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材料设备管理办法一．总则1.目的为了加强公司材料设备采购管理，健全材料设备采购管理办法，明确材料、设备管理职责，根据公司建筑材料设备管理办法结合公司实际特制定本办法；2.适用范围公司各施工项目均适用本办法。3.部门职责3.1材料设备部负责公司各项目所需材料、设备、租赁材料的采购供应，是材料设备采购、管理的最高管理机构，直接对总经理负责；材料设备部设经理、采购主管、材料主管等职位，各司其职。3.2材料设备部主要职责3.2.1审核公司项目部材料设备采购管理办法及作业流程；3.2.2制订并审核材料、设备年度采购计划；3.2.3制订并审核材料、设备采购方式；3.2.4制订并审核材料、设备采购招标办法和供应商管理办法；3.2.5制订并审核材料、设备采购进场验收、库存管理及领用办法；3.2.6组织、协调公司大宗材料、设备采购活动，降低采购成本，并实现信息共享；3.2.7部门间的沟通协调及异常处理。4.采购原则4.1质量第一原则不仅要求采购物料的质量合适，而且需要考虑供应商整体服务的质量；4.2严格执行询价、议价程序非招标采购的材料，月采购金额在RMB5万元以上，必须有五家以上供应商提供报价，月采购金额在RMB5万元以下的，必须有三家以上供应商报价；在权衡质量、成本、交货时间、售后服务、资信、客户群等进行综合评估；4.3职责分离原则采购人员、仓库管理人员不得为同一人；4.4一致性原则采购进场的材料必须与项目需求材料品牌、规格一致，若采购替代物料，必须事先征得项目部项目经理的同意；4.5集中采购原则大宗材料由材料设备部负责，零星材料采购由项目部采购员负责；二．采购范围与采购方式1.采购范围1.1主材：水泥、钢筋、木材、混凝土1.2装饰材料：饰面砖、饰面板、不锈钢制品、玻璃制品、铝合金制品、罩面板、涂料等;1.3水电安装材料：消防及电气设备、电气主材、需求量较大的辅材、电器设备等；1.4大型施工设备：塔式起重机、施工升降机、混凝土输送泵、发电机组、空压机、物料提升机、厂内运输车辆、挖掘机等；1.5一般施工设备：混凝土搅拌机、钢筋弯曲机、电焊机、钢筋切断机、砂浆搅拌机等；2.采购方式公司材料、设备的采购实行以下三种采购方式。2.1招标采购(待情况适宜时再实施)适用于以下情况：2.1.1根据国家法律、法规和公司管理办法规定，必须采取招标方式进行采购的；2.1.2根据公司采购规定，项目总金额在RMB10万元以上的采购项目；2.2议价采购选择三到五家以上资质符合公司要求的供应商进行报价，并分别进行议价，选择材料适用、成本经济的供应商合作。2.2.1项目总采购金额小于RMB10万元（含）材料、设备的采购业务；2.2.2项目总采购金额大于RMB10万元（含）但已签订集中采购协议下的分项目供货；2.3单一供应源采购市场中独家供应的、只能从某一特定的供应商处采购，且无其他合适的替代物料，采购单一供应源采购方式。以下条件适用:2.3.1因政府垄断、技术垄断、市场垄断，只能从唯一供应商处采购的；2.3.2为保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的；2.3.3距上次采购时间不足半年，且价格波动不大，前期合作供应商同意参考原合同价继续执行的；2.3.4采购材料较为特殊，某供应商具有显著技术或服务优势的；2.3.5紧急采购；三．采购程序管理1.大宗建筑材料、装饰材料和大型机电设备采购程序1.1项目经理根据施工图预算，经初步核算所需材料设备后，制订《材料设备总需求计划表》报材料设备部，材料设备部制订《项目总采购计划表》一式三份，一份交项目经理，一份留存材料设备部作市场调查，一份交财务资金部做财务预算用；1.2材料设备部根据公司规定，确定需要招标采购的材料与设备，操作流程见《招标采购管理办法》；1.3需加工制作的特殊材料要充分考虑材料的加工周期，项目部提前做好材料需求计划并与供应商到施工现场与项目技术人员进行技术交底；1.4材料设备部经审批核准后的《材料设备采购计划》中需采购的材料设备进行市场调查，进行询价、议价或招标采购，以及对供应商评审合格后，与供应商拟定采购合同，交由总经理审核；新供应商初次合作，需进行评鉴，其操作流程见《供应商管理办法》；1.5项目部各施工工长根据施工图预算，结合工程实际进度，提前10天制订《月度材料设备需求计划表》，经项目经理审核后交项目部材料员，低值易耗品采购程序管理1.6项目部提前10天填写《材料设备需求计划表》交材料设备部审核，并经项目经理核准后生效；1.7材料设备部采购专员通过三到五家以上厂商询价、比价、议价，确定供应商，下达采购订单进行采购；2.项目零星材料、设备维修的材料及零部件、仪器设备送检/维修的采购程序管理2.1由项目各施工工长以月为单位提交《请购单》，并经项目经理核准后生效；2.2设备维修备品可备适当库存；2.3项目采购员收到《请购单》后进行询价、比价、议价后，以下达《采购订单》的方式进行采购；2.4项目采购员以月汇总采购清单到材料设备部。3.租赁设备的程序管理3.1项目开工前一个月，项目部应根据批准的施工组织设计办法向材料设备部申报机械设备需用总体计划（包括机械名称、规格型号、数量、计划进/退场时间等），项目部评估后确定机械来源（租赁/采购），并形成需求表(租赁需求表/设备采购申请表)提交给材料设备部；3.2项目部应根据施工过程的实际情况，编制季度、月度计划，并须于季度末20日、月末20日前报材料设备部，若有较大的调整应提前20天报材料设备部；3.3经评估需租用机械设备由材料设备部确定厂商、租金，并与厂商签订租赁合同；3.4租赁期满，项目部需继续租用，应提前15天通知材料设备部续签合同，若提前终止合同，应协商解决；3.5租赁设备进退场，承租双方应共同交接、点验并办理验收交接手续，材料设备部负责监督；4.签核权限4.1材料采购合同，合同金额在RMB10万以上（含10万）需经总经理审批，10万以下经材料设备部经理签批。4.2项目零星采购订单，须经项目经理签核，或经项目经理指定人员签核。4.3机械设备租赁合同，金额在RMB5万以上(含5万)，须经总经理审批，5万元以下经材料设备部经理审批。6.紧急采购6.1紧急采购时，请购单上需特别注明紧急程度，以需求紧急需求的原因。四．材料设备进场验收1.材料设备进场，项目材料员应组织仓管员、项目经理部技术人员凭《采购订单》共同验收，并要求共同签核供应商提供的送货单，且送货单要求有供应商业务专用章或公章；2.验收项目包括：2.1材料设备的品牌是否符合合同要求；2.2材料设备的色泽、材质、外观等是否符合设计及合同要求；2.3材料设备的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求；2.4材料设备是否符合出厂标准或有关国家行业标准及合同要求达到的标准；2.5材料设备合同要求的配件及辅材是否齐全、正确；2.6材料设备的产品保护措施是否到位；2.7材料设备的交货时间是否按合同要求及供货时间计划要求执行；2.8材料设备的数量、包装及存贮堆放是否符合合同要求；3.材料设备验收入库，必须填写《入库单》，并需验收各方共同签字确认；4.仓管员需将送货单与入库单分订,整理好后，一份仓库存档，两份递交项目采购员；五.材料款付款结算1.项目采购员根据采购订单、送货单、入库单及采购合同，于每月30号前完成与供应商上月26号到本月25号交易的对帐工作；2.项目采购员需于每月30号将核对完成的对帐单、采购订单、送货单、入库单、采购合同及发票等资料呈总部采购经理核准后递交给项目财务作付款之用；3.材料设备部于每月16号完成供应商付款进度的核对，并填写月度供应商付款计划及厂商《付款申请单》，经材料设备部经理核准后，送交财务作付款之用；4.需跟进财务资金部付款进度；财务资金部付款后，须将月付款记录或付款明细发一份给材料设备部，以清晰供应商实际付款进度。5.对于请购单、采购订单及合同签核权限不符规定的、无签核的及单据不全的，将不予以支付材料款，资料合格后方予以支付；6.财务付款表单附件6.1.发票6.2.采购合同6.3.采购订单6.4.供应商送货单6.5.入库单6.6.供应商对帐单6.7.付款申请单六.采购管理制度1.公司所有工程材料由公司材料设备部统一集中采购，项目部采购员负责零星物料采购事宜；2.材料设备部采购的具体流程和细则在《材料设备管理办法》中予以明确；3.单宗采购总额预计RMB2000元以上（含）或统一采购能够获得较优惠的材料（设备）由公司材料设备部实施采购工作，单宗采购总额预计RMB2000元以下（不含）由项目实施采购工作；4.公司材料设备部有权对各项目自行采购工作进行监督和指导；5.公司材料设备部职责：5.1对项目所有采购工作实施指导和管理；5.2确定供应商中长期战略合作伙伴，并负责对长期战略合作供应商的沟通、管理及供货质量、服务等实施监督；5.3负责公司材料采购招标文件的审批及中标人的确定；5.4对材料设备部上报的供应商及其产品分析、对比报告做出批复；5.5监督材料设备部运行方式、工作方法及相关文件下发；5.6负责材料（设备）信息库的建立和维护，并依据项目提供的供应商年度评审结果，对资料库内供应商进行客观评价并按办法优胜劣汰；5.7负责合同范本制定及评审；5.8对项目采购人员上报的有关材料（设备）文件做出批复；5.9物资材料市场行情和新型、节能、环保、高效材料（设备）的收集、了解、分析工作。5.10对各项目采购人员反应的情况和问题及时给予答复和解决，不能解决的应及时向上级领导汇报；5.11定期与各级采购人员做思想沟通，了解现场基本情况；5.12定期向主管领导汇报工作情况，以便于解决工作中存在的问题，提高工作效率；5.13完成上级领导交给的其他任务。6.项目部采购职责：6.1各项目零星物料采购；6.2对供应商依据供货质量、供货能力、履约情况等做出每年度的诚信评定；6.3负责甲供材料的现场验收；6.4采购管理办法的执行和实施；6.5配合材料设备部信息库的建立；6.6有责任对乙供材料（设备）是否符合质量要求和设计要求情况的监督；6.7在工作过程中发现对公司或工程质量不利的问题和情况（如材料（设备）质量不合格，施工单位不按操作规程安装材料（设备）等）及时向主管领导上报相关情况；7.工作准则7.1在材料（设备）供应商纳入供应商资料库前，材料设备部需派专人必须对供应商进行综合考评，对其综合能力进行比较，并以报告形式上报公司材料设备部经理批准，方能入库。7.2公司所有员工均有权推荐优秀的供应商，经材料设备部审核，由材料设备部经理批准，可纳入公司材料设备信息库；7.3采购方式主要以邀请招标、议标、议价、直接签订合同（长期战略合作伙伴）四种采购方式；7.4所有采购必须提前做好《采购计划》和《请购单》，紧急采购除外；7.5紧急采购需注明紧急原因，可先行采购，后续报材料设备部备案，且须经项目经理、材料设备部经理签字，特殊情况须报副总经理审批；7.6各项目需求单位制定的《请购单》无论金额大小，经各项目经理或项目经理指定负责人审批后，报材料设备部；7.7各项目在选择供应商时，应在公司信息库中提取，但区域性较强的材料（设备）除外；7.8采购人员在洽谈某项材料（设备）时，原则上供应商不得少于3家；采购金额高于RMB5万元以上需有5家供应商报价，RMB5万元以下不得少于3家；如有必要，可以采用多轮洽商、多次谈判等方式进行，以便降低公司的采购成本；7.9报告得到批复后，依照公司材料设备部批示意见，综合考虑“质量、价格、售后服务”等问题，确定供应商；7.10公司或项目采购员必须坚持“五不购”和“三比一算”的原则。包括各项目的零星采购。五不购：7.10.1没有提供书面采购计划且未经材料设备采购领导批准不购；7.10.2材料、设备规格不符，质量不合格，价格不合理的不购；7.10.3无材料合格证的不购；7.10.4凡考评不合格的产品不购；7.10.5现场、仓库能够代用的材料不购。三比一算：比质量、比价格、比售后服务、算成本。7.11材料（设备）单宗采购总额预计在10万元以上（不含），原则上应以招投标形式来完成；7.12