档案管理程序

WuhanKaidiHoldingInvestmentCo.,Ltd档案管理程序编号：KDKG/PG-100版本：A/02009年月日发布2009年月日试行武汉凯迪控股投资有限公司发布武汉凯迪控股投资有限公司PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建档案管理程序版次：A/0页次：1/10本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有未经许可不得影印1目的为确保公司档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程管理工作规范、有效，提高档案收集的完整性、档案利用的有效性，充分发挥档案信息在公司经营发展过程中的基础支持作用，特制订本程序。2范围本程序适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的凯迪各系列公司（以下简称系列公司）档案管理工作。3定义3.1档案：档案是在有关工作完成后，按照一定的归档制度集中保管的具有参考和凭证价值的非现行文件，档案是历史的真实记录。本公司档案分为科技档案、文书档案、会计档案、人事档案、声像档案、电子档案等六大部分。3.2文书档案：公司在董事会、行政管理、经营管理、工会工作等活动中直接形成的，保存备查的文件材料。3.3科技档案：是指本公司在科学研究、工程设计、项目管理等活动中形成的应归档的图纸、表格、文字、声像等文件材料。3.4声像档案：是指本公司在各项业务活动中直接形成的，具有保存价值的照片、录音带、录像带和影视片等特殊载体的历史记录。3.5电子档案：是具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。3.7会计档案：是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。3.8人事档案：人事管理活动中直接产生的，反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。4职责4.1信息中心档案管理部：a)负责建立健全公司档案管理制度；PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建档案管理程序版次：A/0页次：2/10本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有未经许可不得影印b)负责集中统一管理控股各中心（部门）/系列公司在经营活动中形成的各种类别和载体的所有档案。c)负责公司档案收集、档案整理、档案保管、档案利用、鉴定销毁的全过程管理工作。负责指导、督促公司各部门/系列公司按规定做好文件材料的收集、整理、归档、移交工作。d)负责对异地电厂/项目公司档案管理工作的指导、监督、检查。4.2控股总经理工作部：负责确定保密事项、档案密级范围及管理要求。4.3控股各中心（部门）、各系列公司：负责本部门/公司业务活动相关档案资料的收集、整理及归档，接受档案管理部的业务指导和监督。各部门负责人是本部门档案归档质量的第一责任人。4.4档案鉴定小组：对公司保存的档案进行价值鉴定，确定归档范围和保管期限，提出存毁意见，提交档案鉴定工作报告。5程序5.1档案分类原则5.1.1档案是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料，根据这些资料的性质将控股及系列公司所涉及的档案分为：a)文书档案；b)科技档案；c)会计档案；d)人事档案；e)声像、电子档案；f)实物档案。5.1.2公司档案一级类目参照《电力工业企业档案分类规则》设置，共分10大类，具体分类号及名称如下：一级类目号名称一级类目号名称0党群工作档案5人事档案1行政管理档案6生产运营档案PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建档案管理程序版次：A/0页次：3/10本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有未经许可不得影印2经营管理档案7技术研发项目档案3生产技术管理档案8建设项目档案4会计档案9设备档案5.2档案收集5.2.1信息中心档案管理部依据国家及行业相关法规，结合公司经营范围、业务特点及历年资料归档内容，确定资料归档科目标准，作为档案资料收集、整理依据。5.2.2各中心（部门）、各系列公司在资料归档过程中，因业务范围、工作流程变化等原因，现行归档分类标准与实际情况不适宜时，应及时与档案管理部联系，提出修改意见。档案管理部负责增补档案分类科目，以保证公司档案资料的完整性和实效性。5.2.3各系列公司应建立档案归档责任体系，明确分管领导及主管部门，各部门需指定专、兼职资料员，并将档案资料归档情况作为工作质量考核内容之一。各部门负责人是本部门档案归档质量的第一责任人。5.2.4公司的文件资料是公司开发、经营及管理活动中，真实记载和反映各项活动的原始记录。每位员工必须及时将日常工作中形成的文件资料按要求整理、保管，并由各部门及时移交档案管理部。5.2.5归档期限基本原则：a.文书档案在次年一季度末前归档移交；b.会计档案按月整理，财务部保管一年后，于次年6月末前归档移交；c.人事档案于次年一季度末前归档移交；d.生产运营资料按月装订整理，于次年一季度末前归档移交；e.技术研发项目于项目终止或结题后1个月内移交，重要或大型跨年度项目，根据具体情况可分阶段移交或每年移交资料清单；f.建设项目项目前期资料于项目终止或申报工作完成后2周内，归档移交；工程建设期资料一般情况下于竣工验收后3个月内移交，特殊情况执行合同约定；g.招标文件（不含项目现场临时或紧急采购），于合同签订完或招标工作结束后2周内归档。现场临时或紧急采购相关合同文件随竣工资料归档。合同文件于合同签订后即时归档。PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建档案管理程序版次：A/0页次：4/10本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有未经许可不得影印h.国际合作、技术引进档案资料由相关项目负责人于阶段性工作结束后1周内归档。i.公司重大活动的照片、录像带，生产管理中形成的图片资料等声像档案于活动结束后1周内归档。j．公司的实物性奖状、奖励以及在宣传活动或其他活动中的各种题词、字画、宣传画片、卡片等。由获得或制作部门于活动结束后及时向档案管理部移交。各种实物档案，均应加文字说明。5.3档案整理5.3.1各中心（部门）/各系列公司对业务过程产生的文件资料进行收集、整理，阶段性工作结束后，及时移交档案管理部。档案收集、整理要求分别执行：《科技档案归档管理规定》、《综合档案归档管理规定》。5.3.2档案资料移交时，应填写“文件移交清单”一式两份及电子版，纸质版清单由所在部门负责人审核签字后与档案管理部档案管理员进行实物核对后存档备查。电子版清单由档案管理员与移交人共同确认、调整形成案卷目录。5.3.3归档密级文件时，应注明保密要求。5.3.4档案管理员接收档案时要认真鉴别、核查、清点。验收主要内容包括：a)对照“文件移交清单”及《科技档案归档管理规定》、《综合档案归档管理规定》中规定的归档标准，核查归档文件的完整性、准确性；b)鉴定归档文件材料价值，剔除不属于归档范围、没有保存价值的文件材料；c)工程项目各阶段各类文件组合和排列是否关联有序、符合逻辑、层次分明；d)文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料是否符合档案保护的要求；e)作为凭证作用的归档文件材料是否为原件。5.3.5档案管理员对验收不合格的归档文件，应明确提出验收意见，包括不符合及整改要求，并指导、跟踪归档部门整改，归档部门应按要求整改后移交。5.3.6接收的文件资料，档案管理员应依据公司《科技档案归档管理规定》、《综合档案归档管理规定》、《档案编号管理规定》进行整理、组卷、编目、排架工作，并同时完成《档案检索目录》。5.3.7对入库档案由档案管理员进行著录和排架，排架实行分类集中的原则，不同类别PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建档案管理程序版次：A/0页次：5/10本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有未经许可不得影印的档案资料应存放于不同的库房，同一类别的档案按档案号从小到大顺序排架，每排柜架上的档案按从左到右、从上到下顺利排架，每一排架外侧均要设制标签，标签上应准确标明该排的排号及存放档案的类别。5.4档案保管5.4.1控股及各系列公司全部档案均由档案管理部统一管理。武汉以外各二级公司/电厂档案，为方便档案利用，由二级公司/电厂成立资料室并负责保管。但需执行控股公司的档案管理制度并接受档案管理部的业务指导和检查。公商注册资料及重要产权文件等由信息中心档案管理部保管。5.4.2公司档案保管期限分永久、长期、短期三种，介于两种保管期限之间者，保管期限从长。长期为十五年（含）以上至五十年，短期为十五年（不含）以下。档案保管期限的具体划分执行《科技档案归档管理规定》、《综合档案归档管理规定》。5.4.3保密档案资料涉及公司知识产权和经济利益，档案管理人员应高度重视，自觉遵守有关保密规定，严格管理，防止密级档案资料泄密。5.4.4公司档案库房实行专人管理，并定期对库藏档案保管情况进行检查。5.5档案利用5.5.1查阅/复印/借用档案签批权限：a)查阅/复印/借用密级档案，应严格执行公司保密管理制度中规定的涉密范围。在提供利用时，由系列公司分管副总签批，填写“保密文件查/借阅申请表”。查/借阅一般档案则填写“档案查/借阅申请表”。