会议室使用管理制度

会议室使用管理制度一、目的为加强对集团会议室等场所的管理，充分发挥作用，提高利用率，增强公司各部门工作的计划性和协调性，进一步节约公司资源，保障各类场所的正常使用状态。二、适用范围本制度适用于集团公司办公区会议室、接待室、茶艺室、洽谈室等场所的管理与使用。三、权责（一）办公室：全面负责会议室、接待室、茶艺室、洽谈室等场所日常管理。1、场所预定信息接收、审核及相关调配；2、场所使用时相关物资的准备；3、各类场所的日常清洁维护及整理。（二）申请单位：负责部门召开会议或进行外部接待时场所的申请并遵循本规定规范使用各类场所。1、提前申请，并做好前期的相关准备；2、在场所使用过程中，场所内所有物品（含音像及音响器材、数码设备、茶艺设备、装饰品等）的保管与维护；3、场所使用完毕后，场所的清洁整理。四、具体流程及优先原则（一）部门经办人申请（填写会议申请表）——会议室管理员审核——申请部门负责人审批——会议室管理员登记并发布场所预约信息——经办人及会议室管理员共同准备场所需物品——场所使用——场所清洁整理（二）相关安排：1、重要会议（全员大会、董事长办公会、总裁例会等）和办公室牵头承办召开的各类公司性重要会议，由相关组织部门安排人员协助会议室管理人员做好会务工作；2、部门会议及接待如与高管会议及接待发生场地使用冲突时，必须保证高管优先使用。各部门使用会议室按登记时间先后依次使用，如发生冲突，则由办公室安排协调使用其他会议室或调整使用时间；3、使用茶艺室等专用性接待场所的，需提前向董事长进行申请，临时使用的申请人需请示董事长获批后方可使用。（三）申请要求：因会议等级不同，需准备会议物资，请按照以下时限执行：物资准备申请时限无需物资准备原则上可30分钟前申请，为确保能按时召开会议，建议提前1-2天申请需提供纯净水、水果、电脑投影设备摆放的提前1天申请需准备鲜花、音响摆放的3个工作日前申请需提供横幅、与会人员席卡等制作类物资3个工作日前申请五、注意事项：(一)使用会议室等各类场所时，未经会议室管理员办同意，不得改变设备、家具的位置，不得将场所内的物品携出室外。音响、话筒等设备不得擅自动用，如需调整使用应事先征求办公室的同意，由办公室派专人进行调试；（二）场所使用期间请使用部门自觉保持场所内的清洁，会后及时清扫场所卫生，关好门窗、空调、饮水机等设备，离开时应确认场所门口是否锁好。否则若造成设备和物品损坏或丢失的，则由使用部门承担相应责任。六、附则（一）本办法的修订、解释权由集团公司办公室负责。（二）本办法自发布之日起施行。