饭店管理信息系统规划与设计

饭店管理信息系统规划与设计主要内容一、饭店管理信息系统概述二、饭店管理信息系统的规划三、饭店管理信息系统的设计四、饭店信息系统的安全管理五、软件应用一、饭店管理信息系统概述（一）饭店管理信息系统的定义（二）构建饭店管理信息系统的必要性（三）饭店管理信息系统的发展过程（四）饭店管理信息系统的特点（五）饭店管理信息系统的结构（一）饭店管理信息系统的定义•管理信息系统（ManagementInformationSystem,简称MIS）是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以实现企业战略目标、提高效益和效率的目的，支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。•饭店管理信息系统（HotelManagementInformationSystem,简称HMIS）是计算机管理信息系统在饭店中的具体应用，是由人、计算机等组成的能进行饭店经营管理信息的收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统。（二）构建饭店管理信息系统的必要性构建管理信息系统的必要性在于传统管理模式的弊端严重影响了我国饭店管理现代化的进程以及先进的管理信息系统具有巨大的优势从而可以促进我国饭店管理的现代化。1.饭店传统管理模式的弊端传统的饭店管理模式使得饭店无法保持高度的实时性管理。现举例加以说明:(1)查询住客时间长。总台小姐必须一张张地翻阅大量的住宿登记单,寻找符合条件的信息。书写不规范或客人已换房以及电话占线等等问题都会使得查询的时间延长。(2)结帐易出现错、跑帐。当客人结账离店时,总台根据客人的明细表,将客人的各种消费单据一一相加才能结账,这样难免出现错误,造成客人等待时间长和客人的投诉。另外,结账时也很容易出现跑账的情况,给饭店带来经济损失。(3)重要客人不重要。在内部协调与管理方面,当有VIP(重要客人)入住时,前厅部就要填写多联通知单分送各部门,安排放鲜花、水果、总经理名片以及用餐要求等具体事宜。若有一个部门收到信息晚一点,就会把VIP当成普通客人对待,将会造成不利影响。(4)夜审困难。夜审是对一天经营状况进行统计、分析和审核,然后以各种报表的形式送交总经理和有关部门并归档。然而在手工管理模式下,每天统计房费需要花很多时间,客房率高时花费在计算上的时间则更长。因此审计员大部分时间都花费在做加法上,很少有时间去分析和审计。总的说来,饭店作业是一个实时系统,假如对数据不能进行及时的处理,就会造成走单,从而造成管理上的混乱,给饭店的经济方面和信誉方面带来损失。同时饭店的账务是连续不断的。如果因为一时的故障而造成了数据的不完整性,对饭店未来发展计划的制定也会带来负面的影响。而管理信息系统就能解决上述问题。2.饭店建立HMIS的优越性(1)能够提高工作效率。在HMIS中,由于计算机承担了极其繁杂的数据录入、传递、处理和保存的工作,处理了管理要求的各种数据,结束了夜间稽查时手工报表的历史,实现了电话费的自动计费和电话开关的控制,从而大大减轻了员工的工作量,提高了数据处理的速度和准确性,使饭店的效率得到了明显的提高。(2)提高服务质量。先进的HMIS,使得任何查询可立即得到答复(通常在1秒钟内),旅客在饭店内的各种消费,如用餐费、电话费、洗衣费、客房饮料费和酒吧饮料费都可以在总台一次性结帐。在客人入住登记时,系统可自动识别回头客和VIP,对列入黑名单的人则自动报警。以上这些功能提高了服务质量,方便了客人。(3)提高经济效益。完善的前台预订功能,既可防止有房不租或满房重订的情况,又可随时提供准确的、最新的房间使用和预订情况,还可以提供最佳的分房方案,从而提高客房的出租率。通过计算机管理系统对客人费用进行精准记帐,防止了跑帐现象的发生,减少了饭店的经济损失。另外，在饭店管理信息系统的支持下，饭店管理机构可以得到精简，节省大量的人力资本。(4)提高管理水平。HMIS具备的报表功能和查询功能,使管理者可以及时了解饭店各部门的经营情况。HMIS的应用,把财务人员从繁琐工作中解放出来,从而加强了审计、核算和预测工作,增强了成本控制、成本核算的管理力度。同时,计算机系统还能完善饭店内部的管理体制,使各岗位的考核管理工作更趋科学化、正规化和系统化。HMIS可以提供历史资料和当前数据，又可以提供同期对比分析及其他分析的模式，使其成为管理者的得力助手,管理者借助管理信息系统可以提高饭店的管理水平。（三）饭店管理信息系统的发展过程•对全球饭店业的管理信息化进程来说，从20世纪70年代初期开始，到20世纪80年代中整个模式已经基本定型、技术较成熟，功能也较齐全。20世纪的80年代是局域网阶段，饭店的管理系统主要任务局限于饭店的前台系统，将以前由手工进行的劳动实现了计算机处理，实现了从客人饭店入住到结账的计算机系统处理。而后台系统，大部分饭店却没有用起来。管理系统属于局部网络系统，采用文件服务器结构，基本上是DOS系统。•20世纪90年代是广域网阶段，随着计算机在饭店中的普及应用，计算机技术的不断发展，饭店管理系统的发展到了一个新的时期，新的系统平台、新的系统特点及发展方向不断涌现，主要体现在系统基本转到客户机/服务器模式下的Windows版，功能更加细致完善，系统更加稳定可靠。饭店信息系统真正成为饭店经营战略的一部分，饭店集团使用前台运营系统和包括人事、库房、供应链管理的后台管理系统。计算机管理在饭店中向着后台、办公和互联网的方向延伸，以视窗操作系统和互联网为代表，计算机超越了字符，进入了图形、视觉、多媒体和网络时代。•21世纪的互联网阶段开始了全面信息化管理新阶段，是商务办公、电子交易、Web服务、平台融合的世纪。饭店管理信息系统成为覆盖饭店各部门各环节并对饭店外部辐射的复杂系统，系统结构逐步由C/S结构（即客户机/服务器结构）向基于B/S（浏览器/服务器）结构发展。•每个系统都有自己的特点，饭店管理信息系统具有以下几个方面的特点：1.HMIS是现代饭店管理的辅助系统HMIS是一个以人为主体的人机综合控制系统，整个现代饭店的管理最主要的还是要依靠人，计算机仅是一个数据处理的工具。通过HMIS的辅助管理，可以使饭店管理更加科学、有序、规范、高效。2.HMIS是开放系统HMIS是具有输入、输出的开放式系统，输入的是各种票据、登记记录、账单、报表等，输出的各种统计报表、汇总表等，通过输出控制整个饭店的物流和资金流。HMIS不可能与外界环境进行隔绝，HMIS不仅能够对环境进行分析并采取行动去适应环境，而且能够在一定范围内、在一定程度上推动和改造环境。（四）饭店管理信息系统的特点3.HMIS是反馈系统HMIS是综合控制系统，它处理的是饭店的具体业务数据。饭店处于变化的环境中，周围环境在不断变化，在开发HMIS时不可能把各种因素都考虑进去。如果HMIS在运行过程中部根据实际情况加以调整和扩充，往往会因为脱离实际而无法生存运行。因此为了延长HMIS的生命周期，必须根据HMIS的输出的结果信息以及外界的信息以及外界的信息，随时调整内部处理方式或扩充相应处理功能。4.HMIS具有层次性的系统现代旅游饭店的科学管理具有明显的等级性，各级管理职责分明、分工明确、下级服从上级。HMIS为了适应这种管理，也将软件设计成相应的层次。一般分为三个层次，最底层为作业层，主要是录入和管理一些基础数据，利用HMIS的目的是为了提高服务质量；中间层是管理层，主要是管理一些综合数据，主要目的是为了提高饭店的管理精确度，使整个饭店的计划、组织、控制及激励更加有效、有的放矢；最高层是管理决策层，使用对象是饭店高层的管理者，利用整个HMIS输出的结果信息作为管理上的某些决策，这是计算机在饭店中应用的真正价值体现。但是目前大多数HMIS还达不到这个层面。（五）饭店管理信息系统的结构•1.饭店管理信息系统的概念结构•2.饭店管理信息系统的逻辑结构•3.饭店管理信息系统的软、硬件结构1.饭店管理信息系统的概念结构•饭店管理信息系统从概念上看由四部分组成，即饭店信息、信息处理器、系统管理者和信息享用者。如图所示：饭店管理信息系统概念结构图信息处理器饭店信息系统管理者信息享用者2.饭店管理信息系统的逻辑结构•饭店信息系统的逻辑结构是指从收集和加工信息的体系来看管理信息系统的结构，也就是从收集和加工信息的角度来看系统中的逻辑部分的组成及其之间的相互关系。我们可以从纵向和横向两个方面来理解。•纵向结构是基于管理层次的管理信息系统结构，即饭店管理信息系统可以按管理活动的层次分为三个层次即高层（战略与决策）、中层（管理控制）和基层（作业控制与业务处理）。•横向结构是基于管理职能的管理信息系统结构。饭店管理信息系统根据饭店各个不同职能部门可以划分为预订接待、财务审核、客房中心管理、餐饮娱乐管理、总经理查询、财务管理、人力资源管理、工程设备管理和仓库管理等几个子系统。3.饭店管理信息系统的软、硬件结构•饭店管理信息系统的硬件结构：硬件结构指HMIS的物理结构，是指HMIS硬件系统的拓扑结构，一般有三种类型：单机批处理式、集中式和分布式。早期的饭店管理信息系统都是单机处理结构，即只在一台电脑上安装了管理信息系统，每次只能一个人对数据进行操作，因而数据的共享和实时处理性能比较差；集中式结构采用一台小型计算机作为主机，各终端只能作为数据的输入、输出，不能直接进行数据处理；分布式结构产生于20世纪80年代通过网络将各个工作站连接在一起，工作站不仅可以单独处理数据，还可以联机入网，在服务器内处理数据。其优点是结构价格低，安全相对性高，资源利用率高，系统的开发、扩充、维护都比较方便。•饭店管理信息系统的软件结构：•由于饭店的性质、规模、经营方式不尽相同，管理信息系统的软件结构也不尽相同。目前大多数饭店的管理信息系统都具有前台和后台两大子系统。下面是一般饭店的系统构成图安保管理子系统HMIS前台系统后台系统总台账务子系统客房管理子系统餐饮管理子系统商务中心子系统商场管理子系统客史档案子系统预订接待子系统人事管理子系统库存管理子系统工程管理子系统财务管理子系统二、饭店管理信息系统的规划（一）饭店管理信息系统规划的概述（二）饭店管理信息系统规划的目标和主要任务（三）饭店管理信息系统规划的内容（四）饭店管理信息系统的构架（一）饭店管理信息系统规划的概述1.饭店管理信息系统规划的概念（1）管理信息系统规划：是关于管理信息系统发展的长远计划，是对组织信息系统的目标、战略、实现策略及实施方案等内容所做出的统筹安排。管理信息系统的规划与组织的战略规划密切相关。一方面，管理信息系统规划是组织战略规划的一部分，要服从和服务于组织战略，根据组织战略规划中企业的使命、战略和政策来进行管理信息系统的规划。所以，管理信息系统的规划以组织战略为前提条件和约束。另一方面，管理信息系统的规划反过来要支持组织的战略规划，通过管理信息系统的规划使管理信息系统能够支持组织战略的实现。（《管理信息系统》，陈京民主编，清华大学出版社·北京交通大学出版社）（2）饭店管理信息系统规划：是关于饭店管理信息系统发展的长远计划，是对饭店管理信息系统的目标、战略、实现策略及实施方案等内容所做出的统筹安排。（结合管理信息系统规划的定义给出的）。饭店管理信息系统的规划是建立饭店管理信息系统的先行工程，是饭店企业决策者、管理者和开发人员共同制定和共同遵守的开发饭店管理信息系统的纲领。它可以看成是饭店企业战略规划的一部分，也可以看成是饭店企业战略规划下的一个专门性规划。2.饭店管理信息系统规划的特点（1）全局性：系统规划是面向全局的、未来的、长远的关键问题，关系到整个组织的改革和发展进程。因此具有较强的不确定性，非结构化程度较高。（2）高层次：系统规划是高层管理人员的工作。（3）指导性：系统规划不应做的太详细，对系统的描述应该宏观级上。它是企业战略规划的一个专门性规划。（4）管理和技术相结合：系统规划需要应用现代信息技术有效地支持管理决策的总体方案。规划人员对管理和技术发展的见识、开创精神、务实态度，也是系统规划成功的关键因素。（5）