中心公文处理办法(试行)

中心公文处理办法（试行）为推进教育部学校规划建设发展中心（以下简称中心）公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步提高公文处理的质量和效率，根据《党政机关公文处理条例》（中办发〔2012〕14号）与《教育部关于公文处理的若干规定》有关要求，按照《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）国家标准，结合中心实际情况，制定本办法。第一章总则第一条本办法适用于中心各部门公文处理工作。第二条公文是中心实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。第三条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家和中心秘密的安全。第六条中心各部门、单位的负责人应高度重视公文处理工作，加强对本部门、单位公文处理工作的领导和检查。第七条办公室是中心公文处理工作的管理机构，负责对中心及各部门、单位的公文处理工作予以管理、指导和监督。第二章公文种类第八条中心适用的公文种类（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩部门和人员、变更或者撤销部门和有关单位不适当的决定事项。（三）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（六）通知。适用于发布、传达要求中心各部门和有关单位周知或者执行的事项。（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（十）批复。适用于答复下级单位请示事项。（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十二）纪要。适用于记载、传达会议主要情况和议定事项。第三章公文格式第九条中心办理发文须使用“教育部学校规划建设发展中心发文稿纸”，并按栏目要求及权限逐一完整填写。中心公文的发文机关名称为“教育部学校规划建设发展中心”（简称教规建中心），使用统一格式公文版头“教育部学校规划建设发展中心文件”。第十条中心设置“教规建中心”、“教规建中心函”、“教规建中心发”等3种发文机关代字，由中心办公室统一管理。（一）“教规建中心”主要用于发布中心重大事项，部署重要工作，调整重要机构，向上级机关请示、报告等。（二）“教规建中心函”主要用于发布重要通知、通告，与不相隶属单位商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。（三）“教规建中心发”主要用于发布中心综合性通知，部署一般性工作，印发、转发上级有关文件，调整和成立一般性机构，发布或批复下属单位相关事项。下属单位涉及投资、人事、重要业务等方面的重大变动由中心行文；下属单位内部管理由单位内部发文，并严格按照中心公文处理办法有关规定执行。第十一条公文一般由份号、等级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期和页码等部分组成。（一）份号是指公文印制份数的顺序号。涉密公文应标注份号，非涉密公文根据需要标注份号。份号使用6位、三号黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。（二）密级和保密期限是指公文的秘密等级和保密的期限。涉及国家秘密的公文，须标明密级和保密期限。密级与保密期限并排，使用三号黑体字，中间以“★”隔开，顶格编排在版心左上角第二行。若只标密级不标保密期限，“绝密”“机密”或“秘密”二字之间空一字。如有具体保密期限应当明确标注；凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。（三）紧急程度是对公文送达和办理的时限要求。紧急公文应分别标注“特急”或“加急”，紧急电报应分别标注“特提”“特急”“加急”或“平急”，紧急程度使用三号黑体字，顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。如果只标注密级或紧急程度，不同时标注保密期限，表达紧急程度的两个汉字之间应空一字。（四）发文机关标志即“红头”，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，应将主办单位名称排列在前，并将“文件”二字置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排列；若联合行文单位较多，应保证公文首页显示正文。（五）发文字号是公文的“身份标识”，由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，编排在发文机关标志下空二行的位置。年份、发文顺序号使用阿拉伯数码标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；联合行文，只标明主办机关发文字号；非主办机关负责人需在会签文稿上签字。如果是平行发文，居中排布。如果是上行文，则发文字号居左排布，并空一字；右侧对称位置标注签发人，发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。（六）签发人是指发文机关的主要负责人，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。一般性公文由主管领导签发，上行文须由中心主任签发。“签发人”使用三号仿宋_GB2312字体，签发人姓名使用三号楷体_GB2312字体。三个及三个以上机关联合上行文，按发文机关顺序编排签发人姓名，每行排两个签发人姓名，两个签发人姓名中间空1字。回行时应做到：每行签发人姓名的第一个字都对齐。（七）标题是对公文主要内容的概况和揭示，由发文机关名称、事由和文种组成，标题使用小二号方正小标宋简体字体，编排于版头红色分隔线下空一行的位置，分一行或多行居中排列，行间距30磅；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。若标题所占行数较多，应将标题上移一行或缩小行间距，保证公文首页显示正文。（八）主送机关指公文的主要受理机关，使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，上行文原则上只能有一个主送机关。公告类公文没有主送机关。主送机关使用三号仿宋_GB2312字体，在标题下空一行之后居左顶格排列，回行时仍然居左。主送机关按照重要程度排列，同类型机关内同级机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间使用逗号分隔，最后一个主送机关之后标全角冒号。（九）正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。正文使用三号仿宋_GB2312字体，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格，自然段之间不空行。公文文中结构层次一般不超过四层，其层次序数依次可用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体_GB2312字体、第三层和第四层用仿宋_GB2312字体标注。正文行间距一般使用单倍行距或固定值30磅。（十）附件说明是公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行、左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件序号（如“附件：1.XXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。（十一）发文机关署名应当使用发文机关全称或规范化简称，并与发文机关标志、标题中发文机关名称相一致。联合行文时，若发文机关标志并用联合发文机关名称，则发文机关署名的顺序应与发文机关标志的排列顺序一致。成文日期是公文生效的时间，署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期中的数字使用阿拉伯数字，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。公文加盖印章是体现公文效力的表现形式，是鉴定公文真伪最重要的依据。签发人签名章属于印章的一种特殊形式。上行文一定要加盖印章，纪要一般不加盖印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章须使用红色，做到文字端正、字迹清晰。发文机关署名应在正文后下空二行编排，名称较长时可分两行编排。成文日期位于发文机关署名下一行，以发文机关署名为基准居中编排。单一行文时，以成文日期为准居中编排发文机关署名；联合行文时，发文机关署名按照发文机关顺序排列，每排最多排3个印章，确保两印章间互不相切或相交，印章和署名的纵向中心线应重合。最后一个印章端正居中下压发文机关署名和成文日期。如果出现调整正文行距或字距的措施仍无法使印章与正文同处一页，应将印章加盖在下一空白页上，并在该空白页第一行顶格标注“（此页无正文）”。（十二）附注是公文印发传达范围等需要说明的事项，对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明。“请示件”应在附注注明联系人及联系电话。附注使用三号仿宋_GB2312字体，紧接成文日期下一行居左空二字，并在文字外加圆括号，回行时顶格。（十三）附件指公文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，其后不加冒号。附件顺序号和附件标题应当与附件说明表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号（如“教规建中心函〔2015〕XX号附件1”）。（十四）版记由分隔线、抄送机关、印发机关和日期组成。分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关应使上级机关在前，其次为同级机关，再次为下级机关。按照党、政（地方党委政府在前、部门和厅局在后）、军、群的顺序排列。同一系统内同级机关之间用顿号分隔，不同系统机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关之后标句号。抄送机关使用四号仿宋体字，在印发机关和印发日期上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号的首字对齐。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。印发机关指公文的印制主管部门，统一为“教育部学校规划建设发展中心办公室”。印发日期指公文的送印日期。印发机关和印发日期使用四号仿宋_GB2312字体，如有抄送机关，编排在抄送机关下一行，印发机关和印发日期共同占一行。印发日期用阿拉伯数字完整写明年、月、日，后面加“印发”二字。版记中如有主送机关、抄送机关等要素，应当将其置于印发机关和印发日期纸上，用一条细分隔线隔开。（十五）页码使用四号半角仿宋阿拉伯数字，置于版心下边缘之下。页码数字左右两边各空一个半角空格，放一条“—”字线。“—”字线距版心上边缘7毫米，单页码右边的“—”字线右空一字，双页码左边的“—”字线左空一字。第十二条公文中使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照国家有关标准和规定执行。第十三条公文用纸幅面均采用国际标准A4型（210毫米×297毫米），左侧装订。公文页边距统一为：上距3.7厘米、下距3.5厘米、左距2.8厘米、右距2.6厘米。以中心名义单独或联合制发的标有发文字号的公文，须使用中心文件专用纸（红头纸）。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章行文规则第十四条除中心办公室外，其它部门或个人一律不得对外正式行文。第十五条行文应当有必要，注重效用。对使用电话、电子邮件或发便函即可办理的事项，尽量不发正式公文。第十六条报告与请示事项应严格分开，报告不得夹带请示事项，请示应当“一文一事”。请示应当逐级上报不得越级，一般只写