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内部控制与风险管理解决方案服务商内部控制风险管理企业价值采购业务指引介绍交流2014.5采购业务流程企业内部控制应用指引第7号——采购业务定义：是指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。目标：确保物资和劳务采购按质、按量、按时并且经济高效地满足生产经营的需求。采购付款审核不严采购计划安排不合理采购验收不规范采购方式不明确，不合理，采购定价没有通过有效审核采购计划的分解无统筹协调，导致漏单或请购物资与计划不匹配物料需求计划不准确，没有平衡库存，没有根据生产的实际需求制定计划供应商选择不当市场变化趋势预测不准确采购业务流程主要风险采购业务流程的组成编制需求计划和采购计划请购选择供应商确定采购价格订立框架协议或采购合同管理供应过程验收付款会计控制编制需求计划和采购计划业务流程编制需求计划和采购计划请购选择供应商确定采购价格订立框架协议或采购合同业务流程主要内容主要风险点关键控制点控制输出文档1.采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。2.企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。需求或采购计划不合理不按实际需求安排采购或随意超计划采购；甚至与企业生产经营计划不协调等。编制需求计划和采购计划年度采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，科学安排采购计划，防止采购过量或不足。月度采购计划应根据生产与研发的实际需求，平衡库存情况后，综合考虑物料市场情况而制定采购计划。应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。计划如何编制的？依据是什么？依据是否合理？能否满足生产需求？是否通过有效的审核？计划覆盖范围？《需求计划》《采购计划》管理供应过程验收付款与会计控制6物料需求计划案例7物料需求计划案例现状：XXX制造厂调度员根据市场营销部每月20号提出的连杆产品需求预测于25日前制定相应连杆生产计划，并编制当月《生产投料、配套计划》，其他单位如工具分厂、标准件厂、工具室、机电员编制各自物资需求计划报物资管理部计划员汇总，物资管理部计划员根据浪潮系统显示的各类物资账面余额平衡库存后编制最终物资采购计划。问题点：物资管理部计划员汇总物资需求计划时不能精准平衡二级仓库库存量，二级仓库库管员对仓库疏于管理,报送计划较随意，缺失相关制度规范指引，导致物资需求计划编制粗略，这也是造成历史库存积压的较大因素之一。解析：►物资管理部计划员汇总物料需求计划，不能有效监控各单位上报需求计划的准确性。(物资管理部浪潮系统只控制物资管理部仓库，不能监控二级单位仓库，物资管理部计划员在浪潮系统上无从得知工具室、各厂产线、辅料库和备件库等在制品（凡一次性领出物资管理部仓库物资全部计入在制品）实际消耗数量，导致不能有效监控各物资需求部门是否严格根据生产所需平衡现有材料余额后报需求计划)►各物资需求单位报送至物资管理部的需求计划不准确。公司凡采购物资（除主材、配套件）入仓库后各需求单位根据所报计划领走当月上报计划的物料，于是物资的流转在账面计入了在制品，实物由各使用单位控制。然而各二级单位库房尚未以浪潮物流系统加以控制，均为库房管理员在领用时建立手工帐，事后自行在电脑上建立台账，账面数量与实物数量不准确的情况较严重，以此基础平衡二级仓库库存后报送至物资管理部的需求计划，缺乏准确性。8请购业务流程编制需求计划和采购计划请购选择供应商确定采购价格订立框架协议或采购合同业务流程主要内容主要风险点关键控制点控制输出文档请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请。缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或不足，影响企业正常生产经营。请购建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等。《采购申请制度》管理供应过程验收付款与会计控制10案例：请购现状：物资管理部计划员汇总物资需求计划后编制《月度采购计划表》，计划员将采购计划表传发至采购部标价，明确了月度采购总价。采购部部长据此编制了《月度资金需求计划》后报采购主管领导财务总监审批。财务总监审核资金申请时只限制当月用款计划，对于压缩的款项，后期进行滚动付款。问题点：采购部提报《资金需求计划》，主要明确当月采购总价，以及对应采购物资的欠款金额和本月计划用款，平衡当月采购款支付的资金调拨。在采购计划流程中，采购部关注的是采购事后的控制点，整体缺失采购的事前控制，对于采购计划提交时，无人结合当月采购周转金控制采购计划，决策哪些该买，哪些需要适量控制。对于物资管理部提交的采购物资进行全部购买，容易导致物资过渡采购，占用大量现金流。解析：1.供应链管理环节中组织架构与部门职能的设置问题。物资管理部与采购部属于执行部门，主要职能一个管理仓库物资，关注实物的管理，一个关注采购执行，关注物料是否满足生产，与客户进行沟通议价。执行部门很难站在整体公司角度“预防库存”，而库存管理正是以预防为主，通过管理计划为主要手段贯穿整个需求与供应链管理流程的各个环节的库存控制，并非只关注到手的实物库存。物料计划员的职能关注的并非实物而更多是数据计划的工作，这个计划与销售预测、主生产计划、库存计划、采购计划、生产作业计划、投入出产计划（投料计划）都有密切关系，将计划层面的工作放置物资管理部，很难用合理的资金在满足生产需求的同时，不造成积压库存和呆滞库存。2.从供应链管理的业务线分析。物资管理部与采购部分属于不同的业务主管领导，二个领导关注点不同，物资管理部主管领导兼任连杆制造厂厂长，关注物资是否满足生产，确保物资管理部所报计划能满足连杆制造厂的生产用料，生产线主管领导较难协调公司供应链上整体库存管理。采购部主管领导（财务总监）关注资金的调拨是否能满足当月采购付款，当月采购付款哪些为必要支付，就算是控制也只能控制到采购流程的后端，设立付款控制点，但物资已经采购回来。总结：此流程表象是请购缺乏预算的控制，实际是公司整体库存管理问题，库存控制点基本属于无监管或者说无实际有效监管地带，造成物资的积压只能由公司买单。如此恶性循环，企业利润多高，也不够持有库存成本的抵消。12案例：请购选择供应商业务流程编制需求计划和采购计划请购选择供应商确定采购价格订立框架协议或采购合同业务流程主要内容主要风险点关键控制点控制输出文档选择供应商，也就是确定采购渠道。它是企业采购业务流程中非常重要的环节。供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞舞弊行为。选择供应商建立供应商评估和准入制度或流程，对供应商资质信誉的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单。建立供应商管理信息系统建立供应商管理制度或流程，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行考核评价，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整。《供应商评估和准入制度》《供应商清单》《供应商淘汰制度》《供应商淘汰和更换名单》管理供应过程验收付款与会计控制14选择供应商案例15企业一般选择供应商的标准16供应商选择程序满足零件的重要要求(重要特性)过程开发可能性/项目策划使用的质量方法/质量技术原材料/外购件(分供方资格)顾客关怀/顾客满意度(服务)生产(全部生产过程)具备过程规程、工艺设备，有质量保证的措施/检测设备，物资转运/物流（供应商评价的过程是，调查和评价供应商的供零部件的能力，包括合适的过程和工艺流程，以及满足顾客要求的可能性。）供应商评价质量体系产品开发中的质量供应中的质量制造中的质量保证质量检验和试验质量资源与质量职员技术合作人事简况财务状况设备状况制造生产状况政治法律环境经济环境技术环境自然地理环境社会文化环境成本分析交货质量运输质量企业信誉企业发展前景业绩评价质量系统评价企业环境评价业务结构/生产能力评价供方评价供方评价要素分数108640单项要求的符合程度完全符合要求大部分符合要求小的偏差部分符合要求大的偏差符合程度不足，严重偏差不符合要求总的评价结果分为A级、B级或者C级是根据“跨栏原则”，即总是由低值决定总定级结果。级别ABC满足程度至少90，至少9080-89，75-890-79，0-74决定是否给予合同可给予有条件给予不给予判定没有严重的单项缺陷改进计划/投资计划在开发之前可实现在开发之前实现改进计划/投资计划单项条款的符合率(EE)计算如下：EE[%]=单项条款下各要求的总分数/该条款的总分×100％不好估计/不能实现即使被评价为“不给予合同”(C级)时，被审核厂家也要消除发现的缺陷，落实改进计划，以便在下一次的合同决定时对此给予考虑。供应商评价方法案例：选择供应商►某大型企业的供应商控制方法：a.驻厂b.定期或不定期到工厂进行检查c.设监督点对特殊的工序进行检查d.要求供应商及时报告生产状况f.组织管理技术人员对供应商进行辅导g.进料检查h.要供应商提供生产日报表与检验日报表，在5分钟内传真到采购部确定采购价格业务流程编制需求计划和采购计划请购选择供应商确定采购价格订立框架协议或采购合同业务流程主要内容主要风险点关键控制点控制输出文档.如何以最优“性价比”采购到符合需求的物资，是采购部门的永恒主题。采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，导致采购价格不合理，可能造成企业资金损失。确定采购价格明确采购物资的分类管理明确采购方式；采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。建立采购价格数据库。采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势，定期开展市场供求形势及价格走势商情分析并加以合理利用。《框架协议》《采购参考价格》管理供应过程验收付款与会计控制23在期货市场上套期保值被认为是一种“应该国际上，企业回避价格风险常利用期货市1场。并依据期货市场提供的权威性、预期4准确分析采购物资的价格走势性的价格信号指导采购活动，进行套期保远期合约值。（1）预测市场价格处于下跌状态。预测市场价格处于相对稳定状态时，企业应大量利用远期企业应采用卖出套期保值的方法进行保值，合约方法，从而获得最高的成本收益比。由于远期合约一以回避日后因价格下跌而带来的亏损风险。般不需要太多的市场营销知识，无须保证金，交易成本较（2）预测市场价格处于上升状态。企业低，有利于企业生产者在一个完整的营销年份捕捉最佳的应采用买入套期保值，以便在将来必须购价格机会，减少价格风险。同时，有利于企业之间的纵向进某种商品时仍能维持在自己认可的价格联合，增强抵御风险的能力。水平上。制定标准成本采购市场价格走势的准确分析预测是规避采购价格风险的前提和基础。企业要对标准成本，是通过事先认采购市场做出准确的分析，首先，企业必须具有一定的理论素养。一个生产周期真测定、以每采购单位产内采购市场价格波动状况分析主要依赖于宏观调控和行业投资。企业必须建立相品为基础表述的在可达到应的采购信息管理部门，由专门队伍进行分析研究。其次，要有畅通、有效的市的或可接受的业绩水平上场信息渠道。影响采购物资价格的因素主要是年度生产情况、库存变化、气候、的应有成本，也就是成本国家政策等，这些信息，不仅可以从信息系统中获取，也可以委托相关中介机构管理的目标值。在标准成获取。第三，科学的分析预测。专业性的咨询机构不仅有明确的价格走势分析，本中，基本上排除了不应还有科学的、详细的各因素对采购价格变动的影响分析。该发生的“浪费”，因此本”，也是企业在采购中采购价格风险防范的价格依据。措施采购价格的风