接待管理制度5.16

本文件挂在公司办公系统上的版本为受控版本，一经打印，不加盖受控章则是非受控版本，仅作为参考第1页共12页密级：普通保存期限：长期极河北中兴汽车制造有限公司企业标准Qs/ZXCW.12接待管理制度(第A版)批准赵英宅审核徐艳华编制鲍艳华2014—8—21发布2015—8—21实施河北中兴汽车制造有限公司发布本文件挂在公司办公系统上的版本为受控版本，一经打印，不加盖受控章则是非受控版本，仅作为参考第2页共12页文件会签及文件修改记录表文件会签表会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期保定工厂刘温人力资源高海明国外营销公司张树行采购赵宝忠国内营销公司郭俊峰战略规划/财务杨丽红品质部栾红革研究院周占全行政部赵宇飞文件修订记录表序号修订页次条款修改内容概述修改人修改日期文件发放范围收文部门：公司各部门接待管理制度文件编号：Qs/ZXZJB.12制订部门：总经理办公室版号/修改状态：B/0本文件挂在公司办公系统上的版本为受控版本，一经打印，不加盖受控章则是非受控版本，仅作为参考第3页共12页1目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“礼貌周到、热情节俭、规范细化、对口接待、统一管理”的原则，特制定本办法。2适用范围本制度适用于总经理办公室负责实施的公务接待工作（以下简称“接待工作”），包括：股东方来访、政府部门来访、以及业务往来单位的来访接待及车间参观等工作；公司层面的会务接待工作，包括各业务部门承办会务活动的酒店预订工作。业务部门会务活动若有接待支持需求的，提供相关的接待支持。3定义接待工作：本制度中的接待工作指为完成公司的接待任务而进行的筹划、组织、协调、实施、服务等一系列工作。会务工作：本制度中会务指会议或活动（公司副总经理及以上级别参加的）。会务工作是其重要组成部分，是为会议或活动能按计划、有秩序地顺利举行而进行的全过程服务工作。各业务部门：指除总经理办公室以外的公司其它部门。4职责4.1总经理办公室为公司接待工作的归口管理部门。4.1.1总经理办公室负责接待工作的统筹安排及统一管理，包括：a.前期接洽，拟订具体接待计划；b.按计划协调相关业务部门，落实分工；c.执行接待工作。4.1.2各相关部门协助总经理办公室完成接待工作。4.2其它业务部门职责4.2.1相关职责4.1提出接待需求部门：提供详细的接待需求信息，协助总经办编制《接待工作计划》并参与接待工作,使其工作正常顺利的进行。4.2总经办：按照《接待工作计划》统一安排，完成接待任务。4.3企业文化：根据不同来访嘉宾制作相应的企业介绍，进行拍照、采访等相应的宣传工作。4.4保安科：按照来客具体时间以及车牌号，对客人车辆进行放行，做好安保工作。4.5生产管理科：为客人参观车间做好准备，打开参观通道，并准备安全帽及眼镜等安全工具。4.6国内营销：为客人讲解样车，保证样车车况良好，并具备试乘试驾条件。4.7行政部：对会议室、卫生间及厂内区域进行清理。4.3属于各业务部门对口的接待工作，由各业务部门实施接待。若需要总经理办公室配合接待工作，可接待管理制度文件编号：Qs/ZXZJB.12制订部门：总经理办公室版号/修改状态：B/0本文件挂在公司办公系统上的版本为受控版本，一经打印，不加盖受控章则是非受控版本，仅作为参考第4页共12页由业务部门在接待日前2天提出申请，总经理办公室提供接待相关支持工作。5接待标准5.1接待标准级别划分级别来访者公司主要陪同领导审批领导经办部门特级党和国家领导人总经理/副总经理总经理总经理办公室一级省部级考察团或领导;股东方总经理考察团或领导总经理/副总经理总经理/副总经理总经理办公室二级厅局级、市级、公司所在地政府县处正职考察团或领导；股东方副总级考察团或领导副总经理副总经理总经理办公室三级厅局单位处级，县处级及以下考察团或领导、股东方副总以下考察团或领导副总经理/总经理办公室主任总经理办公室主任总经理办公室四级企事业单位、经销商、供应商等团体及个人主管副总/主管总监总经理办公室主任各业务部门5.2参观接待标准项目特级一级二级三级四级陪同人员接站/机，会晤陪同人员：公司总经理/副总经理、总经理办公室主任●●接站/机，会晤陪同人员：公司副总经理/总经理办公室主任、相关业务部门负责人●相关业务对口部门负责人/联系人●●安保相关人员●●工场布置配备安全帽/工作服●●●●●陪同讲解总经理/副总经理陪同沿途介绍公司基本情况，产品等●●车间主任●●行政专员●企业介绍总经理/副总经理●●副总经理/总经办主任●●行政专员●接待管理制度文件编号：Qs/ZXZJB.12制订部门：总经理办公室版号/修改状态：B/0本文件挂在公司办公系统上的版本为受控版本，一经打印，不加盖受控章则是非受控版本，仅作为参考第5页共12页备注：每个级别所涉及的项目，在级别对应格中，以“●”标出；5.3接待标准为四级至二级的，接待申请表审批至总经理办公室主任；接待标准为二级至一级的，接待方案报公司副总经理审批；接待标准为特级的，接待方案须报公司总经理审批。6．管理内容6.1接待流程主要内容6.1.1前期准备:1)由总经理办公室承办的接待活动a.根据来宾情况，总经办制定详细的《接待工作计划》，发送给所有参与接待人员，总经办将《来客放行通知单》交至保安科，将《来客参观通知单》交至生产管理科。b.根据来宾情况，确定接待标准，提前按接待标准预约好来宾的下榻酒店；c.总经办司机班安排接待车辆并统一调度，确保接待用车辆清洁，车况良好。d.礼品：优先选用公司礼品库礼品。e.酒水的选用原则：优先考虑公司礼品库酒水2)各业务部门承办的接待活动在接到来访预约（指当次来访接待活动需由一名副总经理出面接待，并需要由总经理办公室做接待支持的接待活动）时，应及时了解来宾的具体情况，包括来宾单位、姓名、职务、国籍、来访的具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等，至少在接待活动前一天（指若来访日期为3日，则1日下班前为前一天）按活动相关要求填写接待申请表，拟订接待标准，报总经理办公室审批.6.1.2接待工作主要内容1）按日程安排表要求组织人员接机（站），并送至预订酒店（或直接到公司会面）；2）按日程安排会谈地点，或生产车间参观.6.1.3来访者离开1）组织人员欢送；2）接待相关资料统一回收保存；3）活动总结及持续改进。7注意事项7.1接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密。7.2在车间参观时，一般禁止来访者使用照像、摄像器材进行拍摄；确有拍摄需要的，须事先经过总经理办公室书面批准，方可拍摄接待管理制度文件编号：Qs/ZXZJB.12制订部门：总经理办公室版号/修改状态：B/0本文件挂在公司办公系统上的版本为受控版本，一经打印，不加盖受控章则是非受控版本，仅作为参考第6页共12页8．使用文件、表单（附录1）接待工作计划申请部门经办人联系方式来客单位人数来访次数来客姓名及职务来访事由日期来访级别□Ⅰ级□Ⅱ级□Ⅲ级行程安排日期事项参加人地点备注见日程安排申请接待事项欢迎语内容□条幅（悬挂地点：）□前楼电子屏□研究院电子屏□会议室投影采访宣传□拍照□摄像□后期宣传□录音服装要求□提前一天知会参会人员统一着西服套装□其它车辆安排迎接：用车时间：出发地：目的地：车型：乘车人数：司机：中途用车：用车时间：出发地：目的地：车型：乘车人数：司机：欢送：用车时间：出发地：目的地：车型：乘车人数：司机：会场准备□鲜花□果盘□糕点□咖啡□接待日程□今日中兴□中兴之友□纸巾□茶水□矿泉水□桌签□欢迎条幅□空调提前开放企业介绍结束后会谈是否需要电脑投影？□YES□NO卫生间□干净、整洁□卫生纸□擦手纸□专人盯厕接待管理制度文件编号：Qs/ZXZJB.12制订部门：总经理办公室版号/修改状态：B/0本文件挂在公司办公系统上的版本为受控版本，一经打印，不加盖受控章则是非受控版本，仅作为参考第7页共12页会谈企业介绍□总经理讲解□副总经理讲解□部门负责人讲解□办公室主任讲解□专员讲解□宣传片会议地点：第一会议室主持人(负责介绍双方领导)：中兴公司参会人员：议题:住宿□电谷锦江（房型：）□秀兰（房型：特色房）□中银（房型：）□育德会馆（房型：）□提前办理入住手续□摆放果盘□摆放欢迎语就餐地点□山外园□中银玉兰香□美食山□花神□鼎鼎捞□金筷子注意事项□带卫生间雅间□带窗雅间□客人是否忌口参观车间参观路线参观用车参观人员用车安排□总经理讲解□副总经理讲解□部门负责人讲解□车间主任讲解□办公室主任讲解□专员讲解车间介绍侧重内容:车间卫生□提前清洁并检查安全帽要求□提前清洁并在安全帽内垫纸陪同人：参观展车礼品□针对性选购□车模□中兴笔□电子相框□其它赠送数量赠送时间赠送人工作人员提醒赠送人赠送礼品准备时间□提前一天□提前半天□其它来客放行□大门□二门□三门车牌号:宋莎接待管理制度文件编号：Qs/ZXZJB.12制订部门：总经理办公室版号/修改状态：B/0本文件挂在公司办公系统上的版本为受控版本，一经打印，不加盖受控章则是非受控版本，仅作为参考第8页共12页司机安排会议室:□茶水□矿泉水游览游览路线陪同人欢送地点用车欢送人费用归口备注1.提前将来访人员名单知会参会人员;2.如来宾有女士参加晚宴,需安排公司有相关业务联系的女士参加分工与合作主责部门责任事项辅助部门责任事项审核与批准编制审核批准系统管理者代表接待管理制度文件编号：Qs/ZXZJB.12制订部门：总经理办公室版号/修改状态：B/0文件挂在公司办公系统上的版本为受控版本，一经打印，不加盖受控章则是非受控版本，仅作为参考第9页共12页（附录3）接待日程安排日期：X年X月X日地点：XXXX来访方：XXXXXXXXXXXXXXX来访嘉宾：XXXXXXXXXXXXXX接待方：河北中兴汽车制造有限公司接待人员：XXXXXXXXXXXXXX接待管理制度文件编号：Qs/ZXZJB.12制订部门：总经理办公室版号/修改状态：B/0文件挂在公司办公系统上的版本为受控版本，一经打印，不加盖受控章则是非受控版本，仅作为参考第10页共12页接待日程安排时间项目参加人员地点X月X日XX:XX到达嘉宾：第X会议室中兴公司：XX:XX-XX:XX参观厂区嘉宾：XX车进入厂区中兴公司：XX:XX-XX:XX企业介绍产品介绍嘉宾：第X会议室直销停车场中兴公司：XX:XX-XX:XX洽谈嘉宾：第X会议室中兴公司：XX:XX-XX:XX午宴嘉宾：XXXX酒店中兴公司：XX:XX入住嘉宾：XXXX酒店中兴公司：XX:XX-XX:XX晚宴嘉宾：XX酒店中兴公司：中兴公司：中兴公司：XX:XX返程嘉宾：返程接待管理制度文件编号：Qs/ZXZJB.12制订部门：总经理办公室版号/修改状态：B/0文件挂在公司办公系统上的版本为受控版本，一经打印，不加盖受控章则是非受控版本，仅作为参考第11页共12页（附录4）来客放行申请单保安科：有共人来访，需协助如下：1、□是否大门放行(客人车辆，车牌号)2、□是否二门放行(客人车辆，车牌号)3、□客人车辆是否进入(客人车辆，车牌号)4、□是否参观车引领请予以配合，谢谢！申请部门：联系人：申请日期：年月日提醒：★请各部门注意提醒客人遵守公司各项规章制度；★请各部门注意提醒客人请勿在厂内及车间内私自拍照，一经查处，按公司规定给予各部门负责接待人员罚款。接待管理制度文件编号：Qs/ZXZJB.12制订部门：总经理办公室版号/修改状态：B/0文件挂在公司办公系统上的版本为受控版本，一经打印，不加盖受控章则是非受控版本，仅作为参考第12页共12页（附录5）来客参观通知单制造系统：有共人来访，需协助如下：1、参观人数约人2、参观车间：□冲压□焊装□喷涂□总装3、□是否主任陪同请打开参观通道、准备好客人参观所用物品（安全帽等）并请做好卫生及整洁工作，谢谢！申请部门：联系人：申请日期：年月日提醒：★请各部门注意提醒客人遵守公司各项规章制度；★请各部门注意提醒客人请勿在厂内及车间内私自拍照，一经查处，按公司规定给予各部门负责接待人员