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关于修订南京商旅集团档案管理实施细则的通知各部门、各单位：根据江苏省档案局最新印发的《江苏省归档文件整理规则实施细则》（苏档规发[2017]3号）文件精神，结合集团档案管理工作实际，现对原实施细则进行修订，请大家认真贯彻执行。南京商旅集团2017年1月25日南京商旅集团档案管理实施细则第一章总则第一条为加强南京商旅集团（以下简称集团）各类档案的管理工作，确保档案材料的齐全、完整和规范，更好的做好集团办公自动化、管理精细化及档案管理标准化、规范化、信息化的各项工作，根据国家《档案法》、《江苏省归档文件整理规则实施细则》（苏档规发[2017]3号）等相关文件，结合集团实际，制定本细则。第二条集团档案是指集团在经营管理中直接形成的、办理完毕的、应当作为档案保存的各种文件、资料、报表、账册、凭证等文件材料，包括文书档案、基建档案、会计档案、人事档案、照片档案、声像档案、实物档案等门类的纸质和电子文件材料。第三条档案管理是指对文件材料的收集、整理、鉴定、分类、编目、保管、统计、借阅、开发利用和销毁等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条档案管理必须严格执行国家有关档案的法律、法规、标准，集团所有员工都有保护档案、保守档案机密的责任和义务。第五条档案工作是集团的重要基础工作之一，也是衡量集团管理水平的一个重要标志。集团各部门、各单位在档案工作中应逐步做到“四纳入”、“四参加”，即将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入领导议事内容中，纳入考核管理机制，纳入工作检查和人员考核的范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，参加落实布置、检查、总结、验收档案工作。第六条各部门、各单位应认真执行本细则，加强对本单位档案工作的组织领导。第二章档案管理工作职责第七条集团档案工作的管理原则是：统一领导，分工负责，分级保管，规范管理。第八条集团办公室是集团档案管理的归口管理部门，对集团的档案管理工作承担组织、指导、督促、检查等管理职责；集团各部门应积极做好本部门档案管理工作，并配合集团办公室开展档案管理的各项工作；各单位应明确分管档案工作的领导，指定专人具体负责本单位的档案管理工作,各单位分管领导和专（兼）职档案员均为档案工作责任人。第九条集团办公室档案管理的工作职责：（一）负责制定或修订集团各类档案管理办法和制度，并组织实施。（二）负责对各单位的档案管理工作进行指导、监督、检查。（三）负责集团档案室的管理工作。（四）负责对集团本部各类档案的集中统一管理。（五）开展档案利用工作，为集团经营发展服务。（六）组织安排对集团超过保管期限的档案进行鉴定、销毁工作。第十条集团各部门档案管理的工作职责：集团各部门形成的档案，由本部门兼职档案员负责收集、整理，并按要求移交集团办公室。（一）财务部负责各项会计档案、财务审计资料的整理归档工作。（二）党群人事部负责集团党的建设、劳资、人事、工会、企业文化建设等有关档案资料的整理归档工作。（三）资产管理部负责资产运营计划的指标及考核、资产管理计划、法律事务、战略合作协议文本等有关档案资料的整理归档工作。（四）规划发展部负责集团直接投资的项目、投资计划、业务统计分析报表、集团所属各层次企业改制、改革、重组方案、招投标等相关资料的整理归档工作。（五）监督办（监察审计部）负责集团纪检、监察、审计材料等相关资料的整理归档工作。第十一条各单位档案管理的工作职责：（一）认真落实集团档案管理规定，按照职能做好本单位的档案管理工作。（二）各单位负责本单位层面直接形成的、办理完毕的、应当作为档案保存的各类纸质和电子文件材料的收集、整理、分类、编目、保管、利用、鉴定、销毁等工作。（三）接受集团办公室对本单位档案管理工作的指导、监督和检查，并按要求完成有关工作。第三章档案的归档范围和保管期限第十二条归档范围凡是反映集团经营管理工作情况、办理完毕且具有查考利用价值的各类材料，均属应归档范围，任何个人不得据为己有或拒绝归档。各单位各负其责，认真制定本单位的归档范围和保管期限表，并完成职责范围内各类档案的归档工作。文件资料归档范围和保管期限应当保证纸质文件和电子文件的协调统一。（详见附件：《集团管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》）（一）集团文书档案的归档范围主要包括集团行政管理、经营管理、投资管理、党群人事、纪检监察等过程中形成的各类有价值的文件材料。（二）集团人事档案的归档范围主要包括人事管理活动中形成的记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。（三）集团会计档案的归档范围主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表、会计软件数据和其他会计核算专业资料。（四）集团照片档案归档范围主要包括本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的照片；本单位重点建设项目、重点科研项目的照片；领导人、著名人物和国际友人参加与本单位有关的重大公务活动的照片；本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的照片；本单位历届领导班子成员的证件照片；记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片；其他具有保存价值的照片。（五）集团声像档案归档范围主要包括本单位召开的各类重要会议形成的声像材料（包括大会会场、主席台、主要领导讲话等场面）；本单位领导在国内外重大活动中形成的声像材料；上级领导来本单位视察、检查工作形成的声像材料；本单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的主要声像材料（包括现场原貌、开工仪式、重要施工阶段、竣工仪式或工程全貌等）；本单位其它重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料；搜集来的其它具有保存价值的声像材料。（六）集团实物档案的归档范围主要包括本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等；上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等；本单位对外交往中获赠的重要纪念品；本单位组织的各种重大活动中形成的纪念品；机构成立以来使用过的牌、匾、印章；其它有保存价值的实物。第十三条保管期限凡是本集团经营管理中形成的重要事项、重要会议、重大活动及主要职能活动中产生的重要业务文件材料应为永久保管。在本单位职能活动中形成的一般性文件材料应为定期保管。（一）文书档案的保管期限分为永久、定期。定期一般分为30年和10年。（二）人事档案的保管期限为永久，企业职工退休后档案统一移交到人社局。（三）会计档案的保管期限分为永久、定期。定期一般分为30年和10年。（四）照片档案的保管期限分为永久、长期。1、保管期限为永久的照片为：上级领导到集团视察、检查工作形成的照片；集团全年或半年工作会议；集团领导参与的重大业务活动；为宣传集团拍摄的纪录片、新闻片；反映集团各个历史时期面貌、发展情况的照片。2、保管期限为长期的照片为：业务咨询活动、政策推介会、业务合作协议签字仪式等形成的照片；各种表彰会的照片。（五）声像档案的保管期限为永久。（六）实物档案的保管期限为永久。第四章档案的归档整理要求第十四条归档文件应以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等，使之有序化。纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等。（一）文书档案1、组件及文件排序本细则以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本、发文稿纸、定稿为一件，法规等重要文件的正文与历次修改稿数量多的，可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，将记载修改过程的定稿与正文、发文稿纸为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件，经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件；介绍信存根等一本为一件；会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；同一次会议成套的会议材料各为一件。归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单的，文件处理单在前，收文在后；有发文稿纸的，正本在前，发文稿纸和定稿依次在后。2、分类（1）立档单位应当对归档文件进行科学分类，同一全宗应当保持分类方案的一致性和稳定性。（2）归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。分类层次最多三层，即年度、期限、机构（问题）；最少两层，即年度、期限。一个单位应当保持分类方案的稳定。a）按年度分类将文件按其形成年度分类。跨年度一般应当以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当几份文件为一件时，以装订在最前面的文件落款日期为准。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在备注项加以说明。b）按机构（问题）分类将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法与问题分类法应当选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应当根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应当按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。按问题分类，一般可分为“党群类”、“业务类”、“行政类”等等，不得交叉。原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业单位，按问题分类，一般分到一级类目，即“党群类”、“行政类”、“生产技术类”、“经营管理类”。c）按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。3、排列（1）归档文件应当在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。（2）同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。（3）会议文件、统计报表等成套性文件可以集中排列。（4）因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构（问题）的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件（符合组件要求）。上述情况应当在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应当尽量避免。4、编号（1）归档文件应当依照分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应当遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。（2）档号结构宜为：全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接。如“Z109-WS2015-Y-BGS-0036”。（3）档号按照以下要求编制：a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位阿拉伯数字或者字母与阿拉伯数字的结合标识，按照DA/T13-1994编制。b）档案门类代码年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2015”。参照执行本细则整理的其他门类档案代码，分别由相应当的汉语拼音首字母标识，进馆单位执行前需和同级档案行政管理部门商定。c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应当省略机构（问题）代码。e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0036”，实体档号章上由手工编写的则不需要补足。（4）归档文件应当在首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中或其他空白位置。文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。填写编号项目的字迹材料应当耐久。电子文件可以由系统生成归档章样式或者以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。（5）归档章应当将档号的组成部分，即