工程档案管理

建设工程档案管理2013年5月主要内容建设工程档案资料的概念与特征，建设工程档案资料管理的意义与职责，建设工程档案资料归档范围与质量要求，建设工程档案资料的立卷，建设工程档案资料的验收与移交第一部分：◆建设工程档案概述建设工程档案（又称建设项目档案、基建档案）是指在工程建设过程中形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录的总称。建设工程档案的概念建设工程工作程序及其文件材料的形成初设可研立项•建设工程档案包括建设项目从提出、立项、规划、征地、勘察、设计、招投标、施工、监理到竣工验收备案等工程建设全过程形成的各种载体的文件和资料。经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成建设工程相关术语建设项目单项工程单位工程建设项目中具有独立设计文件、可独立施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。分部工程分项工程是分部工程的组成部分，由一个或若干个检验批组成的基本单元工程。一般按主要工种、材料、施工工艺、设备类型等划分。单位工程中独立组织施工的工程。单位工程中一般按专业性质和工程建设部位划分和确定分部工程的。•建设工程文件是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。建设工程文件的概念工程准备阶段文件是指在工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。监理文件是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件；施工文件是指施工单位在工程施工过程中形成的文件；竣工图是指在工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样；竣工验收文件是指在建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。•编制单位：工程准备阶段文件和竣工验收文件的编制单位一般为建设单位；勘察、设计文件的编制单位一般为工程的勘察、设计单位；监理文件的编制单位一般为监理单位；施工文件的编制单位一般为施工单位。•档案是保存备查的历史文件。•档案是由文件（或叫文书）转化而来的。广义的“文件”不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、各种手稿等工作中直接使用的材料。•文件转化为档案是有条件的。主要有以下三点：•（1）办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档案。•（2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。•（3）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。•建设工程档案资料是指规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声像资料等资料。•资料是一个相对性、动态性极强的概念，外延极宽。只要对人们研究解决某一问题有信息支持价值，无论其具体是什么，均可视为资料。档案的记载手段是多种多样的，除了纸质材料之外，还存在大量其他形式的载体，包括磁性材料、感光材料和其他合成材料等。建设工程文件和档案资料的特殊载体档案包括声像档案、电子档案。建设工程声像档案是竣工档案不可缺少的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、地貎和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片和录音、录像档案。建设工程文件和档案资料的载体录音、录像档案，是指用专门的器械和材料，采用录音、录像的方法，记录声音和图像的一种特殊载体的档案，分为机械录音档案（唱片档案）、磁带录音档案和磁带录像档案等。照片档案是指采用感光材料，利用摄影的方法记录形象的历史记录。电子档案，是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，如磁盘、磁带、光盘等。建设工程档案的特点管理的动态性记录形式的多样性形成领域的广泛性内容的专业性利用的时效性成果的成套性建设工程档案•（1）真实性和全面性•（2）分散性和复杂性•（3）继承性和时效性•（4）多专业性和综合性•（5）数量上的庞大性建设工程文件和档案资料的特征第二部分：◆工程文件资料管理的意义与职责•项目建设的成果表现为两种形态:一种是物质形态的工程实体,一种是知识形态的建设项目档案。工程实体呈现给我们的只是工程的表面和外观。建设项目档案却能够揭示项目的内部构成。建设项目档案客观真实地反映了工程建设的实际状况,有时甚至比工程实体本身更能够揭示建设项目的真实面貌。•（1）一个质量合格的工程必须要有一份内容齐全、原始技术资料完整、文字记载真实可靠的技术资料；按照规范的要求积累而成的完整、真实、具体的工程技术资料，是工程竣工验收交付的必备条件；•（2）工程资料为工程的检查、维护、改造、扩建提供可靠的依据；建设工程档案资料管理的意义•（3）对建设项目进行稽查、审计、检查、监督的重要依据；•（4）对于优良工程的评定，更有赖于技术资料的完整无缺；•（5）建设工程文件和档案资料是建设单位对建设工程管理的依据，建设单位维权的依据。建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。建设工程档案资料管理的职责各参建单位文件、档案管理的职责监理单位领导及档案员领导及档案员领导及档案员领导及档案员勘察单位设计单位建设单位分管领导档案员各部门领导及档案员施工单位•基建档案工作与工程立项同步、与工程建设同步、与工程工作检查同步、与竣工验收同步，直至基建项目竣工时，完成基建项目资料的归档工作，并通过验收。一、制定档案工作管理制度三纳入建设单位要坚持“三纳入”，即将基建档案工作纳入基建规划中，纳入基建规章制度中，纳入岗位责任制中；四同步制定档案工作管理制度档案管理的基础设施主要包括：档案库房、档案、人员办公室、档案查阅室、档案柜架、档案装具用品（卷皮、卷盒、各种目录、备考表、登记表、装订线、装订机、夹子、锥子、铅笔等）。档案库房内要配备：防盗、防尘、防潮、防光、防虫、防鼠、防高温、防有害气体等“八防”设施。配备档案管理基础设施（1）在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：①在工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。档案管理各方职责②收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。③负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。。④收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。⑤在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件的，不得组织工程竣工验收。⑥对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，工程竣工验收后的3个月内向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。•（2）勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。•（3）建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。•（4）城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。第三部分：工程档案的归档范围与要求•建设工程文件归档是指工程文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。对建设工程而言，归档有两方面含义：一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。•（1）归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。文件材料归档范围详见表。•（2）根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。归档规定•（3）勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据要求对档案文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，审查合格后向建设单位移交。•（4）工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆（室）。•（5）勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。•归档范围的基本原则是：•对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。收集范围：建设工程的收集要根据《建设工程文件档案整理规范》、《国家重大建设项目文件材料归档范围》及行业颁布的有关归档范围，并结合项目的实际情况，制定该项目文件的归档范围。详见表某项目档案前期依据性档案勘察设计档案项目管理档案施工档案监理档案竣工验收档案单位工程01单位工程02单位工程03•（一）工程建设项目发包初步方案及其附件；•附件包括：•1、工程建设项目审批或者备案文件的复印件；•2、邀请招标或直接发包的证明材料；•3、满足招标条件的其他材料的复印件。•（二）招标事宜备案表及附件资料；•（三）工程招标代理委托合同、授权委托书及工程招标代理项目组组成人员情况表；•（四）单独委托编制施工标底的标底编制委托合同；•（五）招标公告或者投标邀请书；•（六）投标申请人投标报名及获取资格预审文件或招标文件一览表；•（七）资格预审文件，中标人资格预审申请材料的复印件,资格审查情况报告；•（八）招标文件以及对招标文件的澄清或者修改文件；•（九）清标情况报告;•（十）业主评委备案表，专家评委抽取、通知记录表；•（十一）标底的封面、编制说明及报价汇总表；•（十二）评标报告；（十三）招标投标情况的书面报告（其中在前面程序中已提交过的内容，可以不重复提交。）；•（十四）中标结果公示表；•（十五）中标通知书；•（十六）中标人投标文件中的授权委托书、投标函、报价汇总表、项目班子配备情况以及有关联合体、分包等重要资料的复印件；•（十七）合同副本；•（十八）工程招标代理评价意见表；•（十九）工程建设项目招标投标备案流程表；•（二十）工程建设项目招标投标合同备案表•（二十一）工程建设项目招投标监督情况记录表；•（二十二）工程建设项目招投标行政监督意见书；•（二十三）投标文件的电子光盘；•（二十四）需要存档的其他材料。归档的质量要求对文件齐全、完整的要求对文件内在质量的要求对文件材质的要求对文件属性的区分对文件价值及密级的区分•（1）归档的工程文件应为原件。文件材料的签名、盖章手续是否完备,文件材料的内容是否填写完整、客观,文件材料中数据是否存在涂改现象,文件材料是否存在‘三色笔’现象。•（2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。•（3）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。建设工程文件和档案资料的质量要求•（4）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。•（5）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。•（6）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。•（7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。•（8）所有竣工图均应加盖竣工图章。◆工程竣工图的编制竣工图的编制1、按图施工没有变更的，直接盖竣工图章，即可作为竣工图；2、一般变更的，在原施工图上修改，盖竣工图章后，即可作为竣工图；3、重大变更的，或图面变更面积超过1/3的，应重新绘制竣工图，盖竣工图章后，方可作为竣工图。编制形式对竣工图进行四方会审由建设、设计、施工、监理等参建单位对竣工图编制的准确情况进行会审，以保证竣工图能真实地反映工程建设实际状