时间管理和抓重点

时间管理和抓重点•培训目的–了解时间管理和抓主要矛盾的重要性–学习和掌握时间管理和抓重点的方法天下难事必作于易，天下大事必作于细。－道德经时间管理的实质做事：•做正确的事，把正确的事做对－TQM会介绍•工作的效能（能力和技巧）•抓重点做人•价值观和态度不在今天讨论•协作•习惯•身心自我测试•下列问题，回答“是”或“否”：–1我经常有一堆事要做，而且没有办法在短时间内完成。–2我每天都会留给自己一些时间作准备与计划的工作。–3我努力使每件事都只做一次并坚持做完。–4我生活中重要的事太多，似乎总是忙不完。–5我用书面确定重要的任务、目标和完成时间。–6我每天都会列待办事项表，按优先顺序处理重要的事。–7我要等到最后限期快到时才会试图完成它。–8我有弹性时间，可以应付突发事件。–9当我有重要的事必须处理时，朋友来找我闲聊，我会回避。–10我在工作、社交生活和休闲娱乐之间很难取得平衡。自我测试•1、4、7、10题：回答“否”得1分；“是”得0分。•2、3、5、6、8、9题：回答“是”得1分；“否”得0分。时间的价值•的士司机为什么开车都很快和很猛？•时间对人人都平等，但对每个人的价值却不同。•算算我们今天培训的时间花费为多少？年收入工作天/年工作时/天每天价值每小时价值每分钟价值1万元250840元5元0.08元5万元2508200元25元0.42元20万元2508800元100元1.67元100万元25084000元500元8.33元1000万元25084万元5000元83.3元时间的价值•大火成全了诺基亚。2001年1月26日，爱立信宣布退出手机生产，引起世界一片哗然。而爱立信公司之所以选择退出，主要原因是在飞利浦芯片厂火灾之后，没有迅速作出反应，从而与诺基亚拉开了距离。2000年3月17日晚上8点，美国新墨西哥州大雨滂沱，电闪雷鸣。雷电引起电压陡然增高，不知从哪里迸出的火花点燃了飞利浦公司第22号芯片厂的车间，工人们虽然奋力扑灭了大火，但正在准备生产的数百万个芯片全完了。有趣的是，这场持续了10分钟的火灾居然影响到远在万里之外欧洲两个世界上最大的移动电话生产商。因为这家工厂40%的芯片都由诺基亚和爱立信订购，此外还有30多家小厂也从这家芯片厂订货。更令人意想不到的是，火灾成全了诺基亚，害苦了爱立信。因为火灾发生以后，处理无线电信号的RFC芯片一下子失去了来源。时间的价值大火发生之后，飞利浦公司需要几星期才能使工厂恢复生产，但是诺基亚和爱立信谁也等不起。39岁的诺基亚负责零部件供应的官员高亨是处理零部件供应问题的能手。高亨专门飞到飞利浦公司总部，十分激动地说：“诺基亚非常非常需要那些芯片，诺基亚公司不能接受目前的这种状况，即使是掘地三尺也要找出一个方案来。”经过高亨的不懈努力，他们找到了日本和美国的供应商，承担生产几百万个芯片的任务，从接单到生产只有５天准备时间。飞利浦公司也迅速地见缝插针，安排生产了1000万个ASIC芯片。与诺基亚形成鲜明对照的是，爱立信的行动相当迟缓。爱立信几乎是和诺基亚公司同时收到火灾消息，但没有人想到它会带来这么大的危害。爱立信没有其他公司生产可替代的芯片，在市场需求最旺盛的时候，爱立信公司由于短缺数百万个芯片，一种非常重要的新型手机无法推出，眼睁睁地失去了市场。时间的价值据爱立信方面的消息透露，由于零件供应短缺，错误的产品组合以及营销方面的问题，2000年爱立信手机部门总共损失了16.8亿美元，爱立信的股票价格比火灾发生前下跌50%。而诺基亚的生产按期完成，股票价格仅比火灾发生前降低了18%。诺基亚在2001年初的市场份额达到30%，而2000年初还只是27%，爱立信2001年的市场份额为9%，而一年以前则是12%。小组讨论•分析爱立信为什么没有管理好时间效应而导致失败，并派代表给大家演讲结果。时间的价值•比谁快的故事有两个人，到非洲去考察。他们突然迷路了，正当他们在想怎么办时，突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来，其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说：“没用啊，你怎么跑也没有狮子跑得快。”同伴说：“嗨，你当然不知道，在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快。”浪费时间的症状•办事拖拉•不必要的程序•目标各不相同•会议冗长•开会等人•电话干扰•经常加班加点•穷于应付突发事件•上班漫谈•交待不清，事情做错……工作效能•通过能力提高而做事效率提高，时间因而消耗少。–计划和跟进–结果回顾和适时计划调整–解难技能–文件和档案管理–时间安排–体系和管理能力–网络使用–沟通逻辑–授权–专业和职业–5S抓住重点•我们通常会安排很多工作–在一段时间内不能全部做完–工作并不是都是增值的和为实现合理的目标的–工作并不是都需要你去做，他人可以帮助你–你并不掌握所有的技能，也不是万能的超人抓住重点•意味着你做事–为公司、部门、家庭和个人目标服务–价值最大化的事放在重要地位–平衡短期和长期目标（紧急与否）紧迫性和重要性危机急迫的问题期限到的计划干扰、不必要的电话某些邮件和报告不必要的会议急待的签字等急事很多流行的活动琐事、打发时间的工作某些电话解闷“磨洋工”无关紧要的事准备工作策略筹划预防建立组织关系创造、开发能力培育重要不紧迫紧迫非重要如何管理时间一、计划和目标•制定计划和目标•制定企业长远发展计划和目标•年末制定下一年度计划和目标–重要策略–销售计划–财务预算–营运指标(PDQCSM)•每月回顾和制定下月计划*行动应以目标为导向如何管理时间二、确定优先顺序•方法1：按重要性和紧迫性划分4类事情。不重要紧急重要紧急不重要不紧急重要不紧急重要性紧急性*先做重要紧急的事，多花时间做重要不紧急的事；授权下属做不重要紧急的事，不做不重要不紧急的事。如何管理时间二、确定优先顺序•方法2：ABC划分法–A：必须做的事情；B：应该做的事情；C：量力而为的事情；D：可以委託別人去做的事情；E：應該刪除的工作。–最好大部分的时间都在做A和B类的事情–记录一个星期自己的事情和所耗时间，看看各类事情花费时间的百分比。*能不能不做？能不能和其它事情合并？能不能简单化？如何管理时间二、确定优先顺序•方法3：重要事项决定矩阵(CriticalIssueDecisionMatrix)事项重要性差距紧急性总体一台绣机花样变形757245一组线花型生产错误798504客户不满针数太少39514512号机轴承坏835120*相类似的防止未来问题的工具还有失效模式分析(FMEA)如何管理时间二、确定优先顺序•方法4：柏拉图(Pareto)80/20定律MFG10%5%10%15%20%25%30%25262728293031323334353637WeekDowntimerate52%24%14%10%0%0%10%20%30%40%50%60%PencentageC3C1C2B0wk25RootCauseAnalysisA(Man)H/CshortageB(Machine)TesterbreakdownC(Material)C1Ass'youtputcan'tmeetTest'gcapacityC2NoscheduleC3:NomaterialD(Method):EvaluationE(Environment):Others如何管理时间三、排定时间表•项目计划–项目(Item)–负责人(Owner)–截止时间(DueDate)–状态(Status)•排定工作次序，避免等待时间和重复劳动。如何管理时间四、授权•区分6类人–等候指示–询问有何工作可做–提出问题，并征求解决方案–提出问题和解决方案，请求批示–单独行动并定期汇报–单独行动并按需汇报•鼓励主动性•培养下属的能力如何管理时间五、解决根本问题•分析根本问题(RootCause)•两种行动计划–纠正行动(CorrectiveActions)–预防行动(PreventiveActions)•PDCA循环