4.9润滑油销售业务流程

4.9润滑油销售业务流程2006年B4.9－14.9润滑油销售业务流程一、业务目标1经营目标1.1获取最佳经营利润。1.2提高客户满意度，扩大市场份额。1.3保证资金安全，降低货款回笼风险。1.4降低外部采购成本，保证质量。2财务目标2.1核算规范，保证会计记录真实、准确、完整。3合规目标3.1油品购销符合国家有关法律法规和股份公司内部规章制度。3.2油品购销合同、相关协议符合合同法等国家法律、法规。二、业务风险1经营风险1.1随意降价导致收入减少。1.2擅自提价导致市场份额丧失。1.3客户不满意导致市场份额下降。1.4购销信用未经授权或授权不当，导致货款损失或不4.9润滑油销售业务流程2006年B4.9－2能及时回笼。1.5库存过高,资金占用过大。1.6外部采购未经授权或授权不当，导致资金损失、采购成本增加或商业纠纷。1.7对外采购油品数质量未达到合同标准，造成商业纠纷和经济损失。1.8油品出入库未经授权或授权不当，导致资产损失。1.9未经审核,变更销售合同标准文本中涉及权利、义务条款导致的风险。2财务风险2.1交易没有及时入账，期末发生截止性错误；虚假记录或财务记录不准确、不完整；未按规定进行账务处理造成财务数据不实。3合规风险3.1油品购销不符合国家有关法律法规和股份公司内部规章制度,受到处罚。3.2油品购销合同、相关协议不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，导致商业纠纷，造成损失。三、业务流程步骤与控制点1上报市场需求4.9润滑油销售业务流程2006年B4.9－31.1润滑油分公司下属生产单位负责了解汽车制造公司类直供大客户的需求，制定年、月度供应计划上报润滑油分公司。1.2油品销售地市公司润滑油经营管理部门根据市场需求及变化编写年、月度需求报告。省（市）分公司(区外销售公司)润滑油经营管理部门对地市公司需求报告以及除汽车制造公司类直供大客户以外的所有客户的需求进行汇总，经分管副经理审批后，分别于每年10月、每月20日前向油品销售事业部上报下年度需求计划、下月度内部资源需求计划。1.2.1润滑油销售中心组织所属经营部对全省的市场需求及变化进行调查，并编写年、月度需求报告，由润滑油销售中心进行汇总，上报省公司业务处。每年10月、每月18日前向省公司业务处上报下年度需求计划、下月度内部资源需求计划。2编制下达计划2.1润滑油分公司根据股份公司年、月度生产经营计划，结合市场及资源供给情况，综合平衡后制定年、月度内外部销售计划。月度计划经分管副经理批准，年度计划须经理批准。2.2油品销售事业部根据股份公司年度生产经营计划，结合润滑油分公司年、月度内部销售计划及省(市)4.9润滑油销售业务流程2006年B4.9－4分公司（区外销售公司）上报的需求计划，综合平衡后制定年、月度经营计划、内外部资源采购计划。月度计划经分管副主任批准后下达，年度计划经主任批准后下达。3内部采购3.1油品销售省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据油品销售事业部下达的月度计划，将月度内部资源采购计划细化为分品种计划，经部门负责人审批后与润滑油分公司下属生产单位进行月度衔接，安排出厂运输计划。3.1.1润滑油销售中心根据油品销售事业部下达的月度计划，将月度内部资源采购计划细化为分品种计划，经中心经理审批后与润滑油分公司下属生产单位进行月度衔接，安排出厂运输计划。4外部采购4.1油品销售省（市）分公司(区外销售公司)润滑油经营管理部门统一组织对外部供应商进行评价，根据供应商信用等级建议采购价格，填写《外部采购申请表》，按规定权限进行报批。4.1.1润滑油销售中心统一组织对外部供应商进行评价，供应商信用等级报省公司信用管理小组（经理任组长）审批。润滑油销售中心根据供应商信用等级建4.9润滑油销售业务流程2006年B4.9－5议采购价格，填写《外部采购申请表》，按规定权限进行报批，统一进行采购。4.2油品销售省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门按照经法律事务部审定的标准合同文本拟订合同，合同签订人按规定权限与外部供应商签订采购合同（明确交货方式、地点、时间、价格、数量、质量标准、包装规格、承付方式、损耗率、违约责任等）。合同复印件交财务等部门。对标准合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门审核；进行实质性修改的，报法律事务部审核。4.2.1润滑油销售中心按照省公司统一的标准合同文本，并按规定权限与外部供应商订立采购合同（明确交货方式、地点、时间、价格、数量、质量标准、包装规格、承付方式、损耗率、违约责任等)，并通知储运、财务等相关部门，做好后续工作。合同复印件交综合管理部存档。对标准合同文本条款进行修改的，报企管处审核。4.3油品销售省（市）分公司(区外销售公司)采购股份公司内润滑油分公司以外生产单位的润滑油产品，应与生产单位签订购销协议（签订权限比照本流程控制点4.2）。4.9润滑油销售业务流程2006年B4.9－65润滑油采购验收入库5.1收货前由质检人员对油品进行质量检验，出具油品质量合格报告。出现质量问题或品种差异，查清原因报省（市）分公司（区外销售公司），由相关部门提出处理意见，报分管副经理批准后处理。5.2油品计量验收合格后，库管凭质量合格报告、计量报告、收货通知单办理入库，并签发入库单，油库接卸人员按要求做好收货作业，填写收货作业台账。油库工作人员将收货通知单、验收报告、入库单连续编号，并由经办人和复核人签字，存档并送相关部门。5.3散装油卸油前后，油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺的计量。计算实际收油数量，填写《油罐动态分户账》和《油品运输超耗（溢余）通知单》。出现运输超损耗问题，按规定填写《罐车验收及复测记录》，查清原因报省(市)分公司（区外销售公司），由相关部门提出处理意见，报分管副经理批准后处理。6润滑油采购付款6.1内部结算：润滑油分公司供给油品销售事业部的全部产品（除汽车制造公司类直供大客户），双方须通过中国石化集团财务有限公司内部结算。4.9润滑油销售业务流程2006年B4.9－76.2外部采购付款：外部采购油品确认到货和收到发票后，由业务经办人填写付款申请单并附采购合同、入库验收单等凭据，按规定权限审批后，交由省(市)分公司（区外销售公司）财务部门审核付款。6.3预付款：预付货款，油品销售省(市)分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据供应商信用等级和采购合同，填制预付款申请单，按规定权限审批后，交由财务部门审核付款。7市场细分7.1各级油品销售润滑油经营管理部门组织专门人员对本区域市场进行调查，了解、分析市场的消费规模、客户分布和竞争状况。根据竞争态势和消费特点，细分目标市场，制定相应的市场策略和营销措施。7.1.1润滑油销售中心组织各经营部对全省市场进行调查，润滑油销售中心根据竞争态势和消费特点，细分目标市场，制定相应的市场策略和营销措施。7.2各级油品销售润滑油经营管理部门依据不同的区域和销售对象设立客户经理/门市部（专卖店、超市、换油中心，下同）经理，客户经理/门市部经理负责开拓和维护区域内润滑油市场的营销业务。各级零售管理部门依据各加油站的情况，设立专职或兼职加油站润滑油经营人员，负责各加油站润滑油经营4.9润滑油销售业务流程2006年B4.9－8业务。8落实经营计划8.1油品销售省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据油品销售事业部年、月度经营计划，结合本地区实际情况制定月度销售计划，经分管副经理审批后下达，地市公司经营管理部门按计划分解落实到客户经理/门市部经理。8.1.1润滑油销售中心根据油品销售事业部年、月度经营计划和省公司下达的销售总量（分结构），结合本地区实际情况制定本部及下属经营部年、月度销售计划（分总量和销售结构），经销售中心经理审核，报分管副经理审批后下达。润滑油经营部按计划分解落实到客户经理。8.2油品销售省（市）分公司（区外销售公司）各级零售管理部门根据油品销售事业部下达的年、月度加油站润滑油经营计划，结合各站实际情况制定月度润滑油销售计划，经部门负责人批准后，分解落实并下达到各加油站。8.2.1省公司下达年度加油站润滑油零售计划给零管处，零管处结合各站实际情况制定市公司年、月度润滑油销售计划并下达各市公司零管部，零管部分解到各加油站。4.9润滑油销售业务流程2006年B4.9－99销售及客户管理9.1油品销售地市公司客户经理/门市部经理在授权范围内与客户达成购销意向，报地市公司润滑油经营管理部门作为与客户签订合同的依据。超出授权范围的，将客户需求及时报地市公司部门负责人审批。9.2合同签订人按规定权限依照经法律事务部审定的销售合同标准文本与客户签订销售合同。合同文本修改比照本流程控制点4.2。9.3油品销售地市公司客户经理/门市部经理应走访客户,了解客户意见和需求，填写区域市场客户档案更新表，报部门负责人。部门负责人安排专人负责档案维护，及时对区域市场客户档案进行调整、充实和更新，至少每半年编写市场消费、竞争分析报告，报省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门负责人。9.3.1润滑油销售中心及所属经营部客户经理应走访客户，了解客户意见和需求。业务部门安排专人负责档案维护，及时对区域市场客户档案进行调整、充实和更新。润滑油销售中心及所属经营部至少每半年编写市场消费、竞争分析报告，于7月25日和次年1月25日前报省公司业务处。10信用核定和控制4.9润滑油销售业务流程2006年B4.9－1010.1润滑油分公司、省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组（经理任组长）负责制定相应的信用政策和信用总体规模,根据客户的资金等状况，评定客户信用等级,拟订客户信用限额和时限。10.2各级润滑油经营管理部门（客户经理）在核定的信用额度和时限内按规定权限办理信用销售业务，对超出信用规定的，须报润滑油分公司、省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组审批。合同签订人应同时签订《货款回笼责任书》，并与绩效考核挂钩。11价格制定11.1润滑油分公司OEM用户及直供用户以外的产品销售价格，按财务部下达的价格文件执行；在价格领导小组规定的浮动比率内，OEM及直供用户的价格由各营销中心确定，报润滑油分公司市场营销部门备案；超过浮动比率的，报分公司价格领导小组审批。11.2油品销售省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门结合市场制定本区域润滑油销售最低限价，经部门负责人审核，报经理（价格领导小组）审批后并报油品销售事业部。对于特殊用户，由省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门会同润滑油分公司直接报价。4.9润滑油销售业务流程2006年B4.9－1111.3油品销售地市公司客户经理/门市部经理执行规定价格，根据客户情况，低于最低限价销售的，须上报地市公司润滑油经营管理部门，由地市公司上报省（市）分公司（区外销售公司）价格领导小组审批。11.4油品销售省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门负责对销售价格进行监控，每季度对价格的执行情况进行检查，形成书面记录，每月负责收集市场价格信息。相关资料上报油品销售事业部。11.4.1润滑油销售中心负责监督、检查全省销售价格执行情况，对违反价格管理的行为做出处理；润滑油经营部负责检查、监督下属经营网点和经销商等价格执行情况，对违反价格管理的行为做出处理，每季度对价格检查情况形成书面报告，于季度次月15日前报省公司业务处。润滑油销售中心及所属经营部负责每月负责收集市场价格信息，19日前上报省公司业务处。价格执行情况检查报告和市场价格信息由省公司业务处上报油品销售事业部。12开票与收款12.1现款销售：润滑油分公司销售中心开票人员、各级油品销售营业部门开票人员，根据业务人员的销售4.9润滑油销售业务流程2006年B4.9－12单、收款凭据，复核无误后开具销售发票或提货通知单并加盖印章。12.2信用销售：油品销售地市公司客户经理/门市部经理根据销售合同填写信用销售审批单，经部门负责人审批后，填写《开票通知单》交开票人员，开票人员确认客户欠款金额不超过规定的信用额度，开具销