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陕西立豪木业有限公司采购部管理体系1目录第一部分采购管理制度....................................2第一章总则..............................................2第二章物资申购及其规定.....................................3第三章物资采购及其规定.....................................6第四章合同的签订及其规定...................................9第五章物资存储............................................11第六章监督管理............................................13第二部分部门设置及岗位职责.............................14第一章采购部岗位设置......................................14第二章采购部岗位职责......................................14第三部分采购业务程序图解及说明........................182第一部分采购管理制度第一章总则第一条为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。第二条采购作业原则1、严格执行询议价程序原则上，物资采购需确保至少有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。2、一致性原则采购人员定购的物资或服务必须与申购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足部门、分公司要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改申购单作参考。3、最低价搜寻原则采购人员定时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及各地区最低价格，实现最优化采购。4、廉洁原则所有采购人员必须做到：（1）热爱企业，自觉维护企业利益，努力提高采购材料质量，降低采购成本。3（2）加强学习，提高认识，增强法治观念。（3）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。（4）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。（6）努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。第三条物资采购与申报单位划分1、生产经营材料采购（木材类、板材类、薄片类、外包类、油漆类、包材类、胶水类等生产经营辅助类物资），由生产部提出申购需求；2、生产劳保物资（防毒面罩、口罩、工服、手套等），由库房提出申购需求；3、办公物资采购（后勤服务类物资、办公用品、办公设备、培训资料等）由行政人事部提出申购需求；4、非常用材料采购（特殊工艺所需材料、专项工作所需专项物资），由使用部门提出申购需求。第二章物资申购及其规定第四条原则上，任何单位的任何物资请购，都必须按照规范填写申购单，并按程序逐级审批通过后，采购部门方可履行采购。第五条申购单的要素4完整的申购单应包括一下要素：1、申购的部门；2、申购物品所属项目；3、申购的用途；4、申购的物品名；5、申购的物品数量；6、申购的物品规格、参数资料；7、申购的物品的需求时间；8、申购如有特殊需要请备注；9、申购单填写人；10、申购单审核人；第六条申购单及其提报规定（1）申购单应按照要素填写完整、清晰，逐级审核批准后报采购部门；（2）任何物资申购按照附表《陕西立豪木业有限公司物资申购单》的格式进行填写提报；（3）涉及的申购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；（4）如遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在着实无法例行申购程序时，必须通过电话向总经理说明情况，征得同意后将申购物资型号、数量、参数等信息以短信或邮件方式提报给采供部门，采供部门核实情况后实施采购，事后，申购部门必须根据要求补办申购手续。5（5）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，申购部门必须作出书面说明。（6）申购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。第七条申购单的接收及分发规定1、申购的接收要点（1）采购部在接收申购单时应检查申购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查申购单是否经过公司领导审批；（2）接收申购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图片或详细参数资料不全不采购，库房有一定存储量的物资不采购的原则；（3）对于不符合规定和撤销的申购物资应及时通知申购部门。2、申购单的分发规定（1）对于申购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；（2）对于紧急申购项目应优先处理；（3）无法于申购部门需求日期办妥的应通知申购部门；（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。第八条申购审批程序1、生产经营材料申购程序生产车间主管填写申购单库房主管核对申购物资，确保库房无库存或库存不足后签字确认厂长审核并签字确认总经理审批并签字确认采购部经理接收并签字确认采购部6经理派单给采购执行人员，采购执行人员签字确认并执行采购。2、生产劳保物资申购程序库房主管根据库存情况填填写申购单厂长结合实际生产需求审核并签字确认总经理审批并签字确认采购部经理接收并签字确认采购部经理派单给采购执行人员，采购执行人员签字确认并执行采购。3、办公物资申购程序行政人事部填写申购单部门负责人审核并签字确认总经理审批并签字确认采购部经理接收并签字确认采购部经理派单给采购执行人员，采购执行人员签字确认并执行采购。4、非常用材料申购程序物资使用人填写申购单部门负责人审核并签字确认总经理审批并签字确认采购部经理接收并签字确认采购部经理派单给采购执行人员，采购执行人员签字确认并执行采购。第三章物资采购及其规定第九条询价、比价、议价1、经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。2、凡是最低采购量超过申购量的，采购经办人员在议价后，应在申购单中注明，经主管签字确认后上报。3、采购经办人员接到“申购单”后应依采购材料使用时间的缓急，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。74、采购部门接到申购部门以电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，按一般采购程序优先办理。第十条供应商的选择和审计1、原辅材料的供应商必须证照齐全，具有生产产品的合法证件。变更原辅材料的供应商必须经过送样检验、小试、中试，征得需求部门或分公司同意，并报有相关部门批准备案。2、对于大宗和经常使用的商品或服务，采购时应较全面地了解掌握供应商的生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好业务记录，会同相关部门对供应商定期进行评估和审计。3、固定资产及零星物资采购在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。4、为保证原、辅、包材质量的稳定，供应商也应相对稳定。5、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，对于生产运营所必需的商品，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。大宗商品应同时由两家以上供应商供货，以保证货源、质量和价格合理。第十一条采供作业方式：1、重要性物资采供：对于重要性物资设备的采供，可由总经理及采供部经理与供应商议价。必要时，由总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。2、长期性报价采供：凡经常性使用，且使用量较大宗的物资，采供8部门应事先选定供应商，议定长期供应价格，呈报批准后通知各申购部门依需提出申购。3、突发性报价采供：根据突发的重要程度，采供部门可先进行满足使用部门需要的采供。然后与使用部门确定突发性物资需求的需求程度，寻找并确定供应商。第十二条订购1、采购经办人员接到经审批通过的“申购单”后，方可通知供应商供货。2、在采供合同上或电话、传真上确定所采购物资的名称、规格、数量、付款、开票、售后事宜。3、若属于分批交货的，应在“申购单”上予以说明。4、采购经办人员需要及时跟进供应商的交货进度，避免延期。5、采供经办人未能按既定进度完成作业时，应第一时间向库房说明，由库房通知申购部门。第十三条付款、报销1、现款采购：采购员必须凭有项目经理/总经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持货品、购货发票或收据到库房办理入库手续；由库管员验收并开入库单，（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途）。入库单必须通过采购员、库管员、会计签字后，随同购货发票或收据经项目经理/总经理签字后，方可到财务部办理报销手续。2、订单采购：供应商货到后，由采购员到库房办理入库手续，由库房库管员验收并开入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，9数量、单价、金额、用途）。入库单必须通过采购员、库管员签字，并将第二联传递会计作往来帐。供应商需要结款时，应凭入库单，随同购货发票或收据由项目经理/总经理签字后，方可到财务部办理结算手续。3、财务部根据实际入库的数量进行付款。一般的付款方式必须是银行转账，并要求开具正式发票。4、采购柴油的款项，必须每付一笔后开具本笔款的正式发票。第十四条退货、换货或索赔：采供部接到库房或直接使用部门（人员）的物资验收或使用不合格报告后，根据实际情况，立即和供应商联系退货、换货事宜。如果因为这些物资影响了正常的生产，给公司造成了经济损失的，必须要求供应商进行赔偿。第四章合同的签订及其规定第十五条合同正文应包含的要素1、合同名称、编号、签订时间；2、采购物品、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；3、合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明；4、付款方式；5、物资交付周期；6、质量保证期；7、质量要求及规范；8、违约责任和解决纠纷的办法；9、双方的公司信息；1010、其他约定。第十六条合同签订及其规定1、如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；2、拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；3、为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；4、遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；5、质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期；6、详细约定发票的提供时间及要求；7、与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；8、违约责任一定要详细、具体；9、合同审查通过后应由相关人员签字，加盖公司合同章方可生效；10、签订的所有合同应按照合同管理制度规范存档。第十七条付款及合同执行1、付款规定（1）所有已签订合同付款时应参照公司公司《财务支出授权审批制度》及其他相关制度执行采购付款；（2）按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；11（3）在合理例行完采购程序后，财务部门应按照合同规定及时付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。2、合同执行（1）已签订合同由采购经手人负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知申购部门及公司领导；（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；（3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；第五章物资存储第十八条物资验收凡入库物资，库房管理员必须进行认真的检验，经检验合格后在验收单中签字。验收内容包括：1、凭证验收：核对入库材料的质保书或合格证，核对无误后认真归类保存，材料发出时随料同行，给用料单位。2、数量验收：对