某集团有限责任公司建设项目档案管理实施细则(试行)》的通知

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资源描述

-1-神宁办〔2011〕58号关于印发《神华宁夏煤业集团有限责任公司建设项目档案管理实施细则(试行)》的通知集团公司各单位,机关各部门:现将《神华宁夏煤业集团有限责任公司建设项目档案管理实施细则(试行)》印发给你们,请遵照执行。-2-附件:1.神华宁夏煤业集团有限责任公司建设项目档案管理实施细则(试行)2.制订制度说明二〇一一年四月十八日-3-附件1:神华宁夏煤业集团有限责任公司建设项目档案管理实施细则(试行)第一章总则第一条为加强神华宁夏煤业集团有限责任公司(以下简称集团公司)建设项目(以下简称项目)档案管理,确保项目档案的完整、准确、系统和安全,根据《中华人民共和国档案法》、《国家档案局国家发展和改革委员会关于印发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》(档发〔2006〕2号)以及《关于印发〈宁夏回族自治区重大建设项目档案验收工作实施细则〉的通知》(宁档发字〔2007〕19号)等有关法律法规的规定,结合集团公司实际,制定本实施细则。第二条集团公司项目档案是指在地质勘探、立项审批、招投标、勘察设计、设备材料采购、施工、监理、竣工验收及试生产全过程中形成的文字、图表、声像等具有保存价值的历史记录。第三条本细则适用于集团公司新建、改建、扩建、技改、续建的项目。第二章项目档案管理第四条项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人或受其委托的建设单位(以下简称项目实施单位),全面负责项目的档案工作,并接受档案行政管理部门的监督和指导。第五条集团公司项目主管部门和项目实施单位在与地质勘探、勘察设计、施工安装、工程监理、设备供应等单位(以下简称-4-参建单位)签订勘探、设计、施工及采购、服务、技术等合同、协议时,应设立专门条款,提出项目档案管理要求,明确提交项目文件范围及相应职责,提出文件的质量要求、整理标准,提交套数、提交时间等。第六条集团公司项目档案工作实行统一领导、统一制度、统一管理、分工负责原则。第七条项目实施单位应明确档案工作的分管领导,建立与项目相适应的档案管理机构。确定项目档案管理机构的负责人、各职能部门分管档案工作的负责人、项目档案工作的管理体制和工作程序,建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制,建立健全项目档案管理制度。第八条项目档案工作应与项目建设同步。项目主管部门和项目实施单位应从项目开始筹建就建立档案工作,把项目档案工作纳入项目建设计划,纳入项目建设管理程序,纳入分管领导和工作人员的岗位职责,并与项目建设管理同步安排、同步检查、同步考核、同步验收。第九条项目实施单位应当配备适应项目档案工作需要的专职档案人员和兼职档案人员;各职能部门也应根据需要配备相应的专职或兼职档案人员。第十条参建单位应按照项目主管部门和项目实施单位的要求或合同规定,明确负责档案工作的部门,配备满足项目档案工作需要的专(兼)职档案人员。第十一条项目实施单位应建立以档案部门为中心,各职能部门、参建单位专(兼)职档案人员为基础的档案工作管理网络。第十二条集团公司办公室负责对集团公司项目档案工作进行-5-监督、指导、检查。第十三条项目实施单位档案部门对本单位各职能部门和参建单位档案工作进行监督、指导、检查。组织、协调各职能部门和参建单位整理项目档案。第十四条项目实施单位各职能部门负责本部门项目文件的收集、整理,对归档文件质量和完整、准确、系统情况负责,与档案部门共同指导、检查相关参建单位的归档情况。第十五条参建单位按合同、协议规定负责相关文件的收集、整理和归档工作,对归档文件质量和完整、准确、系统情况负责。监理单位还应负责审核施工文件完整、准确、系统情况,审核、签署竣工文件。第十六条项目实施单位和参建单位应采取前端控制、过程管理、节点把关等有效措施,控制文件归档和档案质量。第十七条项目实施单位在主要合同的起草、审查、执行等环节,凡涉及文件和档案的条款,应有档案人员参与把关,合同结算程序应有“档案部门签字”。第十八条项目实施单位和参建单位应保证档案人员参加设备仪器开箱验收和项目竣工验收。第三章项目文件的收集第十九条项目文件的收集范围包括:(一)项目全过程产生的项目文件:项目建设的法规性文件、各种许可文件和资质文件、地质勘探文件、立项与核准文件、建设用地文件、设计文件、招标投标文件及承发包合同协议、项目开工审批及有关文件、计划、投资及有关管理文件、施工文件、设备、电气、仪表及管线安装施工文件、监理文件、设备、电气、仪表及-6-材料必备文件、科研项目文件、涉外文件、试生产技术准备、试生产文件、财务管理文件、专项验收文件、竣工验收文件。(二)其他文件:1.项目档案工作管理网络图。2.项目简介。3.项目档案简介。4.项目档案分类方案。5.项目档号编制规则。6.项目档案整编人员简介汇编。7.项目实施单位、施工、监理三方会审记录表。8.项目实施单位和参建单位项目档案管理工作总结。9.竣工档案移交目录。10.竣工档案移交手续。第二十条项目建设的法规性文件包括:(一)国家工程建设法规性文件。(二)国家质量体系法规性文件。(三)质量管理、环境管理、安全卫生管理、体系认证文件(参建单位提供全部复印件)。(四)质量保证手册(含项目实施单位及参建单位)。(五)质量体系程序文件(含项目实施单位及参建单位以项目的质量、安全、进度、投资为主要内容的各项质量控制程序文件等)。第二十一条各种许可文件和资质文件包括:(一)法人组建方案及相关文件。(二)建设发展规划及有关文件。(三)有关会议记录、纪要、领导批示、讲话、专家意见等。-7-(四)项目实施单位必须具备的各种证件:项目法人营业执照(正、副本)及税务登记证、勘查许可证、采矿许可证、建设用地规划许可证、土地使用证、安全生产许可证、煤炭生产许可证、爆炸物储存许可证和使用许可证;矿长资格证、矿长安全资格证等(包括年检等相关文件)。(五)参建单位必须具备的资质及资质审查确认文件:1.地质勘探、预可行性研究、可行性研究、设计、监理、施工及评审、咨询、图纸审查、检测、鉴定单位的资质证书复印件等。2.地质勘探、勘察设计、施工、监理单位项目负责人职业资格证书、煤矿安全生产资格证复印件等。3.现场管理人员名册、职业资格证书复印件等。4.劳动用工合同;人身、社会、失业、医疗等保险合同文件。第二十二条地质勘探文件包括:(一)探矿权申请及批准文件:申请登记书;勘查工作计划、勘查合同或委托勘查证明文件、勘查实施方案及附件;勘查项目资金来源证明文件;探矿权价款评估报告,探矿权转让协议及价款缴纳凭证;探矿权转让承诺书,探矿权转让评估报告及备案表;矿产资源勘查项目年度报告;储量复核评审意见;矿产压覆报告;各级政府有关部门对探矿权申请的审核及批准文件(勘查许可证)。(二)采矿权申请及批准文件:申请登记书;采矿权申请人资质条件的证明;矿产资源开发利用方案;设立矿山企业的批准文件;开采矿产资源的环境影响评价报告;采矿权价款评估报告,采矿权转让协议及价款缴纳凭证等文件;各级政府有关部门对采矿权申请的审核文件及批准文件(采矿许可证)。(三)普查详查地质报告、附图、附表、附件及审批文件。-8-(四)井田精查地质报告、附图、附表、附件、原始记录及评估、咨询文件。(五)井田补充勘查报告、附图、附表、附件、原始记录。(六)井田精查地质报告补充说明书、附图、附表、附件及批准文件。(七)井田内影响矿井安全的“老空”分布图及调查报告。(八)矿井地质灾害危险性评估报告及备案登记文件。第二十三条立项与核准文件包括:(一)项目所在矿区开发建设总体规划预可行性研究、可行性研究报告、附件及咨询、评估、批准文件。(二)项目预可行性研究报告(项目建议书)及其咨询、评估、批准文件;前期工作通知书等。(三)项目可行性研究报告(计划任务书)及审批文件;有关立项的会议纪要、领导批示、专家建议等。(四)地质环境保护与治理恢复方案及批复。(五)土地复垦方案及批复。(六)环评报告编制的依据性文件;有关放射性污染治理的文件及批复;环境影响报告书及批复。(七)水土保持方案报告书及批复。(八)水资源评价报告、取水许可证申请及批准文件。(九)节能评估报告及批准文件。(十)安全预评价报告及批复。(十一)煤层气及其它矿产资源开发利用方案及批复。(十二)文物、考古调查(勘探)报告及批复。(十三)资本金证明文件、银行贷款承诺函或业主独立出资承-9-诺函。(十四)煤炭、煤层气及其他产品用户意向性协议。(十五)有关行政主管部门(城市规划、农业、林业、工业、铁路、交通、水利、电力、通讯、保密、人防、环保、节能、消防、市政、教育、卫生等)的批准文件或签订的供水、暖、电、煤气及通信、排水、救护等配套性协议文件。(十六)原料、材料、燃料供应、大型设备维修等协议文件。(十七)项目申请报告及核准文件。第二十四条建设用地文件包括:(一)建设用地预审申请报告(地质灾害评估、压覆矿产资源评估、林地采伐评估及勘探定界);城市规划部门出具的选址意见;自治区人民政府土地管理部门初审意见;国家土地管理部门预审意见等。(二)购地、移民、拆迁、安置、补偿等谈判记录、协议书及付款凭证。(三)农业、林业、草原、宅基地用地转用及土地征收申请报告、审批文件;建设用地规划许可证及其附件;划拨建设用地文件;国有土地使用证、土地出让合同、土地有偿使用合同。(四)土地规划实施影响报告及论证文件;土地规划调整图、红线图(购地平面图)、坐标图、行政区域图;建设前原始地形、地貌状况图、照片等。(五)拆迁工作总结、报告等文件。第二十五条设计文件包括:(一)建设用地工程控制测量和地形测量(地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物)文件。-10-(二)地面建筑物工程地质勘察文件(勘察设计、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明)。(三)矿区气候等自然条件、地震情况及矿井项目范围内的经济、交通、水文等调查材料。(四)井田储量核实报告、储量审批文件、储量登记书。(五)矿区总体规划设计。(六)矿井开拓与开采方案设计及审查意见;井筒工程施工工艺设计及审查意见。(七)矿井安全设施设计及审批文件。(八)矿井项目工程初步设计(矿井单位工程明细目录、设计说明书、专业设计图纸、工程概算书及主要机电设备、器材目录)及其报批文件。(九)施工组织设计总说明书及附图、附件。(十)矿建工程施工图设计及施工图预算。(十一)地面建筑工程施工图设计及施工图预算。(十二)机电安装工程施工图设计及施工图预算。(十三)设备非标件及非标件零件制作图。(十四)煤矿建设的通用及标准设计。(十五)技术秘密材料、专利文件。(十六)单位工程设计计算书。(十七)关键技术试验文件。(十八)设计审定会议记录、评价、鉴定及审批文件。(十九)其它有关设计文件。第二十六条招标投标文件及承发包合同协议包括:(一)确定采购、发包、招投标方式的会议记录、纪要及有关-11-文件,招标委托书及合同。(二)各项、各类招标文件、技术设计、技术协议及审查意见。(三)招标公告、招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件;安全防护、文明施工措施项目清单,标底、标底编制合同及编制委托书。(四)投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件等。(五)开标议程、开标大会参会人员签字表、报价表、评标纪律,评标人员签字表、评标会议记录及报告,议标商谈会议记录及纪要、参会人员签字表等。(六)中标(成交)通知书或其他文件。(七)合同谈判纪要、合同审查文件、合同书及附件、合同变更文件、协议文件。(八)未中标文件。第二十七条项目开工审批及有关文件包括:(一)项目开工申请书及其说明等有关文件。(二)工程规划许可证、附件及附图。(三)工程施工许可证。(四)项目开工仪式领导讲话、贺信贺电等。第二十八条计划、投资及有关管理文件包括:(一)投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划。(二)工程设计概算、施工图预算管理及差价管理文件;工程结算文件。(三)合同变更、索赔等涉及法律事务的文件。-12-(四)管理规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件。(五)投资、进度、质量、安全、合同控制等有关文件及统计报表。第二十九条施工文件包括:(一)施工管理文件: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