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采购部标准化作业手册公元2016年8月10日V1.0目录第一章采购部基本职能和组织机构第一节采购部基本职能第二节采购部组织机构第二章采购部岗位工作说明书第三章采购部工作流程一．采购价格合同审批流程二.物资采购询价流程三.支付流程第四章采购部管理制度第五章采购部考核办法第一章采购部基本职能和组织机构第一节采购部基本职能序号职能依据处理目的1请购分析和控制《物料需求计划》《采购审批流程》1.核对申购过程手续是否齐全，确保在规定的权限内得到批准。2..核对到货日期。3.汇总和整理需求计划1.编制采购计划2.确定安全采购周期3.决定采购方式4.编制资金预算2采购过程控制《采购计划表》历史采购信息1.分配采购任务2.原材料供应及价格动态调查3.询价﹑比价﹑议价，确定供应商，签署合同或即时采购4.交期跟催1.编制采购单2.控制到货日期3.确定合理价格4.决定采购策略3送货过程控制《采购计划表》《送货单》购货票据《进货检验标准》1.核对物料规格。2.检验物料质量。3.核对物料数量4.开具《收料单》1质量问题及时发现2.严格控制库存3调整到货日期6供应商开发及管理《供应商评审表》1.价格分析了解供应商的合理性2.供货分析确定供应商服务质量3.质量分析了解供应商稳定性1.决定是否开发新供应商。2.对供应商进行分级管理3.决定对重点供应商的管理策略7票据管理财务部相关规定《票据报销流程》1.严格审核各类票据，手续不全不与办理。2.督促采购员办理报销1.确保财务及时结算2.谨防弄虚作假第二章采购部岗位工作说明书工作编号填表人盛忠辉填表时间2016年8月10日职位部长管理人数2人所属单位运营中心直属主管职位运营中心副总核准人工作地点上海普陀区本职位在组织图中之位置职位目的与功能摘要职位目的：根据公司发展的需要，组织辅助材料的采购、保质保量及时满足各部门的需要。同时规范制度和流程，培养下属，为公司进一步发展做准备。功能：1.采购规划及变革。2.采购方法的改进。3.采购业务的监督和目标管理。4.下属业绩的评估和考核。5应急事务及突发事件的处理主要职责及所占百分比(就全年而言，总数为100%)工作量百分比主要职责10%拟定采购方案和采购策略10%2.采购部管理细则的组织拟定和审批5%3.管理活动的策划和推进10%4.工作理念的宣贯和团队的建设15%5.下属部门工作的督导10%6.与相关部门的沟通和协商5%7.采购部工作的总结和目标的调整10%8.下属人员业绩考核、工作调整及招聘面试5%9.紧急业务的办理20%10.上级安排事宜及其他督促范围(管理人数)部属职称直接部属人数采购员1人采购部长作编号填表人填表时间2016年8月10日职位采购员管理人数0人所属单位采购部处运营中心直属主管职位采购部长核准人工作地点上海普陀区本职位在组织图中之位置职位目的与功能摘要职位目的：以合理价格，及时、保质保量的完成采购任务。功能：1.根据物品质量、价格及供货速度，选择供应商。2.采购实施，及时、保质保量3.票据齐全，报账及时。4..对供应商进行初步评估。5.处理投诉、办理退货、补货6..定期对市场行情进行调查，将信息向采购科部汇报。主要职责及所占百分比(就全年而言，总数为100%)工作量百分比主要职责20%1.接受采购任务，与请购部门联系，了解请购意图和产品要求，并对目标产品进行市场调研和成本分析，选择供应商。30%2.进行议价、签定合同、发订单、跟催、接受货物、核对规格等采购实施10%3.办理入库手续，整理票据交相关人员和部门审核并报销。10%4.接受投诉，与供应商联系调货、退货及补货事宜。10%5.整理采购记录，报采购计划员录入微机，并对供应商进行初评10%6.了解所管业务产品价格走势，提供采购方案供上级决策。10%7.上级领导交待的事务和其他督促范围(管理人数)部属职称直接部属人数间接部属人数部属职称直接部属人数间接部属人数0人0人0人0人采购员第三章采购部工作流程采购价格合同审批流程总经理总经办财务部工程部技术部采购部发起针对合同中的技术及验收标准是否正确进行评审对于交付货物时间及地点、装卸货措施条件是否合理进行评审，项目经理也可以对于以往项目采购历史价格与目前签订的价格进行比对后提出意见对于支付、票据进行评审意见对于合同的价格，合约条款的描述进行风险控制将经过比价、议价、商务谈判好的的询价比价资料，并且拟定合同走流程进行评审按照各部门评审意见修正好后进行和供应商商务谈判再次依据职责审批再次依据职责审批再次依据职责审批再次依据职责审批将和供应商二次商务谈判后的结果再次提交审批总经理决策是否合同签订采购部跟进决策层意见执行总经办校对盖章，流程结束价格合同审批流程工作指引说明1、采购人员将经过商务谈判后的询价比价信息和拟定好的合同版本汇总后发起审批流程，将合同草拟文本和询价比较信息作为附件上传。2、技术部对于合同中的技术部分进行审批，工程部对于标的物交付时间和地点进行审批，财务对于支付和票据进行审批。总经办对于整个采购行为的风险点进行全盘进行审批。3、采购员根据第一次审批的各部门的意见和供应商进行商务谈判后修改合同文本发起二次审批。4、对于二次审批时各部门核对第一次审批意见的修改内容，如意见未得到认可，我方于供方未达成一致，可保留意见，有决策层来判定是否签订合同。5、经过审批后的合同甲乙双方达成一致后将经过审批后的合同文本固化为PDF格式发送给供应商盖章后提交总经办张艾丽处进行盖章工作。张艾丽在盖章前对合同内容进行校对无误后进行盖章。物资采购流程供应商采购部发起依据收到的采购计划内容开始采购工作，供应商开发。对于有意向的供应商进行询盘供应商根据询价信息进行报价采购部门进行议价及商务谈判商务谈判达成一致根据初步达成的一致意见拟定合同文本询价流程结束，进入价格合同评审流程采购人员在寻找供应商是必须保持三家以上进行比价工作。如果是新晋供应商必须该供应商提供相关的资质文件进步供应商审核工作。此处采用的表单为询价比价表。采购流程工作指引说明1、根据项目经理提交的采购计划进行采购工作。采购员开始寻找合适的供应商资源进行询价，供应商资源必须在3-5家以上。2、发出询价意向，供应商针对报价内容进行报价。3、所有报价的供应商进行价格比对，制作出价格比对表。根据供应商报价信息进行议价及商务条款谈判，锁定付款方式及支付进度比例条件。4、确定供应商报价后，将价格汇总表及原始报价提交总经办审核价格。5、总经办在接到比价汇总表的2天给出审批结果，并且出批复意见6、采购部根据总经办批复的意见进行修正工作，如审批通过开始拟定合同文本。支付流程总经理总经办财务部采购部发起依据合同支付条款进行货款支付工作按照资金计划进行审批分管公司层面领导进行审批总经理决策yes/noYesNoYes总经理同意后，财务进行支付给供应商并通知采购。Yes支付流程1、采购部门依据合同支付条款支付节点发起支付合同款工作。附件文件有合同、付款申请单，（如果无发票必须填写提前申请付款单据。）验货签收单、分部工程验收单（尾款结算）2、财务按照资金支付计划进行支付审批。3、公司分管财务领导审批。4、总经理审批5、总经理同意后经财务支付给受款方。6、采购部人员跟进全程进度。供应商管理流程供应商评估阶段供应商评定阶段总经办采购部供应商发起供应商开发与选择提供相关资料供应商初审审批供应商样品件选择提供样件接待接待审核审核进入供应商库进行备案签约，履约签约，履约供应商评定及考核审批，备案供应商档案管理结束供应商开发及管理办法工作指导说明1、根据我司的所需要的产品或服务开发供应商资源。2、供应商提供相关企业文件及产品文件，采购部门对其资格进行初级评审。3、初审合格后提交总经办进审批。4、供应商资质文件通过审批后，要求有能力的供应商提供样品件。并接受实体考察。5、在实体考察后，采购部出供应商评估报告6、采购对合格供应商签约履约等采购工作7、根据供应商的履约情况采购部门进行评定和考核，结果报总经办进行审批备案。8、采购部门将总经办的审批意见和评定、考核做供应商档案管理。9、每个月开发供应商数为5家，每季度开发各个合计合格供应商数为确保5家以上第四章采购部管理制度1.目的：为进一步加强采购部管理力度，真正做到有章可循、有法必依，从而明确工作职责，规范工作行为，确保采购部工作质量和工作秩序，特制订本制度。2.范围：本制度适用于采购部采购的全过程。3.定义：4.参考：《采购部部门职能》《采购部岗位说明书》5.权责：采购部：部长负责组织制订和修改采购部管理制度。采购员：采购员负责供应商开发、采购方式策略、做好询价比价工作，做好供应商管理工作。6.采购部工作内容：1、配合商务部技术部销售部做好售前报价、售前样品提供、售前各品牌供应商产品授权等各项工作，要积极配合相关部门完成工作。2、根据工程清单中的主材明细表材料了解材料品种、数量、品牌，初步了解材料计划的时间安排。3、采购员收集相关供货商的资料（营业执照、资质、联系电话、联系人、公司地址）。4、从项目部取得材料计划表，根据材料数量和规格，寻找相关有资质的供应商进行询价。5、根据询价情况，初步选定两三家供应商进行下一步洽谈。由采购经理或采购员负责与供应商对采购价格、合同付款方式及产品质量售后等方面进行谈判。根据最后谈判的结果，通过上传至钉钉软件。6、询价的情况汇总审批，各采购员将询价比价单上传钉钉软件进行审批，通过采购经理→工程→总经办→财务→总经办→总经理商议最终选定供应商。7、与已达成合作意向的供应商签订采购合同。合同采用公司统一范本，部分条款可根据实际情况修改。三、采购合同的执行。1、要求供应商提供营业执照、税务登记证，以确保供应商资格的真实性。2、根据项目材料计划表上的时间，及时地通知供应商准时交货。3、货物送至工地前，提前通知项目经理货物到场时间，以便项目部及时安排人员卸货及安装。4、根据各工程需要采购员要求供应商生产前提供材料质检报告和产品合格证等相关文件。5、对甲方规定要进行产品质量检测要求的材料，要做好材料选样送检的工作。6、根据合同上的付款要求，给供应商办理付款手续。7、采购经理根据每周的材料采购计划表，填写《每月用款计划》，交财务部作好资金准备。四、采购资料的管理1、采购部资料由采购部资料员负责，主要工作有产品宣传资料分类整理，供应商名片上的公司名称及联系人电话等输入电脑建立供应商名录。2、公司选定的样品要妥善保管，贴上标签，制作柜子专门存放。供应商送的样品也要摆放在安全的地方，便于退还。3、询价单的整理和汇总，合同的保管。4、材料到货清单采购员必须通过项目经理现场确认方可填写到项目物料排期表中进行公示。6.1供应商开发及管理：一、开发和考核新供应商，做好供应商的评审工作：1、供应商开发的原则：（1）适质，（2）适价，（3）适量，（4）适地；2、供应商开发的流程：收集供应商资料---填写供应商调查表--如果条件允许可以实地考察并协同相关部门选出优质供应商---索取样品并进行认证---小批量试生产---中批量试生产---大批量试生产--列为合格供应商。3、供应商的考核：通过四大指标（价格30分、质量30分、供货能力20分、综合配合度20分）进行评分:60分以下为D类供应商（不合格），60-69分为C类供应商（合格），70-85分为B类供应商（良好），85分以上为A类供应商（优秀）。二、建立供应商管理机制：1、激励和控制供应商：（1）激励的措施：a、引进竞争机制；b、实施免检措施；（2)控制的措施:a、派驻厂代表；b、定期检查。2、奖惩供应商：（1）奖励方法：a、对于A类优秀供应商给予优先交易的机会；b、对于A类优秀供应商给予优先支付货款；（2)惩罚办法:a、对于质量不合格或交货逾期的供应商；向其索取赔偿或罚款；b、对于由A类优秀供应商降级为B\C\D类，对它限制下单或停止下单。6.2询价比价：1、从项目部取得材料计划表，根据材料数量和规格，寻找相关有资质的供应商进行询价。2、根据询价情况，初步选定两三家供应商进行下一步洽谈。由采购经理或采购员负责与供应商对采购价格、