Excel2007高级使用技巧

Excel2007提升培训班Contents一：数据录入和格式化工作表二：公式与函数的应用及案例三：图表及打印输出及其它设置四：数据分析及管理综合案例练习一、数据录入和格式化工作表1、Excel2007的数据录入技巧；2、自定义数字格式；3、Excel2007条件格式设置；4、数据有效性及案例；5、EXCEL多工作表链接、冻结与并排；6、EXCEL工作表的数据保护功能；1.1、数据录入的相关技巧说明性，解释性的数据描述，非数值类型的。如，员工编号、姓名、出生年月、手机号码常常用于各种数学计算的数据。如：工资、学生成绩、销售额等是以“=”号开头，它可以是简单的数学式，也可以是包含各种Excel函数的式子数值文本公式数据录入技巧灵活使用TAB、ALT、ENTER键录入分数：零+空格+分数录入文本格式数字（邮编、电话等）：单引号+录入内容输入当前日期、时间：Ctrl+;和Ctrl+Shift+;录入特殊字符（对号、平方）;不连续区域的填充：Ctrl+Enter填充柄录入（序列填充）插入批注数据录入技巧引入动态数据—导入WEB资料导入外部数据大型工作表中单元格（区域）选择使用智能标记进行输入使用工作表组加快多工作表创建和数据输入速度数据朗读7高效的Excel快捷键快捷键实现操作Ctrl+鼠标滚轮缩放当前视图Ctrl+Shift+方向键选择连续系列数据Ctrl+A选择全部数据Ctrl+;/Ctrl+Shift+;输入当前日期/时间Shift+F11新建工作表Alt+Enter在单元格内强制换行使用键盘快捷方式定位到所需位置快捷键功能描述Shift+箭头键通过按箭头键可逐个单元格地扩展选择范围。Ctrl+箭头键移到数据的边缘。F5打开“定位”对话框。F2编辑活动单元格，并将插入点放到单元格内容末尾。Ctrl+End将插入点移到工作表中最后一个使用的单元格。Ctrl+Home将插入点移动到工作表的开头。PageUp向上移动一屏。PageDown向下移动一屏。Alt+PageUp向左移动一屏。Alt+PageDown向右移动一屏。Ctrl+Shift+PageUp选中当前工作表和上一个工作表。Ctrl+Shift+PageDown选中当前工作表和下一个工作表。1.2、自动限定数据格式案例分析（1）在数字后面自动添加单位（如：元、千克等）将文本字符括在双引号()内或在单个字符前面添加一个反斜杠(\)（2）输入身份证的前几位51102519@（3）输入条形码前的某些重复数字“999999999”@（4）定义小数点对齐、分数对齐???.???#???/???（5）自定义各种特殊日期格式mmmmd,yyyy(dddd)December30,2008(Tuesday)yyyy“年”m“月”d“日”aaaa2008年12月30日星期四选择性粘贴格式刷选择性粘贴◦公式◦数值◦格式◦批注◦转置◦粘贴链接格式刷1.3、Excel2007条件格式设置；1、EXCEL表格的排版技巧；2、EXCEL条件格式1.3.1、单元格格式设置文字的对齐与旋转合并单元格使用工具栏上的快捷按钮格式—单元格—对齐—合并单元格自动换行格式—单元格—对齐—自动换行强制换行ALT+ENTER文字旋转格式—单元格—对齐—文字方向设定边框和底纹使用工具栏上的“边框”“底纹”快捷按钮格式—单元格—边框—图案1.3.2、条件格式管理器设置什么是条件格式◦当单元格的值满足预先设定的条件时，自动将单元格设置成预先设定的格式多条件格式的规则◦按从上到下的顺序判断条件并执行◦最多指定三个条件根据公式自动设置格式◦在条件格式中使用公式和函数◦实现隔行变色等的特殊格式掌握ROW和MOD函数的用法==mod(row(),2)◦案例简析1.4、数据的有效性提高数据录入准确性----有效性检查。什么是数据的有效性？数据有效性是一个包含帮助你在工作表中输入资料提示信息的工具.它有如下功能：(1)给用户提供一个选择列表(2)限定输入内容的类型或大小(3)自定义设置数据有效性的设置提供下拉式菜单的输入设置输入提示设置出错警告自定义有效性条件1.5、如何处理大型工作表在Excel多个工作表间快速切换◦技巧一：用快捷键快速导航工作表Ctrl+PageUp移到上一个工作表Ctrl+PageDown移到下一个工作表◦技巧二：右键菜单准确定位工作表右击导航状态按钮选择所需工作表标签名冻结工作表窗口大型工作表数据的分组、分级显示命名单元格或单元格区域，以便能够快速返回到这些工作表区域组合工作表，以便同时在多张工作表中输入共用数据并排比较数据◦两个工作簿将在同一个窗口中打开。当一个工作簿滚动时，Excel将使第二个工作簿自动滚动相应数量的单元格工作表间的数据链接◦创建引导型页面◦创建链接按钮◦创建超级链接及编辑超级链接◦设置工作表及行号列标的隐藏同时比较两个工作簿可能很困难1.5、如何处理大型工作表1.6、数据保护功能保护工作表、工作簿（1）为工作簿加密码（2）以隐藏方式保存工作簿（3）为工作表加密码（4）隐藏工作表，并阻止其他人随意取消隐藏（5）设置不同区域不同密码（6）设置只有部分单元格可编辑（7）隐藏敏感公式设置表格的锁定保护◦将允许用户更改的单元格区域设置为解除锁定状态◦隐藏单元格的公式先选中全表—格式—单元格—保护--把选定和隐藏上的两个勾去掉。再选中你要隐藏的单元格，格式—单元格—保护--把选定和隐藏前的两个勾打上。再选工具-保护-保护工作表◦将工作表进行保护的设置(加密)二：图表及打印输出及其它设置创建Excel图表2.1编辑Excel图表2.2打印输出及其它设置2.3图表在数据分析中的作用柱形图：用来显示一段时间内数据的变化或者描述各个项目之间数据比较图表线性图：主要用于以等时间间隔显示数据的变化趋势，强调的是时间性和变动率，而不是变动量饼形图：显示数据系列中的项目和该项目数值总和的比例关系。它只能显示一个系列的数据比例关系组合图2.1创建分析图表确定分析目标明确表格数据的取值范围图表向导使用一键成图创建图表2.2图表的编辑、美化技巧常规编辑技巧◦改变图表大小◦移动图表位置◦图表内其他对象编辑图表的特殊编辑◦向图表添加数据◦删除图表内数据文字数据修饰线和阴影修饰背景修饰设置图表的序列格式综合案例分析2.3打印输出及其它设置页面设置工作表的页眉、页脚分页符和打印选项工作表参数设置设置打印区域自动打印统一表头打印指定页面打印连续页码一次打印多个工作表使某个工作表不能被打印三：公式与函数的应用及案例公式的基本用法3.1函数分类与常用函数应用举例3.23.1公式的基本用法双击填充柄复制公式区别公式中各种单元格引用方式◦绝对引用◦相对引用◦混合引用◦三维引用跨工作表或工作簿的数据计算◦不同工作表间数据的计算◦不同工作簿间数据的计算自动求和与自动计算功能的使用3.2函数应用与常用函数应用举例◦函数：是预定义的公式，通过使用一些称为参数的特定值来安特定的顺序和结构执行计算函数的使用方式=函数名称（参数1，参数2，参数3……)函数的嵌套特性◦一个函数可以引用其他函数的结果作为参数◦Excel最多支持七层嵌套函数逻辑文本类函数应用日期时间函数应用查询引用类函数应用统计计数类函数应用其他常用函数应用财务函数应用3.2.1逻辑文本类函数IFAND\ORLENMID\LEFT\RIGHTCONCATENATEEXACTIF函数判断一个条件是否满足，如果满足返回一个值，如果不满足则返回另一个值语法：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)条件为真时条件为假时AND\OR函数AND函数的作用：是对多个逻辑值进行交集计算，返回逻辑值语法：AND(logical1,logical2…)OR函数的作用：是对多个逻辑值进行并集计算，返回逻辑值语法：OR(logical1,logical2,…)MID(MIDB)\LEFT\RIGHT函数MIDB函数作用自文字指定位置开始向右提取指定长度的字符串，操作对象均为文本，MID以字符为单位，MIDB以字节为单位截取语法：MID(text,start_num,num_bytes)LEFT返回文本字符串中的第一个或前几个字符，RIGHT返回文本字符串中的最后一个或后几年字符语法：LEFT(text,num_chars)语法：RIGHT(text,num_chars)CONCATENATE函数CONCATENATE函数的作用是将几个字符串合并为一个文本字符串语法：CONCATENATE(text1,text2,…)也可使用“＆”运算符代替实现文本的合并EXACT函数EXACT函数的作用：测试两个字符串是否完全相同。如果它们完全相同，则返回TRUE;否则返回FALSE。EXACT函数能区分大小写，但忽略格式上的差异语法：EXACT(text1，text2)参数：Text1是待比较的第一个字符串，Text2是待比较的第二个字符串3.2.2日期与时间函数：DATE：返回代表特定日期的序列号◦语法：DATE(year,month,day)NOW：返回计算机内部时钟的当前日期和时间◦语法：NOW()TODAY：返回当前日期的序列编号◦语法：TODAY()注意：序列号是MicrosoftExcel日期和时间计算使用的日期-时间代码。MicrosoftExcel可将日期存储为可用于计算的序列号。默认情况下，1900年1月1日的序列号是1，而2008年1月1日的序列号是39448，这是因为它距1900年1月1日有39448天。3.2.3查询和引用类函数LOOKUPHLOOKUPVLOOKUPINDEXMATCHLOOKUP使用LOOKUP函数是在单行区域或单列区域中查找数值，然后返回第二个单行区域或单列区域中相同位置的数值LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)说明：lookup_vector为第一个包含一行或一列的区域；result_vector为第二个包含一行或一列的区域，其大小必须与参数lookup_vector相同HLOOKUP_实现水平查找使用HLOOKUP函数可以在表格的首行查找指定的数值,并由此返回指定行处与该数值同一列的数值，当比较值位于数据表首行时，可使用此函数语法：HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)VLOOKUP_实现竖直查找在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。当比较值位于数据表首列时,可以使用此函数语法：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)INDEXINDEX函数用于返回表或者区域中的值或值的引用语法：INDEX(reference,row_num,column_num,area_num)ref:表示对一个或多个单元格区域的引用，如是多个区域需用括号括起来；row\column：表示引用中某行\列的序号；area：表示选择引用中的一个区域（对于多区域引用）MATCHMATCH用来返回在指定方式下与指定数值相匹配的数组中元素的相应位置(返回的不是数值本身)语法：MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)L_value：为需要在数据表中查找的数值L_array：表示包含参数L_value的连续单元格区域M_type：指明如何查找值，可取-1、0或1三个值：-1：查找大于或等于Value的最小值，array须降