基本建设工程项目档案管理规范

基本建设项目档案管理规范二0一三年三月三十一日Page2基本建设工程项目档案多专业验收：档案、规划计划、安全、环保、生产考核、质量评定、竣工审计、职业卫生、消防验收等工程评优、施工资质申报核定都要求完备、规范的工程项目档案。1油田：修订《基本建设档案管理规范》下发《关于加强重点基建工程项目档案管理的通知》，前期介入、全程跟踪、严格验收(沟通与合作)。3总部：加强工程验收工作，检验设计质量与施工质量；主要设备材料质量；评价投资效果。2Page3基本建设工程项目档案在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。Page4基本建设工程项目档案基本建设文件和档案具备特征：1．分散性和复杂性；2．继承性和时效性；3．全面性和真实性；4．随机性；5．多专业性和综合性；6.载体多样性（纸质载体、光盘载体、磁性载体、实物载体等）Page5基本建设工程项目档案1.范围2.规范性引用文件3.术语和定义4.总则5.项目文件的收集6.项目竣工文件的编制7.项目档案的整理8.项目档案的归档与移交9.档案的保管与利用10.档案的鉴定与销毁11.档案的统计Page6基本建设工程项目档案管理规范本标准按照GB/T1.1-2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。本标准是对QG/SHSLJ0018-2002《基本建设档案管理规范》的修订。本标准与QG/SHSLJ0018-2002相比主要变化如下：将原标准名称《基本建设档案管理规范》改为《基本建设工程项目档案管理规范》；依据工作流程调整了标准结构，见第4、7章。本标准的附录A、B为规范性附录。本标准由胜利石油管理局档案管理中心提出。本标准于1991年首次发布，2002年第一次修订，本次修订为第二次修订。Page7基本建设工程项目档案管理规范1.范围本标准规定了基本建设工程项目(以下简称项目)档案的收集、编制、整理、归档、移交、保管、利用、鉴定、销毁、统计的要求和方法。本标准适用于各部门、单位的新建、改建、扩建、技术改造等项目的竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收。工程类别不同，验收不同，监督指导全覆盖Page8基本建设工程项目档案管理规范2.规范性引用文件GB/T11822—2009科学技术档案案卷构成的一般要求。GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法QG/SH10200017档案分类规则Page9基本建设工程项目档案管理规范在基建项目档案管理中还应掌握：《国档局基本建设项目档案项目档案资料管理暂行规定》《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》DA/T28-2002《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》SH/T3503-2007《油气田地面建设工程项目竣工资料和交工技术文件编制规定》Q/SH0249-2009《石油化工建设工程项目施工过程技术文件规定》SH/T3543-2007《石油化工建设工程项目监理规范》SH/T3903-2004中国石化建设项目档案验收评分实施细则V3.0基本建设工程项目档案资源归档管理实施细则石化股份建〔2008〕357号《中国石化股份公司建设工程项目竣工验收工作管理规定》中国石化办〔2011〕119号《中国石化建设项目档案验收细则》Page10基本建设工程项目档案管理规范3.术语和定义原标准名称《基本建设档案管理规范》改为《基本建设工程项目档案管理规范》。建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。Page11基本建设工程项目档案管理规范单位工程subunitofproject具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。（或具有独立设计文件、可独立组织施工，在工艺系统上完成某种反应过程或实现某种辅助功能的系统或工段）。比如乙烯装置的裂解炉区、急冷区、压缩区、原料罐区等设计划定的工艺区域；聚丙烯装置的聚合单元、丙烯回收单元、原料精制单元等。2单项工程unitofproject建设工程项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。比如:齐鲁石化72万吨/年乙烯改扩建工程，72万吨/年乙烯裂解装置改造、20万吨/年苯乙烯装置改造、37万吨/年聚氯乙烯装置、20万吨/年辛醇装置等分别为一个单项工程。13.术语和定义Page12基本建设工程项目档案管理规范3.术语和定义项目文件recordsofproject验收全过程中形成的文字、图表、声像或以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。项目前期文件prophaserecordsofproject工程开工以前在立项、审批、招投标、征地、勘察、设计、采购以及工程准备过程中形成的文件。项目竣工文件recordsoncompletionofproject项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。项目施工文件implementingrecordsofproject项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。项目竣工图drawingoncompletionofproject项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。项目监理文件recordsofsupervision监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。Page13基本建设工程项目档案管理规范3.术语和定义项目竣工验收文件recordsoftestoncompletion项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。项目档案archivesofproject经过鉴定、整理并归档的项目文件。（由项目文件转化而来）。项目文件归档filingofprojectrecords建设工程项目的设计、采购、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。项目档案移交transferofprojectarchives项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。电子文件electronicrecords指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并在通信网络上传送的文件。Page14基本建设工程项目档案管理规范4.总则项目建设单位（业主、项目法人）负责组织、协调和指导勘察、设计、采购、施工、监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。在签订项目设计、采购、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统。建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据本规范的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。Page15基本建设工程项目档案管理规范5.项目文件的收集项目施工阶段项目文件的形成和积累项目准备阶段项目试运行阶段Page16基本建设工程项目档案管理规范项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。档案部门负责对项目各阶段归档文件材料的积累进行监督、指导。(档案部门的责任)项目文件的形成和积累Page17基本建设工程项目档案管理规范5.项目文件的收集项目施工阶段项目文件的形成和积累项目准备阶段项目试运行阶段Page18基本建设工程项目档案管理规范建设单位各部门负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备、工艺和涉外文件。勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。材料、设备采购单位负责收集、积累合同范围内材料、设备质量证明文件。项目准备阶段Page19基本建设工程项目档案管理规范5.项目文件的收集项目施工阶段项目文件的形成和积累项目准备阶段项目试运行阶段Page20基本建设工程项目档案项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总。建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件。项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集积累和完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。项目施工阶段Page21基本建设工程项目档案管理规范5.项目文件的收集项目施工阶段项目文件的形成和积累项目准备阶段项目试运行阶段Page22基本建设工程项目档案管理规范试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件。项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件。项目试运行阶段Page23基本建设工程项目档案管理规范收集范围反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全,归入建设工程项目档案。各种载体的项目文件应收集电子文件（最终版），电子文件与原件一致。含义：各类载体、应归项目收集齐全、纸质与电子版一一对应，竣工图归档最终版收集范围本标准的归档范围主要包括：可行性研究、勘察资料、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、科研项目、涉外文件、生产技术准备及试生产、财务及器材管理、竣工验收文件。项目文件归档范围还可参照：总部基本建设项目档案归档范围、所执行标准的归档范围（不漏不重）。Page24基本建设工程项目档案管理规范50年以上15年以下（含15年）16～50年以下（含50年）短期：长期：永久：或永久与定期Page25基本建设工程项目档案管理规范收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档，再行译校、复制和分发使用。Page26基本建设工程项目档案管理规范项目文件质量要求归档的项目文件应为原件。内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。内容必须真实、准确，与工程实际相符合。字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不应用易褪色的书写材料(纸张也非常重要)，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等。文字材料幅面尺寸规格宜为A4(297mmX210mm)，图纸宜采用国家标准图幅。复印、打印文件及照片字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。录音、录像文件应保证载体的有效性。电子文件应以光盘为长期储存介质。Page27基本建设工程项目档案管理规范1)竣工文件编制要求项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件。(检测单位负责合同范围内或委托范围内无损检测报告和其他检验试验报告的编制。)竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。主要内容有:施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料(构、配件)质量保证书及复试文件、测试(调试)及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。6.项目竣工文件的编制Page28基本建设工程项目档案管理规范1)竣工文件编制要求对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图