项目沟通管理规划

十一)项目沟通管理规划11.1信息沟通方式和渠道11.1.1项目内部沟通应包括项目经理部与组织管理层、项目经理部内部的各部门和相关成员之间的沟通与协调。内部沟通应依据项目沟通计划、规章制度、项目管理目标责任书、控制目标等进行。11.1.2内部沟通可采用授权、会议、文件、培训、检查、项目进展报告、思想教育、考核与激励及电子媒体等方式。11.1.3项目外部沟通应由组织与项目相关方进行沟通。外部沟通应依据项目沟通计划、有关合同和合同变更资料、相关法律法规、伦理道德、社会责任和项目具体情况等进行。11.1.4外部沟通可采用电话、传真、召开会议、联合检查、宣传媒体和项目进展报告等方式。11.1.5各种内外部沟通形式和内容的变更，应按照项目沟通计划的要求进行管理，并协调相关事宜。11.1.6项目经理部应编写项目进展报告。项目进展报告应包括项目的进展情况，项目实施过程中存在的主要问题、重要风险以及解决情况，计划采取的措施，项目的变更以及项目进展预期目标等内容。11.2信息的发布与使用权限11.2.1信息的发布与使用具有一定的程序，参加本建设的各有关单位应指定专人负责工程信息资料传递工作，各单位之间传递的有关工程信息资料，必须经资料员奇拿发、接收、传递，保持工程信息文件的可追溯性。11.2.2在工程实践过程中，由于各种障碍的存在，许多信息并不一定能从发布者传递给接收者，因此这就需要发布者在发布信息时注意一些传递方法和技巧:11.2.3建立多种沟通渠道，当信息的一种沟通渠道发生扭曲时，其他渠道仍有11.2.4正确传递信息的可能性；11.2.5收集信息的反馈，它是信息传递的控制过程；11.2.6尽可能面对面的方式进行交流沟通；11.2.7选择适当的时间适当的场合进行沟通；11.2.8使用简单的语言，它可以避免信息的扭曲。11.3信息发布时间11.3.1信息具有时效性原则，因此考虑建设项目决策过程的时效性，建设项目信息管理也应具有时效性。信息的发布应及时，尽量缩短信息在处理过程中和传递过程中的延迟。11.3.2沟通管理计划是规定项目未来沟通管理的文件，在项目初期由项目部制定，更新和修订过程主要从以下几个方面：①详细说明信息收集渠道的结构；②详细说明信息发布渠道的结构；③说明待发信息的形式；④制定信息发布的日程表；⑤制定随着项目的进展而对沟通计划更新和细化的方法。十二)施工风险管理规划12.1项目主要风险因素预测12.1.1场地交接风险这类风险的主要表现是：业主方提供的坐标点、标高无签字手续或可能有误；水、电源未接到规定距离内；地质资料与施工现场不符；临时道路不通；场地标高与招标文件不符合；基础实验检测资料不充分等。防范这类风险：一是在进场后对坐标点、标高及三通一平等立即进行复核并请业主及监理书面签认；二是移交时必须要各种书面资料要详尽齐备；三是要查阅地勘报告，并结合现场实际开挖情况检查，并与有关人员一起核实签认来避免后期责任；四是针对场地已出现或可能存在的隐患提出合理化的处理方案，报业主、工程监理等有关方审批后实施；五是及时办理相关索赔等。12.1.2工程环境风险这类风险的主要表现是：场地开挖导致山体滑坡或影响临近建筑的结构；石方爆破造成周边建筑物开裂；工程地质与水文条件异常；地下可能有重要管线及文物；夜间施工扰民等。在此情况下，项目部绝不能擅自开工，必须慎重考虑可能出现的风险。防范这类风险：一是必须要请业主、监理各方到现场评估核定，并出具书面意见；二是针对出现的地质与水文异常条件、地下管线等情况，及时报请审批处理意见，并请业主及设计方出具设计修改方案；三是夜间施工必须经过报批，并争取周边居民谅解；四是及时办理好相关索赔。这样既保证了施工的安全，同时也能规避风险并给项目创造相应的经济效益。12.1.3设计图纸风险这类风险的主要表现是：设计内容不齐全；现场条件与设计之初有变化；设计本身有缺陷、错误及遗漏；局部设计不符合规范要求；设计未考虑施工的可行性；指定材料采购不到；原来有利润的分项工程在修改后变为没有利润或甚至可能亏损的做法等。防范这类风险：一是项目部要加强图纸审查，在图纸会审时提出修改；二是发现问题后，应立即以书面形式向业主监理报告，及时进行变更修改；三是加强与设计方的联系，充分了解设计意图与构想，尽量给设计方提出合理化的建议，取得设计方的支持与帮助等。12.1.4合同风险这类风险的主要表现是：对合同条款双方理解有异，执行过程中出现争议；合同条款不齐全或内容不详细；补充合同对施工方明显不利；业主方把设计图纸上隐含的工作笼统归在在合同范围内；业主方强行分包合同工作内容，造成责任界限不明；“形象工程”或“政绩工程”受政府干预较大，业主方经常违约；项目管理人员对合同条款不清楚，无法有效及时地合同条款进行索赔或防范风险。防范这类风险：一是项目部必须认真分析并熟悉工程招投标文件、工程合同、设计图纸及《定额》等，预先找出合同上的缺口或有争议的地方，尽可能通过与业主及工程监理进行协商，达成有利的书面协议；二是熟悉《合同法》及相关法规，增加谈判的说服力；三是熟悉相关的合同示范文本，结合工程的具体情况，对合同上条款不齐全或内容不详细的地方进行风险识别、分析并采取应对措施；四是针对现场出现的特殊情况，尽可能进行风险测度，以便采取相应的对策来应对或规避合同风险；五是要寻找双方合同分歧中的利益共同点，确定一个双方均认可的解决办法，尽量降低损失；六是要加强与有关各方沟通，取得对方的理解、支持和帮助。12.1.5人员组织风险这类风险的主要表现是：项目部匆忙建，人员不到位或缺乏凝聚力；管理人员素质差无法胜任；项目分工不明确或是执行力不够；关键人员变动频繁，部分岗位时常空缺等。防范这类风险：一是选择工作能力强、素质好的项目经理及项目班子；二是项目班子人员配备到位，分工明确；三是给项目部明确的授权，签订项目管理目标责任书；四是建立有效的激励与约束机制；五是关键人员尽量不变动，关键人员确需变动或离开，应采取有效的措施来保证工作移交后工作的连续性。12.1.6资源风险这类风险的主要表现是：工程不能及时进场；因赶工时间短，班组考虑到自身利益而不愿按计划增加人员；材料商扯皮而拖延供应或不供应材料；材料当地缺货、进场材料存在质量问题需要退货或外地采购的材料在路上耽误等导致停工待料；资金短缺，未按时支付工人工资或无钱采购材料引起工程停工、缓建或引起诉讼等。防范这类风险：一是要实劳务、材料的公开招标，选择合格的班组和材料商；二是签订合同时，要考虑到业主方不能全额付款及付款可能滞后的因素，对班组、材料商适当进行风险转嫁；三是要考虑到班组及材料商违约的后果，在合同中相应明确他们的违约责任；四是编制计划和实施时，要做到合理性、超前性，避免浪费或出现临时抱佛脚的情况；五是合理编制资金计划，及早做好资金的收、支部署，加强成本控制，减少资金支出；六是要合理支配资金，好钢用在刀刃上，根据合同对班组、材料商进行重点安排，实在没有办法时，应友好协商，取得他们的谅解和支持，避免因资金问题违约而给项目带来诉讼或停工缓建的风险；同时在施工过程中要及时办理好各项索赔与签证，与进度款一起申报，缓解资金压力；七是要在业主方未按合同进行工程款支付时，在预防班组、供应商索赔的同时要及时对业主方进行相关的索赔。12.1.7口头协议风险这类风险的主要表现是：甲方领导现场视察时下指示，却没有书面文件；甲方口头承诺，事后不认账；防范这类风险：一是对业主的指示、承诺或谈好的事宜要及时办理书面签字文件；二是对尚未谈妥的事项及时抓紧进行协商，及早形成书面意见；三是口头及电话通知慎重执行，最好见书面文件后才实施；四是及时办好书面索赔，特别要防止把公关时期双方亲密接触所形成的关系，幻想带进工程完工后的结算中来。12.1.8技术风险这类风险的主要表现是：对设计图纸、施工规范等未充分理解透彻而使技术方案、措施及交底等本身存在缺陷；单纯地考虑降低成本，给工程质量、安全或进度带来隐患；为单纯保证质量、进度或安全，而使项目生产成本大幅增加；采用新技术、新设备新工艺时未掌握要点或工人技术力量不足等致使项目出现成本、质量、安全与工期等问题。项目施工的复杂性、变化性及一次性，要求施工技术的合理性、先进性及可调整性，任何疏漏均会导致风险事故的发生。防范这类风险：一是要在充分理解设计图纸、施工规范等前提下，结合施工实际情况及可行性来编制各项施工技术方案、措施及交底；二是在编制施工技术方案及措施的时候必须结合实际权衡利弊，尽量考虑周到全面；三是要在采用新技术、新设备、新工艺时必须谨慎出发；四是要严格审批制度；五是要适应现场实际施工条件的变化而调整；六是要选择胜任的技术工人；七是要在业主方提出赶工的条件下修改方案时，一定要收集好资料并进行相应索赔。12.1.9外部协调风险这类风险的主要表现是，各类检查监督部门检查次数频繁，因小问题就要求整改重验，造成工期耽误、人员窝工、机械闲臵等；工程监理履行监督，消极于工作协调与支持帮助；在工程验收、设计修改、工程索赔、工程款支付等工作中，业主方与工程监理故意找茬，消极办理；防范这类风险，一是搞好项目自身的管理，严格按设计及规范要求进行施工，以保证工程的质量、安全及进度来赢得各方的赞同与支持；二是在建筑施工工程中，经常会出现这样或那样的问题，在解决问题的过程中，一定要按法律、法规、标准办事，积极与业主、工程监理等进行协商，让他们放心；三是在工程项目管理中加强协作，积极支持业主、监理等各方的工作；四是要与上级密切配合妥善处理项目上可能出现的质量安全事故、媒体曝光、劳工纠纷等危机事件；五是要树立“干一个工程，交一方朋友”的思想，理解、尊重对方，经常沟通，用实际行动来取得他们的支持和帮助，达到搞好工程建设的共同目标。12.1.10工程索赔风险这类风险的主要表现是：对可索赔事件视而不见，直接放弃了索赔的机会；片面理解有索赔权利的只是业主方；未及时办理、收集和整理索赔的依据与相关证据，导致索赔难度加大或索赔不成立；没有预防反索赔的危机意识；未及时进行办理索赔，引发超过索赔的合同期限或可能造成后期一揽子索赔的损失之风险。索赔是相互的、双向的，防范及控制这类风险，一是要熟悉建筑工程索赔的主要内容：二是始终保持索赔的意识，及时办理已发生或将要发生的索赔事项；三是要及时办理、收集和整理索赔的依据与相关证据；四是要熟悉索赔的程序、掌握好索赔方法与技巧，及时进行索赔，办好经济、工期签证；五是要重视工期索赔工作，须注意工期索赔往往又是经济索赔的依据；六是要有预防业主方反索赔的警觉，防止因工程质量缺陷、工期延误及违背合同等引起业主方的反索赔。12.1.11竣工结算风险这类风险的主要表现是：结算资料不齐全，导致工程结算难办甚至造成重大损失；业主以故意拖延竣工的方式，来拒绝最终结算，为拖欠工程款制造理由；业主方不确定交工时间，为拖延竣工制造根据；业主方反复进行工程造价审计，特别是委托中介机构进行按比例提成性质的审计使合同价款不断缩水，尾款越审越少，甚至出现所谓“超时”现象；业主方付款时以物顶帐或以工期和质量问题为借口进行反索赔，使工程尾款出现缩水和难以回收的风险。防范这类风险：一是要在前期合同谈判中，力争把后期可能遇到的问题及其化解途径思考周全，并在合同条款中加以确定，以防日后变故；二是要在履约过程中，加强二次经营，收集和整理各种相关资料，包括合同、补充合同、各种签证、变更方案、会议纪要、索赔文件及各种往来函件等，为日后结算做充分准备；三是在企业内部管理上，要配备素质高、能力强的项目班子，实行项目经理承包责任制和经营风险抵押制，从内部消除问题滋生的土壤；四是要注意使用法律武器，反对业主单方面进行的工程价款审计、缩水和罚款，并适当提出违约赔偿要求。13.2风险管理的重点13.2.1辨识企业或经营活动所面临的各种风险之后，应分别对各种风险进行衡量，从而进行比较，以确定各种风险的相对重要性。13.2.2衡量风险时应考虑两个方面：损失发生的频率或发生的次数和这些损失的严重性，而损失的严重性比其发生的频率或次数更为重要。例如工程完全毁损虽然只有一次，但