信息技术与会计信息系统概述

第一章信息技术与会计信息系统概述第一节企业信息化与会计信息系统企业信息化：企业信息化是指企业在生产和经营、管理和决策、产品研发和市场销售等各方面应用信息技术，调整或重构企业的组织结构和业务模式，对一切可利用的资源进行最有效的开发和利用，充分服务于企业的发展目标，提高企业竞争力的过程。推进企业信息化是落实“以信息化带动工业化，实现社会生产力的跨越式发展”的重大举措。企业信息化的普遍实施，将有力地促进国民经济的发展和社会进步，大幅提升我国的综合国力和国际竞争力。一、信息与信息系统（一）数据、信息、知识数据：数据是对客观事物的性质、形态、结构、特征、内容和含义的一种表达形式，它可能是数字、文字或图形，可能是声音、光电或颜色，还可能是一个眼神或一个动作。信息：信息是对人有用的、能够影响人们行为的数据。是数据的含义，是人们对数据的理解，是数据加工后的结果。数据是信息的载体，没有数据便没有信息，因此信息不能单独存在。各种组织系统都是通过资源配置的过程来追求目标，依靠管理决策过程去实现目标。信息的经济价值就在于它有助于资源配置决策，并且协助系统来实现其目标。因此，信息可能算是最重要的组织资源。•会计信息的使用者分两类：外部使用者和内部使用者外部包括：股东、投资者、债权人、政府部门、工会及公众。内部包括：组织内各级管理者。•会计信息可分两大类：强制性的和自由选择性的政府部门、立法部门等需求的信息是强制性的必须提供，但要在满足可信性和有用性的要求时，使成本最小化。内部管理部门需要的诸如预算报告、责任会计报告等信息是可选择的，因此提供这类信息要注意成本—效益原则。战略性策略性操作性交易数据信息加工与筛选高层管理中层管理基层管理图1-1企业内部信息的需求特征在一个企业内，一般来说，地位越高的管理者所需要的信息越需要加工和处理。图1-1是企业中的基层、中层和高层管理者对信息的需求特征。知识：从信息技术应用的角度看，知识是以各种方式将一个或多个信息关联在一起的信息结构，是对客观世界规律性的认识和总结。它是对同类信息的积累，是为帮助实现某种特定的目的而抽象化和一般化了的信息。因此，信息是知识的原料，而知识是对信息的更高一级的抽象。这种抽象可以在信息系统环境中通过寻找各信息之间的联系完成。由此也可以看出，知识的产生需要自由地获取信息。（二）系统、管理信息系统1.系统系统是由具有独立功能且相互联系、相互制约、为共同完成系统总目标而存在的若干元素构成的有机整体。系统具有以下主要特性：目的性、要素性、关联性、层次性、环境适应性。2.管理信息系统管理信息系统（ManagementInformationSystem简称MIS）是以信息基础设施为基本运行环境，由人、数据、设备、信息技术和运行规程等要素组成的，通过数据处理产生企业进行各项管理和决策所需信息的系统。随着近几年网络信息技术的迅猛发展和企业信息化进程的加快，MIS已经迎来了它的高级阶段ERP。事实上，制造资源计划（MRPⅡ）和企业资源计划（ERP）系统都可认为是企业管理信息系统。只是MRPⅡ和ERP更强调科学管理、资源整合、信息动态共享与系统功能集成。3.管理信息系统基本功能管理信息系统要为信息使用者提供对决策有用的信息，因此其基本功能就是处理数据产生信息。具体说来包括对数据进行采集、存储、加工、检索、维护、分析和传输等功能，将其转换成信息并向使用者提供信息。4.管理信息系统分解一个企业的管理活动十分复杂，因此与其对应的企业管理信息系统也是非常庞大和复杂的，这给描述和开发这样的系统都带来了一定困难，因此须将管理信息系统进行分解。传统的管理信息系统一般按管理的层次结构和职能部门把整体的系统分解为具有独立功能的若干子系统。例如，生产管理、财务管理、人力资源管理、销售管理、采购管理、仓储管理、质量管理等子系统。由于传统的管理信息系统分解成具有独立功能子系统的模式有碍数据的充分共享，影响整体业务高度协同，当今的大多ERP系统不再划分功能独立的子系统，而是将企业的所有岗位和职能重新梳理定义，称之为“职位”，然后根据各职位的职能、权限编制相应功能的程序模块儿。这样从管理系统的软件来看，ERP是一个大一统的软件包，内辖成百上千个程序模块儿，每一模块儿都是ERP的有机整体的一部分，它们共享同一个中央数据库，高度协同运行，因此克服了传统的功能子系统部门拥有，独立运行，边界森严，数据不易共享和作业不易协同的弱点。二、会计信息系统会计信息系统（AIS)是人和信息、技术、设备等资源的集合，目的在于将财务和与财务相关的数据转化成信息，并将信息发送给各类决策者或管理者。（一）会计数据和会计信息会计数据是用于描述经济业务活动所需的数字、文字和专用符号，我们把会计用的“单、证、账、表”上所有形式的符号都看作会计数据。会计信息是指会计数据经过加工处理后产生的为会计管理和企业经营决策所需的经济信息。会计信息的特点：（1）数量大、种类多、来源广（2）综合性（3）结构和处理逻辑的复杂性（4）客观、真实、公允性（5）全面、完整和一致性（6）安全、可靠性（7）处理的及时性（二）会计信息系统的基本概念1.会计信息系统原来曾将其定义为：利用信息技术对会计数据进行采集、存储和处理，完成会计核算任务，并提供会计管理、分析、决策所需的辅助信息的系统。其构成要素为：计算机硬件、软件、数据、会计人员和会计信息系统的运行规程。现在整个系统已经体现为融入ERP系统的各会计功能模块儿。在ERP环境下，企业会计工作中常规的、可程序化的任务都将由各个会计功能模块儿自动处理，同时软件系统还会帮助会计人员完成许多内部控制等管理任务。2.会计信息系统的目标会计信息系统是为企业服务的，是企业这个有机体中不可缺少的组成部分，因此，会计信息系统的目标应服从于企业、信息系统、会计三者的目标。企业的目标是通过为客户提供满意的产品或服务，获取更多的利润；信息系统的目标是向信息的使用者提供决策有用的信息；会计的目标是帮助企业提高经济效益以获取更多的利润。3.ERP与AIS的关系•ERP是集成了业务和财务系统的全系统。在企业内部，再也不应该有独立的分割的管理信息子系统，所有的业务、管理、财务都是集成在一起的，通过ERP实现物流、资金流、信息流的统一。•财务管理始终是ERP的核心模块和主要职能。会计和财务管理对象是企业的资金流，是企业运营效果和效率的衡量和表现，传统的会计信息系统属于会计等式“资产=负债+所有者权益”的模式。ERP系统则以业务为中心来组织，根据物流、资金流、信息流的连续运动和反馈来设计，能跨越职能领域的边界，实现整个企业信息的集成。会计信息系统只是企业管理信息系统的一个有机组成部分，不是作为一个专门的系统开发的。（三）ERP环境下会计职能的发展在ERP环境下，AIS更突出的职能是控制与服务问题1.AIS的管理控制问题控制问题早已有之，但在ERP环境下，控制问题变得异常严峻。因为传统的风险依然存在，同时信息化又带来了许多新的风险。2.AIS的信息服务问题企业实施ERP后，由于业务与财务的集成，在处理每一笔业务时将自动生成会计凭证，由于数据共享，数据出错率也大大降低，财务人员主要是根据预算和权限管理进行财务开支的审核，这样，原来大量从事数据输入和审核任务的财务人员工作量会大大减少。原来的结账、对账、科目汇总、试算平衡、调账和出报表等，在ERP环境下都变得非常容易，原来的财务会计职能大大简化，而管理会计的职能将大大增强。财务分析与信息服务工作将占到财会工作的30%~40%，尤其信息服务将趋于职能化、专门化。我们把AIS对企业内部的财务信息服务分成三个方面——部门级服务、企业级服务和专业性服务。第二节业务流程业务流程是一系列相关作业，这些作业包括数据、组织单元和逻辑时间顺序。组织内所有与财务相关的活动都可以看作其所在的整体业务流程的一部分。一般组织都具有九组通用的基本业务流程。分为主体性流程和支持性流程，前者直接增加产品价值，后者间接增加产品价值。基本业务流程和支持性业务流程共同构成了企业业务活动的整个价值链。价值链是通过分析竞争优势的方式衡量企业业务活动的一种方法。他将业务活动分解为能够根据企业的目标和战略单独进行优化的组成部分。第三节业务处理循环通常按惯例将企业活动分为经营活动四个一般循环：•收入循环：向其它主体提供产品和服务并收款的有关事件。•支出循环：从其它主体获取产品和服务并付款的有关事件。•生产循环：将资源转变为产品和服务的相关事件。•财务循环：包括现金在内的资金管理的相关事件外加一个财务报告循环，但它不是一个经营循环。一、销售与收入循环1.销售与收入循环的概念销售与收入循环包括向其它主体提供产品和服务并收款的有关事件。具体活动有：吸引客户关注，帮助客户了解和选择合适的产品，与客户签署供货与服务协议，发运产品或提供客户要求的服务，收款等。2.销售与收入循环的目标除了通过销售增加盈利与及时收回货款，销售与收入循环还应努力达到以下目标：缩短选择产品和服务与收款之间的时间间隔；减少应收账款和坏账损失；合理确定产品价格，寻求增加客户价值和本企业盈利的平衡点。销售与收入循环是企业与客户进行交流的第一通道，如果销售与收入循环不能发挥其应有的作用，即使其他循环非常有效，企业也不能取得收入，这一循环是企业实现经济增长和盈利的关键。二、采购与支出循环1.采购与支出循环的概念采购与支出循环包括从其它主体获取产品和服务并付款的有关事件。具体活动有：询价、选择供应商、定购、收货、验货和支付货款等。2.采购与支出循环的目标采购与支出循环的总目标是为组织的转换过程提供必要的资源。该目标可分解为以下具体目标：确认所订购的商品和劳务为企业所需；确保所购得的商品或劳务性能、品质良好；确认发票所记载的数量、金额与实物相符；能按照企业需要的时间、地点和状态接收货物，做到适时可用；确认所有现金支出均已得到授权。目标决定了购货与付款过程的性质和范围，所有会计流程和内部控制的设计都是为了达到这些目标而设立的。三、生产循环1.生产循环的概念生产循环包括将资源转变为产品和服务的相关事件。具体活动有：生产控制和报告、生产计划、生产进度、加工装配、产成品计算、存货控制、成本会计和财产会计处理等。2.生产循环的目标生产循环总的目标是利用本组织可利用的资源，创造出市场需要的产品，该产品除了原材料以外还物化了组织的专利、技术、人力、和人的创造力。生产过程要努力追求下列目标：最高的成品率；最低的消耗率；最高的生产率；最低的库存量；不断降低成本，不断推陈出新。利用信息技术，实现准时制生产、精确制造是今后生产循环的努力方向。四、财务循环1.财务循环的概念财务循环包括现金在内的资金管理的相关事件。具体活动有：现金管理和控制、债务管理和控制、投融资管理和控制、职工福利计划和管理等。2.财务循环的目标财务循环的目标是最优化地使用企业可使用的资金。第四节会计与信息技术当今的会计信息系统当然指计算机会计信息系统，它包括使用最新的信息技术来给用户提供信息。信息技术包括计算机技术、通讯技术和网络技术。一、信息系统的职能体系负责数据处理，产生信息。随着企业信息化不断深化，每个企业都建立了相应的信息化实施的职能部门和领导机构，有的还聘请各方面有关专家成立顾问组，形成完整的企业信息化职能体系，该体系的主管称为首席信息官（CIO）,顾问组称为指导委员会。图1-2显示了企业信息化职能体系。首席信息官指导委员会系统分析经理编程经理运行经理技术支持经理用户支持经理程序维护员系统程序员通信分析师数据库管理员文档管理员数据录入员计算机操作员应用分析员应用程序员图1-2显示了企业信息化职能体系二、最终用户计算（EUC）在信息化工作中，最终用户这一术语是企业内部基本的业务职能（职位），而不是要求信息系统实现的某种处理职能。比如销售或营销职能（职位）是要求信息系统提供销售报告、市场分析、销售预测、销售预算的最终用户；会计职能（职位）是要求对日记帐过账和报表准备进行计算机处理的最终用户。最终用户计算（EUC）是指最终用户亲自动手驾驭计算机