Excel在财会管理中的应用基础第1章

第1章Excel在财会管理中的应用基础本章学习目标本章主要讲解Excel2000的基础知识，通过本章的学习，应掌握如下内容：各种数据的输入工作表的格式设置公式的输入与编辑函数的使用第1章Excel在财会管理中的应用基础1.1数据编辑1．2公式和语法1．3函数的应用前言：MicrosoftExcel是MicrosoftOffices系列中的一员，是一个功能强大的电子表格处理程序，具有数据处理功能、图表图形功能、英特网开发功能以及丰富的函数和宏命令。我们可以通过它方便地记录和分析数据、编辑数学公式、绘制图表和编辑文本等Excel界面介绍1、程序标题栏2、主菜单栏3、标准工具栏4、格式工具栏5、控制按钮6、名称框7、式对话框8、滚动条（垂直滚动条、水平滚动条）9、状态栏10、工作表标签11、工作表格区Excel的信息表示结构1、单元格：单元格是Excel中最小单位，作为最小的整体进行操作，在单元格里可以输入字符串、数据和日期等信息。2、区域：是一组被选中的单元格，可以彼此相邻，也可彼此分离。对一个区域的操作将影响区域中的每一个单元格。3、工作表：启动Excel时所看到的屏幕画面就是工作表，每个工作表都有256列和65536行组成。把鼠标光标移动到工作表标签区，单击某个工作表名，屏幕就显示这张工作表。4、工作簿：是指Excel环境中用来储存并处理工作数据的文件。它可以拥有多张不同类型的表格（如工作表、图表）。一个工作簿最多可以有255张工作表。1.1数据编辑1.1.1数据输入1.1.2工作表的格式设置1.1.1数据输入输入文本输入数字输入日期和时间输入公式同时在多个单元格中输入相同数据同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据提高输入速度1．输入文本文本包含汉字、英文字母、具有文本性质的数字、空格以及其他键盘能键入的符号。默认情况下，文本沿单元格左侧对齐。每个单元格最多可包含32000个字符。1.输入文本如果需要将一个数字作为文本来处理，只要在输入数据时先输入一个单撇号（’），Excel就会把该数字作为文本处理，将它沿单元格左侧对齐。如果要在单元格中输入硬回车，可按ALT+ENTER键。如果要迅速以上方单元格的内容填充活动单元格，可按CTRL+D键；如果要以左侧单元格的内容填充活动单元格，可按CTRL+R键。2．输入数字在默认情况下，输入数字时，Excel会将该数据沿单元格右侧对齐。在输入分数时，为避免将输入的分数视作日期，需要在分数前键入0（零），再键入一空格。在输入负数时，在负数前键入减号(-)，或将其置于括号()中。Excel2000只保留15位的数字精度。3．输入日期和时间Excel将日期和时间视为数字处理。如果要在同一单元格中同时键入时期和时间，需要在其间用空格分隔。如果要输入十二小时制的时间，需在时间后键入一个空格，然后键入AM或PM。时间和日期可以相加、相减，并可以包含到其他运算中。如果要在公式中使用时期或时间，需要用带引号的文本形式输入日期或时间值。如果要输入系统当前日期，可按CTRL+；(分号)。如果要输入系统当前时间，可按CTRL+SHIFT+：(冒号)。4．输入公式Excel2000最大的功能在于计算，只要输入正确的计算公式之后，就会立即在活动单元格中显示其计算结果。如果单元格中的数据有变动，系统也会自动调整计算结果，使用户随时能够观察到正确的结果。有关公式设置的内容将在下一节中具体介绍。公式和语法公式是工作表中的数值进行计算的等式。公式要以等号（＝）开始。例如，在下面的公式中，结果等于2乘3再加5。=5+2*3公式也可以包括下列所有内容或其中之一：函数、引用、运算符和常量关于公式中的函数函数是一些预定义的公式，通过使用一些称为参数的特定数值来按特定的顺序或结构执行计算。函数可用于执行简单或复杂的计算。例如，ROUND函数可将10.543中的数字四舍五入。=Round(10.543,2)函数的结构1）结构。函数的结构以等号(=)开始，后面紧跟函数名称和左括号，然后以逗号分隔输入参数，最后是右括号。2）函数名称。如果要查看可用函数的列表，可单击一个单元格并按Shift+F3。3）参数。参数可以是数字、文本、逻辑值（例如TRUE或FALSE）、数组（数组：用于建立可生成多个结果或可对在行和列中排列的一组参数进行运算的单个公式。数组区域共用一个公式；数组常量是用作参数的一组常量。）、错误值（例如#N/A）或单元格引用（单元格引用：用于表示单元格在工作表上所处位置的坐标集。例如，显示在第B列和第3行交叉处的单元格，其引用形式为“B3”。）。指定的参数都必须为有效参数值。参数也可以是常量、公式或其他函数。4）参数工具提示。在键入函数时，会出现一个带有语法和参数的工具提示。例如，键入=ROUND(时，工具提示就会出现。工具提示只在使用内置函数时出现。嵌套函数在某些情况下，您可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。例如，下面的公式使用了嵌套的AVERAGE函数并将结果与值50进行了比较。=If(Average(A1:A5)50,Sum(B1:B5),0)公式可包含多达七级的嵌套函数。当函数B在函数A中用作参数时，函数B则为第二级函数。例如，AVERAGE函数和SUM函数都是第二级函数，因为它们都是IF函数的参数。在AVERAGE函数中嵌套的函数则为第三级函数，以此类推。运算符运算符对公式中的元素进行特定类型的运算。MicrosoftExcel包含四种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。1、算术运算符若要完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，连接数字和产生数字结果等，使用以下算术运算符：算术运算符含义算术运算符含义算术运算符含义（示例）+（加号）加法运算(3+3)–（减号）减法运算(3–1)负(–1)*（星号）乘法运算(3*3)/（正斜线）除法运算(3/3)%（百分号）百分比(20%)^（插入符号）乘幂运算(3^2)2、比较运算符可以使用下列运算符比较两个值。当用运算符比较两个值时，结果是一个逻辑值，不是TRUE就是FALSE。比较运算符含义比较运算符含义比较运算符含义（示例）=(等号)等于(A1=B1)（大于号）大于(A1B1)（小于号）小于(A1B1)=（大于等于号）大于或等于(A1=B1)=（小于等于号）小于或等于(A1=B1)（不等号）不相等(A1B1)3、文本连接运算符使用和号(&)加入或连接一个或更多文本字符串以产生一串文本。文本运算符含义（示例）&（和号）将两个文本值连接或串起来产生一个连续的文本值(North&wind)4、引用运算符使用以下运算符可以将单元格区域合并计算引用运算符含义（示例）:（冒号）区域运算符，产生对包括在两个引用之间的所有单元格的引用(B5:B15),（逗号）联合运算符，将多个引用合并为一个引用(SUM(B5:B15,D5:D15))（空格）交叉运算符产生对两个引用共有的单元格的引用。(B7:D7C6:C8)公式中的运算次序公式按特定次序计算数值。Excel中的公式通常以等号(=)开始，用于表明之后的字符为公式。紧随等号之后的是需要进行计算的元素（操作数），各操作数之间以运算符分隔。Excel将根据公式中运算符的特定顺序从左到右计算公式。如果公式中同时用到多个运算符，Excel将按下表所示的顺序进行运算。如果公式中包含相同优先级的运算符，例如，公式中同时包含乘法和除法运算符，则Excel将从左到右进行计算。关于公式中的引用引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一个单元格的数值。还可以引用同一个工作簿中不同工作表上的单元格和其他工作簿中的数据。引用不同工作簿中的单元格称为链接。5．同时在多个单元格中输入相同数据（1）选定需要输入数据的单元格。选定的单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的。（2）在活动单元格中键入相应数据，然后按CTRL+ENTER键。6．同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据（1）选定需要输入数据的工作表。（2）再选定需要输入数据的单元格或单元格区域。（3）在第一个选定单元格中键入或编辑相应的数据。（4）然后按ENTER键。Excel将自动在所有选定工作表的相应单元格中输入相同的数据。6．同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据如果已经在某张工作表中输入了数据，用户可以快速地将这些数据复制到其他工作表中相应的单元格中。方法如下：先选定包含待复制数据的工作表和接收复制数据的工作表，再选定待复制数据的单元格区域，然后用鼠标指向“编辑”菜单中的“填充”，再单击“至同组工作表”命令。7．提高输入速度—记忆式输入如果在单元格中键入的起始字符与该列已有的录入项相符，Excel可以自动填写其余的字符。Excel只能自动完成包含文字的录入项，或包含文字与数字的录入项。即录入项中只能包含数字和没有格式的日期或时间。如果接受显示的录入项，按Enter键。如果不想采用自动提供的字符，可以继续键入。如果要删除自动提供的字符，按Backspace键。7．提高输入速度—选择列表在输入数据时，按ALT+↓键可以显示已有录入项列表，或者以右键单击相应的单元格，再单击快捷菜单中的“选择列表”命令，用鼠标左键来选择用户需要的数据。7．提高输入速度—自动更正①在“工具”菜单上，单击“自动更正”命令，打开如图1-4所示的对话框。②选定“键入时自动替换”选项。③在“替换”编辑框中，输入某字符串的简写代码。④在“替换为”编辑框中，输入简写代码对应的字符串全部内容。⑤单击“添加”按钮。7．提高输入速度—序列填充①填充数字、日期或其他序列选定待填充数据区的起始单元格，然后输入序列的初始值。如果要让序列按给定的步长增长，再选定下一单元格，在其中输入序列的第二个数值。头两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。选定包含初始值的单元格。用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。如果要指定序列类型，可先按住鼠标右键，再拖动填充柄，在到达填充区域之上时，松开鼠标右键，单击快捷菜单中的相应命令。7．提高输入速度—自定义序列如果已经在工作表输入了将要作用填充序列的数据清单，要选定工作表中相应的数据区域。打开“工具”菜单，单击“选项”命令，在对话框中再单击“自定义序列”选项卡，打开“自定义序列”对话框。单击“导入”按钮，即可使用选定的数据清单。如果要键入新的序列列表，要选择“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑列表框中，从第一个序列元素开始输入新的序列。在键入每个元素后，按ENTER键。整个序列输入完毕后，单击“添加”按钮。单击“确定”。1.1.2工作表的格式设置1．设置文本格式2．设置数字格式3．设置日期和时间的格式4．在整个工作表中显示或隐藏单元格数据5．复制选定单元格或单元格区域的格式6．对单元格设置边框7．突出显示符合指定条件的单元格1．设置文本格式单击“格式”工具栏中的按钮可以设置文本的字体、字号、字形和颜色等，或者使用“格式”菜单中“单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框中单击“字体”选项卡，可以对文本进行进一步的格式设置。2．设置数字格式—使用“单元格格式”对话框选择要进行格式设置的单元格或单元格区域。打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，在打开的对话框中单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择分类项，然后选择所需的数字格式选项，在“示例”框中可预览格式设置后单元格的结果。2．设置数字格式—创建自定义数字格式打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，在打开的对话框中单击“数字”选项卡，并从“分类”列表框中选择“自定义”选项，在“类型”框中编辑数字格式代码。2．设置数字格式—创建自定义数字格式常用的数字位置标识符#：只显示有意义的数字而不显示无意义的零