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安徽股份有限公司程序文件汇编依据ISO9001：2015、ISO14001:2015标准编制编制：审核：批准：文件状态：序号发放对象分发编号1总经理012副总/管代023行政人事部034市场营销部045质保部056生产部067财务财务供应部07发布日期：2017.03.05实施日期：2017.03.10安徽有限公司文件名称修改记录版本/修改B/0页数1/1序号章节号版本号修订概要修改者/日期批准/日期程序文件目录序号文件名称文件编号备注01文件控制程序HC-CX-00102记录控制程序HC-CX-00203沟通控制程序HC-CX-00304管理评审控制程序HC-CX-00405人力资源控制程序HC-CX-00506内部审核控制程序HC-CX-00607改进控制程序HC-CX-00708基础设施控制程序HC-CX-00809与顾客有关的过程控制程序HC-CX-00910外部提供过程和服务控制程序HC-CX-01011生产和服务控制程序HC-CX-01112监视和测量设备控制程序HC-CX-01213产品的监视和测量管理程序HC-CX-01314环境监视与测量控制程序HC-CX-01415环境因素识别与评价程序HC-CX-01516合规性义务控制程序HC-CX-01617环境运行控制程序HC-CX-01718应急准备与响应控制程序HC-CX-01819合规性评价控制程序HC-CX-01920不符合纠正、预防措施控制程序HC-CX-02021风险和机遇控制程序HC-CX-02122相关方需求和期望控制程序HC-CX-02223变更管理控制程序HC-CX-02324知识管理控制程序HC-CX-024安徽份有限公司文件名称程序文件文件编号HC-CX-001版本/修改B/0标题：文件控制程序页数1/31.目的对质量及环境管理体系文件的制订、审批、登记、分发、保管、修改、换版、作废进行控制，确保使用有效版本的文件。2.范围适用于本公司质量及环境管理体系文件包括管手册、程序文件及其支持性文件、外来文件的标识、控制和管理。3.职责3.1各职能部门负责本部门相应职能范围内的文件和资料的编制、修订、报批。3.2行政人事部文控负责对批准发布的文件进行统一发放、管理。4.工作程序4.1分类和编号4.1.1分类文件分成四个层次1）质量环境管理手册(包括质量环境管理方针、质量环境管理目标、指标)；2）程序文件；3）作业指导书（工艺规程、检验规范、操作规范、管理制度、适用的外来文件、行业标准及顾客提供的图样等）；4）记录（按《记录控制程序》运行）；4.1.2编号4.1.2.1缩写符号HC安徽份有限公司4.1.2.2流水号：用三位阿拉伯数字表示，由01起始；4.1.2.3文件版本采用A、B、C…的方式；修改次数采用0、1、2、3…的方式；4.1.2.4编号方法：a）管理手册HCSC2017×/×版本/修订表示年份表示质量环境管理手册表示公司代号b）程序文件HCCX××××/×版本/修改表示流水号表示程序文件表示公司代号安徽份有限公司文件名称程序文件文件编号HC-CX-001版本/修改B/0标题：文件控制程序页数2/3c）三级文件HCWI××××/×表示版本/修订表示流水号表示作业指导书表示公司代号d）记录JLHC×××××序号表示标准条款号表示公司代号表示记录4.2文件的编制、审核、批准阶层别文件文件内容编制审核批准1一阶管理手册行政人事部管理者代表总经理2二阶程序文件各部主管管理者代表总经理3三阶规范、制度及技术文件部门内承办人各部主管管理者代表4四阶表单部门内承办人各部主管N/A4.3文件的发放4.3.1质量及环境管理体系文件分受控和非受控两种，受控文件应在封面上盖红色“受控文件”印章，受控文件登记于《受控文件清单》中同时注上发放编号。4.3.2质量及环境管理体系文件的原稿由行政人事部文控保存，现场使用受控的复印件。4.3.3管理手册、程序文件、作业指导书（工艺规程、检验规范、操作规范、管理制度、适用的外来文件、行业标准及顾客提供的图样等）由编制部门编制《文件修改、作废、发文申请表》，经管理者代表批准后，由行政人事部文控统一登记、发放。4.3.4公司外的第二方、第三方如需《管理手册》、《程序文件》，由行政人事部文控填写《文件修改、作废、发文申请表》经管理者代表批准后，加盖“非受控文件”章发放。4.3.5文件在使用过程中破损严重影响使用时，使用人交回破损文件，补发新的文件，新文件的发放编号仍沿用原文件的发放编号。4.3.6在本公司内不得使用非受控文件，任何人不得对受控文件擅自复印。文件使用人将文件丢失时，使用人应到文管处办理补发手续，填写《文件修改、作废、发文申请表》并作出丢失文件的说明，由原发放范围批准人批准。文管在补发文件时应给予新的补发标识，必要时将丢失文件的情况通知各部门声明作废，防止误用。4.5文件的更改4.5.1当有部门或人员认为需对体系文件进行更改时，应填写《文件修改、作废、发文申请表》说明更改原因，按原审批程序更改。如原审批人不在职或审批部门撤并或职能调整时，需指定他人或部门审批时，该审批人或部门应获得审批所需的有关背景资料。4.5.2文件更改得到批准后应及时发放，确保使用场所的文件的有效性。4.5.3更改后的文件按4.3发放的同时应将作废文件按《文件发放回收记录》收回后，由文管统一销毁。作废文件的原件在加盖“作废保留”章后由文管保存(质量及环境管理方针、质量及环境管理目标、管理手册、程序文件作废保留3年，第三层次文件作废保留3年)。超过保存期限的作废文件，销毁前应填写《文件修改、作废、发文申请表》，经总经理批准后统一销毁。4.6文件的换版和作废当文件经过多次更改（修订号到9时）或文件需要进行大幅度修改应进行换版。4.7外来文件的管理对于策划和运作质量及环境管理体系所必须的外来文件（包括法律法规、客户提供技术图纸、标准规范、国家行业标准及与外界签订之各种协议等）由管理者代表组织评审其适用性，评审符合后由行政人事部文控登记于《外来文件清单》内，并编写《文件修改、作废、发文申请表》，经管理者代表批准后，盖上蓝色“外来文件”章后发放，编号及版本为外来文件本身的编号和版本。4.8本程序所产生的记录按《记录控制程序》执行。5.相关文件：5.1《记录控制程序》6.相关记录6.1《文件修改、作废、发文申请表》6.2《文件发放回收记录》6.3《外来文件清单》6.4《受控文件清单》安徽份有限公司文件名称程序文件文件编号HC-CX-001版本/修改B/0标题：文件控制程序页数3/3安徽份有限公司文件名称程序文件文件编号HC-CX-002版本/修改B/0标题：记录控制程序页数1/21.目的对记录进行控制和管理，为保证产品质量及环境符合规定要求、体系有效运行、产品相关活动或服务的可追溯性及采取纠正预防和改进措施提供依据。2.适用范围适用于管理体系运行记录及管理活动记录的控制和管理。3.职责3.1行政人事部负责编写《记录清单》，备案各类记录样本并对记录控制和管理;3.2各部门负责对本部门的记录进行整理、归档。4.工作程序4.1记录的范围包括质量及环境管理活动有关的记录，详见《记录清单》。4.2记录的形式及要求4.2.1记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告；也可以是拷贝、磁带、软盘或胶片。4.2.2记录的样式及内容要求在相应的体系文件中规定。4.2.3填写要求：填写及时，内容正确完整，字迹应清晰，能准确识别，签全名；不得随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，要用划线的方式进行更正并签名、注上日期。4.3记录的收集、标识和归档。4.3.1各部门应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续便于查阅。4.3.2对于体系文件规定的记录，其归档方式应便于存取检索，一般以活页夹来保存。4.3.3如部门有多种记录，要对存放记录的活页夹进行编号，每一活页夹内附有所存放记录的清单，一般情况下各部门对记录每月整理一次，装订成集，在封面或活页夹侧面注明部门、记录名称及月份；每年进行一次总的归档，在封面或活页夹侧面注明部门、记录名称及年份。4.4记录的保存和销毁4.4.1行政人事部编写《记录清单》，填写记录名称、编码（包括版本）、保存期、等内容并汇集备案记录的样本。4.4.2各部门按照《记录清单》的期限要求保存记录，对于保存期超过一年的记录经行政人事部同意后可集中保存于行政人事部的档案柜内，但需标识清楚所属的部门，记录的名称和年份。4.4.3记录应保存在安全、干燥的地方，便于检索并注意做好防火、防虫蛀、防潮等工作；对于保存在磁带、软盘中的记录还要做好防压、防磁、防晒等并及时备份，防止贮存的内容丢失。4.4.4记录不得随意销毁，过期的记录须经所在部门主管核实后方能处置。4.5记录的查阅、借阅4.5.1经记录保存部门负责人同意，相关部门可在记录保存处查阅所需记录，如需借阅，需经双方负责人同意，进行登记，限期归还。4.5.2如合同中有要求，经保存部门负责人核实后，记录可提供给顾客或其代表查阅。4.6记录样式的批准、更改及发放4.6.1记录样式及其《文件修改、作废、发文申请表》由与该记录相关的文件批准人批准，记录样式的批准采取签名的方式；改版后的记录样式因附有经批准的《文件修改、作废、发文申请表》，背面可不再签名。4.6.2各部门将更改后的记录样式及批准后的《文件修改、作废、发文申请表》交至行政人事部，由行政人事部对《记录清单》进行相应的修改及时发放最新的汇总表。4.7外来记录的控制外来的记录（如供应商提供的产品检验报告、材质证明、环境安全监测报告等）由使用部门保存，如果没有特别规定保存期为3年。安徽份有限公司文件名称程序文件文件编号HC-CX-002版本/修改B/0标题：记录控制程序页数2/25相关记录5.1《记录清单》5.2《文件修改、作废、发文申请表》安徽份有限公司文件名称程序文件文件编号HC-CX-003版本/修改B/0标题：沟通控制程序页数1/21.目的为了及时、准确地收集，传递及反馈有关信息，做好信息的管理，特制定本程序。2.适用范围适用于公司内部信息的传递和处理以及与外部相关方的信息交流。3.职责3.1行政人事部、生产部、市场营销部、财务财务供应部等负责对相关方信息的收集；3.2各部门负责工作范围内信息的传递和交流；3.3行政人事部负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理；建立《信息告知登记表》、《相关方告知书》，保存和管理相关的信息。3.4行政人事部负责紧急（环境）信息的处理。4工作程序4.1信息的分类4.1.1外部信息a）地方监测站、环保局、安监局、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；b）政策法规标准类信息如环境安全法律法规、条例、产品标准等；c）相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、技术合同方、供应商、废物收购方、运输公司等；d）其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境、安全、质量技术、环境管理等方面的信息。4.1.2内部信息a）正常信息，如质量环境健康安全方针、目标指标，检验监测记录，内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等；b）（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；c）紧急信息，如出现火灾，洪涝灾害等情况下的环境信息与记录；d）其他内部信息（如员工的建议等）4.2信息的收集与处理信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递。4.2.1外部信息的收集与处理4.2.1.1行政人事部负责地方监测机构、环保局、安检局、质量技术监督局、认证机构等监测，检查结果及反馈信息的收集由行政人事部传递到公司相关部门，当监测检查结果出现不符合情况时，按照《改进控制程序》的要求进行处理。4.2.1.2政策法规、标准类的资料信息由行政人事部、品保部等各相关部门负责收集、更新、整理交行政人事部保存，详见《合规性义务控制程序》。4.2.1.3生产部、行政人事部、财务供应部分别负责与技术合同方、物料供应商（包括外协方）、废物收购方、运输公司等进行信息沟通，对其环境施加影响，详