上海置业有限公司集团集中采购办法

1上海置业有限公司集团集中采购办法一、目的及原则为进一步加强企业管理，贯彻精品战略思想，落实品牌保障措施，优化资源配置，实现集团资源的充分利用和共享，控制采购成本，提高经营效益，发挥两级管理的积极性，并根据公开、公平、互利、保证质量、控制成本以及各项目公司初步询价与集团公司集中采购相结合、集团监督责任与服务责任相结合的原则，特制订本办法。二、适用范围及组织架构（一）适用范围：集团公司下属各项目公司。（二）组织架构：1、采购领导小组组成：集团公司成立采购领导小组，由施建、李耀民、王自雄、虞海生、钱仍晖、黄志平、司先知组成，施建担任组长，李耀民、王自雄担任副组长。职责：采购领导小组拥有集团公司集中采购的最高审批权。一般情况下，领导小组授权王自雄行使采购审批权。领导小组对重大采购事项或存在重大分歧的采购进行审议审批。对项目公司存在异议的申购，领导小组组长可指派专人负责重新审议后，再按规定程序报批。2、采购部组成：集团公司设立集团采购部，暂设总经理一名，事务助理一名，并将根据业务发展需要，逐步充实2-3名具有较强专业知识和业务能力的人员。职责：采购部作为集团集中采购的常设机构，由集团公司总裁室统一管理，2但采购相关之事务受集团公司采购领导小组直接领导，其主要负责采购物品市场信息的收集与归纳分析，采购物品的询价，商务谈判以及定期向集团公司采购领导小组汇报所掌握的市场信息，并根据项目公司申购要求提供相关的设备材料性价比报告，确定合格供应商名单，建立产品供应商战略合作机制，对各项申购提出汇总审核意见等，定期向项目公司发布各类材料物品采购导向信息。3、采购咨询委员会组成：集团公司成立采购咨询委员会，由集团公司下属各项目公司具有专业特长的采购人员及公司外界有关专家担任委员。职责：采购咨询委员会为非常设机构，其成员均为兼职人员。在发生一些技术难度较大或专业性较强的材料采购时，由委员们（如具有电梯、空调、幕墙、卫浴等大件设施设备专业采购特长的人员）向采购部提出专业意见及建议。三、集中采购的范围（一）集团集中采购的范围应分类别、分步骤实施，目前先以大件材料、设施设备为主，其他物品由集团采购领导小组根据需要决定是否集中采购。（二）集团采购的范围包括：1、住宅类建筑用物品：电梯设备、中央或分体空调、卫浴设备、厨具设备、大面积内外装潢装饰材料等。2、公共类建筑用物品：所有的系统集成、音响、影视物件（软件设施、设备）、玻璃幕墙等。3、单项采购价格在人民币100万元（含100万元）以上的物品，单项价格在人民币100万元以下物品的采购，须报集团公司审计室审计。34、甲定乙办设备建材同样参照本办法执行，同时对由项目公司负责把关审核的甲定乙办设备、建材等，集团采购部、集团审计部将根据领导要求进行不定期抽查。四、集团采购的流程（一）初步询价或初始谈判阶段1、各项目公司由主管材料采购工作的经理负责了解供货商产品的质量、服务质量、设备材料的性能、功能，并审定各方推荐的供货商生产厂商的资质情况。经汇总询价后，将需采购物品按供货商、品牌、型号、规格、数量、单价及安装使用日期等向集团公司采购部填报申购单，并提供所需物品当前市场价格（包括零售价、批发价、优惠价），同时由项目公司与供应商进行初始谈判，并将谈判情况报集团采购部。申购单一般应在该物品采购合同签订前1-3个月递交集团采购部。2、项目公司在确定样板房装潢方案前，应将初步选定的设备、材料样本资料上报集团采购部。集团采购部应与项目公司及时沟通，并提供信息服务，积极参与，并协助项目公司确定样板装潢所需的设备材料。（二）审核及正式谈判阶段集团公司采购部在收到各项目公司填报的申购单后，需对申购单上填报物品进行性价比分析，并进一步核实其单价及数量。同时，必要时还需对供货商的生产规模、技术能力、已安装竣工项目进行考察。对于一些难度较大或专业性较强的设备采购（如电梯、空调、幕墙、软件系统集成、厨房、卫浴等大件设施设备的采购），采购部可召集采购咨询委员会委员参与商讨，听取其提出的专业意见及建议。同时，采购部应征求设计部门的意见，将工程设计及概算的4理念贯穿于采购中。采购部审核后，应将汇总审核意见上报至集团公司采购领导小组或主管领导王自雄(审核意见后附“项目公司询价目录和集团采购部询价目录比较”)，并及时听取领导小组的指示意见。根据领导小组意见，由集团采购部组成谈判小组与供应商进行正式谈判，并将谈判形成的合同意向报领导小组审批。初步审查一般应在收到各项目公司填报的申购单后两周内完成，如因特殊情况确需延长的，最长不得超过1个月。（三）审批阶段集团采购领导小组对采购部提交的汇总审核意见和谈判形成的合同意向进行最终审批。经采购领导小组成员或授权王自雄签字认可后，方可采购。对于领导小组成员存在异议的物品采购申请，领导小组组长享有最终审批权。领导小组组长不予批准的申请，可退回采购部，由采购部发回申购项目公司重新议价。领导小组组长也可根据情况，指定由采购领导小组成员或采购部直接负责该项申请的重新议价，并再次按规定程序报批。审批一般应在收到采购部提交的汇总审核意见后两周内完成。（四）实施采购经集团公司采购领导小组审批同意后，由采购部向申购项目公司下发采购实施单，各项目公司均须按此单与供应商签订正式合同并组织采购。（五）备案申报1、各项目公司在组织采购实施完毕后，须在五个工作日内将有关采购物品之具体情况，包括采购合同、发票物品清单的复印件申报至集团公司采购部备案。52、各项目公司需根据本公司工程进度计划，在每个工作年度的1月上旬和7月上旬分别两次将半年度内预计需要通过集团集中采购流程采购的设备、材料清单上报至集团采购部，以便能及时沟通，尽早做好相关准备工作。集团采购部应每月不少于一次主动与各项目公司沟通，掌握其采购意向，并做好书面记录。五、招投标工作见附件二。六、采购合同（一）各项目公司须依法与各供货商或生产厂家签订采购物品之供货合同（或协议），并及时交项目公司总经理办公室、采购部、工程部、投资监理、财务部及集团公司采购部备案。（二）合同移交项目公司采购部履行后，由项目公司工程部做好现场施工安装、材料设备的进场配合、管理，质量的控制检查、把关以及进度的控制等。（三）项目公司投资监理及财务部负责按采购合同的有关规定及合同履行情况，核准签报后付款。（四）工程项目竣工后，由项目公司组织有关部门验收，合格后将有关竣工资料存档，并移交物业部门保管。同时，报集团公司采购部备案。七、责任追究（一）集团公司及各项目公司采购相关人员在采购中，不但应注重控制价格，而且更应保证采购物品材料质量。各类采购的物品，经各采购相关人员签6字确认后，出现质量等问题的，应追究其相关责任。（二）集团公司及各项目公司采购相关人员有滥用职权、徇私舞弊、收受贿赂等行为的，一经发现，情节轻微的，将处以相应受贿金额的5倍的罚金，同时进行通报批评、调离原岗位、降职、降薪等处分；情节严重，给公司造成一定经济损失的，经集团公司总裁批准，可予以开除。触犯法律的，将承担法律责任。（三）各项目公司应认真遵照本办法关于设备建材询价及招投标的相关规定，实行货比三家，严禁在集团公司采购领导小组审批前自行签订采购合同或擅自将采购品牌、供货商等内容以楼书、海报或在样板房内明确指定等形式对外透露，否则对相关项目公司，将按照违反年终绩效考核内容之一予以处罚。八、其他事项（一）在采购工程中，应妥善处理与项目公司股东之间、施工方之间的关系，根据客观需要确需适当给与合作方优惠的，由申购项目公司说明情况，并提出优惠意见，经集团公司采购领导小组采取一事一议、特事特办的方式审批解决。（二）虽然在单项采购中其单价高于其他供货商，但是在整个采购物品中，其总价低于其他供货商或其与本集团公司存在其他可平衡公司利益的关系时，经集团公司采购领导小组审批同意，也可与其签订采购合同（或协议）。（三）由集团公司下属子公司负责采购的，应根据内外有别的原则，在保证所购物品质量上乘，价格合理和项目公司利益的情况下，经集团公司采购领导小组同意，可适当给与一定的优惠。（四）集团公司将组织采购有关人员进行采购专业知识、采购操作流程等7方面的培训，以进一步贯彻集团公司精品路线、注重品牌与质量优势的理念，以便实施好本办法。九、附则（一）本办法自修订重新颁布之日起施行。（二）本办法的解释权属集团公司总裁室。8附件一：采购流程图采购咨询委员会备案指派专人重新议价申购公司采购部采购领导小组合同意向（初步询价或初始谈判阶段）（审核及正式谈判阶段）（审批阶段）供应商正式谈判谈判小组无异议有异议重实采购领导小组长新施（最后审批）议同意不价同退回申购公司意