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公文写作探讨与分享张德超2018.9.18目录Contents第一章公文常识第二章公文格式第三章公文类型第四章内涵范式第五章注意事项为什么要学习公文写作？写作是思维的表达，是思维能力的表现。序思维表达口语表达说话书面表达写作文学写作应用写作为什么要学习公文写作？公文文书：是指法定机关为公事所用的文本。是国家机关、社会组织和团体行使职权，办理公务所使用的文书。公文写作：是指公务文书的写作，是文件的拟稿工作，它是机关制发文件的第一个工作环节。序为什么要学习公文写作？从办公角度看：它是机关工作的纽带，是领导工作的助手，是保密工作的重要环节，是档案工作的基础。从企业角度看：它是领导水平的客观反映；是塑造单位良好形像的对外窗口；是体现工作效率和质量的真实写照。从个人角度看：它是我们的必修课也是从事好机关工作的必备技能。序Chapter1公文常识公文常识国家法定的行政公文种类•《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)规定：•15种：决议、决定、命令（令）、公告、通告、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。一公文常识常用公文命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报报告、请示、批复、意见、函、纪要12种一公文常识应用文•含义：是国家机关、企业、事业单位、社会团体、人民群众用于工作、学习、生活等方面，直接为现实生活服务，具有实用价值、惯用格式的一类文章的总称。•分类：公文、工作文书（章程、制度）、法律类（笔录、诉状、判决书）、经济类（财务报告、市场调查、招投标书、合同）、条据类（请假条、留言条、借据、收条欠条）、书信类（慰问信、推荐信、情书、辞职申请书）、礼仪类（祝词、贺信、请柬、欢迎词、悼词、讣告、对联）、启事类（征稿启事、征婚启事、寻人启事、寻物启事、招聘启事）。一公文常识公文之初了解•命令（令）：适用于宣布施行重大强制性措施，嘉奖有关单位及人员。•决定：适用于对重要事项或重大行动做出决策和部署，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下属机关不适当的决定事项。•公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。一公文常识公文之初了解•通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。•通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。•通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或告知重要情况。一公文常识公文之初了解•报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问事宜。•请示：适用于向上级机关请求指示、批准。•批复：适用于答复下级机关的请示事项。一公文常识公文之初了解•意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。•函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。•会议纪要：适用于记载会议情况和议定事项。一公文常识公文之再判断•公告VS通告：•一是从所宣布告知事项的性质来看，“公告”重于“通告”；•二是从所公布的范围看，“公告”大于“通告”；•三是从发布的机关看，“公告”高于“通告”。一公文常识公文之再判断•通告VS通知：•告“告”字是普遍告知的意思，是把某一机关、组织的意图、要求普遍告诉人们知道并加以遵守。•知“知”字具有特定告知的意思，有可能告知所属单位全部下级单位、人员，也可能告知部分下级单位，要求他们知照办理。一公文常识公文之再判断•请示VS报告（都是上行文）•行文要求不同“报告”不要求上级批复，“请示”要求上级批复；•行文时间不同“报告”是事中或事后行文，“请示”只能是事前行文；•文种性质不同“报告”属陈述性的上行公文，“请示”属请求性的上行公文。•结尾用语不同报告”一般用“特此报告”、“以上报告如有不妥，请批示”等用语；“请示”一般用“可否（妥否、当否），请批示”。一2020年3月20日12时41分2020/3/20Chapter2公文格式2020年3月20日12时41分2020/3/20公文格式版头•版头：•“公文份数序号”、“秘密等级”和“保密期限”、“紧急程度”、“发文机关标识”、“发文字号”、“签发人”等内容。•行数和字数：•一般每面排22行，每行排28个字。二2020年3月20日12时41分2020/3/20公文格式主体、版记、公文纸型主体版记公文纸型标题主送机关正文附件成文时间公文生效识附注……抄送印发机关和印发时间公文用纸采用国际标准A4型。公文一律采取左侧装订的形式。二公文格式成文日期•安排在文件末尾，落款之下；•没有落款的公文，日期就直接写在写在正文右下方；•成文日期与落款要上下对称，年月日的第一个数字不宜超越落款第一个字，日字靠右以空四个字为宜。•成文日期必须写明年月日，使用阿拉伯数字（15年05月X）。二公文格式用印和签署•用印和签署：除“会议纪要”外，公文均应加盖印章。•一般用印方法：居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。•联合行文用印：主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，排列整齐，不相交或相切，相距不超过3毫米。二公文格式成文日期二密级：绝密、机密、秘密份号紧急程度：特急、加急保密期限发文机关标志发文字号标题分隔线主送机关正文Chapter3公文类型公文类型上行文•上行文是下级机关向上级领导机关（包括有业务指导关系的上级机关在内）的行文。•文种一般是请示、报告和上报的意见。总结、计划等可另加“文头”。•一般不能越级。•不能交叉向上级机关行文请示、报告或提出意见。•受双重领导的机关，在向上级请示时，应主送一个上级机关，同时抄送另一个上级机关，不可一并报送。三公文类型下行文•下行文是上级机关对所属下级组织的行文。•一般是决定、命令（令）、意见、通知、通报、会议纪要、批复等，另加通知为主件，将下发的应用文作为附件一并下发。•一般只发直属下级。•上级机关不可与下属机关联合向基层发文。三公文类型平行文•平行文是平行机关或不相隶属机关之间的行文。•一般是“函”、“周知性通知”和告知性的“意见”。•写法上要做到态度谦和，多用商量的语气，不能强加于人，更不能用指示性的口吻。三Chapter4内涵范式内涵范式通知•一般分为公布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知、一般性通知、事务性通知、会议性通知、任免性通知。•周知性通知：要求受文机关知晓某一事项的通知，例如会议通知、人事通知、人事任免通知等。•会议性通知用于发布召开会议、告知有关事宜时使用的通知，限于上级对下级机关，平级机关或不相隶属机关之间用“邀请函”（工作联系单）。四内涵范式通知•周知性通知：标题：一般应由发文机关、事由和文种三要素组成。•正文：会议通知应写明召开会议缘由、目的、会议名称、组织召集单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到的时间及地点，需要准备的材料、食宿安排和其它事项；有时还要写明交通路线、交通工具等。四内涵范式范例：四内涵范式范例：四内涵范式请示•各机关都有自己的职权范围，对属超出职权范围的事项，凡涉及有关方针政策界限、工作中的重大问题、需要上级机关予以审核批准的事项（如财政支持、资产购置、人员定编、机构设置）等诸多方面的内容时，应以“请示”行文。四内涵范式请示•标题：由发文机关、事由、文种三要素组成。•正文：请示事由——要用简明扼要的语言将请示的原因和背景情况或者请示问题的依据、出发点及思想基础交代清楚；要抓住主要矛盾，采取叙事和说理相结合的表达方式，叙事要精炼，说理要透彻，力戒繁冗累赘。请示事项——要和盘托出，直截了当，明白显露，请求上级机关作出答复。•结尾：妥否（可否、是否可行），请批示。四内涵范式范例：四内涵范式范例：四内涵范式报告•一般分为工作报告、情况报告、呈请性报告、检讨（检查）报告、例行报告、回复性报告、送文送物报告。•写作通用规则——三段式：情况，做法，问题（意见）/情况（做法），问题，今后意见/情况，原因（责任），下步做法/情况，原因，责任及处理意见/情况，问题，建议。四内涵范式报告•标题：由发文机关、事由、文种三要素组成。•正文：开头为报告引据，简明扼要的语句交代出全文主要内容或基本情况，也可陈述有关的背景或缘由，开门见山，落笔入题。报告事项，要准确简要、条理明晰的将有关工作或事情的情况表达清楚，给人全面、深刻的了解。•结尾：以上报告如有不妥，请批示。/特此报告。四内涵范式范例：四内涵范式范例：四内涵范式会议纪要•会议纪要是传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的文种。•主要内容：•一是写明会议研究和解决的中心议题；召开会议所依据的文件精神或上级指示以及批准机关；会议召开的政治、经济背景；会议的宗旨、目的。•二是写明会议的名称、召开的时间、地点、主持人、参加人员及所在单位，会议的经过，主要收获。•三是会议研究讨论的问题及决定事项，包括会议的基本情况，对工作的分析、提出的问题、决定的事项以及大会提出的要求和希望。四内涵范式会议纪要（会议记录）•标题：机关名称+会议名称+文种/会议名称+文种/正、副标题式。•正文：总述部分，是全文的前言、导语，即会议情况；分述部分，应写出会议讨论的情况和结果，一些小型会议可不写讨论情况直接写决议事项。•结尾：一是提出希望、号召；二是交代会议的有关事项。四内涵范式范例：四内涵范式函•标题：关于+事项+的函。•正文：缘由+事项•结尾：申请函（可否，请函复。）/商洽函（可否，盼予函复。）/答复函（此复。）四内涵范式函•函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。•答复函•申请函•询问函•按内容分•商洽函•告知函•来函•复函•按行文方向分四内涵范式范例：四内涵范式范例：四西南交通大学关于《四川德诚公司关于对新员工开展技能培训的商洽函》的复函编号：XJ2012001四川德诚公司：贵公司DC2012001号函已收悉，经我院商讨研究，现答复如下：我院校接受贵公司的邀请，并已做好相关准备，培训导师定于2012年9月9日到达贵公司，望予以接待。联系方式：王老师（博士，研究生导师）139**********附：培训方案及课时安排二〇一二年八月十二日内涵范式条例、规定、办法•要注意体现整体政策思想的准确性，做到既无“缺口”，又无“重叠”，更无矛盾。•形式多样，不离其宗。•可以章条款式（全篇设章、章下分条、条下有款），也可以开头说明制发缘由、目的和依据，然后分条列项；•还可以全文由若干条项贯通，但内在结构就是“总-分-附”。“总”即开端要讲明制定的目的、依据与适用范围，“分”即规定的具体事项内容，“附”即用来明确时效、地效、人效、解释权及未尽事宜的部分。四内涵范式条例、规定、办法•区别情况，规范行文。在行文时，要用“通知”作“文件头”来加以颁行。•全面具体，用语严谨。内容要合理、切实、全面、具体，要字字清清楚楚、句句掷地有声。四内涵范式总结•标题：公文式标题——单位名称+适用时限+文种。•新闻式标题——《开足马力保持第一——某某公司2014年度工作总结》。•基本情况概述：概述工作的基本情况、背景、环境、指导思想及工作成效和总体评价。•主文：“三大块（基本情况、主要做法、问题及今后打算）”式；“因果倒置（先讲成绩再讲取得成绩的原因）”式……。四内涵范式总结•基本做法——写明做了哪些工作，是怎样做的。•成绩与经验——对成绩进行分析研究，并上升到理性高度，总结出带有规律性的认识。•问题与教训——存在的不足之处和尚未解决的问题。四总结四项注意找出规律突出重点功夫下在平时磨刀不误砍柴工+不要十步九回头++•忌“流水账”（不分主次，不讲轻重，事无巨细，面面俱到）。•平时占有丰富材料，不再“巧妇难为无米之炊”。•跑步向前把初稿写出来，再精雕细琢。•“七分想，三分写”，先列提纲再下笔。内涵范式计划•标题：制文单位+时间概念+文种。•正文：一般由“做什么”、“怎样做”构成正文主体，最后由一个极其简短的号召性结尾组成。•“做什么”即计划的指导思想、总的要求与主要指标