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采购手册第一章采购手册的编定目的采购手册的编订目的为了使公司有关采购事务均能遵循制度办理，便于最适当时间、在可能范围内以最低价格，向最适当的供应商，购买品质最佳、数量最恰当的商品或服务，特制订本手册。第一章采购的定义采购的定义企业根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。第二章适用范围适用范围1．进口/国产油墨类2．感光材料类3．机械设备类4．溶剂类5．其他辅助类产品6．印花类第四章采购政策一．采购政策1．本公司商品供应采用集中采购制度。2．本公司商品采购计划系根据门店商品需求计划而拟订。3．本公司对储备商品采用预购备用方式采购，对非储备商品采用现用现购方式采购。4．本公司采购人员应采取客观公正之态度并保持价值观念从事业务。5．本公司采购得经由供应商或制造商以询价、比价、议价方式办理。6．每一购案之供应商或制造商，除因采购金额微小或因事实上不可能外，应以指定两家或两家以上询价为原则。7．本公司采购在必要时以订立长期合约或短期采购合约方式办理。是否以订约为宜，及订约有效期限之长短，应以与本公司最有利之因素考虑。8．本公司对商品采购应加强计划与预算之功能，以增进效率，降低成本。9．本公司对商品采购应实施市场调查工作，建立有关资料，作为选择供应商之依据。10．本公司对商品采购工作之进行，应实施独立之追踪制度，以增进工作效能。11．本公司对商品采购过程应保持完整之记录，以供充分参考运用。二．采购政策之评估与修订采购政策之评估作业，应先依据公司现行的采购政策，对各采购项目的供应来源展开研究，并列出其优、缺点；其次再以“采购项目”为主，针对每一个项目的采购政策，予以检讨修正，进而消除现有政策对采购项目所既存的缺点。在检讨修正采购政策时，同时应以业种别、厂商别及零件别为基准，进行检讨其影响购入成本的变动因素，例如：目前及日后的经济动向市场变化等因素，加以思考分析，才决定是独家采购，还是多家分散采购或一般性订购方式，以使购买政策具有高度弹性。在评估采购政策时，可使用下列检核项目，进行检讨：1．采购政策是否具有可配合市场、经济动向或其交易内容变异之弹性？2．中、长期或年度的采购执行方式是否明确？3．在执行订货前，是否已检讨集中及分散采购等方法的优缺点？4．交易形态能否适切的运用，以降低采购成本？5．改变订货量对于采购成本会有影响吗？6．是否对供应商进行评鉴？7．是否依供应商评鉴结果进行订货？8．是否积极的辅导或培育协力厂？9．对协力厂的辅导成果是否反映在采购成本上？第五章采购制度采购制度采购制度系指企业对采购工作之管理。依据企业的规模、地理条件、产品种类等采取中央集权方式的“集中制”，或是地方分权方式的“分散制”，或是兼分权与集权的混合方式的“混合制”。一．集中制将采购工作集中一个部门办理，做到极点时，总公司各部门、分公司及各工厂均无采购权责。（一）优点1．集中采购可使数量增加，提高对卖方的谈判力量，较易获得价格折让与良好服务。2．只有一个采购部门，因此采购方针与作业规则，比较容易统一实施。3．采购功能集中，减少人力浪费；便利人才培养与训练；推行分工专业性，使采购作业成本降低，效率提升。4．建立各部门共同物料的标准规格，可以简化种类，互通有无，亦可节省检验工作时间。5．可以统筹规划供需数量，避免各自为政，产生过多存货，各部门过剩物资，亦可相互转用。（二）缺点1．采购流程过长，延误时效；零星、地域性及紧急采购状况难以适应。2．非共同性物料集中采购，并无数量折扣利益。3．采购与使用单位分离，采购绩效较差。例如规格确认，物品转运等费事耗时。（三）使用状况1．企业产销规模不大，采购量值小，全公司只要一个采购单位来办理，即可充分满足各部门对物品或劳务的需求。2．企业各部门及工厂集中一处，采购工作并无因地制宜之必要。或部门与需用部门虽非同处一地，但因距离亦非遥远，通信工具相当便捷，采购工作集中由一单位办理，尚不至于影响需求时效。3．企业虽有数个生产机构，但是产品种类大同小异，集中采购可以达到“以量制价”的效果。二．分散制将采购工作分散给各需用部门分别办理。此一种制度通常使用于企业规模较大，工厂分散与较广区域的企业。此类企业，若采用集中制，则容易产生采购上的迟延，且不易应付紧急需要，而购用部门的联系相当困难，采购作业与单据流程显得漫长复杂。除了前述地理因素造成采用分散制的理由外，若散布各地的工厂，在生产设备、贮藏设备、社区的经济责任等，具有独特的差异性时，亦以采用分散制较为适宜。三．混合制兼取集中、分散制优点而成。凡属共同性物料，采购金额较大者，或进口品等，均集中由总公司采购部办理；小额、因地制宜、临时性的采购，则授权分公司或各厂执行。公司组织架构图参见后附图第六章采购授权采购授权为了圆满执行工作并达到目标，采购部门应有下列四种决策权：1．供应商之选择。2．交易价格及条件之决定。3．采购规范之确认。4．与潜在供应商之接触联系。再就采购部门而言，为实施分层负责，提高工作效率，通常会实施下列两种授权措施：内部授权采购主管秉承上级主管或公司制度，在一定金额内有决定采购之权。超过此一权限，仍需呈请上级主管核定。外部授权除了采用混合式采购制度之外部授权状况外，尚有对于执行专案计划人员之授权（不受公司原有采购制度之约束），或采购部门认定由使用部门自行办理更为妥当之授权。金额较大之外部授权，采购部门应保留查核之权，以免发生流弊。公司采购核决表负责人权项目限采购负责人采购主管采购经理总经理油墨/溶剂制定审核复审决策机械及周边产品制定审核复审决策其他类别产品制定审核复审决策第七章采购作业流程一、作业流程凡企业规模愈大，采购金额偏高者，对程序的设计愈为重视。兹将一般采购作业的流程设计应注意的要点，列述如下：1．先后顺序及时效控制即应注意其流畅性与一致性，并考虑作业流程所需要时限。譬如，避免同一主管对同一采购案件，做数次的签核；避免同一采购案件，在不同部门有不同的作业方式；避免一个采购案件会签部门太多，影响作业时效。2．关键点之设置即为便于控制，使各项在处理中的采购作业，在各阶段均能追踪管制。3．划分权责或任务即各项作业手续及查核责任，应有明确权责规定及查核办法。譬如，请购、采购、验收、付款等权责均予区分。4．作业过程中发生摩擦、重复与混乱即注意变化性或弹性范围以及偶发时间之因应法则。5．繁简或被重视的程度，应与所处理业务或采购各项的重要性或价值的大小相适应即凡涉及数量较大，价值较高，或易发生舞弊之作业，应有较严密之处理监督。反之，则可略予放宽，以求提高工作效率。6．程序应合时宜即应注意程序的及时改进。早期设计的处理程序或流程，经过若干时日后，应加以检讨，不断改进，以因应组织的变更，或作业上的实际需要。二、采购作业流程:1．接收分店询问信息:采购部人员在收到各销售部门的信息(不管是询价/货/专业知识/物流等),都要详细的记录(门店/联系人/信息内容/需求速度等),并按轻重缓急,先后顺序处理;注:采购部与业务部门业务往来要记录备案,建立完善的产品资料库,方便日后作业;2．询问供应商相关问题:收到分店信息,在第一时间按顺序咨询供应商,将供应商的信息反馈记录并备案,在沟通的时候最好举一反三,将分店的信息多元化,分店问一个货源,我们可以收集供应商其他的信息如其他货有没,价格有没便动,定多有没便宜,库存还剩下多少,其他竞争对手拿货情况,给竞争对手的价格等信息,这样做到有惫无患,也方便与门店的沟通,同时扩大公司信息资源化;3．信息反馈给分店:将供应商反馈的信息反馈给分店直接联系人或通过QQ留言的方式,确保信息的传达成功;4．接收订货信息:分店根据存货/客户订货等需求向采购部发送采购订单(最好以QQ或传真的形式下单,单上最好注明是客人需要还是备货或其他内容),同时也要确认采购部直接当事人是否收到订单;负责人负责产品内容油墨网纱感光材料粉溶剂机械设备烫金纸热转印/水转印材料胶刮水性印花材料其它辅助类产品5．确定供应商和制定采购单:接收门店的订单后,整核其他门店的订单,选择质量优质,价格最低,服务态度最好,送货速度最快的供应商,然后制定计划采购单,并在采购订单上一定要注明供应商名称/电话/传真/联系人/品名/规格/数量/价格/总金额/需求店名/交货时间/地点/店内联系人/货运方式/运费状态/结款方式/采购员名称及备注;然后将采购单根据标准审核;6．审核并发送订单:100-2000元经采购主管审核方能采购,2000-10000元经采购经理审核才能采购,10000-50000经采购经理及财务主管审核执行采购,50000以上经采购经理/财务主管/总经理审核由采购主管执行采购;将经审核过的采购单发送给供应商,然后确认货源状况/发货时间/货运方式/到货时间/货运公司名称,电话及收货地址或供应商送货安排;7．将发货及物流信息反馈给分店:将供应商反馈信息与采购订单传给订货分店,确认信息接收到位;8．分店收货后确认货况并知会到货状态给采购部:分店在收到供应商货时,以采购订单为收货依据,确认数量/金额/质量符合标准后将信息反馈给采购部;9．现金采购按付款流程付款,月结采购按流程将单据上交财务部:在确认第8步完成后,根据订单上的说明付款,月结供应商将送货单签名后转交财务部;10．汇总月/季/年采购总额并加以分析:按每月/季/年汇总采购金额,分析大型供应商每月/季/年采购占比率,同比去年/上个月和上季度的增降趋势,并从销售/供应商自身三个方面找出原因,逐步去改善;第七章采购部门之隶属采购部门之隶属总经理采购经理采购主管采购专员经理助理采购助理第八章采购人员之选用一．才能方面（一）成本意识与价值分析能力采购支出系构成销货成本的主要部分，因此采购人员必须具有成本意识，精打细算，锱铢必争，不可“大而化之”。其次，必须具有“成本效益”观念，所谓“一分钱一分货”，不可花冤枉钱，买品质太好或不堪使用之物品。随时将投入“成本”与产出（使用状况——时效、损耗率、维修次数等）加以比较。此外，对报价单的内容，应有分析的技巧，不可以“总价”比较，必须在相同的基础上，逐项（包括原料、人工、制造费、税金、利润、交货时间、付款条件等）加以剖析评断。（二）预测能力在动态经济环境下，物品的采购价格与供应数量经常调整变动。采购人员应能依据各种产销资料，研判货源是否充裕；与供应商的接触，从其“惜售”的态度，亦能揣摩物品可能供应日绌；从物品原料价格的涨跌，亦能推断采购成本将受影响的幅度有多少。总之，采购人员必扩充视闻，具备“察言观色”的能力，对物品将来供应的趋势能预谋对策。（三）表达能力采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通，必须能正确、清晰表达所欲采购的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解。特别是忙碌的采购工作，必须使采购人员具备“长话短说，意简言赅”的表达能力，以免浪费时间。“说之以理，动之以情”来争取优惠的采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。（四）专业知识采购人员对其经办的产品，若能了解原料来源、组合过程、基本功能、品质、用途、成本等，将有助与供应商的沟通，并避免“敌暗我明”吃亏上当。有了专业知识，更能主动开发新来源或替代品，有助于降低采购成本。二．品德方面（一）临财不苟得采购人员所处理的“订购单”与“钞票”并无太大差异，因此难免被“惟利是图”的供应商所包围。无论是威迫（透过人际关系）或利诱（回扣或红包），采购人员必须维持“平常心”、“不动心”，否则以牺牲公司权益，图利他人或自己，终将误人误己。“重利忘义”之徒，实难胜任采购职责。（二）敬业精神“缺货或断料”实为采购人员最大之耻辱。固然造成料品短缺之原因甚多，若采购人员不能抱持“舍我其谁”的态度，负责调度所需之货品或物料，则公司之损失，必将可观。（三）虚心与耐心采购人员虽然较占上风，但对供应商之态度，必须公平互惠，甚至不耻下问，虚心求教，不可趾高气扬，傲慢无礼。与供应商谈判或议价的过程，可能相当艰辛与复杂，采购人员更需有忍耐、等待的修养，才能“欲擒故纵”，气定神闲