档案分类与档号编制规定

1档案分类与档号编制规定一、总则1.为了更好地规范公司的档案业务。提高管理水平，促进公司档案工作的整体建设，以便为公司的经营、管理、决策和各项工作更好地服务，特制定本规定。2.本规定制定了集团公司统一的档案分类原则、方法、类目设置及其所含基本范围，适用于集团公司以及各下属单位档案的分类整理、组织案卷、排架管理。3.集团公司档案分类的原则是以集团公司的全部档案为对象，依据集团公司的特点和主要职能,保持文件之间的有机联系，便于科学的管理和提供利用。4.根据集团公司的特点和主要职能，共设置了十二个一级类目，即董事会及股东会类、法务及审计类、行政管理类、经营管理类、销售类、产品研发生产类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、电子档案类及注册证书及内部刊物类。5.档案的二级类目，按照集团公司的特点和主要职能进行设置。附表中设置的二级类目是档案分类的基本二级类目，各部门、各公司可结合实际需要增设或减少二级类目。二、集团公司档案分类类目标识、归档范围及保管期限21.档案类目分类号一律采用阿拉伯数字统一编号标识。其表示为：一级类目二级类目三级类目归档范围保管期限代号名称代号名称代号名称1董事会及股东会类1董事会1.董事会会议文件长期2.董事会的往来文件、信函长期—短期2股东大会1.股东大会会议文件永久2法务及审计类1法律事务相关文件按案例设置1.判决书、调解书、裁定书、仲裁决定书等长期2.诉状、答辩状、代理词等长期3.证据材料长期4.授权委托书长期5.重大法律事务的请示、报告长期2审计管理1审计管理1.政府相关部门关于审计工作的指示、规定、办法、条例、通知等长期2.本公司关于审计工作的制度、意见、办法、通知长期—短期2审计材料1．本公司年度财务情况审计报告永久2．本公司关于财经违纪的专题报告长期—短期3.本公司领导任期主要经济指标审计材料长期4.本公司领导离任经济责任审计报告长期5.下属单位年度经营审计材料长期3一级类目二级类目三级类目归档范围保管期限代号名称代号名称代号名称3行政管理类1行政事务1.外来文件中属本公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知、通报、函长期—短期2.公司发文（本公司颁发的规章、制度、决定、条例、规定、办法、任免等）永久—长期2资产管理1办公设备1.购置、验收、调试文件长期2.使用维修文件长期3.旧设备处理文件长期2生产设备1.购置、验收、调试阶段相关文件长期2.使用维修阶段产生文件长期3.更新改造阶段文件长期4.旧设备处理文件长期3科研设备归档范围同生产设备长期4其它如：本公司有关车辆管理的材料（采购过程、产权证、保险单、维修记录等）长期5固定资产1.关于固定资产申请调拨、报废、封存的请示、报告及批复：重要的(设备除外)一般的永久—长期短期2.固定资产登记表、清单等短期3.千元以上除设备以外固定资产的说明书、使用手册等配套材料至设备报废3后勤管理1.本公司有关办公用品的登记、申请、批示、情况统计等短期4经营管理类1经营决策1.企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等长期2.公会议纪要长期3.各部门工作计划及周报，月报短期4一级类目二级类目三级类目归档范围保管期限代号名称代号名称代号名称4经营管理类2投资管理1投资管理1.公司有关投资协议、章程长期2.股权变更、转让协议、中介机构的审计评估报告长期3.集团公司资产管理相关文件长期2项目管理1.项目可行性研究报告、合同、协议等长期2.项目资料、介绍等短期3物资管理1物资供应1.物资合同（订货、采购）、物资运输及到货台帐等。长期—短期2仓库保管1.存货管理文件材料。长期2.验收入库文件。短期3.物资发放凭证。短期4废旧物资回收、修理、利用方面形成的记录。短期5销售类1产品销售1市场-销售-调查报告等(按产品设置)1.市场调查报告及调查所得材料等。长期2.市场预测方面的报告、计划、分析等长期3.产品销售计划及其编制依据材料长期4.有关销售策略以及考核等文件材料长期销售合同等1．产品销售合同、协议的履约管理台帐、统计表长期2．产品销售及发运记录、台帐、统计表。短期2用户档案(按用户设置)1.用户资料(包括用户联系方式、资信、履约情况及往来重要信函等)长期2经营贸易按项目设置1.售货确认书或有关销售的合同、协议/货物发票、运单、装箱单、提单、保险单长期2.进出口贸易的各类单证长期5一级类目二级类目三级类目归档范围保管期限代号名称代号名称代号名称6会计档案类1凭证1.原始凭证、记帐凭证、汇总凭证等15年其中：涉及外事和入股的会计凭证永久2帐簿1.现金和银行存款日记帐25年2.明细帐15年3.总帐15年4.固定资产台帐（卡片）固定资产报废清理后保存5年5.辅助帐册、备查薄15年6.涉及外事和入股的帐册永久3报表1.月、季度会计报表（包括文字分析）3年2.年度会计报表（包括文字分析）永久4其它1.会计移交清单15年2.会计档案保管清册永久3.会计档案销毁清单25年4.银行余额调节表5年5.银行对帐单5年7员工档案类1在职员工档案参照国家有关干部档案管理规定的有关条例执行永久2退休员工档案永久3其它永久8实物档案类1证书反映本公司主要职能活动的证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等国家级永久长期短期2奖状3奖杯(牌)4其它9电子档案类1照片反映本公司主要职能活动的照片永久—长期2录音带反映本公司主要职能活动的录音带永久—长期3录像带反映本公司主要职能活动的录像带永久—长期4磁带反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的磁带永久—长期65磁盘反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的磁盘永久—长期6光盘反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的光盘永久—长期7其它永久—长期10注册信息及内部刊物1．本公司、下属单位关于机构成立、合并、撤消、更改名称、启用印信、办公迁址等文件2．公司注册证书3．产品广告、样本、展销等宣传材料，内部刊物等2.档号的组成本公司档案的档号由一级类号、二级类号、年份、点、短线、案卷流水号和斜线、卷内流水号组成。类目之间以点分隔开，必须时可以增加三级类号。3.编号格式和示例1）按年度划分，卷内由若干份文件组成。适用于1-5类和7类可增设三级类目。例如：X•X•XXXX—XX/XX1•1•2001—1/8卷内流水号卷内流水号案卷流水号案卷流水号年份（用四位表示）年份（用四位表示）二级类目二级类目（董事会）一级类目一级类目（决策类）上例表示：本公司决策类中2001年董事会第1卷内第8份。2）按年度划分，案卷为一不可分割的整体。适用于会计档案类。例如：7X•X•XXXX—XX11•1•1996—62案卷/实体流水号案卷流水号年份（用四位表示）年份（用四位表示）二级类目二级类目（凭证）一级类目一级类目（会计档案类）上例表示：本公司会计档案中1996年会计凭证的第62本。3)按产品、课题、用户等划分，卷内由多分文件构成。适用于6类。例如：X•X•X—XX/XX6•5•3•3—12/09卷内流水号卷内流水号案卷流水号案卷流水号阶段代号（正式生产阶段）三级类目产品代号二级类目二级类目（产品）一级类目一级类目（产品研发生产类）上例表示：本公司产品类中第三个产品正式生产阶段第12卷内第9份。4)适用于实物档案类和注册证书类5)电子档案类XX•X•X—XXX•X—X/XX实物流水号卷内流水号所属类目号案卷流水号二级类目二级类目8一级类目一级类目注：所属类目号可为0~10类。注：14.2、14.3类无卷内流水号。14.1类卷内流水号为卷内照片流水号。6)员工档安类的编号规定参照国家有关干部档案管理规定的有关条例执行。附：分类方案一览表9分类方案一览表1董事会及1董事会及股东大会类2股东大会1法律事务2法务及审计类2审计管理1行政事务2劳动人事3行政管理类3资产管理4后勤管理1经营决策2财务管理4经营管理类3投资管理4物资管理1产品销售5销售类2经营贸易1凭证8会计档案类2帐簿3报表4其它1在职员工档案9员工档案类2退休员工档案3其它1证书1证书10实物档案类2奖状3奖杯、奖牌4其它1照片2录音带3录像带4磁带11电子档案类5磁盘6光盘7其它12注册证书及内部刊物类10