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公文处理及公文格式分析与解读州食药监局办公室副主任陈兵2014年5月办公室电话：0718-8222845；手机号码：15697269901；QQ：290607703１．目前，公文处理运用的国家标准有哪些？２．公文有多少种类？３．请示和报告有哪些区别？４．目前公文的行文规则有哪些？５．公文格式有多少个要素？６．党政机关公文用纸是否一样？７．公文版心面积有多大？８．公文中主题词还要不要？９．成文日期是用中文数字还是用阿拉伯数字？10．印发份数还要不要？公文处理公文格式公文及公文处理的定义公文及公文处理的定义公文种类行文规则及常见问题行政公文总体要求版头部分要求主体部分要求版记部分要求提纲（一）公文的定义中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（2012年4月16日印发，2012年7月1日执行）公文：是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书；是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文的作用指导工作，传达意图联系工作，交流情况请示工作，答复问题总结工作，推广经验记载工作，积累史料（通知）（函）（请示、批复）（通知、决定）（各文种）（二）公文的作用与原《国家行政机关公文处理办法》相比较，《条例》新增了公文拟制这项内容，将整理（立卷）、归档划归公文办理范畴。公文处理：指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。（三）公文处理的定义（一）公文种类（15种）我们经常用到的几种公文格式：通知、函、报告、请示、批复、纪要等。适用于批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。特点：通知是使用范围最广，使用频率最高的一个文种。按内容和功用的不同，通知可以划分为批示性通知、指示性通知、告知性通知和任免通知四大类。１．通知２．函（１）适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。（２）函可分为公函与便函两种。（３）公函的写作要求：①要一函一事，切忌一函数事。②内容要简洁，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸，无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。③措辞要得体。无论哪一类函，都要注意语言的得体。３．报告1.适用于下级机关向上级领导机关汇报工作、反映情况、提出意见建议或答复上级机关的询问而使用的陈述性上行公文。一般使用于事后和事情进行中。2.报告的种类：综合性报告、专题性报告、回复报告。3.报告的写作要求：①写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。②专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。③切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。４．请示请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于：一是在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；二是工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；三是超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。在写请示时，应当注意以下一些事项：一要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；二是不要搞多头请示。三是一般不得越级请示，个别需要越级请示的，一般可常采用转呈式请示或在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门。四是不要把请示写成报告或请示报告。五是除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，一般情况下，也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。请示与报告的相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见、反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。请示与报告的区别：５．批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文，具有权威性、针对性和指示性等特点。要写好批复还应注意以下几点：第一，有核实请示缘由的真实性，研究请示所注意所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；第二，凡请示事项涉及其它部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见；第三，及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正，以免误事。是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。按照会议性质来分，会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席（协调）会议纪要、座谈会议纪要等。6．纪要综合性：会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。指导性:这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。备考性:一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。会议纪要的特点（一）行文规则（二）行文规则中常见问题１．请示与报告易混淆不清突出表现在两个方面：（１）请示与报告混用：《关于请市领导出席XXXX活动的报告》《关于申请XXXXXXXXXXXXXXXX的请示》《关于上报XXXXXXXXXXXXXXXX的报告》（２）请示与报告并用：《关于召开第XX届党代会的请示报告》２．生造或乱用文种使用党和国家公文法规规定以外的文种即为生造文种，如“汇报”、“批示”、“批转”、“转发”等。其中“汇报”系公文处理中的常用术语，不能作为文种；“批示”在建国初期曾经一度作为正式公文文种使用，但后来已明令不用；“批转”和“转发”只是两种重要的公文发布形式，但是仍不能作为公文文种使用。３．上下级机关联合行文上级机关与下级机关，或机关与所属部门不能联合行文。例如：州局机关不能与食品稽查分局、药品稽查分局联合行文，正确的做法以主管部门的名义行文即可。４．平级机关使用上行文或下行文种平级或不相隶属机关机关之间，相互使用请示、报告、或指示性通知等行文。例如：县市药监局与县市财政局、人社局同属正科级行政单位，在向县市财政局、人社局申请办理某事时，应使用“函”。有时，为了表示尊敬却用了上行文种“请示”，而对方在复文时，本应也有“函”，结果用了下行文种“批复”。双方是平级关系，而在此事上变成了上下级关系，这样是错误的。５．指示对象错误不能给无业务指导关系的下一级部门行文指挥。例如：我们州食药监局不能直接给县市教育直接发文，要求加强学校食堂监管。正确的做法是与教育局联合行文。６．行文给领导个人有时为了求快，往往喜欢将请示直接行文给主管领导个人；或者有时将单位请示送上级机关办理的同时，又自己找有关领导批示答复。这样是不符合行文规则的。一般情况下，公文特别是请示不应主送给领导个人。中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局中国国家标准化管理委员会《党政机关公文格式》（2012年6月29日发布，2012年7月1日实施）第二部分公文格式公文格式各要素主要变化增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”,取消了主题词要求，同时不标注“共印XX份”。包括开本、版心、标点、字体字号、制版、印刷、装订七个部分。（一）总体要求１．开本党政机关文件统一采用国际标准A4型，纸张白度在80%-90%。幅面尺寸为：297mm×210mm。版心尺寸为225mm×156mm（不含页码），每页22行，每行28个字，行间距用固定值28.8磅。版面上空约37mm±1mm，下空约33毫米，左白边28mm±1mm，右白边26mm。为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。２．版心３．标点采用国家质量技术监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会2011年发布、2012年6月1日实施的《标点符号用法》，并按规定要求使用。４．字体字号及字体颜色５．制版制版时要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过１mm６．印刷公文印制要求双面印刷，页码套正，两面误差不超过２mm。字面不花、不白、无断划。７．装订公文一般采用骑马钉的方式装订，无法采用骑马钉方式装订时采用平订的方式装订。订位为两订，外订眼距版面上下边缘各70mm，允许误差4mm。骑马钉钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书籍间的距离为３－５mm。包括份号、密级和保密期限、紧急程度发文机关标示、发文字号、签发人和分隔线七部分。（二）版头部分要求份号，即公文印制份数的顺序号。公文标注份号有利于对公文的管理和利用。并不是所有公文都需要编制份号，但涉密公文应标注份号。份号的标法：一般用６位３号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角的第一行，位数不足６位的前面用０补足。１．份号中共××委No000001２．密级和保密期限按照保密法的规定，涉密公文应根据涉密程度分别标注：绝密、机密及秘密。密级标法方法：用3号黑体，顶格标注在版心左上角第二行（份号下方），如需要同时标明保密期限，密级和保密期限之间用实心“★”隔开，密级二字中间不空字。没有保密期限的，密级二字中间空1个字。保密期限中的数字用阿拉伯数字标识。中共××委No000001秘密★10年３．紧急程度紧急程度即对公文送达及办理的时间要求。紧急公文分别标明：特急、加急。一般公文都不标注紧急程度，急件都采用电报或发电的形式，分特提、特急、加急和平急四种。其中特提电报为最高级别要求随到随办。特急、加急和平急的紧急程度依次降低。用3号黑体，标注于公文首页左上角第三行（密级下方）。中共××委No000001秘密★10年特急４．发文机关标志中共××委即我们常说的“红头”。除在报刊上公开发表的公文不适用发文机关标志外，其他公文都应适用发文机关标志，以示公文的庄重性和权威性。发文机关的标法：１．可由发文机关全称或规范化简称加上“文件”组成；也可以用发文机关全称或者规范化简称。２．发文机关标志居中排布在公文首页上部；上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色。３．联合行文时，应将主办机关名称排在前。５．发文字号中共××委(1)即机关制发公文的编号。由机关代字、发文年度和发文顺序号组成，缺一不可。如:“恩施州食药监发﹝2014﹞1号”（2）发文字号一般用３号仿宋体，简称要准确没有歧义，年份应标全称，如“2014”不能用简称“14”；用中文“﹝﹞”括起来，不能用西方的方括号“[]”或“【】”；顺序号前不能加“第”。（3）上行文发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。（4）联合行文只标注主办机关的发文字号。x委〔201４〕x号签发人：xxx６．签发人即签发文件的负责人。只有上行文应标注签发人。“签发人”用3号仿宋，签发人姓名使用3号楷体标注。签注签发人的文件，发文字号居左空１个字，签发人及签发人姓名居右侧，右侧后空１个字。联合行文的单位均应标签发人，签发人姓名按发文机关的排序从左至右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排两个姓名，主办机关的签发人姓名排第一行，其他单位签发人按版头往下排。回行时与上一行第一个签发人姓名对其，最后一个签发人姓名应与发文机关字号处在同一行包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件九个部分（三）主体部分要求１．标题２．主送机关（１）主要受理公文的机关。（２）主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称。（３）主送机关位于标题下方，正文上方，顶格排印。（