集团会议室使用管理制度

集团会议室使用管理制度一、目的为加强对集团会议室的规范化管理，充分发挥作用，提高利用率，增强公司各部门工作的计划性和协调性，进一步节约公司资源，确保会议室的文明、有效使用。特制定本制度：(一)五楼集团会议室是集团专门用于召开会议和接待客人的场所，未经允许，不得挪作他用。会议室由行政管理部统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。(二)为了避免会议时间发生冲突，各部门使用会议室提前一个月申请，特殊情况至少提前一天通知行政管理部，并填写《会议室使用申请表》，领取《会议记录登记表》，以便统一安排。(三)填写《会议室使用申请表》时，需说明会议相关情况。比如明确使用时间、参会人员等，如有需要行政管理部协办的事项需提前注明，以便根据情况做好相关协调安排。(四)正常工作日，各部门提前到行政管理部填写申请单，并到前台进行登记备案，即可使用会议室。没有办理报批手续的，一律不得使用会议室。经过批准后，行政部将派工作人员于会议召开前十分钟开门，会议所需用水、手提电脑请各部门自行准备（总裁办接待贵宾除外）。若周六日使用，需提前1天到行政管理部填《会议室使用申请表》，领用会议室钥匙备用，并于会议结束后及时归还。(五)会议室使用需遵循领导、使用视频部门优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政部负责人，立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。(六)部门会议及接待如与高管会议及接待发生使用冲突时，必须保证高管优先使用。各部门使用会议室按登记时间先后依次使用，如发生冲突，则由行政部管理部安排协调使用其他会议室或调整使用时间。(七)调音台、投影仪等设备由专人调试，未经允许不得随意变动。如出现故障，影响会议进行，可通知信息部门工作人员进行处理。(八)各部门须在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过20分钟未到达会议室的，行政管理部有权对会议室的使用权另作安排。(九)如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。(十)为了不影响下一个会议室的使用，各部门须按预约的时间内使用完毕若超时使用，会议预约负责任人处以每10分钟20元罚款。二、适用范围：本制度适用于集团会议室的管理与使用。三、适用对象：本制度适用于本集团各分子公司各部门。四、注意事项：(一)使用会议室等各类场所时，爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，未经会议室管理员办同意，不得改变设备、家具的位置，不得将场所内的物品携出室外。音响、话筒等设备不得擅自动用，如需调整使用应事先征求行政管理部工作人员的同意，信息部派专人进行调试；（二）爱护会议室的设施，保持会议室清洁。开会期间，要爱惜会议室的设备及物品，特别是电脑、投影仪等贵重物品。与会人员要自觉维护环境卫生，做到不在会议室抽烟，更不能乱扔烟头、纸屑和杂物，不随地吐痰。(三)会议结束后，将《会议记录登记表》交行政部前台。将会议室的使用部门应切断会议室电灯、空调等电器设备的电源，并配合工作人员检查设施是否完好，如有损坏，照价赔偿；卫生不合格的，使用部门要对会议室进行清扫和整理，并处以50元罚款。使用部门工作人员离开时，应确认会议室门窗是否锁好。否则若造成设备和物品损坏或丢失的，则由使用部门承担相应责任。(四)未经行政部允许，任何部门和个人不得将会议室内的所有设施设备，未经允许不能带出会议室，一经发现，必须立即将所带出物品归还，并将其处以100元罚款。上述要求，请自觉遵守，行政管理部将作为是否继续借用会议室的必要条件。五、附则（一）本制度的修订、解释权由集团公司行政管理部所有。（二）此制度自发布之日起实行。集团行政管理中心2013年2月4日