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中国石化济南分公司ERP系统运行管理制度SD模块第1页/共4页销售与分销1.目的为保证济南分公司销售业务顺利进行，产品顺利出厂，资金及时收回，同时满足分公司ERP系统销售分销模块所需数据的即时、准确录入，实现与财务、物料模块充分、有效的集成，真正实现SAP系统高效运行，特制定本制度。2.适用范围2.1济南分公司销售业务需要的销售订单。2.2济南分公司销售业务建立各种形式的发货单。2.3济南分公司销售业务开具销售发票。2.4济南分公司销售业务的已售未提处理。2.5济南分公司销售业务中，将货物在不同库存地转移，生产工厂转销售工厂业务等。3.职责3.1济南分公司运销部负责创建与销售业务相关的客户数据并与财务处联系获取客户科目组，在系统内维护客户的销售数据。3.2济南分公司运销部负责依总公司规定的销售价格创建统配产品的销售价格的主数据；创建自营，来料加工，关联交易等分销渠道的销售价格的主数据。3.3济南分公司运销部负责创建各种销售订单。3.4对于济南分公司运销部建立的各种销售订单，计量中心负责对铁路订单建立交货单（拣配）；油品车间负责对管输订单建立交货单（拣配）并及时发货过账；运销部负责其他种类订单交货单的建立（拣配）和发货过账。3.5济南分公司运销部负责开具各种形式的销售发票（包括：增值税发票、普通发票、代收运杂费票据等单据）。3.6济南分公司运销部负责因为代保管业务（已售未提）或寄售需要将实际库存转移到零价值工厂。4.业务流程和要求4.1标准订单流程及要求销售业务如果先出货再开发票，使用标准订单（包括公路标准订单、铁路标准订单、管输标准订单中国石化济南分公司ERP系统运行管理制度SD模块第2页/共4页三种）。标准订单的创建，需在订单表头核对售达方和送达方的客户编码，条件清单类型。在行项目内检查物料，数量，卸货点（到站）、工厂、装运点，条件价格、税及装调车费和管输费用等。4.2大票订单流程及要求销售业务如果先开发票再出货，使用到大票订单（包括公路大票订单、铁路大票订单、管输大票订单三种）。大票订单的创建，需在订单表头核对售达方和送达方的客户编码，条件清单类型。在行项目内检查物料，数量，卸货点（到站）、工厂、装运点，条件价格、税及装调车费和管输费用等。袋装产品的汽运销售，采取公路大票订单的形式。4.3已售未提提货流程及要求4.3.1为保证财务账目与物料账目的准确，运销部对于在当月结算未提清的大票订单采用此流程。4.3.2已售未提虚拟发货和收货的程序：在月底先将未清订单全部虚拟发货，然后虚拟收货到无价值工厂（JNA3）的寄售客户库存，接下来，创建已售未提提货的订单。再在后续的月份根据客户的实际提货安排出货的流程。要注意已售未提提货订单是由系统参考以前的发票自动创建的，同时已售未提提货订单无需开发票。4.3.3在报表的统计过程中，已售未提业务的月底虚拟发货不统计在月份的发货汇总中。4.3.4已售未提提货订单设置为必须参考以前的发票建立。4.4寄售流程及要求如果在以后出现寄售的业务（先将货物发放到客户寄售库存，不出具发票；在客户消耗以后，再开具发票的流程），运销部根据实际发货情况，在确定实现销售时使用该流程。根据寄售供货完成情况或客户要求开票的情况，建立寄售销售定单，创建发货单，销售员核对数量无误后即可发货过账。开票员根据过账发货单开具各种发票。4.5发货流程及要求油品车间、计量中心和运销部根据销售订单，同时根据实际每次发货情况在系统内建立交货单、拣配发货数量，有相关权限的人员在发货结束后对于该交货单发货过账。4.6开立发票流程及要求4.6.1结算员负责开具发票的作业。根据系统的要求和济南分公司的实际业务，大票订单参考订单开出发票；标准订单参考交货单开具发票。通过开发的金穗系统发票接口程序下载和上传数据处理金穗发票与SAP发票的对应关系。4.6.2区别增值税发票和普通发票是通过客户是否是一次性客户来判断的。因为一次性客户没有账号和税号，因此不能打印增值税发票；正常客户需要打印增值发票。中国石化济南分公司ERP系统运行管理制度SD模块第3页/共4页4.7错误发票处理流程及要求4.7.1开票员根据实际情况对于上述发票进行取消操作。4.7.2不跨月的错误发票，可以通过SAP的命令直接取消（系统生成红字发票），根据实际情况由业务员修改订单信息后重新开票（系统生成蓝字发票）。4.7.3跨月的错误发票，通过建立贷项凭证订单进行取消（人工创建红字发票），修正错误后，再建立借项凭证订单，通过此订单重新开票（人工创建蓝字发票）。4.8退货处理流程及要求4.8.1运销部对于已经实现的销售做退货处理。4.8.2由运销部业务员建立理赔返量订单，然后创建收货单并收货过账（对应是货物退回公司），开票员根据理赔返量订订单开具红字发票。4.8.3目前理赔返量订单要配合税务局的要求进行使用。5.与其它外部应用系统的衔接.济南分公司目前的外部应用系统有用户卡、提货卡、金穗发票系统。按总部所确定的“替代和集成”原则（即，凡是功能与ERP系统相重叠的管理系统，一定要用ERP系统予以替代；对ERP系统具有支撑和互补作用的，可予保留，但必须加以集成。），用户卡、提货卡、金穗发票系统都必须保留，SAP系统通过接口使用这些外部的系统。5.1用户卡前提：实际销售业务中，汽车大票业务（除袋装产品外）要使用用户卡进行管理。在SAP系统中,运销部业务人员根据汽车大票的业务创建对应的汽车大票订单，然后由运销部办卡人员在用户卡系统，通过接口创建用户卡。用户卡的处理通过外部系统：用户卡系统进行处理。其它处理同目前一样。5.2提货卡前提：实际销售业务中，汽车大票业务和汽车标准业务（除袋装产品外）要使用提货卡进行管理。在SAP系统中,运销部业务人员根据汽车大票或汽车标准的业务创建对应的汽车大票/汽车标准订单，然后由运销部办卡人员在提货卡系统，通过接口创建提货卡。提货卡的处理通过外部系统：提货卡系统进行处理。其它处理同目前一样。5.3金穗发票系统前提：在实际销售业务中，如果客户存在税号和账户，则根据税法的规定，要向此客户开具增值税发票。如果客户没有税号和账户，则通过一次性客户进行管理，出具普通发票。在SAP系统中,运销部业务人员根据大票/标准订单的不同方式出具发票。大票订单参考订单出具发中国石化济南分公司ERP系统运行管理制度SD模块第4页/共4页票，标准订单参考交货数量出具发票；然后通过接口程序下载相关的数据到本地文件夹下面；在开具发票的时候，金穗发票系统下传这个文件到金穗系统，然后在金穗发票正常处理，打印增值税发票。并下载已经打印的发票到本地文件夹下面。在开具增值税发票以后，运销部相关人员执行接口程序上传金穗发票的传出文件到SAP系统，然后运行此程序，执行发票转会计的操作，产生对客户的应收账款。5.4LIMS系统前提：在铁路运输的交货业务，要传输相关的交货合格证资料和罐号及其它的数据到LIMS系统。在SAP系统中，油品车间的发货员执行对铁路运输方式的发货和发货过账以后，要执行SAP到LIMS系统的接口，下载文件依LIMS要求的格式到本地文件。相关人员上传这个下载的文件到LIMS系统，执行LIMS系统的操作，完成此合格证的处理业务。6.相关模块工作6.1财务根据销售流程的要求，做业务上实际预收款、收款、退款等操作。6.2财务每月向公司出具客户欠款情况的通知单。7.支持性文件支持性文件主要包括：股份公司关于ERP的相关管理制度、本部门的相关管理制度、用户手册等。