管理公用文件夹和通讯簿

管理公用文件夹和通讯簿----冯刚创建和管理公用文件夹1．了解公用文件夹。定义：Exchange公用文件夹是一种简单高效的，用于在邮件用户之间收集，组织和共享信息的方式。可以通过启用邮件地址，将邮件直接发送到不同的文件夹中。组成：1）公用文件夹树：一组具有层次结构的公用文件夹，一个树可以具有多个公用文件夹存储。这些存储相互复制树信息。2）公用文件夹存储：用于存储共用文件夹的数据库，公用文件夹存储存放拥有相应权限的用户公用的数据，公用文件夹存储必须和一个公用文件夹树关联。类型：1）公用文件夹：用户可以使用OUTLOOK直接访问这些文件夹，2）系统文件夹：用户不能直接访问这些文件夹，OUTLOOK使用这些文件夹来存储诸如空闲，数据和忙碌的数据。脱机地址列表以及组织表单等信息。其它系统文件夹则用于保存自定义应用程序或Exchange本身所使用的配置信息。公用文件夹存储信息：表1所示：公用文件夹存储的状态信息节点状态信息登录当前登录到公用文件夹的用户。使用此信息可以查找异常活跃或不活动的用户，对于此目的，“操作总数”列尤其有用.至少必须要有Exchange管理员权限才能查看此信息。公用文件夹实例存储的是当前文件夹副本和其复制配置公用文件夹存储中的当前公用文件夹虽然此节点提供了有关文件夹的信息，但是它不能有来访问文件夹中的邮件。复制状态此存储公用文件夹的复制状态全文索引当前全文索引的状态，注意：公用文件夹实例和复制状态有利于邮件管理员掌握多个Exchange服务器之间公用文件夹的复制状态。而全文索引主要用于实现公用文件夹的快速搜索和查找。2．案例背景：Michael公司的Exchange邮件服务已经部署成功下，经过一段时间的使用后，用户发现给多个收件人发送同一封邮件的时候，每个用户都会收到邮件的一个副本，对于一些较大的邮件来说，就非常消耗用户的邮箱存储空间和邮件服务器的存储空间。为此，采用以下方法解决此问题。目标：1）为各个部门创建公用文件夹共享邮件信息2）为各个部门的负责人授予相应的公用文件夹的管理权限。3）为各个部门的公用文件夹启用邮件地址。4）限定各个部门的公用文件夹大小。5）管理各个文件夹的权限设置。3．创建公用文件夹4．管理公用文件夹1）修改客户端权限。注意：如果客户端没有授予权限的话，在客户端是看不到公用文件夹的。2）为公用文件夹启用邮件更改Exchange模式。注意：要为已启用邮件的公用文件夹保留所需最低的权限，如果修改了已启用邮件的公用文件夹上的默认客户端权限和角色，则一定要维护匿名帐号的“投稿者”权限，否则，发送到公用文件夹的邮件将因无法传递而退回，公用文件夹收到没有该文件夹权限的用户所发送来的邮件时，将此邮件视为使用匿名帐号投递的邮件。3）配置公用文件夹的限制4）覆盖子文件夹设置注意：通过前面的配置，已经为公用文件夹启用了邮件，并且指定了存储限制，邮件管理员就可以通过“覆盖设置”向导将公用文件夹的设置传播给其子文件夹。测试结果：使用公用文件夹1．访问公用文件夹方法1：使用OUTLOOK访问公用文件夹：方法2：使用OWA访问公用文件夹方法3：使用WORD向公用文件夹送文件。注意：利用word或者Excel发送文档到公用文件夹的操作应该在客户端计算机上完成，如果使用邮件服务器进行此操作，将会出现MAPI。Dll文件无效的提示。2．创建子文件夹注意：客户端可以在outlook或OWA中创建公用文件夹的子文件夹，前提条件是邮件用户要具有相应的权限。OUTLOOK：OWA：3．管理子文件夹注意：具备所有者权限的邮件用户也可以通过outlook自己管理公用文件夹的权限设置。如下所示：注意：设置权限是为了让每个部门只能访问自己的公用文件夹。管理地址列表和通讯簿地址列表：用来组织收件人，以方便用户找到想联系的收件人。在Exchange中，默认会为所有用户创建一个全局地址列表（GAL）。通讯簿：是一组用户邮件地址的集合。Outlook所使用的通讯簿包含‘全球通讯簿“，outlook通讯簿“，和”个人通讯簿“。OutlookExpress所使用的通讯簿包含“windows通讯簿“。1．了解地址列表概述：Exchange地址列表包含了Exchange中所有收件人信息，包括所有用户，联系人，已启用邮件的组和公用文件夹等。作为邮件管理员，必须考虑如何新建地址列表来帮助邮件用户更轻松的找到想要找的信息。地址列表存储在活动目录中，邮件用户使用Outlook可以显示Exchange提供的地址列表。注意：为了节省资源，脱机地址列表只包含驻留在服务器上的实际地址列表中的一部分信息。2．案例背景：Michael公司中有多个部门，如市场部，研发部，财务部等。在日常活动中，这些部门之间工作彼此很少接触，各部门的员工也不一定都认识，邮件用户在发送邮件的过程中往往因为不清楚对方的邮件地址造成邮件的延误，另外使用OE的用户不能访问Exchange的全局地址列表，邮件管理员怎么才能解决这样的问题呢？目标：为不同的部门创建新的地址列表为OE用户转换通讯簿。3．创建新的地址列表。创建地址列表要注意以下两点：1）确保地址列表有意义：在创建地址列表前，要确保它对用户快速查找其他收件人有帮助，否则，过多地址列表会导致用户对于查找收件人的情况更加迷惑。2）名称要一目了然：使用户通过此名称就能立即知道可以找到哪些人员。提示：在一个地址列表中，不应包含过多或过少的用户信息，地址列表中如果包含太多的用户，那么此地址列表对于全局地址列表来说，意义是不会很大，而地址列表中包含的信息过少，也会造成资源的浪费。5．转换不同的通讯簿由于OUTLOOKEXPRESS用户使用的是WINDOWS通讯簿。现在邮件管理员要使用AddressMagic工具来帮助OE用户转换地址簿信息。AdressMagic是一款功能强大的邮件通讯簿迁移复制工具。作用：AddressMagic将outlook通讯簿（CAL）转换为OE通讯簿（WAB）。步骤：1）运行AddressMagic打开向导。成功