档案管理工作总结

档案管理工作总结在档案交接半个月来，公司同事的配合和领导大力支持下，我在加强专业理论学习，提高自身业务水平和思想素质的同时，主要做了以下几方面工作：一、完善档案管理流程，建立档案管理方案，把档案管理纳入规范化制度化程序内。二、对各部门档案统一核对编号，按照编号进行升序排列。通过规范化档案管理工作，提高了人事档案的完整性和查阅效率。三、对各部门人事档案进行了信息核对和分类整理。对水磨、手绘、窑炉、钢网、切割、厂办、生产、质检、储运、人事、维修、后勤、喷涂、打样、包装、安保等16个部门的人事档案身份证信息、联系方式、学历进行核对补充，同时着手在职人员核查与人事档案的分类整理。通过档案核对我发现档案中存在少数离职员工档案还未从在职人员档案柜移除，员工档案工号重复和个人信息错误现象并及时把相应档案标记处理。四、做好相应的定置及档案橱子钥匙的保管，整理积压基建档案。建立专门的档案保管柜，设立专人管理人事档案和档案柜钥匙。把未及时入档的个人材料及时入档，对已入职但无相关档案资料个人信息的员工做标记处理，尽快按要求进行归档、补充入档工作。五、提高档案管理规范性程度，加强档案安全管理意识。将档案管理纳入规范化程序内，认真做好档案管理的安全防范工作。档案柜在不用时及时关闭上锁，关闭电源，防止其它不安全因素的产生。发现的问题：需加强档案管理的规范化操作，对新入职员工及时建立基础档案，试用期过后及时进行档案存档工作。只有严格执行档案管理的规范化、标准化管理才能更好的做好员工在职管理工作，为企业战略决策和改革发展奠定良好的基础。在以后的工作中，需要进一步加强企业人事档案的现代化管理，加强人事档案的准确性与规范性建设。在今后的工作中，我会以认真严谨的工作态度和求真务实的工作方式继续加强自身工作能力，严格的做好档案管理的收集、整理、鉴定、分类管理工作，促进档案管理的规范化、科学化发展。杜绝一切有损企业利益的泄密事件发生，充分发挥档案的作用，为推进公司的改革发展和良性运行做出有力的贡献。（附：档案管理方案）淄博宜臣轻工制品有限公司档案管理方案总则第一条目的：为提高公司人事档案管理水平，促进人事档案管理的规范化、制度化，为公司在选人、育人、用人等方面提供基础人事资料依据，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条范围：公司内部所有人事档案的收录和管理，均适用于本制度。第一章人事档案的分类第三条分类档案分类对应如下：（1）在职员工档案文件人事部质检部厂办生产水磨手绘窑炉切割钢网维修后勤包装打样喷涂储运安保（2）离职员工档案（3）招聘文件招聘渠道信息资料招聘需求计划以往招聘情况评估（4）培训文件培训计划培训记录委托培训培训资料（5）薪酬福利文件薪资制度、条例薪资发放纪录福利档案（6）绩效考核文件绩效考核标准绩效考核记录（7）人事规章制度文件（8）其它文件第二章档案管理第四条原则：1.档案管理工作由人力资源部负责，实行统一管理、分类保存的原则，以便于档案的保管与查阅。2.人力资源部应配备专门的档案保管柜，配备专门档案管理员，负责档案的正常管理工作。3.档案保管地方应具备必要的防护措施和保存条件，例如防火、防潮、防虫、防尘保护设施以确保档案管理的安全、可靠性。第五条档案管理员的职责1.认真贯彻党和国家及公司关于档案工作的法律法规及有关规章制度，制定档案的工作计划，积极开展档案管理工作。2.负责对各类档案的接收，分类，编目，编制，两天之内准确归档，录入电子信息数据库。3.已归档员工的信息按月做到及时准确的更新。4.办理档案的借用和复制等手续，负责定期追还归档，确保档案齐全，完整。5.树立和加强保密观念，做好文件、资料、档案的保密保管工作。第六条档案的收集和整理要求1.归档的文件应为原件，档案材料统一使用A4办公用纸，使用黑色中性笔或签字笔书写，不得涂改、污损。2.归档资料要求真实、完整，按类别整理，做到整齐，整洁，无破损。3.归档的资料要齐全、完整、准确、系统，以便于以后查阅。4.保持纸质档案与电子信息数据库的同步更新。第七条档案的收录1.员工入职两天内建立基础档案，包括：（1）.员工个人履历表；（2）.报到通知单；（3）.初试评价表；（4）.新员工入职培训测试试题；（5）.身份证，学历证明，任职资格证书复印件；（6）.原单位解除劳动合同证明；（7）.背景调查或家访（根据岗位而定）。达到上述要求可建立基础档案，归档到员工本部门试用或实习类档案盒中。2.后续档案的管理（1）.当员工转正、调职、调薪或离职时，档案管理人员应在手续办理完当日作出档案的更新，做到电子信息数据库的同步更新。（2）.员工奖惩信息的归档；（3）.员工绩效考核信息的归档；（4）.员工培训评价信息的归档；（5）.劳动合同和劳动保障相关信息的归档；（6）.转正申请表，薪资调整表的归档；（7）.其它需要归档的人事信息材料。第八条档案的借阅和复制1.档案借阅需由办理相关借阅手续，由档案管理员负责登记《档案借用/复制登记薄》（附件一），并明确注明归还时间。2.档案借用复制权限：公司领导，人力资源部负责人和档案管理员可借用复制所有员工档案；各部门负责人经分管领导和人力资源部负责人审批后方可借用复制本部门员工档案；员工原则上不能借用复制档案，如有特殊情况需借用复制本人档案中非机密级档案，需由公司领导和人力资源部负责人审批后方可借阅复制。3.借用人在使用过程中应确保档案的安全与保密，不得擅自涂改、拆散或损毁，不得拿给他人阅览或随意借阅；如因借用人保管不当造成档案的损毁或丢失的情况，借用人应承担相应责任，给公司造成重大损失的还应承担相应的法律责任。档案管理员应该积极做好档案管理工作。4.借用档案归还时，借用人和档案管理员应当面查看清楚，如发现档案遗失或损环，应及时人力资源部负责人和公司上报。第九条档案的销毁1.收集的人事档案材料经鉴别后，按相关规定应销毁的材料要进行销毁。销毁材料必须详细登记，注明标题和简要内容、形成时间和销毁理由，该清单永久保存。2.离职人员的档案保存期限为两年，主任以上级别（含）的保存年限为5年。3.档案管理员负责填写《档案销毁申批表》（附件二），销毁材料必须经人力资源部领导或分管领导审查、批准、签字。销毁时应该有两人以上监视，并在《档案销毁申批表》上签字。4.任何个人不得擅自处理或销毁人事档案材料，档案销毁时应采取粉碎或焚烧等安全方式，不得将档案随意丢弃，防止档案失密、泄密。第三章相关制度第十条淄博宜臣轻工制品有限公司员工入职管理方案第四章相关附件第十一条档案借用/复制登记薄第十二条档案销毁审批表第五章附则第十三条解释本方案由公司人力资源部起草、报批并负责解释。第十四条执行本制度审批后生效，自颁布之日起施行。附件一：档案借用复制登记簿序号借用日期及时间档案名称分/页数借用人归还日期及时间归还人归档位置备注档案销毁审批表申请部门申请人申请时间序号销毁档案清单档案编号销毁原因人力资源部意见人力资源部意见总经理核准经办人签字监视人签字备注