光伏发电项目文件归档与档案整理办法

1光伏发电项目文件归档与档案整理办法（征求意见稿）解读光伏发电项目文件归档与档案整理规范1范围本标准规定了光伏发电项目各单位的档案管理职责、项目文件的编制、收集、整理、归档、移交及验收。本标准适用于光伏发电项目的文件归档和档案整理。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T14689技术制图图纸幅面和规格GB/T18894电子文件归档与管理规范DA/T28国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T42企业档案工作规范DL/T5229电力工程竣工图文件编制规定档发[1997]20号城市建设档案归属与流向暂行办法国家档案局第10号令企业文件材料归档范围和档案保管期限规定3.3项目档案archivesofproject经过鉴定、整理并归档的项目文件。33.4电子文件electronicrecords以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。3.6分类classification根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行有层次的划分。3.7整理archivesarrangement按照一定原则对档案实体进行系统分类、组卷、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。3.8档号archivalcode以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。3.10档案移交transferofrecords企业各职能部门及有关单位将整理完毕的档案，经部门负责人及有关质量监管单位审核后，按程序交给档案部门归档保存的过程。对项目档案管理实行统一领导、分级管理，设置专门档案管理机构，配备经培训合格的档案管理人员，确保项目档案的完整、准确、系统、安全保管和有效利用。4.2应实行档案管理责任制，与工程管理同步，将档案管理纳入项目管理的招投标、合同管理、工程监理、工程验收的质量管理体系中，保证档案全面反映工程建设及实体质量。4.3应配置满足项目档案管理、安全保管和利用需求的设备设施，对档案实行信息化管理。5管理职责5.1.1项目文件管理应与项目建设同步，在建设单位的统一领导下，对职责范围内形成的项目档案的完整、准确、系统和有效利用负责。5.1.2各单位应根据本标准的规定，完成合同约定范围内项目文件的收集、整理、归档、移交工作。5.1.3各参建单位应参照附录A、附录B的归档范围，将各类载体的项目档案，按规定向建设单位和本单位档案部门移交。5.2建设单位职责5.2.1应建立健全档案管理体系，落实档案管理责任制。制定统一的档案管理制度和工作标准，将项目文件的形成、收集、整理要求及归档范围纳入各有关单位和部门的责任制，实行全过程质量管理。5.2.2应在合同条款中明确各参建单位项目文件的编制质量要求、收集范围、移交时间、份数及违约责任等。合同中未约定的，可按上述要求单独签订补充协议。5.2.3确定竣工图编制单位，并在合同中约定竣工图的编制深度、出图范围、移交时间、移交数量、电子文件格式等具体要求。5.2.4应对各参建单位的档案工作进行监管、检查、指导及协调。5.2.5应组织监理单位对设计变更执行情况进行审核，并汇总提交竣工图编制单位。5.2.6应对各参建单位及部门移交的档案进行核查、汇总整理、系统编目及编制检索工具等。5.2.7应按本标准规定，收集、整理本单位在建设、生产活动中形成的各类载体文件。5.2.8在城建规划范围内的项目，应按国家档案局档发[1997]20号《城市建设档案归属与流向暂行办法》的规定向城建档案管理机构移交相关档案。5.2.9建设单位项目文件管理流程见图1。5阶段内容主要形成文件文件来源（形成）单位项目前期项目立项建设用地审批、征用设计文件设计、监理、施工及设备物资招投标、合同1.项目核准文件2.可行性研究报告及审批文件1.选址意见书及红线图2.建设用地审批文件3.征地赔偿4.建设用地规划许可、国有土地使用证1.设计基础文件2.初步设计、施工图设计3.设计服务1.项目招、投标及评标文件2.项目合同、协议文件政府相关部门土地管理部门施工阶段施工准备竣工交接施工许可等1.项目竣工专项验收文件2.项目整体竣工验收文件及签证建设单位竣工阶段建设、设计及审查、审批单位设计单位建设单位或委托单位建设单位及地方各相关行政管理部门资金管理物资管理质量监督工程会议与统计安全、质量、进度管理1.质量验评划分2.质量、安全、工程进度管理文件，强条实施方案及记录、技术规范文件1.执行概算及批准文件2.工程款支付及结算单1.物资管理台账、设备开箱验收记录2.设备催缴来往文件1.质量监督部门注册备案与现场质量监督检查文件2.质量监督报告1.工程各种会议2.工程统计报表、工程简报等质量监督部门竣工验收工程总结决算与审计竣工图编制1.移交生产签证书2.竣工档案移交目录及签证（记录）1.工程总结（建设、设计、施工、调试、试生产等）2.工程质量评估文件1.工程决算书及报批文件2.工程决算审计报告土建、安装等专业竣工图启动委员会建设、参建单位建设单位及相关验收单位建设、设计、施工、调试及监理单位建设单位及审计单位设计单位及施工单位生产准备与试运行阶段生产准备及试运行1.生产准备大纲、运行、操作规程（规范）2.人员培训3.试运行记录4.试运行期运行事故记录分析报告、处理记录及结论1.并网运行安全评价2.电力生产许可证试运行期电力生产建设单位、生产运行单位阶段验收并网启动验收建设单位及相关验收单位后评估阶段工程达标或创优1.工程达标考核2.质量评价、创优建设、设计、施工、调试、监理单位及考核、评优单位图1建设单位项目文件管理流程图5.3勘测、设计单位职责5.3.1应按照合同约定和本标准要求，对项目勘测、设计活动和设计服务工作中形成的各类载体的文件，进行收集、整理，向建设单位移交。5.3.2勘测、设计单位项目文件管理流程见图2。阶段内容主要形成文件文件来源（形成）单位设计阶段施工阶段竣工阶段基础设计初步设计设计优化施工图设计设计服务及变更设计总结1.工程地质、水文地质勘测报告及图纸2.重要土岩样及说明3.项目用地测量报告及图纸4.水文、气象文件5.原始地形地貌测量图设计单位审查单位1.初步设计说明书、概算、清册、图纸2.初步设计审查及评审文件3.初步设计收口文件1.设计达标或创优实施细则2.强条实施方案及记录1.施工图说明书、清册、图纸2.施工图评审文件建设、监理、设计单位1.设计变更2.材料代用单3.工程联系单工程设计总结报告设计、建设、监理、施工、调试单位勘测设计单位前期阶段可行性研究可行性研究报告及审查意见设计单位审查单位设计单位质量检查工程质量检查报告设计单位竣工图根据合同约定编制竣工图设计、监理单位图2勘测、设计单位项目文件管理流程图5.4监理单位职责5.4.1应按合同约定将设计、施工、调试、设备厂家等单位形成的各类文件及案卷质量纳入工程质量管控范围。75.4.2应对参建单位整理和移交的项目文件质量情况进行审查，并签署审查意见。5.4.3应对在监理活动中形成的各类载体文件进行收集、整理，向建设单位移交。5.4.4监理单位项目文件管理流程见图3。准备阶段机构、人员监理策划监理大纲、监理规划、监理实施细则（创优）进场单位资质、人员资格报审表项目监理机构成立、单位资质证书及报审表、监理人员名单、资格证书施工阶段资质、资格审核竣工阶段验收审核工程总结竣工档案案卷及竣工图质量的审查工程质量评估报告（设计质量检查评估）、监理工作总结阶段内容主要形成文件文件来源（形成）单位监理单位建设单位监理单位安全监督控制1．组织机构成立、参建单位安全机构、制度2．安全人员资格报审表、特殊工种作业人员资格报审表3.事故调查处理文件、其它安全管理文件质量控制1.设计文件图纸会审记录、设计变更执行情况审核2.供应、试验、分包等单位单位资质报审表，进场材料、设备器具报审表，施工、调试方案报审表3.中间交付验收交接表4.隐蔽工程、单位工程、分部分项检验批质量验评报验单5.监理旁站、平行检验记录、强条检查记录6.设备监造见证进度、投资控制1．施工进度计划报审表、调整进度计划报审表2．延长工期、索赔及付款报审表3.合同变更审查4.工程计量单5.工程款支付证书、竣工结算审核意见书6.安全文明施工措施及奖罚报审表合同管理（监理记录）1．项目开（停、复、返）工令2.监理日志、监理月报、监理会议纪要、简报3.监理工程师通知单及回复单、监理工作联系单建设单位监理单位施工单位质量检查单项及整体工程质量评价图3监理单位项目文件管理流程图5.5施工、调试单位职责5.5.1应按照合同约定和本标准要求，收集、整理职责范围内形成的各类载体的施工、调试文件，经自查合格后，提交监理单位审核，审核合格后向建设单位移交。5.5.2应负责收集、整理施工、调试中已实施的设计变更及闭环文件、各阶段质量验收不符合项及整改闭环文件等，并提交监理单位审查，审查合格后向建设单位移交。5.5.3施工、调试单位项目文件管理流程，参见图4。准备阶段施工阶段调试阶段竣工阶段1.施工组织设计和专项施工方案2.施工质量验评划分表3.工程建设强制性条文实施方案4.工程执行法律法规及标准清单5.达标投产或创优实施细则6.调试大纲、调试方案7.项目管理（第三方试验机构、体系认证、管理制度、人员资质管理、台账等）1.开工报审、技术交底、图纸会审2.设备、材料及构件出厂质量证明文件、复试报告3.工器具进场报验4.施工定位测量、复核记录5.隐蔽验收记录6.施工记录7.强条性条文执行记录8.工程施工质量检测试验报告9.工程质量检查评级记录10.中间交接记录11.质量事故处理报告1.调试记录2.调试报告1.调试记录2.调试报告1.施工、调试工程总结2.竣工档案及移交签证达标创优过程控制及成果文件技术与质量策划各专业施工单体调试系统调试竣工移交达标或创优施工单位调试单位施工单位施工单位调试单位施工单位调试单位阶段内容主要形成文件文件来源（形成）单位图4施工、调试单位项目文件管理流程图5.6总承包单位职责5.6.1应按照合同约定的总承包范围，依据国家、行业有关档案管理规定对项目档案实施管理，并对档案质量负责。95.6.2应建立档案管理网络，负责制定档案管理制度，对各分包单位的档案实行监管、检查与指导。5.6.3应与工程建设同步实行档案管理，审核、验收各分包单位移交的竣工档案，对项目档案的齐全、完整、准确系统负责。5.6.4应按合同约定的范围，收集、整理本单位在工程建设活动中形成的各类载体文件。5.6.5应将各分包单位形成的项目文件汇总、整理，提交监理单位审查，向建设单位移交。5.6.6应配合建设单位完成项目档案专项验收工作。5.7运行单位职责5.7.1接收、保管建设单位及相关单位移交的档案。5.7.2应按照本标准要求，对生产技术管理、生产运行等各类文件进行收集、整理及归档。6项目文件编制6.1基本要求6.1.1编制的项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，需要签字、签章、审批的，手续应完备。6.1.2项目文件的载体及书写、制成和装订材料应符合GB/T11822规定。6.1.3图纸幅面应符合GB/T14689的规定。6.1.4原材料质量证明文件，应按原材料种类、型号、使用部位等特征，编制原材料使用跟踪记录。6.1.5施工与验收记录应符合国家现行有关标准规定的格式。无需填写项，应在空白处划线“/”。6.1.6需整改闭环或回复的项目文件，执行单位应在执行完成后按要求编制相应的闭环文件。6.1.7施工单位应根据设计变更,编制对应的设计变更执行报验文件。6.1.8非纸质载体文件归档时，整理单位应编制文字说明与纸质载体一起移交，并在备考表中填写互见号。6.2竣工图编制要求6.2.1编制竣工图应完整、系统，签章手续完备，其内容真实、准确，并与工程竣工