书信格式

书信格式(一)称呼也称“起首语”，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行写起，顶格。后面加上冒号，表示下面有话要说。冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确己和收信人的关系。这里简要说明几条细则：＜1＞给长辈的信。若是近亲，就只写称谓，不写名字，如“爸”、“妈”、“哥”、“嫂”等；亲戚关系的，就写关系的称谓，如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。＜2＞给平辈的信。夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语，如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等；同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”，如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。＜3＞给晚辈的信。一般直接写名字，如“乐毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字后加上辈分称谓，如“李花侄女”等；亦可直接用称谓作称呼，如“孙女”、“儿子”等。＜4＞给师长的信，通常只写其性或其名，再加“老师”二字，如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长，也可单称“老师”、“师傅”。假如连名带姓，在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”，就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见，也有以职务相称的，如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。＜5＞给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等同志”等。给机关团体的信，可直接写机关团体名称。如“XX委员会”、“XX公司”。致机关团体领导人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或职务作称呼，亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。(二)问候语问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段，不可直接接下文。否则，就会违反构段意义单一的要求，变成多义段了。问候语要注意简洁、得体。问候语最常见的是“您好！”“近好！”依时令节气不同，也常有所变化，如“新年好！”“春节愉快！”等。问候语之后，常有几句启始语。如“久未见面，别来无恙。”“近来一切可好？”“久未通信，甚念！”之类。(三)正文这是信的主要部分。写信人要说的话，都写在这部分。如果写的是回信，可以写“×月×日的来信已收到”等内容。如果来信中提出一些问题或要求代办的事，可以先把问题回答清楚，或者把代办事情的结果告诉对方，然后再写自己想说的话。如果说的事情多，就应该分段写，写完一件，再写一件。每段起行空两格，转行顶格。（四）祝颂语正文完了，结尾应写上致敬、祝福或勉励的话，作为书信的结尾，这是对收信人的一种礼貌。如，“此致敬礼”“祝你健康”，根据对象而定。如果给长辈写信，可以写“敬祝近安”“敬祝健康”；如果给平辈写信，可以写“祝你健康”“祝你工作顺利”；如果给晚辈写信，可以写“祝你进步”“望你努力学习”。以最一般的“此致”、“敬礼”为例”：“此致”可以有两种正确的位置来进行书写，一是紧接着主体正文之后，不另起段，不加标点；二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下一行，顶格书写，后加一个惊叹号，以表示祝颂的诚意和强度。称呼和祝颂语后半部分的顶格，是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写，行文涉及对方收信人姓名或称呼，为了表示尊重，不论书写到何处，都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。它的基本做法，为现代书信所吸收。（五）署名写信人的姓名或名字，写在祝颂语下方空一至二行的右侧。可以带姓，也可以不带姓（熟悉的人可以不写姓）。，如等。有时可以在名字前面加上称谓，表示与收信人的关系，如“儿×××、父×××、侄×××、妹×××、你的朋友×××、您的学生：×××”。如果加称谓，一般不带姓。如果是给单位或组织写信，姓名要写齐全。而在署名之后，有时还视情加上“恭呈”、“谨上”等，以示尊敬。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。（六）日期用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的所在的地点，尤其是在旅途中写的信，更应如此。如果在信里问候别人，一般在署名和日期之后，另起一行，写上“请代向××问好！”“××并此问好！”如果信已经写好，但是还有一些话没有说完，可以写在信的后面。先写一个“附”字，后面加上冒号，写完补充的话以后，再加上“又及”二字，“又及”后面加句号。也可以在日期下空一行、再空两格写上“又及”、“又附”，再另起行书写未尽事宜。书信格式顺口溜称呼顶格打冒号，先向亲友问个好；正文每段空两格，一件一件不乱套；事情谈完写祝福，健康快乐常祈祷；署名日期别漏掉，工整写在右下角。信封格式（1）在信封的第一行写收信人的地址。字迹要工整，地名要详细。写地名要由省、市、县，一直写到区、街和门牌号码。如果是给农村写信，还要写上乡名和村名。信封的左上角画着六个方格，应在里面填上收信人的邮政编码。（2）在信封的第二行中间写收信人的姓名。可以根据收信人的身份，在名字后面写“同志收”或“先生（女士）收”等，此处应避免写称谓，如，不宜写“爷爷收”。（3）在信封的第三行写上寄信人的地址和姓名。信封的右下角有六个小方格，应在这里填上寄信人的邮政编码。信件万一出现投递困难的情况，邮局可以凭借这些信息，迅速地把信退还给寄信人。（4）信封正面距右边55毫米至160毫米、距底边20毫米以下的区域是条码打印区，不要在这个区域里写字或署名，以免影响投递。（5）信封上的字不能用铅笔写，以防模糊不清；更不能用红笔写，因为这是不礼貌的行为。（6）托人转交的信，在信封上要写“面交”“烦交”等字样，在信封第三行的后半行上，写“×××托”或“×××拜托”就可以了。书信举例（一）亲爱的老师：□□您好！□□【内容……………………………………………………………………………………………】祝身体健康！□□□□□□□□□□□□□□□□□□您的学生：xxx□□□□□□□□□□□□□□□□□□□x年x月x日（二）敬爱的(或亲爱的、尊敬的等）XX：□□您好！□□【内容……………………………………………………………………………………………】□□此致敬礼！□□□□□□□□□□□□□□□□□□（学校）□□□□□□□□□□□□□□□□□□（班级）□□□□□□□□□□□□□□□□□□（姓名）□□□□□□□□□□□□□□□□□□（日期）