优化资产采购系统

6SIGMA优化资产采购系统项目计划书一、项目名称:优化资产采购系统二、项目目的:资产采购从金额上来讲，是行政后勤部第二大费用支出项目，需要加强管理；从客户满意度上来讲，采购业务的客户满意度一直处于较低的水平，有较大的改进空间。本项目主要通过优化采购周期、降低采购成本、提升采购质量三方面提升采购业务的水平，提高客户满意度。三、项目目标（交付物）：1.项目总结报告（附数据、项目各项指标评测）2.经项目组审核过的采购周期子项目报告3.经项目组审核过的价格折扣子项目报告4.标准化的资产采购流程5.标准化的供应商管理体系（含选择及评估流程）四、项目范围（POS）为了降低公司运营成本，提升资产采购业务的运作水平，自2001年9月17日~2002年5月31日,在联想集团有限公司京区平台实施优化资产采购系统项目。项目将需工时1816工时，资金投入共计283000元(与节电项目一起，详细数据见第八条资源需求)，项目预期使资产采购周期平均缩短26%、采购折扣率在现有基础上再提升3%的比例，采购合格率提升2个百分点。具体项目指标如下：采购种类项目指标实施前实施后外部采购采购周期平均（平均）（最长）通用类12.5天7天9天通用类（家具）47.542天44天通用类(签合同)16天10天12天通用类(签合同)（家具）51天45天47天通用类（采购组）20天15天18天通用类（采购组）（家具）55天50天53天通用类（招投标）35天28天32天通用类（招投标）（家具）70天63天67天专用类(审批建帐周期)4.5天2.5天内部采购采购周期办公用机9天5天7天C类内部领用（有现货）11天5天9天C类内部领用（订单生产）-----服务器41天35天39天C类内部领用（订单生产）-----其他27天20天29天外部采购通用类资产（详见附件四）折扣率现状折扣率目标家电类10.8%13%照/摄相器材类25.2%29%计算机外设类7.5%11%办公设备类32%35%专用类资产（详见附件五）折扣率现状折扣率目标网络设备17%18%软件54%60%外设18%20%电力设备14%20%生产设备18%20%仪器仪表17%20%通讯视频8%15%五、项目组成员及其职责姓名职责倡导者（发起人）李淑明1、项目预算及全体人员的管理；2、批准任命leader及项目的时间、成本、工作范围；3、指导、培训项目leader；项目管理者北京厂制造技术发展处TeamLeader彭代莲江建兵1、对项目的最终结果负责；2、负责对项目组成员所需6sigma知识和工具进行培训和指导；3、牵头制定项目计划并推动项目按计划实施；4、负责项目组成员在项目工作中的绩效考核。核心成员熊久红赵萱协调资源，将6SIGMA的推进与处内其他业务及项目融合起来；将项目组成员表现列入绩效考核。刘靖赵卉负责子项目“提升采购价格折扣及一次到货合格率”。负责价格折扣指标的建立及数据收集；供应商考评体系的确立、渠道梳理；组织与供应商的谈判和签约；可打包采购资产的梳理及数据提供；拟定招投标文件并组织招标；客户需求分析；找标杆；对价格折扣率、采购合格率指标负责。赵卉负责专用类资产采购流程的优化。杜青负责子项目“缩短采购周期”。采购周期各项指标建立及数据收集；客户需求分析；优化通用类资产采购流程；建立采购流程中各岗位的作业标准；对采购周期指标负责。赵雪峰负责收货环节的控制及数据收集，一次到货合格率及返修率数据的提供。李秀芳负责收集汇总专用类采购周期负责汇总专用类采购周期数据；审核内外部采购原始数据，优化建帐环节及信息化系统。其他项目组成员刘凤姣负责报销环节的优化及数据收集。杨振营赵英刚潭丽华陈霆蒋克平李秀云冯凤英张聪杰陈晓真郭欣按规范填写原始数据收集表单，辅助自己的直接主管完成项目职责。六、项目推进计划WBSDICTIONARY（见附件二）项目甘特图（见附件六）标注里程碑资产采购项目里程碑制表日期:2001/9/11制表人:江建兵负责人:杜青、刘靖、赵卉里程碑交付物完成日期责任人最终成果100%1．项目总结报告（附数据、项目各项指标评测）2．经项目组审核过的采购周期子项目报告3．经项目组审核过的价格折扣子项目报告4．标准化的资产采购流程5．标准化的供应商管理体系（含选择及评估流程）6.渠道现状分析报告2002/05/012002/05/012002/05/012002/05/012002/05/252002/05/25江建兵杜青刘靖杜青/赵卉刘靖赵卉/刘靖中期目标75%1.采购周期新数据采集及分析报告2.修订后的资产采购流程，通过审批3.采购技能培训教材，实施培训4.采购周期指标分析报告（应达到平均周期再次缩短:通用类2天、专用类1天、内部领用1.5天）5.采购价格折扣、采购合格率指标的跟踪报表6.价格折扣等指标的分析报告（指标包括价格折扣、采购合格率，此时价格折扣应已达到项目预期即提升了3个百分点）7.供应商季度评估报告2002/03/012002/03/012002/03/012002/03/012002/03/012002/03/012002/03/01杜青杜青杜青杜青刘靖/赵卉刘靖/赵卉赵卉/刘靖中期目标50%1.对确立为谈判对象的供应商的考察报告2.与供应商签署的合作协议3.大金额采购招标的标书样本及招标报告4.建立优化后采购周期的新的数据采集体系5.对于新采购流程的宣贯培训教材，培训实施6.审批完的新流程，投入实施2002/01/012002/01/012002/01/012001/12/012001/12/012001/12/01赵卉/刘靖赵卉/刘靖赵卉/刘靖杜青杜青杜青中期目标25%1.采购周期数据采集体系（指标定义、数据收集表单、收集制度、测算方法等）2.采购流程优化的需求调研报告2001/10/302001/10/30杜青杜青3.梳理完的流程（以对流程进行了优化，并向上报批）4.新流程下采购周期的分析报告（应达目标周期平均缩短:通用类3天、专用类1天、内部领用2.5天）5.价格折扣率、采购合格率指标的收集体系（指标定义、数据收集表单、收集制度、测算方法等）6.通用类价格折扣现状及改进目标报告7.专用类价格折扣现状及改进目标报告8.通过报批的《供应商管理规范》9.供应商原始数据分析报告（通过分析数据,确立下一阶段的谈判对象及谈判计划）10.客户需求报告2001/10/302001/10/302001/09/302001/09/302001/09/302001/10/302001/10/302001/10/30杜青/赵卉杜青赵卉/刘靖刘靖赵卉刘靖赵卉/刘靖赵卉/刘靖七、项目标志第四项项目描述中的各项指标均达成，并给出第三项项目交付物中的5项交付物即标志着项目的成功。八、项目资源需求及收益预测资源需求：项目从2001年9月17日开始至2002年5月31日结束，预计投入工时1816工时、资金投入：与节电项目一起共需资金：共计283000元外部培训（咨询公司）20万元；内部培训（二次培训及采购技能培训）：3万元；差旅费（2人6次）：48000元活动费（项目中期及终期，顺利完成项目计划和目标时使用）：5000元收益预测：直接收益：价格折扣的提高节约了采购成本-----2000万*3%=60万从2001年5月份以后每年可节约-----22000万*3%=660万间接收益：采购周期平均缩短了26%，审批环节的签字人次减少，可大大节约采购的人工成本；采购合格率的提高也会有效降低人工成本；以上指标的改善会大大提高采购业务的客户满意度。对部门持续改善的贡献：1.形成了标准化的资产采购流程及供应商管理体系2.摸索了6sigma项目管理的方法，积累一定的经验，可供其他业务处参考；3.培养了一些具有6sigma理念、善用6sigma工具解决问题的团队，为后续推动6sigma的应用起到促进作用；九、项目的柔性：时间（最小）资源（中）范围（最大）十、项目风险管理计划资产采购项目风险表表1风险号严重度发生的频度可探测程度总体威胁1流程审批时间长HHHH2原始数据不准确HHMH３核心成员流失HMLH４相关部门协调失败HMHM5成员渎职MMHM表2风险号预防行动应急行动起动信号起动人员1领导层在流程讨论的关键阶段介入沟通，启动临时性操作办法流程签批在计划时间内无结果刘靖/杜青2加强数据采集过程的监控抽查力度核对原始数据抽查时发现5%数据不符刘靖/赵卉/杜青3加强沟通、明确项目意义及对自身影响，准备后备人员后备人员接手核心成员流失熊久红４获得上层领导支持上层协调项目组协调失败江建兵5培训和教育，建立监督检查机制，准备后备人员沟通，后备人员接手未按计划完成阶段目标江建兵十一、团队公约1、计划阶段1.1沟通形式：会议、邮件1.2参加人员：核心成员---熊久红、赵萱、杜青、刘靖、赵卉、李秀芳、赵雪峰1.3完成时间：2001年9月17日1.4成果：经批准的总项目计划书、各自职责的甘特图。2、实施跟踪阶段2.1在计划完成时间内对进展进行交流，遇困难或新问题时随时沟通；2.2由各任务的责任人按时完成实施各阶段的回顾及分析报表，提交江建兵；2.3由江建兵汇总阶段成果，提交倡导者。3、对项目计划和目标的调整：调整流程：如因特殊原因需对计划或目标进行调整，核心成员以数据为基础提出理由和建议，经项目组讨论，评估影响，达成一致后交项目管理者和倡导者批准，只有经项目管理者和倡导者批准后的变更方可生效。4、项目文件管理4.1需要存档的文件：凡是与项目相关的具有保存或参考价值的文件，如不同版本的项目计划书、项目原始数据记录表格、流程文件、管理规定文件、调查报告、分析文件；项目成员参加会议考勤记录、项目会议纪要等。4.2文件存档的方式：电子、纸质5、沟通机制5.1会议：核心成员每周五上午9：30—10：30召开一次例会，进行项目进展回顾，并商讨解决存在的问题；必要时组织临时会议；向倡导者汇报：两周一次，遇重要问题的决策时，组织临时会议；会议的通知、会议室及仪器等的预订和准备、会议纪要等由核心成员轮流负责；因故不能参会者，需征得项目LEADER的同意；会议纪要在会后一个工作日内发相关人员。5.2电话/邮件：随时将本人所负责的工作进展通报项目组全体核心成员。6、项目组成员的绩效考核6.1比重：根据参与程度的不同，占个人绩效考核的一定比例（该比例应不低于个人季度工作计划中6sigma项目工作所占的比重）；6.2依据：个人计划是否按时按标准完成；是否对项目各项资料和成果进行认真整理归档；会议、活动是否按时参加，是否积极发表意见；遇问题时是否及时交流；是否学会使用6sigma工具及PROJECT软件。6.3方式：以参与评价的方式体现在季度绩效考核表中。7、团队成员承诺：7.1使用6sigma语言、团队协作、知识与经验共享。7.2严格按计划推进，出现突发事件及时沟通汇报，收集准确数据。8、争议解决：在项目执行过程中，如果出现争议首先由TEAMLEADER与项目组核心成员进行协调评判，不能解决争端则上交项目管理者及倡导人处理。十二、项目计划确认和批准项目成员对本项目计划的签字确认：SPONSOR批准本项目计划：附件：附件一：技术术语定义及收集制度附件二：资产采购项目WBS表附件三：采购周期现状过程图（家具和通用类资产采购过程图、内部领用过程图（研发成品类）、专用类资产采购过程图）附件四：通用类价格折扣现状及目标数据附件五：专用类价格折扣现状及目标数据附件六：资产采购各子项目甘特图