金牛区档案信息化建设实施方案

金牛区档案信息化建设实施方案为适应我区信息化建设和档案事业发展的要求，进一步提高全区档案管理工作的现代化水平，进一步发挥档案信息资源服务社会的作用，根据《全国档案信息化建设实施纲要》、《成都市档案事业发展“十一五”规划》，结合我区电子政务的实际，特制定我区档案信息化建设实施方案。一、档案信息化建设的总体目标以金牛区数字化档案馆建设项目为载体，大力推进我区档案信息化进程；坚持以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以开发利用档案信息资源、促进公共服务为目的，不断加强档案基础信息、基础设施、应用系统、信息资源利用、安全保障体系，人才队伍等六项基础性建设，着力打造全区档案信息共享交换网络平台，到“十一五”末（由于迁馆不可预知因素，一些建设项目不能如期完工，可能推后1--2年时间），全区档案信息化建设的总体目标是：（一）、完成数字化档案馆建设项目。在电子政务网络技术平台环境下，采集和接收电子政务内网各应用系统中传输、运转、处理完毕后的电子文件数据；通过建立基础数据库，建设为政府各部门提供电子文件的长久存储、管理、利用等服务的信息系统，确保在内网各应用系统中运行的电子文件数据，完整、安全地得到采集与妥善保存。（三）依托区电子政务建设，建立电子档案管理的标准体系；利用电子政务平台，建立各种载体档案和相关电子档案同步接收平台。（四）完善金牛区档案信息网站（内、外网站）建设，为本级党政领导、机关服务；面向社会、服务公众、服务经济，提供现行公开文件、开放档案目录等政府公开信息的网上查询阅览服务,发挥档案的积极作用。（五）新馆建设时,综合考虑符合档案信息化的需要。实施金牛区数字化档案馆建设项目，要突出金牛特色、金牛文化；迁馆前按市档案局要求和工作部署，作好数字化档案馆的合理规划、软件开发、数据处理，力争2009年迁馆后，达到“软件不软、硬件要硬”的要求。二、档案信息化建设的主要任务(一)、实现数字化档案馆的基本功能1、实现数据采集功能：通过电子文件网上报送系统软件，依托电子文件归档交换平台，多层面、多门类采集政务网内必须长期或永久保存的、符合归档要求的各种电子政务信息（包括电子公文、电子邮件、以及在政务网上发布的各类信息），接收应归档单位移交的电子档案，利用数据库技术建成一个综合的档案资源库，更好的为我区中心工作服务。2、实现数据保存功能：通过磁盘、光盘等多种技术手段，对采集到的各类电子政务信息在备份的基础上进行永久保存，形成政务网的数据备份基地之一。3、实现数据利用功能：对政务内网的各用户（包括领导、公务员）提供分层次、智能化、方便快捷的档案、文件综合信息访问查询、数据分析及挖掘服务，建成政务信息综合查询及辅助决策系统。依托公众网，建立档案信息网站，面向社会、服务公众，同时有目的、有重点的搜集、整理、数字化部分企业文件资料，面向企业，服务企业，不断探索数字档案馆为企业服务的新路子。4、实现数据管理功能：为了有效地实现利用目的，对包括电子政务信息在内的各类电子档案实行系统化管理，实现分类、排序、价值鉴定、数据检验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等，并运用身份认证、保密、访问控制等技术确保电子政务档案信息的安全及合理利用，有效地维护整个电子政务系统信息的安全。5、实现档案宣传功能：充分利用数字档案馆综合保管的，反映金牛区政治、经济、文化等各领域发展现状的文本、音频、视频、图像等各种数字档案资源和“双重”、现行公开文件资料，通过金牛档案信息网内、外网门户网站，进行金牛区历史教育和建设成就的宣传，为我区经济工作服务，为企业服务。（二）档案信息化标准建设1、坚持档案信息化建设标准先行的原则，依据国家信息化建设的有关规范和档案行业标准，研究制定全区统一的档案信息化工作技术规范。2、切实加强信息化标准的贯彻落实。认真执行国家档案局8号令和《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存贮归档与档案管理要求》、《纸质档案数字化技术规范》等一系列技术标准，确保数字档案资源格式统一、数据规范、便于转换、实现共享。（三）档案信息化基础设施建设1、区档案馆数字化，服务器配置应满足海量数据存贮，快速检索利用的要求。各单位要完善档案数据库建设必备的存储和备份系统，以确保数据的安全。除进行纸质档案数字化加工外，还应加大音频档案、视频档案等多媒体档案数字化的力度，有条件的单位可配备相关设备如高画质相机(如单反相机，要求附带摄录相功能，大容量存储卡)、录音机(笔)。2、加强全区电子档案管理系统硬件设施建设。区级档案部门的档案信息化建设要与区电子政务建设同步发展，配备相应的计算机、移动硬盘、DVD刻录机、光盘打印机等硬件设备，达到文档管理一体化的要求3、积极推广使用紫晶电子文档管理系统软件。全区所有档案室全部使用紫晶电子文档管理系统软件，保证全区档案信息数据库的集中统一。4、作好综合档案馆迁址各项准备工作，积极参与馆库建设的规划管理，确保档案馆建设技术要求，抓好档案馆现代基础建设系统工程项目，进一步优化档案保管条件。初步统筹规划系统工程项目建设内容有：一个网络化总控系统，下设六个子系统，包括（1）档案密集架管理子系统；（2）计算机网络化消防监控子系统；（3）网络化安全监控子系统；（4）温、湿度网络化控制子系统；（5）电源照明网络控制子系统；（6）局域网建设项目。根据各项条件和情况，择要实施。（四）档案信息资源建设1、目录数据库建设：区档案馆做好馆藏档案目录的录入现已基本完毕,在已有的目录数据库基础上，“十一五”期间，全区各级档案部门要配合全区档案目录中心的建立，有计划、有步骤地充实目录数据库，同时区档案局要根据《档案著录规则》（DA／T18）要求，建立目录数据检查审核制度，对全区各立档单位定期进行目录数据质量检查，保证录入数据的规范。区直各机关、团体、企事业单位向档案馆移交档案时，己要求应同时移交机读目录，今后要严格实施。2、全文数据库建设：按国家档案局行业标准《纸质档案数字化技术规范》，区档案馆应稳步推进存量档案数字化和增量档案电子化，加快建设档案全文数据库，开发全文检索系统和多媒体信息检索系统。全文数据库结构设计应符合检索优先原则，以DBF文件格式或XML及其它格式进行数据交换。推荐的通用文件格式为：文字型数据采用XML文档和RTF、TXT、WORD格式；扫描图像数据采用JPEG格式。通过关键字查询、语义查询，能够检索到基于内容的图像、视频、音频档案，完善服务功能。“十一五”期间，区档案馆要完成馆藏珍贵重要及利用频繁纸质档案全文扫描录入任务。区档案馆应做好增量档案的电子化工作，加强对列入接收进馆范围的机关、团体、企事业单位档案的监督和指导，督促各单位及时做好本单位电子文件积累、鉴定、著录，实现电子文件实时归档。同时要坚持纸质档案和电子档案同时保管的“双套制”，以此作为档案接收进馆的硬性条件。依托区政务网电子公文交换系统做好紫晶文档管理系统的在线接收、归档和利用工作。全区各单位在做好公文交换系统电子档案归档工作的同时，要将同版本纸质文件一并归档。3．多媒体数据库建设：“十一五”期间，区档案馆完成馆藏珍贵、重要的音像、照片档案数字化处理工作，抢救和保护好档案原件，逐步完善多媒体档案数据库建设。建立全区统一的多媒体档案采集标准。视频数据采用MPEG、AVI格式；音频数据采用MP3、WAV格式。确保多媒体档案数据库的安全与利用。（五）档案管理应用系统建设1、建立全区档案目录中心。全区各级档案部门要充分运用文档管理系统软件，不断壮大和扩展档案目录数据库。在此基础上，建立全区档案目录中心，实现馆室档案资源的共享，并提供开放档案目录网上查询服务。2、建立全区电子文件中心。区档案馆根据政府电子政务建设要求，同步规划区电子文件中心建设，实现在线采集、接收电子文件，为各级领导决策服务。区档案局要积极配合区信息办、机要局，做好紫晶文档管理系统软件与机关办公自动化和电子政务系统的技术衔接工作，开发相应的接口程序，以保证系统间的无缝链接，依托政务网整合机关档案室的档案信息资源，构建档案信息共享平台。3、建立金牛区政府公开信息服务中心。现己建立“金牛区政府公开信息服务中心”，要努力把档案馆建设成为政府信息公开场所。遵照《中华人民共和国政府信息公开条例》的要求，积极收集政府及各部门可公开的政策性、法规性文件，通过现场查阅和登录互联网，为社会各界提供便捷服务。（六）档案信息安全保障体系建设建立档案信息安全保障体系，逐步完善档案信息安全管理体制。全区各级档案部门要建立档案信息安全制度，加强对计算机档案管理系统的维护管理，实施可靠安全的数据备份，做好电子档案信息的保管，全文、目录、多媒体（照片、影片、录像）数据库采用磁盘、光盘等方式同步备份。采用ＩＢＭＤ４３００存储系统进行数据存储备份并严格进入管理。加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实完整。档案馆局域网要与外网实行物理隔离，严格管理权限，加强身份认证和密钥管理，非公开的档案信息一律不得上外网。要采取数据备份策略和异地存放管理措施，建立数据备份基地，建成ＩＢＭＤ４３００存储系统容灾系统，确保档案信息数据的安全。全区各级档案部门也要注重档案信息资源的安全，要建立严格的档案交接制度和安全保障措施，严防档案数字化加工过程中失、泄密事件的发生。三、档案信息化建设的主要措施（一）加强领导，明确职责档案信息化建设是一个地区、一个单位信息化建设的重要组成部分，必须与信息化整体建设同步规划、同步发展。各级领导要以对历史负责的态度，重视和支持档案信息化建设，加大领导力度，为全区经济和社会发展提供良好的服务。（二）规范管理，注重实效区档案局加强对各单位档案信息化建设的行政监督和宏观指导。制定相应的规范性文件和标准，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、安全，严防违反档案法律法规行为。及时总结推广经验，促进全区档案信息化建设规范稳步开展。（三）统筹规划，分类实施档案信息化建设必须做到统筹规划、统一标准、统一部署、避免出现“自成体系、各自为战”的情况，要紧密围绕区委、区政府中心工作展开，全区档案信息化工作要在省、市档案部门和区信息办的指导下，按统一的技术标准实施。（四）加强培训，提高素质不断加强档案业务人员的培训力度，提高档案队伍对档案信息化建设的认识，增强档案人员信息化应用水平和信息安全防范意识，提高档案信息化建设的综合效益，为我区档案信息化可持续发展提供强有力的人才保证，努力造就一批既懂档案管理又懂计算机应用的复合型人才队伍。