办公室6S管理实施方法与技巧

1合众资源集团办公室6S管理实施方法与技巧3A企业管理顾问有限公司2011年03月08日2合众资源集团规范高效办公室6S细致专业追求目标:3合众资源集团办公室6S的十六大要求•一、OA机定位•二、公私区分•三、资料归位•四、柜架管理•五、电脑文件•六、表格管理•七、桌面状态•八、桌底状态•九、抽屉状态•十、物品定位•十一、线束整理•十二、开关标识•十三、空调状态•十四、张贴管理•十五、看板管理•十六、会议管理4合众资源集团1、清理不要物；2、公用的办公设备（传真机、打印机、复印机等）应统一定位在各部门都方便使用的位置；3、明确管理责任人；一、OA(办公自动化)设备管理5合众资源集团6合众资源集团7合众资源集团二、“公私区分”1、清理不要物2、私人用品和办公用品分开放置；3、私人用品不宜过多，原则上不超过一个抽屉；4、私人用品应置于抽屉的下层；5、标识明确：办公用品、常用资料、私人物品8合众资源集团1、清理过期的资料；2、每册资料都需要有明确的标识；①资料名称②定位标识③管理者标识3、每次使用过的资料都必须按指定的位置归回原处；4、保持资料干净整齐。三、资料\物品归位9合众资源集团10合众资源集团11合众资源集团改善前改善后12合众资源集团1、清理不要物；2、各文件、物品必须分层、分类管理标准类、记录类、通知类、日常管理类、规定规范、参考资料、事务管理类、品质管理类、生产计划类、报告类、人事管理、档案类、工艺文件、国家标准、空白表格……3、各文件柜、架内物品按轻重决定置于哪层。一般轻的物品、文件放上层，重的放下层，4、各文件柜、架内物品按使用的频率决定置于哪层。一般使用频率高的置于中间拿取方便的位置。使用频率低的置于偏高或偏低的层次；5、标识明确；6、定期清扫，保持干净无尘。四、柜架管理13合众资源集团文件柜分类标识14合众资源集团五.电脑文件6S1、建立电脑文件目录文档2、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚3、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）4、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚15合众资源集团C盘我的文档私人文件*****文件品质文件培训文件JIT文件*****文件效率文件电脑文件分类（例）：16合众资源集团XXX公司JIT文件分类实例17合众资源集团六、空白表单管理1、部门内有多种表格时，需分类管理；2、为了方便查找，建议用不同颜色标识进行区分3、为了防止急用时“空仓”现象，建议有复印提示4、定期清理不用、过期的表格。18合众资源集团19合众资源集团案例练习抽屉里放着《生产日报》空白表格一叠，每天各班定时来这里取空表做生产日报。有一天，张三取走了最后一张表格，心理暗自庆幸自己运气好……第二天，张三象往常一样，来取空白表格，拉开抽屉，发现表格没有了，开始四处寻找……思考：你会怎么样解决这种问题？20合众资源集团21合众资源集团1、清理不要物；2、可定置于桌面的物品为：电脑、文件栏、电话、笔筒、台历、茶杯，并要求定位；3、工作时可有需处理的文件资料等置于桌面，但人长时间（0.5H以上）离开时，文件、资料必须归位；4、桌面文件状态可按“待处理”、“已处理”、“处理中”5、保持桌面清洁七、桌面状态22合众资源集团23合众资源集团24合众资源集团25合众资源集团26合众资源集团27合众资源集团1、清理不要物（包括私人鞋物）；2、文件资料/产品等不可直接置于桌底；3、离开座位时，椅子要推近桌子；4、保持地面干净。八、桌底状态28合众资源集团29合众资源集团1、不要物的清理2、办公用品、文件资料、私人用品必须按类别分抽屉放置；3、一个抽屉内有几种物品时，想办法将物品固定，避免来回开关抽屉时物品乱动；4、标识清楚；5、定期清理，保持干净无尘。九、抽屉状态30合众资源集团31合众资源集团32合众资源集团十、物品定位(隐形定位法)说明：需定位的地面物品：碎纸机、衣架、书架、茶几\地面复印机\柜式空调\梯子等易移动物品；定位线宽2CM左右，两边长12CM,隔实物1CM贴附,以免磨损，当物品靠墙时，只需定外侧；目的：提醒归位1cm12cm传真机33合众资源集团花盆定位34合众资源集团35合众资源集团1、电源线不可直接拖在地上。2、绕成大概15~20CM长，用扎带或套纽固定两端；3、或将线束嵌入套管，露出部分用扎带固定；（不可给其他操作、动作造成障碍）4、插头标识清楚5、电源排插应固定。十一、线束整理36合众资源集团37合众资源集团38合众资源集团39合众资源集团40合众资源集团41合众资源集团十二、开关标识•1、保持干净•2、功能完好•3、控制区域/功能明确42合众资源集团43合众资源集团44合众资源集团45合众资源集团十三、空调状态1、明确管理责任人2、运转状态目视管理3、确保功能完好46合众资源集团47合众资源集团48合众资源集团49合众资源集团1、清理过期的张贴物；2、所有张贴物都需定位,墙上张贴物要明确区域；3、公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定位置上，不可随处有张贴现象；4、工作台需要的张贴物（备忘录等）不可随意贴，要求规定位置,规定数量贴附(不能超过2张A4纸位置),玻璃窗上不宜张贴通知/资料；5、明示标识岗位、职责6、保持张贴物的清洁。十四、张贴管理50合众资源集团51合众资源集团十五、看板管理内容：•通告/公告栏•学习园地(初期可以展示6S基础知识)•人员去向管理•轮值管理•6S责任区域布局图•6S日常点检表52合众资源集团53合众资源集团十六、会议室1、“不要物”清理2、会议室标识3、使用状态标识4、预约管理5、会议要求54合众资源集团55合众资源集团56合众资源集团◇会议室悬挂物如：公司方针、环境方针、产品介绍、地图……*要求:大小、高度尽量一致◇会议室温馨提示*会议后椅子必须归位、禁止吸烟等*请带走会议后多余物◇会议高效六条要求57合众资源集团出席会议六要求：◇准时出席，不任意离席。◇发言遵守会议程序及规定，言简意赅。◇讨论时应尊重对方的意见，对事不对人，勿伤和气。◇会议进行时，勿私自交头接耳或高声谈话，影响会议进行。◇会议中应将手机关机或转至振动状态，以免干扰会议。◇穿适宜的服装出席会议。58合众资源集团59合众资源集团谢谢各位的聆听！THANKYOU！