OA系统运行管理办法

OA系统运行管理办法一、目的：为了实现公司信息化管理，加强信息共享和交流，规范管理流程，提高公司内部办公效率，确保OA系统的正常运行二、范围：公司全体部门和员工三、功能模块管理OA系统管理遵循“统一管理，分工负责”的原则，所有模块运用由相应的部门经理负责管理，OA系统管理员负责技术支持及日常维护。(a)“工作流程”OA系统管理员负责管理；（b）“信息管理”由行政部负责，OA系统管理员协助管理；（c）“门户管理”由行政部负责，OA系统管理员协助管理；（d）“设置管理”由OA系统管理协助管理；四、OA账号管理系统密码统一由OA系统管理员负责管理，新入职的员工OA系统登录账号和初始密码由OA系统管理员设置（行政部将新入职的人员个人资料录入OA系统，再报OA系统管理人员开通其登录账号及初始密码）。五、使用管理1、OA系统登录密码，是OA系统识别员工的唯一方法，各部人员要严格控制登录账号及密码，确保公司数据的安全性，原则上不使用公共场所网吧登录OA系统，特殊情况登录时须注意登录密码的定期修改。2、各部门管理人员每天必须登录OA系统，或长期登录在线，及时处理OA系统中的待办事宜，并认真做好公文审阅、信息上报等工作，因公在外人员必须保证每2个工作日登录一次。3、各部门人员必须能够独立完成自己在OA系统上的工作，不得将OA系统的登录名及密码告诉他人，让他人代替自己操作。4、因公外出办事（出差）或请假的而无法及时登录OA系统的员工，必须使用流程代理功能，以便及时处理紧急工作流，设置时选择工作代理人应为被代理人的同级或直接上级，各部门负责人也可选择下级。5、各部门人员在使用OA系统过程中，出现异常现象或有更改需求，应由部门经理提出申请，OA系统管理员负责处理，各部门有人员调动、变更使用权限申请时，通过OA系统提交申请至行政部。6、凡以公司名义在OA系统中发布规章制度、文件、通知、通报、公告以及涉及对横向部门工作要求等一律由行政部发布。其他任何部门（人员）不得擅自发布。7、严禁在OA系统中创建与工作无关的工作流，扰乱正常的工作秩序，如：寻人启事、租房信息等等，严禁在处理工作时在“意见”栏中胡乱输入无意义或不文明的内容，如：输入几十个标点符号等等。8、所有人员必须对文件资料的发布范围（保密性）负责，上传文件的命名必须规范，文件名称必须简单易懂，便于查找。注：文件名称可由时间、标题、创建者组成。如：20120215工作计划（某某某）。9、员工不得查阅、使用、流传于自己工作范围无关的文件资料，上传附件大小不得超过20兆，上传文件保存在OA系统适合的目录下（新建文档时可选择目录），方便查阅，如需新增目录请递交增加目录申请至OA系统管理人员。10、公司所有上线流程必须在OA系统中流传，上线流程参见上线流程清单。11、OA系统管理人员负责新入职人员OA系统操作培训（可按季度对新员工统一进行培训）；12、公司全体员工须及时处理待办事宜，各工作流节点停留时间由OA系统管理人员在工作流“出口信息”条件判断中按下列标准进行超时设置，超时处理办法设为“自行流转至下一操作者”（总经理审批节点除外）。（a）“用车申请”“加班申请”“请假申请”“借款申请”“出差申请”等工作流节点超时判断值设为3小时。（b）其他工作流节点超时判断值按当前节点最长停留时间48个工作小时。六、新建（修改）工作流等审批程序。1、各部门将需要增加（修改）工作流的相关资料使用《OA系统变更申请表》递交至OA系统管理人员，OA系统管理人员与需求部门讨论流程内容和流程节点后上报相关领导审批（必要时报总经理审批），批准后方可增加或修改。七、应急方案1、OA系统出现问题后，系统管理员应立即检查故障原因，首先应检查网络通信、服务器等硬件设施、设备是否正常，属硬件故障的立即联系硬件供应商派人解决，属软件问题，对自己不能解决的技术问题，须立即联系OA系统供应商，要求对方派技术人员上门解决。2、当OA系统超过2小时不能登录或不能正常运行时，立即启动应急预案，应急预案步骤如下：（a）立即通过“邮件”等途径告知全体员工。（b）前台文员提供纸质表格等给员工使用（所有流程表格平时需备齐）（c）系统故障排除后，系统管理人员需测试并确认运行正常后，方可告知全体员工系统恢复正常运行。八、惩罚1、违反本制度条款者，视情节轻重处于50元—200元不等的罚款。九、本文自下发之日起实施