物资进出厂管理规定

№：物资进出厂管理规定物资进出厂管理规定1目的规范公司物资进出厂管理，完善进出厂物资控制流程，明确工作责任，保障企业生产经营及各项工作的顺利进行，杜绝进出厂环节产生舞弊行为，减少不必要的损失，维护公司利益不受侵害。2适用范围适用于公司各种原材物料的进出厂管理。3职责3.1公司常务副总经理负责销售产品（水泥、熟料）以外，总价值2万元以上其它物资出厂的审批。3.2其他副总经理负责销售产品（水泥、熟料）以外，总价值2万元以下其它物资出厂的审批。3.3党群部保安部职责3.3.1负责控制规范车辆进、出厂秩序，负责装、卸车秩序的维护及所有物资、车辆进出厂检查，防止车辆出厂时出现偷盗公司物资的行为。3.3.2负责出门物资、证明材料的验证、登记，并负责在物资出门联、出门证明及空车‘出门证’过磅单上加盖“作废”章，装订存档备查。3.4生产部职责3.4.1制订公司《原燃材料质量标准及降级扣吨办法》，负责水泥装车服务的具体实施，参与进厂原材料取样，每周抽查一次以上化验室检验结果。3.4.2调度室负责依据化验结果核算物资实际进厂量，对采购结算单上的热值进行复核，并在物资部采购结算单上计算输入扣吨数量。3.4.3机电车间负责原燃材料及水泥、熟料、其他单位物资、废旧物资回收与销售进出厂车辆过磅。3.4.4原燃材料和废旧物资进行回收时，负责开具收料通知单，并审核。3.4.5原燃材料和废旧物资销售时，负责开具发货通知单，并报财务部（原燃材料）和审计部（废旧物资）审核。3.5技术部职责3.5.1负责耐火材料等工艺特殊采购物资的管理和控制工作。3.5.2化验室负责制订质量验收程序，并负责组织质量验收，出具扣吨或拒收依据。拒收出具退货通知单。3.6营销中心职责3.6.1负责办理发出水泥、熟料的相关手续凭证，负责开票业务的管理，负责装车服务的联系协调和监督执行。3.6.2负责根据产品销售合同制作销售订单，并对销售订单进行管理。3.7物资管理部职责3.7.1负责依据《原燃材料质量标准及降级扣吨办法》签订合同，按照《物资采购管理手册》及《采购物资质量标准》购进原燃材料。3.7.2负责采购订单的制作，并根据同一采购订单的入库过磅单，制做采购结算单，录入金额与运费及热值并审核。3.7.3负责根据退货通知单制作退货用采购订单，依据退货材料的出库过磅单，制作退货结算单，并录入金额与运费。3.8设备保障部职责3.8.1负责技改物资及基建物资、固定资产等特殊采购物资的管理和控制工作。3.9项目管理部职责3.9.1负责所有项目用物资的到货质量验收和控制工作。3.10审计部职责3.10.1负责与生产部、化验室同时进行质量验收。3.10.2负责采购订单价格审核，负责采购结算单的最终审核，并生成外购入库单移交仓库。3.10.3负责审核发票与合同（包括入库验收单）的相符性，加盖审核章的纸质材料移交资产财务部，负责对本程序的执行情况按规定进行检查。3.10.4已办理完入库的材料退货时，负责审核退货结算单，并生成红字外购入库单移交仓库。3.10.5废旧物资对外进行销售时，负责对发货通知单进行审核及关闭。3.11资产财务部职责3.11.1负责仓库的管理，并对外购入库单、红字外购入库单及结算票据的真实性、有效性、合法性进行审核，并按合同规定办理结算及暂估入库。3.11.2负责根据产品销售合同对录入的销售订单进行审核并根据销售部门的申请在销售订单发货完毕或中途终止后及时关闭销售订单。3.11.3负责制订金蝶、地磅系统使用流程和培训。3.11.4负责根据金蝶系统中的实际销售出库数据，进行账务处理，结算主营业务收入，开具销售发票。3.12其它全部监控录像由保安部或机电车间负责保存并定期检查，经审计组织的效能监察办公室审核后方可删除。4内容及要求4.1采购订单管理规定4.1.1物资管理部根据月度经营指导计划和采购合同按标准制作物资采购订单，生成采购订单和唯一的订单号。4.1.2审计部根据采购经营合同，对金蝶系统中的相应采购订单进行审核，并在规定时间、或条件下内关闭订单，停止执行。4.2进出厂运输车辆的管理规定大宗原燃材料进出厂流程图资产财务部审计部物资管理部生产部化验室机电车间保安部制作采购订单维持物资进厂秩序重车过磅毛重目测是否合格采购物资进厂卸车取样检验审核采购价格YESNO退货或作废NOYES质量检验单空车过磅皮重出厂入库过磅单毛重减皮重采购结算单输入扣吨量及原因YES审核采购结算单外购入库单NO审核入库4.2.1所有进厂出厂的运输车辆（含空车），备水箱的运输车辆进出厂时水箱注水情况保持一致（保安部负责检查落实）。经过磅计量后，出具磅单、相应出门证件，票据手续不全、票据与实物不符的不准出厂。4.2.2进出厂车辆开票车号、过磅车号、实际车号必须一致，保安部门卫确认三号一致方可放行，对三号不一致的车辆必须有相关单位副经理以上责任人确认，保安部门卫登记备案后方可放行。4.2.3出厂车辆过磅后必须立即出厂，不准在厂内滞留。对过磅后滞留厂内不及时出厂的车辆保安部应立即联系相关责任单位联合处理。4.2.4所有承运车辆，在厂区内应遵守厂区内的各项管理制度，在厂区行驶时，限速时速不超5公里，在上下磅时，限速时速不超3公里，严禁在磅上急刹车，否则出现问题将由肇事者承担所有责任。4.3进出厂运输车辆的过磅管理4.3.1机电车间磅房全面采用金碟地磅系统操作，原燃材料进厂时，选择相应物料的采购订单，输入完整的车号、收货仓库，并在备注中注明自卸与非自卸车辆，取毛重后保存。4.3.2进厂原燃材料经现场验收卸货后，凭加盖有现场接收章的凭据进行出厂过磅，取皮重后保存，生成完整的原燃材料采购入库过磅单；司磅人员打印过磅单据，以过磅单据作为出门凭证，不再单独打印出门证。4.3.3所有进厂出厂的运输车辆，必须通过磅房进行计量，过磅计量时，车辆上所有人员必须下车。空车进厂重量小于出厂重量时，不出具磅单。4.3.4磅房称重人员必须认真负责，监督、检查过磅车辆务必进入指定区域（完全上磅），并核对客户相关票据后，进行过磅计量，核对无误后出具磅单，否则不出具磅单。4.3.5进厂出厂的运输车辆，在磅房称重时，客户如有异议，应及时向有关部门领导反应情况，严禁客户与磅房工作人员发生争吵、辱骂、殴打等不良现象。4.4进厂原燃材料卸车和验收规定4.4.1生产部、审计部、化验室原燃材料接收人员目测验货后，对非自卸车辆认真进行核对，并按照化验室通知的原燃材料存放地点组织车辆卸车存放，卸车完成后加盖现场接收章（并注明自卸与非自卸）。4.4.2非自卸车由原燃材料接收人员负责安排卸车，对自卸车辆因故障需人工卸车的，经磅房、生产部验收人员和化验室现场质量管理人员联合确认改为非自卸，并加盖个人章后按非自卸车处理。4.4.3进厂原燃材料由化验室、审计部、生产部及使用车间按照《原燃材料质量管理办法》联合验收、取样，化验室缩分及封存样品时只记录编号，不应注明供应商或厂家，并对每户、每编号单独存放。在质量验收的过程中意见不一致时，以化验室的意见为准。供应商可参与取样、封样过程，否则视为认可。4.4.4原燃材料取样一式三份，分别用于化验室检验、生产部组织抽查、检验结果有异议的仲裁。4.4.5原煤夜间入场不取样，由相关责任单位次日上班后9点前完成取样。4.4.6化验室需及时组织进厂物资的检验，并根据对采购原材料的化验结果，在金蝶地磅系统中及时录入，并选取采购过磅单，生成相应的化验单，保存检查无误后审核，以备查询。4.5入库和结算、采购结算单4.5.1原燃材料入库结账数量截止日期为每月25日前入库且经生产部、审计部审核确认磅单。4.5.2物资管理部对同一采购订单的原材料过磅单根据实际结算需要和扣吨要求选择性选取过磅单，按标准制做物资采购结算单，并负责根据化验结果录入原煤热值，处理完毕后保存并通知化验室、调度室审核扣吨。4.5.3生产部调度室根据原燃材料进厂数量和化验室提供的检验结果，复核热值并按照有关规定对每日进厂原燃材料作出扣吨、作废或退货处理，同时需在采购结算单上计算输入扣吨量，处理完毕后保存并通知审计部进行审核。4.5.4审计部对调度室做出处理后的采购结算单进行严格审核，审核无误后确认形成外购入库单。4.5.5物资管理部根据采购结算单或入库单数量与供应商联系开具采购发票，取得发票后应到审计部门进行相应审核（附入库单或采购结算单，单据需盖审计章），审核完毕后，移交资产财务部。4.5.6资产财务部仓库管理人员应及时审核外购入库单，并在与收到的采购发票核准无误后，办理入库；同时，结合相应外购入库单下推生成采购虚拟发票后移交材料会计。4.5.7资产财务部材料会计核对发票及外购入库单上数量是否一致，同时对票据的真实性、有效性、合法性进行审核，审核无误后，依据有关凭证登记往来帐，并办理结算；对月末未开具发票的外购入库单进行暂估账务处理。4.6水泥、熟料出厂水泥、熟料出厂流程营销中心资产财务部生产部保安部车辆进厂空车过磅填写发货申请审核发货申请记账开具发货卡水泥车间付货重车过磅检查检查出厂YY出库过磅单开具提货票或销售出库单NONO4.6.1销售订单的制作4.6.1.1销售公司根据产品销售合同和销售计划制作销售订单。4.6.1.2资产财务部销售会计人员根据产品销售合同和销售计划对录入的销售订单进行审核，销售订单发货完毕或中途终止，由销售公司销售部长签字提出书面申请，写明原因，由销售会计人员核对后，进行关闭处理。4.6.2提货空车过磅司磅人员对进厂提货车辆进行过磅时只录入完整的车辆号，取数后保存形成进厂车辆皮重。4.6.3水泥销售提货4.6.3.1销售票房工作人员依据经销商派车单、运输司机持有的白卡、销售业务人员报车号等三种形式的提货申请，对袋装水泥进行提货处理，并在金蝶系统中生成销售出库单。对于散装销售提货，票房不录制销售出库单，只开出产品准装单，并注明销售订单号，给予提货（如需两张订单合卡提货时，需按优先清卡顺序提供订单号，并注明）。4.6.3.2汽运公司散装运输车辆提货时，由业务人员向销售票房报运输车辆计划（几辆车），汽运公司向销售票房报运输车号，票房工作人员核对无误后，给予提货。4.6.3.3火车出厂水泥、熟料由营销中心下达火车装车计划。4.6.4付货装车4.6.4.1生产部水泥车间根据提货卡、销售出库单或准装单提出的要求，严格核对票号、车号、品种、数量等，无误后方可装车付货，装车完毕后进行复核，并在提货单出门联上签字确认。4.6.4.2散装水泥在装车后、过磅前应对风机、罐口等部位施以铅封。4.6.5提货重车过磅4.6.5.1司磅员根据出厂物资的发运类型不同，选择“散装或者袋装”，并按规定要求过磅，打印磅单，并与提货票据仔细进行核对，判断是否存在水泥重量超过规定或不足的情况，如存在超重或不足现象应严格按规定进行处理。4.6.5.2袋装水泥过磅时出库净重允许超出销售出库单数量上的1.5%，不能少于原发量。4.6.5.3散装水泥需两张订单合卡过磅时，先录入需要清卡的订单号，在录入补提货的订单，选择后，单击单据合并，生成过磅单。散装水泥提货人员还需持过磅单到票房打印散装销售出库单。4.6.5.4销售票房人员根据提货人员的散装过磅单对金蝶系统中自动生成的散装销售出库单进行核对后保存，审核并打印。对生成销售出库单发现错误的，应及时与磅房联系，票房工作人员在金蝶系统中对出库单进行作废处理，并手工录入正确的销售出库单，录入保存审核完毕后，打印。在作废时应于备注中注明作废原因，同时票房和磅房工作人员应设置备查账簿，以供抽查。4.6.6产品销售出库的账务处理：月底，资产财务部销售会计根据金蝶系统中的实际销售出库数据，进行账务处理，结算主营业务收入，并结合提货数量及客户可开发票需求进行销售发票的开具，客户所开具的发票数量不得多于实际出库数量。4.6.7提货车辆出厂4.6.7.1党群工作部保安部门卫执勤人员对出门票据及车上货物确认无误后，放行提货车辆。4.6.7.2火车运输物资进出厂具体程序按照《火车运输物资进出厂作业管理标准》执行。4.7关于进厂原材物料因质量问题或其它原因需要退货的管理规