一家公司的档案管理

上海XXXX有限公司档案管理制度1范围本标准规定了科学技术研究档案(以下简称科研档案)、产品档案、设备仪器档案、基本建设档案(以下简称基建档案)、会计档案、员工档案及行政、经营、生产技术、党群档案材料的形成、积累、整理、归档、分类、编目、案卷排列要求及档案、技术资料的开发和提供利用要求。本标准适用于上海XXXX有限公司的档案管理工作。2引用标准和法规文件中华人民共和国档案法档发字[1994]23号外商投资企业档案管理暂行规定国档发[1991]22号工业企业档案分类试行规则开发利用科学技术档案信息资源暂行办法会计档案管理办法3定义3.1企业档案:是企业在经济活动和社会活动中形成的全部档案的总和,其构成以科技档案为主体,包括产品、设备仪器、基本建设、科研、生产技术、员工、会计、经营管理、行政管理、党群工作共十大类档案。3.2科技档案:是指本公司科学研究、生产技术、设备仪器和基本建设等活动中直接形成的有保存价值,并按一定的归档制度作为真实的历史记录,集中保管起来的科技文件材料(包括图纸、照片、科技影片、磁盘、录音带、录象带、报表、文字材料或备份等)。3.3科技文件材料:是指本公司科学研究、生产技术和基本建设等活动中正在产生和使用着的图样材料,文字材料,目录、表格材料及外来技术资料。3.4产品档案:是指产品在开发设计、工艺、工装、加工制造、生产定型验收等全过程中形成的具有保存价值归档备查的不同形式载体的文件材料。3.5科研档案:是指在科学研究过程中直接形成的具有保存价值并归档的文件、图表等不同形式的科研文件资料。3.6设备仪器档案:是指设备仪器从购置(或设计制造)、安装、调试、使用、维修、改造、更新、报废的全过程中形成的图样、文字说明等归档备查的全部文件材料。3.7基建档案:是指基本建设工程项目(含新建、改建、扩建、工程维护及技术改造),从可行性研究到建成投产(使用)全过程中形成的具有保存价值的经过整理归档的,不同形式和载体的文件材料。4管理职责4.1本公司档案管理工作,在总裁领导下,由管理推进部设立综合档案室负责统筹、协调、组织、管理全公司档案工作。4.2综合档案室负责各职能部门文件材料的形成、积累、整理、归档的业务指导。4.3综合档案室负责各类档案、技术资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、复制、发放和提供利用。3.1综合档案室负责收集国家颁发的技术标准，及时换版、复制、发放，并进行跟踪受控管理。4.3.2综合档案室负责收集技术资料,建立信息网络,编制技术参考资料,提供利用服务。4.3.3档案管理人员在设备开箱、产品鉴定、工程竣工验收、科研成果发布时到现场,收集掌握第一手资料，接收应归的技术文件资料。4.4各职能部门兼职档案员负责本部门职责范围内文件资料的收集、积累、整理、并按规定时间移交综合档案室归档。5管理内容与要求5.1档案材料的形成与归档5.1.1凡是记述和反映本公司生产技术、基本建设、设备仪器、产品、科研、经营、行政、财务管理等活动,具有工作考查、科学研究、经验总结、技术交流等作用的科研、产品(含引进产品)、基建、设备仪器、标准法规、计量、专利、认证、检测类科技文件材料(图样、图片)电子文件(软盘、硬盘),均应整理归档。5.1.2科技文件材料的形成伴随着科研、生产、基本建设的进程而形成，并贯穿于科研、生产、基本建设活动的全过程，各有关部门应在各自的职责范围内做好属于归档的技术文件材料的积累工作。5.2各类文件资料的归档范围和保管期限见QG/SL24.15-02附录A、附录B和附录C、D、E、F、G、H、I、J及附录K(标准的附录)。5.3各类文件材料的归档时间和要求5.3.1产品档案归档时间5.3.1.1应归入产品档案的科技文件材料分别以样机、小批试制、产品定型鉴定为阶段配套归档到综合档案室。5.3.1.2产品定型鉴定后的设计、工艺、工装文件材料整理成套及时归档到综合档案室。5.3.1.3企业技术标准类科技文件材料出(改)版后,及时归档到综合档案室。5.3.1.4应归入标准法规计量方面的科技文件材料，可在科技文件材料形成后十日内归档到综合档案室；应归入专利、认证档案的科技文件材料，在取得专利权和认证合格时将有关科技文件材料配套归档到综合档案。5.3.1.5引进产品的档案资料,负责引进的工作部门收到后,应及时交综合档案室归档5.3.1.6引进产品的技术协议书(技术合同)一旦形成,负责该引进工作的部门应及时将原件交综合档案室归档,本部门留存复印件。5.3.2设备仪器档案归档时间5.3.2.1设备仪器开箱时应通知档案室人员参加,并将随箱科技文件材料及时接收归档。必要时由档案室负责复制两卷套,提供安装调试使用。公司内任何部门和个人都不得扣留这类应归档的科技文件材料。5.3.2.2设备仪器购置、验收和安装调试文件材料分别在设备仪器投入安装调试前和安装完毕投入正常使用前交综合档案室归档。5.3.2.3设备仪器在使用过程中形成的有保存价值的科技文件材料,如:大、中修记录,重大事故处理意见等,应定期归档到综合档案室。5.3.3基建档案的归档时间5.3.3.1基建工程项目在竣工验收后一季度内,将全部竣工图、技术文件交综合档案室归档。竣工图一律加盖竣工章,审签手续齐全。凡以施工图代作竣工图的,由施工单位按制图要求,负责在原施工图上进行补充修改,注明修改部门和更改标记,并附上设计变更通知单和施工说明,加盖“代竣工图”标志后,由基建项目负责人审核,签署归档。5.3.3.2负责组建新的产品生产线、新建车间等工作的领导和技术人员,应做好筹建、投入试生产阶段的科技文件材料的形成、积累工作。上述工作完成后,应将全套科技文件材料及时移交综合档案室归档。5.3.4科研档案归档时间5.3.4.1科研课题已完成并经过鉴定后或评审取得获奖凭证后,及时归档。课题负责人在取得用户反馈信息等文件后应及时交档案室归档。5.3.4.2应归入科研档案的专利文件,在取得专利权后及时将有关的文件材料归档。5.3.4.2取得负结果或因故中断的科研课题,在批准中止时应及时归档。5.3.5其它档案归档时间5.3.5.1出国考查人员在回厂后一月内写好考察报告和整理好带回的科技资料,交综合档案室归档。5.3.5.2各种管理(生产技术、行政、经营、党群四大类)工作中形成的文件材料,在次年初分别由各部门兼职档案员整理后交管理推进部文书员,由其进行分类、组卷、装订成册,移交给综合档案室。5.3.5.3会计档案资料,在年终结束后,暂由财务部保存一年,期满后移交综合档案室。5.3.5.4声像档案在各项活动结束后,由活动部门将正片、副片整理后,交综合档案室。5.3.5.5无纸化办公、网上运作形成的电子文件（软盘、硬盘）及随机带来的系统硬盘、设计文件更改后的磁盘等，应将备份后的磁盘及时移交综合档案室归档。5.3.6归档要求5.3.6.1归档的科技文件材料必须符合完整、准确、系统的要求。5.3.6.2归档的科技文件材料,应符合有关管理标准的要求,编号正确,内容齐全,统一用纸的格式;书写必须用碳素墨水或兰黑墨水,不允许用纯兰墨水、红墨水和园珠笔,要求字体工整、字迹线条清晰、审签手续齐全。5.3.6.3归档的科技文件材料必须是原件,各业务部门只能留存复印件。5.3.6.4归档的科技文件材料,移交单位必须填写移交清单一式两份。经验收后,交接双方在移交清单上签字。5.3.6.5归档份数:一般归档一份,重要或使用频繁的科技文件材料可酌加份数。5.4档案技术材料的分类与编目5.4.1分类5.4.1.1分类原则：保持档案的有机联系，便于科学管理和开发利用。5.4.1.2分类方法：产品、科研、设备仪器、基建档案分别以独立的产品项目、科研课题设备仪器的种类、独立的基建工程项目档案为单位进行分类；会计档案以凭证、帐薄、报表为单位进行分类；文档以文件材料的问题、内容分类。5.4.2编目5.4.2.1采用国家档案局《工业企业档案分类试行规则》档案一级类目的标记符号和编号。产品档案为E，科研档案为F，基建档案为G，设备仪器为H，会计档案为I员工档案为J，党群、行政、生产技术、经营管理分别为A、B、C、D。5.4.2.2二级类目按产品型号、科研课题、基建项目、设备仪器种类、会计档案类别设置，文书档案按问题设置，编号用阿拉伯数字表示5.4.2.3三级及三级以下类目设置与编号,根据实际情况而定。5.4.3编制档号(分类号)：档号由国家工业企业档案标记符号、类号、属类号和案卷顺序号组成。类号、属类号与案卷号之间加隔号“.”，编号型式如下：产品档案E.xx.xx.xx卷顺序号三级类目号(产品种类或型号)二级类目号档案标记符号(一级类目号)科研档案F.XX.XX.XX案卷顺序号三级类目号(项目或课题)二级类目号档案标记符号(一级类目号)基建档案G.XX.XX.XX案卷顺序号三级类目号(工程性质或建筑项目)二级类目号档案标记符号设备仪器档案H.XX.XX.XX案卷顺序号三级类目号(设备仪器的种类或型号)二级类目号档案标记符号会计档案I.XX.XX.XX案卷顺序号三级类目号(会计形式)二级类目号档案标记号文书档案A.B.C.D.XX.XX.XX案卷顺序号三级类目号(问题或组织机构)二级类目号档案标记符号(一级类目号)5.5档案材料的技术要求5.5.1文字材料技术要求5.5.1.1文字材料(申请、报告、批复、任务书等）必须具备标题、正文、签章和日期四个要素。A标题力求简明扼要,能准确地反映文件材料的内容;B签名应签作者(单位或个人)的真名和全称,字体应规范,易于辨认;C时间是材料的最后形成时间,是经领导批准日期。5.5.1.2档案文字材料的幅面,采用国家标准A4书写或印刷,文件材料左则要留出20mm宽装钉线。5.5.1.3会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计文件材料统一使用国家财政部门统一印刷的中外合资企业表式，签字和印章要清晰。5.5.1.4照片档案以幅为单位标注文字说明,反映该幅照片的事件、摄制时间、地点、摄制者等。5.5.1.5电子文件以盘为保管单位,每盘磁盘应加放封面和卷背标签,并按规定项目填写清楚，字体规范。5.5.2图纸技术要求5.5.2.1基建档案的图纸幅面格式,执行国家建工部《建筑规范》中规定的幅度面规格。5.5.2.2其它科技档案(产品、工艺)的图纸幅面格式，执行机械制造图国家标准GB126--74中有关规定。5.5.2.3本公司形成的各种图纸必须有本部门负责人、审核者、描图者签字，工程部负责人签字。科技档案的图纸标题栏置于图纸的右下角。5.5.2.4基建档案每张竣工图都要与实际相符、并加盖竣工图章。5.5.2.5各类图纸上签署的必须是本人真名,字体规范易于辨认。5.5.3档案库房技术要求5.5.3.1根据国家关于档案库房温、湿度规定标准，库房内温度应控制在14-20C范围内，湿度应控制在50％至65％范围内，并保持温、湿度的相对稳定。5.5.3.2控制措施:搞好环境绿化,配备降温设备,采用温度计或普通干湿球温度计对库内温度进行监测等。5.5.4档案检索工具技术要求5.5.4.1编制检索工具应本着分类与主题并举的原则,配套编写档案总目录、分类目录、案卷目录、卷内文件目录、专题目录、全综介绍、档案指南等。5.5.4.2查全率,即检索某一专题的全部档案材料（X）与有用的档案材料（W）的百分比。表示为查全率＝Ｗ／Ｘ100％5.5.4.3查准率,即检索某一专题全部档案材料（Ｍ）与其中有的材料（Ｗ）百分比,表示为查准率＝Ｗ／Ｍ100％5.6国家技术标准、企业技术标准的管理5.6.1国家技术标准根据国家技术情报所的换版通知进行技术标准的复制、发放、回收、销毁和提供利用。5.6.2企业技术标准根据广东科龙的换版通知单进行更改、换版、复制、发放、回收、销毁和借阅。5.6.3国家技术标准、企业技术标准的复制、发放一律加盖受控章、受控号、发放日期章和“借用标准”。各部门不得私自复制标准。5.6.4各部门在领取标准时必须携带旧标准,否则,拒绝发放新标准.5.6.5各部门领取标准,须经工程部、管理推进部领导签字后，到综合档案室办理领用手续