关于公司员工使用“钉钉”软件的管理规定(试行)

关于公司员工使用“钉钉”软件的管理规定（试行）为了便于各部门之间工作的沟通和公司主要员工的日常（外出）考勤管理，经公司研究决定，公司中高管理人员、职能部门负责人及各部门的基层员工从2017年8月14日起使用通讯办公软件“钉钉”，为方便规范管理，特制定本规定：一、“钉钉”软件使用原则1、公司中高管理人员、职能部门负责人及各部门的基层员工的“钉钉”账号仅做工作使用。2、钉钉”非即时性沟通工具，重要紧急的工作沟通，仍需使用电话沟通。3、着重采用“钉钉”软件管理平台的“签到”、“审批”、“电话会议”、“日志”、“客户管理”的功能，目的使公司高管、部门负责人及时了解员工外出办事、出差等的工作状态，特别是加强对外出人员的工作管理，同时简化内部日常工作的管理流程。另外推广使用“Worktile”的功能，作为工作传达或项目团队协作的应用平台，提高对工作任务的协调分配、进度控制、监督等管理水平。4、“钉钉”作为公司内部交流沟通平台，各部门员工不得在平台内发布与工作内容不相关的信息和言论。二、“钉钉”软件签到要求1、员工在公司的正常上班时间内有外出办公事时，每访问一个地方或一个客户时到访时和离开时第一时间各签到一次。2、签到时须确认：（1）“签到时间”，手机系统默认；（2）“签到地点”须微调准确位置；（3）“签到内容”填写文字说明或现场拍照为准。3、中层管理人员有权限查看本部门人员的管理日志，能够看到本部门员工的签到轨迹。4、签到流程不符合1、2两条标准时，如果没有执行则处罚50元/次，当月累计三次或以上给予基本工资降一级处理。三、“钉钉”软件考勤打卡要求1、公司中层管理人员及员工在公司工作地点上班时，实行钉钉和指纹考勤机并行打卡，互为参考，具体按公司《员工手册》的第五章规定内容执行。2、公司员工外出下店期间，必须根据服务店家的作息时间进行上下班安排，并实行“钉钉”软件考勤打卡。一天考勤打卡两次，上班打卡1次、下班打卡1次。上班时间内有外出的，按照第二大条内的签到流程，履行签到手续。必要时，根据工作性质，可采用签到+考勤打卡的复合方式考勤。如有违反，处罚条例参照公司《员工手册》第五章内容执行。3、中高层管理人员有权限查看本部门人员的管理日志，能够看到部门员工的考勤打卡、签到内容。四、“钉钉”软件审批要求1、公司中层管理人员及员工应在外出办公事、出差、请假等通过“审批”平台进行审批。特别的，中层管理人员在外出办事、出差、请假时，还需在“吉祥医美”钉钉群内发出短消息会知相关人员。（外出办公事、出差、请假等事项，获得审批后，信息将会抄送人事行政部考勤人员）2、各部门的用印申请、用车申请等在现有的纸件流程中若有审批人员不在公司，事情紧急的情况下，可通过“钉钉”平台进行审批。3、关于“通用审批”、“工作请示”、“报销”、“付款”、“采购”、“合同审批”、“物品申购”等功能，目前在开发中，后续成熟使用时，再行通知。4、对员工未经审批的出差、请假等事项按旷工处理。5、对未经审批的工作指令或事项，当事人已执行的，对造成的经济损失或负面影响由当事人承担。6、员工的各类申请如果在申请发起后，审批人员如不能在6小时内给予批复的，则审批人员承当相应后果，并处罚100元。五、“钉钉”日报功能使用要求1、各部门员工可使用“日报功能”，结合纸质日报表的要求（在日报板块中，把写好的日报表用图片方式上传），向主管领导汇报本人的工作情况、工作动态以及计划安排等信息2、使用日报功能时，需认真仔细填写“今日完成工作”、“未完成工作”、“需协调工作”以及“备注（次日工作计划）”，视情况也可以上传图片或附件以作参考，不能严格参照以上标准者，处罚50元/次。3、日报上传时间不得迟于每天的23:00，迟发或不发日报者，一次处罚50元，管理人员加倍。六、“钉钉”使用注意事项1、公司中高层管理人员及员工“钉钉”账号务必使用本人真实姓名，而且是本人持有使用；2、公司中高层管理人员及员工务必保持网络信号的畅通，保障“钉钉”通讯办公软件的正常使用。3、信息的及时答复（1）群成员在收到工作指令等信息后，可在手上工作完成后，再进行回复“收到”。（2）非即可完成的工作指令，成员需在规定期限内进行答复。（3）以通知形式发布的信息，请发布人备注无需回复，发布人跟进查看阅读进度；工作时间内超过1小时/非工作时间超过8小时未阅读，则以DING方式通知未读人。4、对于不在同一点办公的三位及以上员工，可以使用电话会议的形式沟通具体事务。5、对“钉钉”软件平台的其它功能使用不清楚的请向人事行政部询问。七、其他1、钉钉软件的使用规定，需要大家共同遵守，需要部门负责人很好的执行、监督，共同营造一个好的软件办公环境。2、本规定为试行办法，未尽事宜将另行通知。如有好的意见或建议请及时可以向公司人事行政部反映，以便更好的修订执行。温州吉祥贸易有限公司二〇一七年八月十四日