汇报管理制度

本亨牧业有限公司汇报管理制度目的：为明确工作汇报及审批方式，提高办公效率，加强各级审核人对工作的监管，特制定本制度。适用范围及施行日期：本制度适用于公司各部门、自下发之日起执行。内容：一、助理负责职责范围内的报件登记、统计、催办、跟踪、反馈及考核责任落实等工作。二、各部门报件流转、接收、登记及统计等工作应有专人负责。无专职文员的，应由部门经理指定。三、领导交办的任务必须第一时间落实，落实后应主动反馈任务。四、根据事件的紧急程度分为：面报、电话报、信息报、书面报。1、面报面报指根据领导批示或工作汇报人申请，向部门经理以上级别领导当面汇报工作的汇报方式。2、未能及时面报的，责任人必须上报纸件，不得因未能预约面报而延误工作。3、董事长或总经理批示或批准面报的，汇报人应立即向领导秘书（无秘书的直接与领导本人预约面报时间。预约时，必须详细说明面报内容。4、面报前，汇报人须将面报所涉及的相关资料准备齐全，明确面报工作的具体内容、存在问题、拟解决办法及时限、需领导给予协调的事项等。正在开展的工作，要落实工作进度，是否逾期及影响。5、面报时，责任人汇报内容必须真实准确、实事求是，不能只说成绩，对当前工作中的问题要及时提出，如是自己解决不了的，或者需相关部门配合的事宜，需与领导准确沟通，并领会领导的解决思路，不允许出现问题不汇报。面报中领导交办的工作，需结合目前工作进展情况，合理准确的确定完成时限，同时向领导讲明目前的工作进展情况，此项工作中可能遇到的困难，以及拟解决措施或建议，与领导沟通后拟定出切实可行的完成时限，严禁发现问题不向领导汇报，导致工作时限制定不准确无法执行。6、面报部门领导接到面报通知后，应立即组织相关面报人员按通知时间进行面报。需多个部门共同面报的，牵头部门应沟通关联部门一并面报，避免重复面报。7、面报时，要将当日应汇报的所有工作逐条逐项整理好，持纸件一次性汇报清楚，并将领导的意见直接落入纸件，确保下步工作有据可依。8、面报责任人在面报结束后，根据领导的指示意见应在次日上午10时前上报工作落实或完成情况；因特殊情况不能面报的，应以纸件形式说明情况并进行汇报。9、各部门在日常工作中发现的问题或存在问题，应制定解决措施及解决办法并于当日上报，上报时限不能超过24小时。10、向董事长（总经理）汇报工作前，包括会议中向董事长（总经理）汇报、日常向董事长（总经理）面报等，均需针对所要汇报的工作或内容组织开会研讨，把其中可能涉及到的所有问题系统、全面的理顺清楚，并针对所有的问题提出可行的解决办法，不允许出现向董事长（总经理）汇报时，汇报思路混乱、不清晰，存在问题未研讨清楚等现象。五、电话报与公司有关的重要突发事件、紧急事件、重大信息及影响公司声誉的信息必须5分钟内汇报情况，同时30分钟内将经充分分析、全面考虑的解决意见逐级上报董事长或总经理。如董事长或总经理不在公司，由主管领导第一时间进行短信或电话请示，并将董事长或总经理意见在报件上注明后先行执行。如相关责任人未获知相关信息，员工通过其他渠道获取突发事件发生的信息后，需第一时间主动向主管领导上报突发事件情况，主管领导应祥细了解清楚突发事件并逐级上报。六、董事长（总经理）出差期间的工作汇报（信息报）1、董事长（总经理）出差期间如有急件上报请示，需各部门将上报纸件编制成电子档文件上报公司行政部，由行政部门指定人员报董事长（总经理审批。2、行政部通过董事长（总经理）专用邮箱收发邮件，同时邮箱密码要做好保密，防止非权限人员修改邮件导致邮件内容与董事长（总经理）阅示内容不一致，因行政部门未做好邮件保密工作导致邮箱外泄，责任人承担因此造成的所有损失，同时符合解除劳动合同条件的予以开除处理。3、各审核人意见的电子档报件必须与纸件内容完全一致，并于纸件一同上报，否则由责任人承担因此造成的损失。4、电子档报件严格按照制度下发格式进行编写，邮件正文明确指出报件所要说明的问题及解决意见，言简意赅，条理清晰，便于审批。原则上附件内容与报件正文在同一文档中，减少附件链接数量，便于审批。如邮件编写不清行政部门按退件进行处理，对工作造成的不利后果由责任部门承担。5、通过电子档上报的报件均属急件，审核部门在审核报件时应快速准确给出审核意见，确保报件快速流转，不得压件。6、行政部门第一时间将审核无误的电子档报件通过邮件发送至专用邮箱报董事长（总经理）审批。7、董事长（总经理）审批过的电子档报件必须定期、定时存档（每月1日存上月电子档），存档件应刻录成盘，无误后上报总裁批转档案室存档。七、报件起草（书面报）1、报件应由责任人本人起草。报件主旨明确，内容全面、准确、真实，条理清晰，报件附件必须整理齐全，并注明需批转的部门名称。不得虚报、瞒报、漏报。2、报件部门应使用公司批准的报件表单上报，任何人不得擅自修改。如需对已批准使用的固定报件表单进行新增或修改的，需经该表单涉及的所有部门审核。3、各部门须明确本部门所有报件的报件流程及审批权限。需增加、减少报件种类或变更原报件流程、审批权限的，报件部门需在3日内将审批权限报分管副总裁批准。每季度首月15日前由公司行政部组织各部门将报件流程及审批权限进行汇总上报，经公司批准后行政部通知各部门将报批后的报件流程及审批权限更新至本部门的管理规定中。4、所有需领导批示的内容须注明在表单首页和次页范围内，自第三页起的所有附页仅作为对报批内容的详细说明，不作为领导审批内容。5、报件表单填写时须符合行文规范，字迹工整，文字准确，言简意赅；页面整洁、图样清晰、图表整洁、签字盖章、手续完整。6、报件应以便于各级领导审阅为原则进行整理。报件后附的附件应使用口序纸分别标明，整理整齐。7、报件人须在报件及附件材料上签字；部门经理必须在报件上签署明确意见。各级责任人应增强工作独立性、主动性，不能将问题推给上级领导。各级领导对下级的工作汇报、报件、请示等，必须给出准确、明了的意见或建议，不允许给出模棱两可、含混其词的意见或只签名。如上级领导在两天内未明确给出解决意见时，下级责任人可以越级向更高层级领导直接汇报。8、工作汇报人须清晰描述需批示的内容，并注明批示方式。批示方式分为阅知、阅批、阅示三类：(1)阅知是指对于公司已明确规定工作方法、时限、标准的工作，将工作的计划或结果报请上级领导知晓的批示方式。(2)阅批是指工作中发现状况或存在的问题需处理，已有明确的解决意见，需上级领导予以批准的批示方式。(3)阅示是指公司没有明确可依据执行的指示，已向领导做出指示所必需参考资料，并已明确本人建议，请领导给予处理方式的批示方式。9、责任人根据报件审批权限填写需最终呈报的领导。呈报董事长的报件统一为“董事长”；其他需呈报领导以“姓+职务”的方式填写。10、责任人对报件内容需全面掌握、分析透彻。报问题同时必须有明确解决意见。能够提出两种以上解决方案的，应在上报时列明并进行对比，优选后提出解决意见选择建议。11、报件时不得有避重就轻，模糊表述或为逃避责任偷换概念；严禁断章取义、歪曲领导批示意见或误导领导做出错误决策。12、公司对上报请示事项已经有批示意见的，再次上报时必须将原批示（包含原报件皮、有公司批示意见的材料）附全，同时应在报件皮上写明领导批示过的次数、批示的时间及批示意见，一事连续多次上报的，需将之前批示的所有的批示意见写全，同时严禁另起报件。13、各部门上报文件凡是被董事长（总经理）退件的，所有签字人员均须按层级承担相应的责任。14、方案或计划类报件，必须由分管副总组织部门经理以上人员开会讨论、研究形成一致意见后上报。15、上报内容涉及到方案、规定等的变更的，须附修改对比表。请示内容涉及图纸的，必须附图说明。16、上报公司材料能够提供原件的必须上报原件。所有报件文件的右上角、右下角用于档案编号和注明存档部门，不得填写任何内容。17、各类请示、请款、签证等时必须将项目名称、项目所对应的我司内部部门名称标记清楚，明确隶属关系，以便于归类、审核、对账、明确责任及领导批示。另外填写请款件时，要在报件首页填写详细的请款或核销的具体原因，便于各及领导审核，若不能详细写明，需在A4纸上注明请款或核销的具体原因附后。18、上报存档报件时，必须规范填写档案所属部门、项目名称、签订合同等信息，内容准确完整。同时报件人需注明原件及复印件的存档部门，部门经理在签署意见时对起草责任人提出的批转部门、存档部门要给予明确意见。报件部门漏填或错填导致报件错存、漏存的责任由起草部门承担。19、各部门必须有牵头管理的理念，一项工作（尤其是方案类、问题探讨类工作）涉及多个部门，由牵头部门负责与相关部门沟通，形成最终统一意见后由牵头部门负责起草报件上报，其它部门签署明确意见，严禁推诿、扯皮。20、报件采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用铅笔、圆珠笔等。易褪色的材料（如复写纸、热敏纸等）复印使用。计算机出图必须清晰。复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合质量要求。上报文件、白图、蓝图幅面尺寸规格统一为A4幅面，图样折叠时标题栏露在右下角。21、声像材料上报时应附文字说明，对时间、地点、人物、事由以及作者等内容进行著录。录音、录像文件应保证载体的有效性，长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。22、所有工作上报前，相关责任人需达成统一意见后方可上报。若未能达成统一意见，牵头责任人必须当日组织开会研讨，若开会仍不能统一意见，则当日上报至公司，报件上需体现所有不同意见，同时分管副总需给出明确的解决意见，待公司批示后，严格按照公司意见执行。八、报件呈报1、一事一报，一次报全、报细，避免一事多报、拆分报，减少重复报件。一项工作，完成时限从第一次派发开始计算。将一项工作拆分，只汇报已经取得进展的或已经按时限完成部分的工作。2、公司内所有的报件需根据报件权限呈报至相应层级，除本制度要求的特殊情况（如突发事件，上级领导不作为等）外不得越级上报，要求：（1）部门经理负责对所辖部门内所有的工作进行监督和指导；对于部门内经理级以下责任人报件均呈报至部门经理，并在报件皮中注明呈：经理；如部门经理认为报件超出自身权限范围，需在报件中签署意见注明请上级领导批示，将此报件转呈至部门经理上一级领导；如部门内具体工作中出现问题部门经理需承担管理责任。（2）分管副总负责管理分管部门的重点业务工作的进展，并对下一层级的所有主管工作进行监管，对所辖部门内人员呈报的在其审批权限范围内的报件进行审批。对于分管副总认为自身无法解决的问题或报件，需将报件呈报至总经理给予指示，但必须要有明确的拟解决方法，分管副总级责任人报件，需在报件皮中注明呈：总经理.3、多个部门共同完成的报件，应由主办部门报件或牵头部门与各相关部门沟通形成一致意见后由牵头部门起草报件，其他配合部门需在牵头部门起草的报件上签署明确意见。4、对于突发、紧急工作，以及常规重要工作，必须在5分钟内向上级领导汇报，汇报后按领导的工作布置和要求开展相关工作。同时要求工作责任人将工作请示内容、领导意见、解决办法及进展情况形成书面报件补报。需其他部门审核的紧急报件，可根据紧急程度采用专项讨论会、先转审电子版等方式，缩短报件流转审核时间。5、总经理以电话、当面指示等方式交代的事项或布置的工作，责任人必须在接到指示后3小时内书面回复。回复内容包括领导交代事项或指示内容、交代事项的落实结果、布置工作的进展等。特殊情况未能3小时内回复的，相关责任人必须在1日内回复。6、各项工作任务必须严格按照计划时限和标准完成。如对董事长、总经理布置的工作存在异议的可单独上报意见，不得私下篡改所布置的工作时限和工作内容，如上报意见理由充分并得到批示的可按上报意见时限执行。不能按时限完成的工作，必须在应完当日或发生可能导致工作任务延误的事项的1日内将原因及后续实施计划上报至董事长批示。7、各部门在上报工作计划至董事长、总经理审批后，任何人不能因为任何原因及理由更改计划节点；出现时间延误的，必须保证赶工，将时间赶回来；各部门每日、每周、节假日前、时限节点前应完成的工作，必须按时限完成。对于计划节点在假期及公司重大活动期间的