【接待制度】传动股份有限公司接待管理制度(WORD4页)

传动股份有限公司DrivetrainCo.,Ltd文件名称文件编号版本号1.0接待管理制度（试行）实施日期2008.8.6页次1/41接待管理制度（试行）编制：审核：批准：颁发部门综合管理部分发部门市场营销部、生产制造部、制造技术部、质量控制部、技术开发部、颁发数量9制定日期章节修订内容修订后版本制/修订人核准人2008.8.6全文新增订1.0李滔会签传动股份有限公司DrivetrainCo.,Ltd文件名称文件编号版本号1.0接待管理制度（试行）实施日期2008.8.6页次2/421.目的：为进一步规范公司接待管理，严格控制接待费用支出，提升公司接待工作水平及效率，促进公共关系，树立公司良好形象，根据关于公务活动中接待工作的有关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。2.适用范围：本规定适用股份有限公司所有来宾接待工作。3.职责：3．1综合管理部负责公司接待工作协调安排及本规定的执行监督，并做好接待日志统计存档工作。3．2接待工作应根据客人来公司的目的、任务、实行“对口业务部门接待”。接待工作申请部门负责接待申请的各类表格填写及相关信息的提交。并要即时反馈各类突发情况。3．3接待工作的审批权限详见“4.1来宾接待申请与审批”。4.内容：4.1来宾接待申请与审批4.1.1所有来宾接待都须申报与部门审批。4.1.2来宾接待须对口部门以表单形式经主管领导批准后,报综合管理部审批方可进行接待工作，原则上凡有业务对口部门的来宾，不由公司领导直接交办综合管理部，除高级别的总经理直接约见客人。4.2来宾分类及配套的供应物品：4.2.1来宾按级别分为A、B、C及其他四类：A类：中央、省、市领导；采购商副总经理及以上；大型集团公司副总经理及以上。B类：处级以上领导；采购商部长及以上；供应商副总经理及以上；大型集团公司部长及以上。C类：科级以上办事人员；采购商一般用户；供应商部长以上；供应商一般人员。其他：其他普通来访人员具体配套供应物品详见附表《来宾接待标准一览表》4．3接待工作具体内容1．公司接待必须由对口部门提前半天填写《来宾接待申请表》，如来宾来访行程时间超过一天,对口部门须附《来宾接待具体时间安排表》。如果接待预排时间有变动的（半小时以上），对口部门应在十分钟内通知综合管理部。2．综合管理部按对口部门提供的表单信息提前做好派车接送准备、酒店预定、用餐预定、传动股份有限公司DrivetrainCo.,Ltd文件名称文件编号版本号1.0接待管理制度（试行）实施日期2008.8.6页次3/43礼品预备。并将所派车辆司机联系方式，酒店房间类型及电话，用餐房间号告知对口部门。用餐费用、酒店费用、旅游事宜及票务安排由各对口部门自行负责（除费用纳入综合管理部作预算的除外）。另高层领导直接安排综合管理部，且不归类于除综合管理部以外的任何对口部门的事宜，可由综合管理部负责。3．综合管理部在来宾到来之前一个小时准备好欢迎牌，检查物业所辖范围内的保洁工作，准备会议室及相关配套设施。生产车间的卫生准备、生产运作需求，及其他相关协助部门的协助事项由对口部门以《来宾接待申请单》抄送形式通知各部门（直接交由各部长，以便安排，须在来宾到来之前一小时做好）。4．对口部门且须通知相关陪同领导人，且该次接待直接经办人须在确认来宾到达前十五分钟通知综合管理部行政助理安排门岗、陪同人员到达既定位置。5．对口部门如需照相，须在两小时前向综管部申请，综管部与公司办企业文化部对接安排人员拍摄，如不一定需企业文化部拍摄或未提前两小时申请以致公司办未能及时拍摄的，则对口业务部负责拍来访照片，可向综合管理部申请借相机，待来访完毕后，对口部门须通知综合管理部，以便整理访后工作。并将相机及照相内容交予综合管理部整理备案。6．综合管理部在来访完毕后，须整理会议室、验收投影仪、关闭各类供参观的电子设备。并通知物业整理访后工作。4.4来宾接待工作要求1.所有接待人员在进行接待工作时，必须着工装，配戴工牌。不得穿拖鞋入工厂，不得披头散发，须保持衣冠整洁。2．所有接待人员在向来宾介绍公司信息时，须做好保密工作，不得泄露商业机密。3．会议室接待人员须每隔20分钟添加一次茶水。4．拍照人员在拍照过程中，须离来宾3-5米，尽量不要插入正在对话的行列中去拍照。5．接待人员在来宾到访前二十分钟在生产车间正门等候，以便即时接待。6．在进行来宾接待工作中，要爱护公共实施（如会议室，投影仪等），如有损坏，照价赔偿。5．未涉及事项按相关接待管理规定执行，本接待管理制度由综合管理部负责解释，自发布之日起试行。6．相关文件：文件编号文件名称01来宾接待流程图7．记录表单：表单编号表单名称传递路线保存期限001来宾接待申请表对口部门→综合管理部一年附表来宾接待标准一览表综合管理部→对口部门仅传阅传动股份有限公司DrivetrainCo.,Ltd文件名称文件编号版本号1.0接待管理制度（试行）实施日期2008.8.6页次4/44002来宾接待具体时间安排表对口部门→综合管理部一年003接待日志综合管理部→综合管理部一年附件1来宾接待流程图责任者流程输入/输出/注解对口部门对口部门综合管理部对口部门协助部门综合管理部对口部门综合管理部对口部门协助部门对口部门综合管理部接待申请单预订具体情况接待日志对口部门接收到相关任务必须按实际情况填写清楚，以便综合管理部安排相关事项。（《接待申请单》见附件）各尽其职安排清洁工作。（如有不达标，须在来宾到达前一小时内整洁完毕）。准备会议室、投影仪、水果（水果在到达前半小时内准备），开启正前门，准备电子欢迎牌或横幅。综合管理部将已订酒店、餐饮、车辆具体情况及联系方式告知对口部门。如有变动须第一时间通知对口部门该项接待主要负责人。各尽其职，通知相关部门及陪同领导人。来宾到访，对口部门负责接待陪同参观。其他涉及部门负责协助。对口部门负责拍5张以上参观照片。来宾到访完毕后，综管部整理访后相关工作。综合管理部做来宾接待日志，把相关申请文档资料及来访相片存档。并做来宾接待日志月报表。接收任务对口部门填接待申请单检查卫生准备会议室做欢迎牌订酒店，订餐，准备车辆通知陪同人员及门卫来宾到访到访完毕通知综管部做接待日志，资料归档