时间管理方法

时间管理方法张万里2014元月目录时间的定义什么是时间管理时间管理理论时间管理方法6点优先工作制帕累托原则麦肯锡30秒电梯理论办公室美学莫法特休息法时间管理十一条金率时间的定义■牛顿力学中的时间——是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质运动变化本身的变化规律。■时间的目的——就是描述物质运动变化的参照，并提供一种事件运动变化的标准流程的计量模式，同时它又是事件进程描述的一个基本的物理量。■科学上的时间概念——1956年国际计量委员会将秒规定为1900年1月0日12时正回归年长度的1/31556925.9747。这种以地球公转为基础的时间标准称为历书秒。——1967年第十三届国际计量大会又采用以原子内部辐射频率为基准的时间计量系统，成为原子时。——按新规定，“秒是铯-133原子基态的两个超精细能级之间的跃迁所对应辐射的9，192，631，770个周期的持续时间”。■日常的时间概念——年、月、日、时、分、秒——地球自转、公转与月球公转太阳地球地球公转轨道月球时间恒久性时间特性客观公正性时间的刚性不可逆转性时间一维性时间的基本特性时间管理定义时间管理是人生成功的关键时间管理（TimeManagement）就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做。时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。哲学是世界观和方法论的统一。世界观是人们对世界的总的看法和根本认识；方法论，就是人们认识世界、改造世界的一般方法，是人们用什么样的方式、方法来观察事物和处理问题。世界观主要解决世界“是什么”的问题，方法论主要解决“怎么办”的问题。时间管理方法就是通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。时间的重要性《短歌行》曰：“人寿几何？逝如朝霞。一寸光阴一寸金;我把别人喝咖啡的时间用上了—鲁迅明日复明日，明日何其多，我生待明日，万事成蹉跎！请问，如果每天都有86400元进入你的银行户头，而你必须当天用光，你会如何运用这笔钱？天下真有这样的好事吗？是的，你真的有这样一个户头，那就是“时间”。每天每一个人都会有新的86400秒进帐。那么面对这样一笔财富，你打算怎样利用它们呢？时间的重要性名人名言盛年不重来，一日难再晨，及时当勉励，岁月不待人。——陶渊明凡是在事业上有所成就的人，无一不是利用时间的能手。——华罗庚放弃时间的人，时间也会放弃他。——莎士比亚时间管理理论时间管理理论也可分为四代。第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。第二代强调日程表未来的重要，反映出时间管理已注意到规划第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。第四代理论根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。时间管理存在的问题——做事缺乏计划性——做事分不清主次——不善于说“不”——无法恰当处理外部的打扰忙盲茫部分人员时间管理的三字特征：忙、盲、茫时间管理存在的问题时间的浪费——电话干扰，陪同煲粥——会而不议，议而不决——不速之客，礼节陪聊——回复信件，斟字酌句——外部客观的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）B、餐饮服务C、社会化程度时间的浪费——某项调查数据结果（１天）睡眠8.05小时用餐1.31小时琐事0.55小时工作7.34小时交际0.39小时休息0.45小时娱乐0.31小时上下班交通0.73小时读书报杂志0.42小时处理家务事0.26小时兴趣的工作0.37小时音乐或电视2.51小时与朋友聊天1.11小时时间管理存在的问题■时间陷井——情不自禁——事必躬亲——过分客套——例行公事——犹豫不决——漫不经心——碌碌无为国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示：管理人员平均每8分钟被打扰一次；业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于10小时；行政管理人员每周会议20小时。心理学家指出：恢复思路平均时间为３－５分钟时间管理存在的问题日本学者关于时间浪费的调查“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。时间管理的方法时间管理的方法有很多，集各种方法之大成的5个6点优先工作制帕累托原则麦肯锡30秒电梯理论办公室美学莫法特休息法6点优先工作制效率大师艾维利提出：方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推。艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。帕累托原则19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。根据这一原则，我们应当对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序：A重要且紧迫B紧迫但不重要C重要但不紧迫D既不紧迫也不重要Ｂ重要但不紧急A重要而且紧急D不重要不紧急Ｃ紧急但不重要A马上执行B制定工作计划C交下属去做或请他人帮忙D对他说不紧急不紧急重要A危机急迫的问题有期限压力的计划B发掘新机会规划改进产能建立伙伴关系防患于未然不重要C不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动D一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬有趣的活动案例分析一天下午，G医院的客服部经理李华正在参加医院召开的年度发展战略研讨会，由于晚上要给他女朋友过生日，心理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李华晚上参加校友聚会。这时主持人宣布，由于这次会议时间紧，请全体与会人员会后要参加分组讨论。刚一散会，前厅主管跑进会场，拉着李华就往外走，原来两名导医发生纠纷，正在吵架，其他人制止不了，因此来找李经理。假如你是李华，此时此刻你该怎么办？麦肯锡30秒电梯理论麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：公司为一家大客户做咨询。结束的时候，项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问项目负责人：“你说一下现在的结果？”由于项目负责人没有准备，即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此肯锡认为，一般情况下人们记得住一二三，记不住四五六，麦肯锡要求员工:凡事要在最短的时间内把结果表达清楚,凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”。办公室美学秩序是一种美。均匀、对称、平衡和整齐的事物能给人一种美感。简洁就是速度，条理就是效率。简洁和条理也是一种美，是一种办公室的美学、工作的美学。我们应当养成如下良好习惯：物以类聚，东西用毕物归原处；不乱放东西；把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记；好记性不如烂笔头,要勤于记录；处理文件的3个环节：第一，迅速回复。第二，迅速归档。第三，及时销毁。没用的文件要及时处理掉，以免继续浪费空间和时间。莫法特休息法《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。人的脑力和体力如果每隔一段时间就变换不同的工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。案例：华为的时间管理■SMART原则——让目标达到SMART标准S-Specific具体，不能笼统；M-Measurable可度量。A-Attainable可实现，指付出努力的情况下可以实现，避免过高或过低的目标。R-Realistic现实性，指目标是实实在在的。T-Timebound时限，完成目标的期限。■四象限原则——关注重要且紧迫的第二象限■韵律原则——保持自己的韵律并与他人协调。包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当的与上司沟通减少来自上司的打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。■流程优化精简原则——分析流程，减少多余环节明确开会目的作好会前准备准时出席会议严明会场纪律会后纪要跟踪会上有议有决会议时间管理ABCDFE会议的时间管理时间管理十一条金律金律一:要和你的价值观相吻合你一定要确立个人的价值观，假如价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。时间管理的重点不在于管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。金律二:设立明确的目标成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标;你必须把今年度4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。金律三:改变你的想法美国心理学之父威廉.詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种对待时间的态度:“这件工作必须完成，但它实在讨厌，所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作，但它必须完成，所以我得马上动手，好让自己能早些摆脱它”。当你有了动机，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯，只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件事情。然后，从明早开始，每天都从你的timelist中选出最不想做的事情先做。金律四:遵循20比80定律生活中肯定会有一些突发困扰和迫不及待要解决的问题，如果你发现自己天天都在处理这些事情，那表示你的时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要，而不是最紧急的事情上，然而一般人都是做紧急但不重要的事。金律五:安排“不被干扰”时间每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，把自己关在自己的空间里面思考或者工作，这一个小时可以抵过你一天单位时间的工作量，甚至有时候这一小时比你3天工作的效率还要好。金律六:严格规定完成期限巴金森在其所著的《巴金森法则》(ParkinsonsLaw)中，写下这段话:“你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。金律七:做好时间日志你花了多少时间在做哪些事情，把它详细地记录下来，早上出门(包括洗漱、换衣、早餐等)花了多少时间，搭车花了多少时间，出去拜访客户花了多少时间……把每天花的时间一一记录下来，你会清晰地发现浪费了哪些时间。这和记账是一个道理。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。金律八:理解时间大于金钱用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要抓住一切机会向顶尖人士学习。仔细选择你接触的对象，因为这会节省你很多时间。假设与一个成功者在一起，他花了40年时间成功，你跟10个这样的人交往，你不是就浓缩了400年的经验?把自己要做的每一件事情都写下来，这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住，而当你看到自己长长的list时，也会产生紧迫感。金律九:学会列清单时间清单紧急及重要性主要活动使用的时间占总时间的百分比1234金律十:同一类的事情最好一次把它做完假如你在做纸上作业，那段