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实用采购管理技术主讲人：易剑波第一讲采购在企业中的作用采购是什么？采购如何进行管理？采购在企业活动中的地位与作用企业基础设施人力资源管理技术开发采购外部物流生产作业内部物流市场和营销服务辅助活动基本活动为基本活动进行采购和为辅助活动进行采购的主要区别项目为基本活动进行采购为辅助活动进行采购产品种类可多可少非常多供应商的数量有限，清楚非常多采购金额非常大，相当可观有限购货订单的数量相当多非常多平均订货量高低控制依赖于生产计划的类型有限，与预测有关或与项目有关的计划决策制定单位设计制造部门的各个部门，随产品专业人员支配或服务而变化采购的定义从外部获得的，使运营、维护和管理公司的基本活动和辅助活动处于最有利位置所必需的所有货物、服务、能力和知识。确定需要购买的商品和服务的规格；选择最合适的供应商；为制定协议做准备和实施与供应商的谈判；将订单发给优先供应商；订单的监督和支出控制；后续工作和评估。供应商进度检查和评估发货和评估订购签订合同选择供应商确定规格内部用户战术采购订购职能采购职能原料来源供应购买购置采购过程模型和相关概念采购管理采购管理是指管理供应商关系所必需的所有活动。它着眼于组织内部、组织和其供应商之间构建和持续改进采购过程。因此，采购管理有内部和外部两个方面。采购管理背后的思想是—如果供应商不是由其客户管理，客户关系就将由供应商管理。交易•目标•资源•约束•解决问题的活动•人营销/销售部门销售经理•目标•资源•约束•解决问题的活动•人采购部门购买者供应商：销售/营销客户：采购采购管理要求在组织网络内部进行供应商关系管理采购对企业经营的重要性采购在企业中占据着非常重要的地位，因为购进的零部件和辅助材料一般要占到最终产品销售价值的40%~60%这意味着，在获得物料方面所做的点滴成本节约对利润产生的影响，要大于企业其他成本—销售领域内相同数量的节约给利润带来的影响。采购杠杆原理当前值销售额价格劳务费和工资一般管理费用采购＋17%＋5%－50%－20%－8%销售额100117105100100100购入的商品和服务607060606055劳务费和工资10121051010一般管理费用252525252025利润51010101010单位：百万元采购如何为企业绩效做出贡献质量成本的降低产品标准化对产品设计和革新的贡献减少库存递增的柔性采购货物的分类原料辅助材料半成品零部件成品投资品或固定设备维护、修理和运营物品采购的新发展协作采购需求物流中采购的整合工程和生产计划中采购的整合全面质量管理和准时生产互惠协议和补偿贸易环境问题工业品市场和消费品市场的主要差别项目工业品市场消费品市场购买目标启动生产满足个人需求购买动机主要是理性的也是情绪化的采购职能专业购买，男性居支配地位消费者，主要是女性决策包括许多人，大量的讨论通常是较冲动的，未向他人咨询特征谈判，相互作用程度较高通常不经谈判，相互作用程度低产品和市场知识大量的有限的订货量通常很大多数很小需求派生需求，会发生较大波动自定需求，相对稳定价格弹性弹性相对小弹性相对大顾客数量通常是有限的相当多顾客分布有时地理集中度较高地理分布较广第二讲企业购买行为的基本特征专业采购派生需求非弹性的波动需求地理集中度大额订单数量和巨额资金有限的消费者数量采购流程采购和供应的作用·获得规格·确保充分的供应商选择·准备合同·设立采购程序·设立预算支出程序·评估供应商要素·功能规格·技术变化·将供应商的知识用于工程·供应商的资格预审·请求报价·关于合同的专门知识·关于谈判的专门知识·发展采购程序·订单处理·预算支出·问题排除·供应商评估·供应商评级文件·功能规格·正常/特殊控制·供应商选择建议书·合同·订单·例外报告·票据到期日·目录·发票·优先供应商名单·供应商评级方案评估预算支出订购签订合同选择供应商定义规格例行任务低风险煤气水、电清洁材料散装化学品办公用品备件办公家具快递服务商务用车电子元件计算机终端计算机建筑物电话系统生产设备新任务高风险直接重复购买修正的重复购买新任务主要瓶颈和问题供应商和品牌规格选择供应商签订合同重视价格管理机构采购部门在采购过程中的作用确定采购需求(质量)1.61.51.82.01.31.1确定采购需求(数量)2.42.22.01.81.11.0市场调查和供应商选择4.34.04.14.02.82.7请求报价4.64.54.54.83.74.0评估报价4.14.24.24.33.03.1与供应商谈判4.44.54.44.53.33.6最终供应商选择3.94.04.14.22.72.8准备合同4.64.94.84.94.14.4订单处理和发出4.44.44.44.43.93.9发票处理2.73.02.52.82.42.5PMGMPMGMPMGM与生产有关的货物间接材料投资货物100%75%、50%、25%0%采购承担全部责任采购承担部分责任采购不承担责任采购部门在获取与生产有关的物品、间接货物和投资货物中的参与程度(数值为平均值)采购职能采购职能的四种主要维度技术维度•确定所购商品和服务的规格•检查供应商的质量机构•价值分析•质量控制•供应商选择•草拟合同商业维度•供应市场调查•拜访供应商•发出报价请求•评估报价单•同供应商谈判物流维度•订购政策与库存控制协同以达到最优•来料检查•监控交货的可靠性管理维度•订单处理和归档•核对供应商发票•核对支付给供应商的货款影响购买流程的变量产品特征采购的战略重要性采购所涉及的总金额采购市场的特征采购涉及的风险程度组织中采购部门的作用采购产品对组织中现有常规的影响程度影响购买决策的变量•标准产品•技术简单•现有的产品•重复购买•容易安装和使用•不需要售后服务•定制的产品•复杂技术•新产品•初始采购•难以安装•需要售后服务•有限的投资•订货量小•短期影响•不要求组织做出适应•对财务成果的影响很小•较高的投资•订货量大•长期影响•需要组织做出较广泛的适应•对财务的影响很大产品复杂性低高商业不确定性低高产品复杂性商业不确定性低高低高采购部门主导设计主导财务和管理部门主导跨职能据测定第三讲采购流程设计技巧采购流程的步骤采购流程的控制和评价确定购货订单说明书质量标准物流标准维修标准法律和环境要求目标预算确定明确的功能、技术、物流和维修说明书；防止使用供应商或某一品牌产品的规格说明——保持在供应商选择的可能性上的开放性；将被核准的规格的改变用明确的程序记录在案；确保一个明确的样品检查程序；确定一个明确的方法使得买卖双方能够检测产品质量；确定一个总成本分析或计算方法，用以在稍后阶段评估报价单。在编制说明书阶段，购买者实现的增值在于选择供应商决定对外转包的方法；供应商资格的初步认定和确定投标人名单；为报价申请和收到的标书的分析做准备；选择供应商。总包和分包的优点和缺点优点缺点总包在项目执行过程中受到委托人的干涉比较有限不要求委托人有相似的项目的经验委托只需付出有限的努力对项目的成本/价格结构缺乏了解只对所用的原料(质量和数量)存在有限的影响分包委托人对项目的成本/价格结构有深入了解能够更好地对供应商和所用的原料加以控制通常项目总成本较低要求委托人对相关知识有深入的了解并且经验丰富项目的协调和监控需要付出较多的时间和努力沟通问题造成的风险可能会对项目活动造成延误购货合同交货价格和条件付款条件罚款条款和保证条件其他协议1.保险和安全规则；2.权利和义务的转移；3.向第三方转包；4.交货条件。订购和发出订单在合同条款和条件达成一致并记录在案后，订单就可以发出了。有时，合同实际上就是购货订单。在其他时候，例如在常规采购时，购买方会就滚动式合同进行谈判，包括较长时间内需要的材料(一年或更长时间)。接下来，购货订单按照这个合同发出。在这种情形中，订约和订购是独立的行动。采购跟踪和对购买流程的评价结算担保赔偿和罚款条款；结算超出或少于说明书中规定的工作成果；编制购货记录和供应商资料；记录项目评价。在售后服务阶段，采购者的价值增值主要在于：•进行说明书中没有包括的工作的理赔；•通过详细的卖方评级系统记录用户关于特定的产品和供应商的经验；•记录维修经验；•按照与备件供应和维修有关的协定进行监督。第四讲采购管理构成采购管理构成的要素采购管理过程采购政策的实施采购的主要任务和职责对保持公司主要活动的连续性作出贡献控制和降低与所有与采购相关的成本降低公司暴露于供应市场的风险对产品和工艺革新作出贡献采购政策原则商业导向全面的跨职能方法成本底线导向采购(市场)调查采购目标采购战略采购计划政策实施•物流政策•质量政策•定价政策•供应商政策•沟通控制/检查和评估采购的目标、战略和计划原料来源政策——决定对于供应商的依赖性，并做出计划减少这种依赖性。直接购买对间接购买——决定向进口商或分销商购买或直接向制造商购买的成本收益。制造或购买分析——对通过取消特定的生产活动和向第三方购买所需要的产品的获得节省的机会进行分析。购买或者租赁可以作为替代方案。将采购和其他职能领域整合起来——以去除采购和材料管理之间、采购和工程之间、以及采购和财务管理或经费之间的接口问题为目标的计划。建立采购信息和控制系统——对采购所需要的信息和自动化计划设计进行分析；将这个系统同其他领域中现存的信息系统连接起来的可能性。集中采购和分散采购——平衡与集中或分散的采购组织相关的成本收益和战略回报。标准化——决定为了减少产品种类和供应商而达到标准化的可能。采购政策的实施工具方面供应政策处理采购单材料和供应计划产品质量和供应商素质政策及早介入开发阶段提供供应商的质量绩效材料成本政策材料成本和价格的控制降低材料成本和价格供应商政策材料来源政策改善供应商的绩效沟通政策内部联系外部联系公共设施金融服务制药食品和饮料通信产品计算机/PC消费电子产品汽车零售业分散的职能中心集中的跨职能中心交易导向商业导向采购协作内部—一体化外部—一体化价值链一体化时间有效性/累计节余为工厂服务•办公室工作的•订单处理•首次采购•采购开支的控制降低成本•商业的•投标•谈判•认可的供应商名单•基于供应商管理通过协作获得节余•商业的•订合同•全球采购•合同管理•道德规范所有者总成本•跨职能采购小组•系统一体化•卖方评级•基于绩效的合同•沟通和信息设施供应链最优化•外购•EDI/Internet•电子商务•ESI•成本模型•社会阻力顾客满意度•顾客驱动的活动•合同制造•供应商发展•全球供应商网络•国际化•HRM中心活动困境第五讲采购市场研究采购市场研究的必要性如何组织采购市场研究为什么要进行采购市场研究持续的技术发展供应市场动态经济一体化的趋势汇率发展动态采购市场研究的定义系统地收集、分类以及分析所有影响公司获取货物和服务的相关因素的数据，旨在满足现在和未来的公司需求，使其能够为最优的回报做出贡献。采购市场研究的步骤确定目标成本利润分析可行性研究研究计划的设计为什么在哪里案头研究实地研究研究行动的实施数据收集数据分析准备研究报告评估采购市场研究的主题层次参数层次参数宏观经济商业周期和经济变化工业生产的发展工业平均利用率价格演变(货币、通货膨胀)利率工资变化生产率变化政策气候微观经济市场结构财务状况组织结构交货质量交货交货时间一般状况服务质量所有权和股份成本—价格结构价格水平中观经济供需分析利用率订购状况和销售第六讲采购组织结构及绩效评价采购组织结构采购绩效评价采购组织结构采购的定位和结构极其依赖于业务特征和情境因素。例如，在化学工业中，原材料的购买通常是由一小群专家实现的，他们直接向董事会汇报；一些非常大的公司，为此目的创造了单独的部门甚至单独的经营单位；然而在中小企业中，这可能是总经理独有的责任。组织结构1998年以前1998年亿美元%亿美元%集中的69238328集中/分散的1966517559分散的37123813合计3021