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一展览会的相关含义，价值作用二展览会的准备工作三展览会需要注意的事项四海外展览会的注意事项•展览会（VirtualExpo，TraditionalExhibition）是通过现场展览和示范来传递信息，推荐形象的一种常规性公共关系活动，分为展览，庙会以及集会等。已经发展为会展业，当前正在快速发展着•展览会是一种综合运用各种媒介的传播方式，通过现场展览和示范来传递信息，推荐形象，是一种常规性的公共关系活动。•在中文里，展览会名称有博览会、展览会、展览、展销会、博览展销会、看样定货会、展览交流会、交易会、贸易洽谈会、展示会、展评会、样品陈列、庙会、集市、墟、场等等。另外，还有一些展览会使用非专业名词。分类：性质选择•展览会分为贸易和消费两种性质。•贸易性质的展览会是为产业即制造业、商业等行业举办的展览。展览的主要目的是交流信息、洽谈贸易。消费性质的展览是为公众举办的展览，消费性质的展览基本上都展出消费品，目的是直接销售。•展览的性质由展览组织者决定，可以通过参观者的成分反映出来：•对工商界开放的展览是贸易性质的展览，对公众开放的展览是消费性质的展览内容选择•展览分为综合展览和专业展览两类。•综合展览指包括全行业或数个行业的展览会，也被称作横向型展览会，如工业展、轻工业展。•专业展览指展示某一行业甚至某一项产品的展览会，如钟表展。专业展览会的突出特征之一是常常同时举办讨论会、报告会，用以介绍新产品、新技术。•规模选择•展览会分为国际、国家、地区、地方展，以及单个公司的独家展。•规模是指展出者和参观者的所代表的区域规模而不是展览场地规模。•不同规模的展览有不同的特色和优势，应根据企业自身条件和需要来选择。时间选择•展览会划分标准比较多：定期和不定期两种。•定期的有一年四次、一年两次、一年一次、两年一次等。•不定期展会则是视需要和条件举办，分长期和短期。•长期展可以是三个月、半年、甚至常设，短期展一般不超过一个月。•在发达国家，专业贸易展览会一般是三天。•场地选择•大部分展览会是在专用展览场馆举办的。•展览场馆是按室内场馆和室外场馆划分。•室内场馆多用于展示常规展品的展览会，比如纺织展、电子展。•室外场馆多用于展示超大超重展品，比如航空展、矿山设备展。•在几个地方轮流举办的展览会被称作巡回展。设计布置•（1）有关展台的规定。高度限制：展览会对展架及展品都有限制规定，尤其对双层展台、楼梯、展台顶部向外延伸的结构等限制更严，限高往往不是禁止超高，如果办理有关手续并达到技术标准，有可能获准超高建展台、布置展品•（2）有关展览用具的规定。展架展具材料的限制：在很多国家，展览会规定必须使用经防火处理的材料，限制使用塑料，限制危险化学品。•（3）有关人流的规定。走道限制：主要是对走道宽度的规定和限制，为保证人流的畅通，展览会规定走道宽度，禁止展出者的展台、道具、作品占用走道；电视、零售商品往往造成堵塞，因此也有相应的要求，比如电视不得面向走道，柜台必须离走道一定距离等。•（4）有关消防的规定。消防环境的规定：如果是大面积的展台，必须按展馆面积和预计的观众人数按比例设紧急通道或出口并设标志。消防器材的规定：必须配备消防器材。人员的规定：有些展览会要求展台指定消防负责人，并要求全体展台人员知道消防规定和紧急出口等。•（5）有关展品的规定和限制。主要是对异常展品包括超高、超重展品的规定。只要采取适当措施一般都可以解决。比如限高，只要展馆高度足够，就可以与展馆商量解决；超重展品可以使用地托，分散单位负荷。比较常见、难解决的问题是展馆卸货大门的尺寸，这是自然限制。超高超重展品一般需要先于其他展出者的展品进馆。如果遇有任何难以解决的问题，要尽早与展览会组织者或展馆所有者商量。这类展品对展览会通常有宣传价值，因此，组织者会愿意积极协助。有些展览会考虑安全，会限制操作机器。对于武器，一般都有专门的规定，且手续都很麻烦。•（6）有关环境的规定。音量限制：背景音乐由展览会组织者安排，展出者的声像设备的音量必须控制在不影响周围展出者的范围内。色彩限制：若展览会组织者想取得协调效果，往往会提出色彩要求。要求展出者使用某种基本色调或标题色调。展览会还可能会提出标题字型、大小，这方面的规定大多比较宽松。展出者只要遵守规定，并不干扰周围展台（比如噪音太大），展出者一般可以任意设计展台形状、摆置展品、使用颜色。•（7）有关劳工的规定。很多国家（尤其是发达国家）规定，展场劳工必须是工会注册工人。不允许展出者自己动手。比如在美国纽约，如果展出者拿起锤子想钉根钉子，当地工人就会夺下锤子阻止你干活。美国人剥夺你的“劳动权”，听起来很荒唐，但是却是事实，还必须遵守。•（8）有关手续的规定。展览会大多要求展出者将设计送审，并要求展出者施工前办理手续。展览会的五个价值•之所以成熟参展商能够拥有企业参展的准确定位的能力，是因为他们对展览会的价值具有几乎一致的价值观，我们通过调查研究，发现企业对展览会价值认知主要集中在“信息传播价值”、“第三方认证价值”、“体验价值”、“理念价值”、“精神领袖价值”等五个方面。所谓展览会的信息传播价值，指的是展览会具有快速反馈高效率、高质量的市场信息高效传播特点，一个知名展览会实际上就是一次行业年会，从行业协会到产业链的各个环节均被聚集在一个时空里，是行业信息量的大潮到来之际，是行业海量信息的尖锋时刻•关于“第三方认证价值”，目前国内企业的认识不是很深刻，笔者在论着《21世纪中国会展经济与会展产业》中提出一个观点，展览会是一个市场经济发展的阶段性产物，分析展览会产生的历史原因，可以知道展览会实际上是一个公平买卖的市场，是提供企业进行商业交易的特定场所，其所处地位就是一个中立的第三方，其对展览产品的认证相当于第三方认证，具有一定的客观权威性。展览会的“体验价值”，表现在展览会的聚集人气功能，由于展览会的直接参与性和体验性，一次参展常常成为一次深刻难忘的体验。展览会作为一个行业盛会，可以将来自行业的各方人士在短短的3～5天内汇集到一个展览场馆中，大家平等交流，联络老客户，结识新客户，发现潜在客户，刺探竞争对手，观摩新产品，展览会作为市场营销工具区别于其他市场营销方式最重要的不可替代特征之一。•，展览会的第四个价值———“理念价值”。这是为许多参展商较难以理解的一种价值。不过，多半成熟的参展商一般对此有其独特的理解。纵观世界各个机电类知名品牌展览会无不象人有自己的“灵魂”似的，都在倡导、传播一种理念，这种理念能够左右消费行为，在消费市场上可能引爆流行，在生产资料市场上可能引起生产方式的革命。这是因为消费观念是巨大的消费动力。展览会的最后一个价值是“精神价值”。成熟的参展商对此均懂得善于运用展览会的这个价值去影响自己的消费群体和与竞争对手进行较量，因为展览会的最高境界是成为了一个消费者群体的“精神领袖”。一个达到精神领袖境界的展览就是按照已经设定的一套清晰的价值观念，成为某种生活方式的鉴定者和护卫者。举办展会相关活动的作用•现代展会为了给展会创造更好的气氛，为了更进一步丰富实现展会的贸易、展示、信息发布等功能，越来越讲究在展会期间举办一系列相关活动，这些活动已经成为现代展会不可分割的一部分。1.丰富展会信息•从本质上来说，展会是为信息交流而进行的传播活动。展会的最大特点在于信息的“集中”。从“会”的角度讲，会议的每一个参加者，既是本人信息的传播者，又是他人信息的接收者;从“展”的角度来说，展览是以展馆场所为媒介进行社会信息系统的运行;从目标受众的角度来说，观众参观展会，大都是为了能在展会中收集各种有用的信息。因而，展会本身应该是信息的总汇。举办展会相关活动正是为了极大地丰富展会的信息。2.强化展会发布•专业展览会常常会有系列研讨会、讲座、产品发布会等活动，主讲单位一般都是行业内的领先者。由于展会上行业人员聚集，信息传播很快，许多企业都选择展会作为发布信息的场所。有些展会专门组织产品发布会供企业选择，还有些展会将新产品发布与表演、比赛等活动结合起来，以此来强化展会的发布功能。3.扩展展会展示•展会的价值与展出目标主要是在展台上得以实现的。展台工作包括展会开幕期间的展台接待、展台推销、贸易洽谈、情况记录、市场调研等。如果将筹展工作比作“搭台”，展台工作比作“唱戏”，那么，展会的相关活动就好比“配乐、配器”。在展会期间举办相关的活动如产品展示会、有关表演和比赛等能使企业和产品的形象更好地展现，给观众留下更加深刻的印象。第二部分展览会前的准备工作•展览会的策划过程是一个综合而又复杂的过程,并不是简单的等价交换。它是为卖家和买家提供一定的环境和场所，促使交易达成的过程。因此我们在策划展览会的时候要充分考虑到各方面的因素。一、首先要了解展览要涉及到哪些部门，并怎样更好而又合理的协调组织好这些部门，为展览会的成功举办而铺路从上述图中我们可以看到展览业促进了相关行业的发展，同时主动权又完全掌握在展览的组织策划者手中。作为一名有着丰富展览经验的组织者来说，必须要充分的考虑到这些因素，才能使展览会达到圆满的目的。否则其中一环没有考虑到，都要付出很大的代价。因此要求策划者本着以上实际出发，真正意义上策划一场全面而又深度的展会。二、项目经理制•目前大多数展览公司实行的是项目经理制，即项目经理从展览会的组织确定到招展，及最后展出期间所遇到的问题的负责制。•项目经理策划会议的前期工作•市场调研市场调研对于策划者来说，尤其第一届展览会的策划特别重要。对于首届展览会的开展具有以下缺陷：1、没有成功召开的经验和现有模式。2、没有创造出品牌3、没有与顾客建立稳定的关系及没有稳定的顾客群4、不了解行业市场的发展动态要求项目经理1、具有敏锐的市场调查能力和超前的市场知识，曾经有一个会展界同行说：“当别人已经占领了山头，我们没有必要去抢这个山头，我们可以另开辟路。占领别人没有发现的山头”。这是一个最直接的形象比喻。策划者在策划展览本身要有这种创新意识，即对周围和未来的事业的关心与思考。2、可行性分析报告。展览会的实地考察、企业的反应，相关资料的整理，通过这些信息的观察和自身的经验，确立展览会的“可行性”或“不可行性”做出最终的判断展会的召开与否。再汇报给上级主管，最终根据报告制定整体展览会方案，因此书写报告也是项目经理非常主要的环。因为决策者在支持展览会的召开是根据会议可行性报告和项目经理对整个行业的了解程度来决定的。项目场地的确定、规模及时间•项目经理根据市场调查，最终确定展会召开，必须充分考虑到展会的场地、规模及时间的确定根据国际惯例，一个成品版和规模的展会，并不是首次举办就规模很大的，是经历一个过程而发展壮大的。展览会需要注意的问题•场馆整体的因素：•1、硬环境的考虑：Α、场馆的交通是否便Β、场馆周围的酒店、娱乐设施是否齐全C、场馆的交通运输方式是怎样安排的①是否有货运电梯②场馆仓库的库容量有多大D、场馆的面积及场地的合理化分配（制定展位图做考察）与相关租用配套设备。E、研讨会的场地安排软环境的考虑•（1）馆内部保卫设施是否到位（2）场馆的停车场及休息场所是否合理（3）场馆的水电供应情况（4）场馆的卫生清理工作（5）会议期间场馆提供的相应服务•建议：①首次展览会场地不要太大。根据自己的实力做出预算。•②建议要充分考虑举办展览会的时间，如果同期在同一个地方一个日期内有2到3个展览与其发生冲突，这将势必影响招展的力度，这样很容易分散参展的注意力•③取得国内外行业协会的支持，通过行业协会邀请参展对象做招商工作。（因为在国外很多行业协会是因各个行业自身组成的，本身就是多行业领头羊的综合体现）•④“以会带展，以展带会”突破传统的思维模式。展览会特别是专业性很强的展览会，相应召开的研讨会将是展览会的实质性的东西，招展者在招商时可以利用自身的优势来通过会议的重要性来带动企业参加展览会。把会议研讨与展览结合，是企业参展的积极性所在。展会前的各项准备•1、该次展览能满足我们市场拓展的需要吗？2、展览日期是否合适？3、同期有别的展览会举办吗？4、展览地点是否便利？5、有多少与会者是来自目标市场？6、有多少与会者