消失了。13、自动编号首行缩进悬挂缩进左缩进右缩进14、项目符号选中段落，单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮，就给它们加上了项目符号。改变项目符号的样子：打开“格式”菜单，单击“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，现在是“项目符号”选项卡，选择一个喜欢的项目符号，然后单击“确定”按钮，就可以给选定的段落设置一个自选的项目符号了。15、编号设置打开“格式”菜单，单击“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，现在这里默认的就是“编号”选项卡了，有很多的编号可以选择。16、使用格式刷选中这些文字，单击“格式刷”按钮，鼠标就变成了一个小刷子的形状，用这把刷子“刷”过的文字的格式就变得和选中的文字一样了。另外还可使用组合键：Ctrl+Shift+C、Ctrl+Shift+V。17、竖排文字单击“常用”工具栏上这个“更改文字方向”按钮，整篇文档的文字就变成了竖排的了。在文档的任意位置单击右键，单击右键菜单中的“文字方向”命令，可以打开“文字方向”对话框，选择任一中格式。打开“格式”菜单，单击“文字方向”命令，打开的对话框同使用右键快捷菜单打开的是相同的。18、带圈字符打开“格式”菜单，单击“中文版式”项，单击“带圈字符”命令，或者单击“特殊格式”工具栏上的“带圈字符”按钮，打开“带圈字符”对话框，在“字符”输入框中输入“注”，然后单击“确定”按钮，文档中就插入了一个带圈的“注”字；如果要去掉这个圈可以选中这个“注”字，然后打开“带圈字符”对话框，在“样式”中选择“无”，单击“确定”按钮，圈就没有了。19、插入表格打开“表格”菜单，单击“插入”选项，单击“表格”命令，打开“插入表格”对话框，设置要插入表格的列、行,单击“确定”按钮。插入表格还可以使用“表格和边框”工具栏中的“插入表格”按钮，单击这个“插入表格”按钮拖动光标就可以插入表格了。20、绘制表格插入一个3×5的表格，单击“常用”工具栏上的“表格和边框”按钮，鼠标的形状好像是一支笔，在这个单元格的左上角按下左键，拖动鼠标到单元格的右下角，松开左键，就在单元格中加上了一条斜线。还用这支笔可以在表格中添加横线和竖线来拆分单元格。绘制斜线表头：打开“表格”菜单，单击“绘制斜线表头”命令，打开“绘制斜线表头”对话框，在左边的“表头样式”列表框中选择“样式二”，右边“字体大小”使用五号，在这里的行标题输入“科目”，数据标题输入“成绩”，列标题输入“姓名”，单击“确定”按钮，就可以在表格中插入一个合适的表头了。21、排序和数字计算表格的排序：选中需要排序的一列，单击“表格和边框”工具栏中的“降序”或者“升序”按钮即可。表格的求和：把光标定位到需要求和的“列”的下面的单元格中，单击“自动求和”按钮。若要求“行”的和，先把光标定位到需要求和的“行”的右面的单元格中，单击“自动求和”按钮，然后选中这个数字，把它复制到下面的单元格中，选中这一列，按一下F9键，其余行的和就都出来了。刚才单击“自动求和”按钮是在单元格中插入了一个求和公式，然后把求和公式复制到其它的单元格中。按F9则是更新域，因为这些是公式域，我们把域更新一下就可以看到正确的结果了。22、表格的图文绕排我们经常会希望文字能环绕在表格的周围，在表格中单击右键，选择快捷菜单中的“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框，在当前的“表格”选项卡中有一个“文字环绕”选择区，选择“环绕”，单击“确定”按钮，回到编辑状态，拖动表格到文字的中间，文字就在表格的周围形成了环绕。23、标题行重复选中第一行表格，打开“表格”菜单，单击“标题行重复”命令。24、表格和文字的互相转换使用Word可以把文字转换成表格：选中这些文字，打开“表格”菜单，单击“转换”项，单击“文字转换成表格”命令(如图16)，在这里的“文字分隔”位置选择“制表符”，单击“确定”按钮，文字就转换成了表格(如图17)。同样可以把表格转换成文字：把光标定位在表格中，打开“表格”菜单中的“转换”子菜单，单击“表格转换成文字”命令，打开“表格转换成文字”对话框，在这里的“文字分隔符”栏选择“制表符”，单击“确定”按钮，就把这个表格转换成了文字。25、插入图片打开“插入”菜单，单击“图片”选项，单击“来自文件”命令，选择要插入的图片，单击“插入”按钮，图片就插入到文档中了。选中这个图片，界面中还会出现一个“图片工具栏”。插入图片单击“图片”工具栏上的“插入图片”按钮，可以打开“插入图片”对话框。单击“图片”工具栏上的“插入图片”按钮，可以打开“插入图片”对话框。单击“绘图”工具栏上的“插入剪贴画”按钮，可以打开“插入剪贴画”对话框。26、图片的大小和位置插入的图片周围有一些黑色的小正方形，这些是尺寸柄，把鼠标放到上面，鼠标就变成了双箭头的形状，按下左键拖动鼠标，就可以改变图片的大小。裁剪：单击“图片”工具栏上的“裁剪”按钮，在图片的尺寸句柄上按下左键，等鼠标变成了移动光标的形状拖动鼠标，虚线框所到的地方就是图片的裁剪位置了，不过这样拖动虚线一次移动的距离大了一些，按住Alt键再拖，就可以平滑地改变虚线的位置了，松开左键，就把虚线框以外的部分“裁”掉了。27、图片的版式单击“图片”工具栏上的“文字环绕”按钮，从弹出的菜单中选择“四周型环绕”，文字就在图片的周围排列了。把图片放置在文字的上面和下面：单击“图片”工具栏上的“文字环绕”按钮，单击弹出的菜单中的“浮于文字上方”命令，图片就位于文字上方了，从同样的菜单中选择“衬于文字下方”命令，图片就到文字的下方了。刚才插入的图形都是矩形的，文字也就环绕着这个矩形排列。如果插入的图形是其他形状，让文字随图形的轮廓来排列会有更好的效果。我们可以利用编辑图片的环绕定点来实现这一功能。28、插入EXCEL表在Word中可以直接打开Excel建立的工作表，也可以在Word中直接插入一个新的Excel工作表。在Word中插入新的Excel工作表：单击“常用”工具栏上的“插入MicrosoftExcel”工作表按钮，同选择表格一样选择插入工作表的数目，插入Excel工作表后界面中的菜单栏和工具栏就变成了标准的Excel菜单和工具栏，可以像在Excel中一样进行数据的处理。打开“插入”菜单，单击“对象”命令，选择对象列表中的“‘MicrosoftExcel’工作表”项，单击“确定”按钮，也可以在Word文档中插入一个Excel工作表。插入一个已经存在的Excel的表格：打开“插入”菜单，单击“对象”命令，单击“从文件创建”选项卡，单击“浏览”按钮，从文件列表中选择要插入的文件，单击“插入”按钮，单击“确定”按钮，文件就作为一个对象插入到Word中来了。29、插入目录在Word中可以对一个编辑和排版完成的稿件自动生成目录。但前提是，我们需要做到目录里面的标题都必须用标题格式。把光标定位到文档的最后，打开“插入”菜单，单击“索引和目录”命令，单击“目录”选项卡，这里的目录设置是按照样式来进行的，单击“格式”下拉列表框，选择“简单”，选中“页码右对齐”前的复选框，单击“制表符前导符”下拉列表框，选择圆点，单击“确定”按钮，Word就自动生成了文档的目录。就像文档结构图一样，可以通过单击这些目录的条目直接跳转到文档中相应的位置。√×30、页眉和页脚一般情况下，页眉和页脚分别出现在文档的顶部和底部，在其中可以插入页码、文件名或章节名称等内容。当一篇文档创