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1XX集团有限公司行政管理制度一、行政办公制度第一章总则第一条为实现集团公司办公工作的规范化、程序化、制度化，进一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的发展，特制定本制度。第二条集团公司行政部负责本制度的制定实施和管理监督。第二章行政办公制度内容第三条公司全体员工应认真遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定，遵守办公纪律，维护正常办公秩序，树立良好的办公形象。第四条公司全体员工应认真遵守办公作息时间，严格遵守考勤制度，不迟到、不早退，因事外出要履行请假手续。第五条公司全体员工要加强党风廉政有关文件的学习，熟悉有关规定，不断提高廉洁自律的自觉性。第六条公司倡导树立“一盘棋”思想，禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。第七条公司员工不利用工作之便为自己、亲属及他人谋求任何规定之外的特殊照顾。第八条公司员工在公务经济活动中做到帐目清楚，手续符合规定，及时清理有关经济手续，不谋取私利。第九条公司员工必须服装整洁、仪表端庄、文明办公、礼貌待人。接待客户来访和回公司办事的子公司或项目部员工应主动、热情、大方。第十条公司全体员工办公时间应严守岗位，认真履行工作职责，不擅自离岗、串岗，严禁打闹喧哗、闲扯聊天、电脑上网（因工作需要查阅资料除外），不得浏览、下载黄色及反动网页或资料，不得进行游戏娱乐等一切与工作无关的事情，保持良好的办公秩序。2第十一条严格办公电话管理。各部门负责人对本部门电话应认真管理，办公时间因公通话应简洁明了，不准占用电话谈私事、聊天。第十二条公司各职能管理部门办公室和分管卫生区域应由专人负责并坚持每日认真清扫，办公用品应摆放有序，报刊一律上报架翻阅，办公室内和办公桌上除必要的办公设施和文具外，不得堆放其它杂物。不准随地吐痰，不准乱扔烟头杂物，保持办公环境整洁卫生。第十三条禁止公司总部员工上班时间在公司办公区域吸烟，公司总部办公楼层（含卫生间和楼梯间）为禁止吸烟区，禁止公司总部员工上班时间嚼食槟榔。第十四条爱护公司财物，提倡勤俭办企业。公司各职能管理部门办公室应节约使用文具、纸张等办公用品，减少一切不必要的开支。下班时应关闭办公室所有电器，锁好门窗，做好防火防盗安全工作。第十五条公司明确行政部内勤主管为办公秩序管理的第一责任人，各职能管理部门负责人为第二责任人。行政部检查发现违反第十、十一条规定的行为，当事人罚款100元，当事人所在部门负责人罚款50元；公司领导检查发现上述违规行为，除以上罚款外，内勤主管负管理连带责任罚款50元。第十六条公司员工发现违反第十三条规定的行为，可报告内勤主管或由内勤主管直接处理，对违规当事人处以每次人民币100元的罚款，当事人所在部门负责人没有履行管理职责的负失职责任处以每次人民币50元罚款。公司董事会领导发现的，当事人罚款人民币1000元，内勤主管和当事人所在部门负责人负失职责任罚款100元。第十七条公司要求管理部门员工在非工作时间保持通讯联络，一旦公司有紧急事情需要，必须保证联络畅通、随叫随到。如因员工提供的通讯工具联络不上而延误工作，视损失大小追究该员工的工作责任。第十八条公司员工要维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。第三章附则第十九条本制度适用于集团公司总部各职能管理部门，各子公司、各项目部均可参照执行。第二十条本制度的制定权、修订权及解释权归集团公司行政部。3二、印鉴、证照管理制度第一章总则第一条为使公司印鉴、证照的使用和保管规范化、制度化，防止公司印鉴、证照被滥用或盗用，确保公司印鉴、证照的正常使用和绝对安全，特制定本管理制度。第二条集团公司行政部负责本制度的制定实施和管理监督。第二章印鉴的刻制第三条公司所有印鉴的刻制，均应先由需要部门分管总监提出申请，经公司董事长批准后，交公司行政部外勤主管统一办理。第四条行政部外勤主管凭介绍信到正规刻字社（店）按规范标准刻制，刻制好的印鉴由行政部验收、登记和留底。使用部门须经公司董事长批准，由部门分管总监到行政部领用印鉴并履行审批登记手续。第三章印鉴的保管第五条公司行政、合同印鉴和法人代表印鉴应根据保密的原则和制度，由公司行政部指定思想品德好、保密观念强、敢于坚持原则的专人负责保管，并应遵守以下制度：一、建立“印鉴使用登记本”，并载明什么印章、印文、印模、保管人姓名和保管的起止时间等项。二、印鉴保管人员应明确责任，保证印鉴的正常使用和绝对安全，防止印鉴被滥用或盗用，并不得委托他人代取代用。三、公司印鉴必须放在公司行政部的保险柜内。四、保管印鉴要牢固加锁，防止被盗。用完印鉴后要随手锁好，不能将印鉴随意放置在办公桌上或敞开保险柜。五、如公司印鉴被盗用而产生的后果，保管人员应负法律和经济责任，内勤主管和行政总监也应负连带责任。六、公司印鉴保管人员还要注意保养印章，及时进行清洗（铜制、木制、塑料制）、加印油（原子印章），以确保盖印时清晰。第四章印鉴的使用第六条公司印鉴的使用应按规定的制度办理，公司行政和合同印鉴的使用4均须履行审批、登记手续，注明使用事由，并由经办人和审批人签字。一、所有报送上级机关和与外单位联系、签署的文件，包括请示、报告、信函、介绍信、证明，各类财务、统计报表等，应注意对所阅审内容的保密，均须先由经办部门负责人、分管总监签署意见，报公司董事长批准签字后由行政部用印、登记并以批准原件存档。重要文件还须加盖骑缝章。二、各种经济合同、劳务合同、联营协议，均由经办部门负责人准备好合同、协议文本送审计总监评审，并在文件签阅单上由经办人、审计总监和法律顾问签署意见，送公司董事长批准后到行政部用印，加盖骑缝章，并以原件交公司档案室存档。三、公司内部文件，包括下发文件、规章制度、通知等，均须先由经办部门主管和分管总监、行政总监签署意见，报公司董事长批准签字后由行政部用印、登记并以批准原件存档。四、公司行政、合同印鉴不得借出使用，特殊情况须报行政总监及公司董事长批准，由行政部派人携印鉴随同经办部门外出用印，办理登记存档手续，并在当日归还收管。因特殊情况不能当日归还的，须报请公司董事长批准同意。五、公司印鉴专管人员不得随意私自使用印章，更不能在空白信笺和空白介绍信上滥盖印章，对滥用或盗用印章者，要追究当事人的经济和法律责任。六、盖印时应专注，摆正位置，用力均匀，文尾落款处盖印要上不压正文，下压年月日，也称“骑年盖月”。七、公司法人代表印鉴的使用须经法定代表人本人批准。第七条公司财务印鉴、法人代表私人印鉴（财务专用），须报公司董事长批准后，由财务总监到行政部办理领用手续，由财务负责人和出纳分别妥善保管，严格按照财务规定要求管理和使用。其他部门确因工作需要，需使用公司财务印鉴和法人代表私人印鉴时，须经公司董事长批准后方能使用。第八条部门因工作需要需刻制印鉴，须报公司董事长批准后，由行政部统一联系刻制，部门负责人到行政部办理领用登记手续，部门负责人更换时，应办理印鉴交接手续，部门撤销时，印鉴要缴回行政部收管。第九条各项目经理部印鉴由项目经理到公司行政部领用，并办理印鉴领用登记手续，严格按照公司规定使用。5一、项目经理部行政印鉴应指定专人保管，项目经理不得自己保管行政印鉴。项目经理部应建立“印鉴使用登记本”，印鉴使用时须经项目经理批准，履行登记手续，注明使用事由，并有经办人和审批人签字。二、各项目经理部行政印鉴只能在对项目部内部管理、对公司领导、公司各职能管理部门和业主及监理联系汇报工作或上报资料、申报变更时使用，不能对外签订经济合同或劳务协议。项目经理部确需对外签订经济合同或劳务协议时，须经公司董事长批准，统一使用公司“合同专用章”签订。三、项目经理部的财务印鉴（项目经理印章、财务专用章和出纳印章）应分开由项目经理、会计和出纳分别保管，财务印鉴的使用必须严格遵守公司财务制度，履行必要手续。四、严禁使用项目部印鉴或以项目部名义为施工队伍作任何形式的担保。五、因工程结束、项目经理部撤消时，项目部所有印鉴均应及时交回公司行政部；因名称变更、毁损等原因不能继续使用的印鉴也应及时交回公司行政部。行政部对收回的印鉴应办理收回登记手续。需销毁的印鉴，要登记注销，对于具有重要保存价值的印章应存档保存，一般印章须由公司行政部报公司董事长批准后，方能销毁。销印时应有主管人员到场监销，所有的销毁印章都要留下印模，注明销印的时间，经办人、监销人必须签字，以备日后查考。第五章证照的保管第十条公司营业执照、资质证书、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证等公司证书由公司行政部统一保管，并指定专人负责。第十一条公司营业执照、组织机构代码证由公司行政部负责办理登记、年检和变更手续。第十二条公司税务登记证、开户许可证由公司财务部负责办理登记、年检和变更手续，办完手续后由财务部交给行政部专人负责保管。第十三条公司资质证书由公司审计部负责办理登记、年检和变更手续，办完手续后由审计部交给行政部专人负责保管。第六章证照的使用第十四条因工作需要，需借用公司证照，须经公司董事会领导批准，办理借用登记手续，登记时注明使用事由，并有经办人和审批人签字。借用的证照使6用完毕应及时归还公司行政部，并办理归还手续。因特殊情况不能归还的，须向公司董事会领导说明其不能归还的原因，并由公司行政部备案，以备日后检查。第十五条因工作需要，需复印公司证照，须经公司行政总监批准，由行政部提供证照复印件，所有证照复印件均须加盖“再次复印无效”章并注明使用单位、内容，并由行政部登记、借用人签字。第七章附则第十六条本制度的制定权、修订权及解释权归集团公司行政部。三、公司收、发文制度第一章总则第一条为使公司文书处理准确、及时，提高文书处理的工作效率和公文质量，特制定本制度。第二条公司各部门与外界来往文书的收发由公司行政部统一负责。第三条公司行政部指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印等事宜。第二章收文制度内容第四条凡上级有关机关下发的红头文件（含业主、监理单位直接对公司下发的红头文件），均由行政部负责签收、编号并统一用“收文登记本”登记。第五条办理收文的文件由行政部附文件签阅单经行政总监签署意见后及时分送公司领导阅批。第六条公司领导对送阅的文件一般应在三天内阅批完毕并签署姓名和日期后将文件及时交回行政部。第七条领导阅文后批示部门阅办的文件由行政部复印后送各分管总监阅办，各分管总监应在文件传阅单“附注”栏内签收并签署姓名和日期，原件和文件传阅单收回由行政部存档。第八条上级机关、业主、监理单位下发的非红头文件，项目部向公司报送的文件统一由行政部收文，用“一般文件收文登记本”登记后经行政总监签署意见并及时分送公司领导阅批。领导阅文后批示部门阅办的文件由行政部复印后送批示部门分管总监阅办，分管总监应在文件传阅单“附注”栏内签收并签署姓名7和日期，文件和文件签阅单收回由行政部存档。第三章发文制度内容第九条公司向上级机关报送或下发的红头文件：一、由拟稿人用墨水笔或电脑打印认真起草，原稿附文件签发单由拟稿部门负责人签字经分管总监签署意见呈公司董事会领导批准签发后交行政部按红头文件发文规范打印、校阅、编号发文。二、公司发文统一用“发文登记本”办理发文登记手续，由负责报送或领文部门分管总监签字后领取文件。三、发文原稿和文件签发单由行政部存档。第十条以公司或职能管理部门名义向上级机关报送或下发的非红头文件：一、由拟稿人用墨水笔或电脑打印认真起草，原稿由拟稿部门负责人签字并经分管总监签署意见呈公司董事会领导批准签发后交行政部打印、校阅发文。二、非红头文件发文统一用“一般文件发文登记本”办理发文登记手续，由负责报送或领文部门负责人签字后领取文件。三、发文原稿和文件签发单由行政部存档。第四章附则第十一条本制度的制定权、修订权及解释权归集团公司行政部。四、文书档案管理制度第一章总则第一条为提高文书处理的质量和效率，实现文书管理制度化、程序化、规范化，特制定本制度。第二条文书档案包括公司规划、年度计划、财务资料、统计资料、审计资料、会议记录、协议、合同、文件、往来公文、照片图片等具有参考价值的文件资料。第三条