搜索
如何提高工作效率*Page2of62目录•一、時間管理是什麼?•二、如何合理安排自己每天、每周的时间•三、如何管理你的Email•四、如何展開你的計劃•五、执行能力的强化Page4of62如果您的餘生只剩下三天,您會做那三件事情?請閉目一分鐘思考這個問題時間管理是什麼?Page6of62時間管理不是什麼?•每個人每天所擁有的時間都是一般地多•在於自己如何善用及分配你自己的時間Page7of62時間管理是什麼?•時間管理就是自我管理•自我管理即是改變習慣,以令自己更富績效,更富效能–把事情很快地做完,叫做效率–把事情很快又很對地做完,叫做效能•時間管理就是事前的規劃或長期的計劃Page8of62人,為何安於現狀?•為何你我都不滿意現狀,但是卻安於現狀1.無奈2.不確定改變之後會更好3.因為現狀是你我最熟悉的•當你開始不滿於現狀時,表示會有新的事物發生在你的身上…但是要用對“新的思考方式”Page9of62請架設一座橋,使A至B距離最短,但是橋不可歪斜100公尺300公尺AB河水Page10of62有三片木條,如何將它們圍成封閉三角形2cm10cm4cmPage11of62你可知道為何會畫不出來?•因為你跳不出原來的思維習慣•但是假設你畫了出來.恭喜你,你可以用新的角度去思考一個舊有的問題.時間管理的架構Page13of62緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩請排出正確的行事優先順序????ABCDPage14of62緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行事優先順序Page15of62緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷Page16of62陷阱一:時間的配置不對•Reaction消極回應vsProaction積極掌握•危機就是轉機•規劃重於做事•最好的控制是預防•預防勝於處理Page17of62不合理的時間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%Page18of62明智的時間配置III1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”Page19of62陷阱二:拖延•除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快•不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4thPage20of62克服1.成本/效益分析法成本•...•...•...•...•...•...好處•...•...•...•...•...•...Page21of62克服2.思維習慣的改變•這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便儘早忘掉它.•養成速戰速決的習慣•將事情切成好幾塊小塊任務,快速地完成每一塊的任務•完成最關鍵的部份,讓事情看起來像做完80%一般Page22of62陷阱三:事必親躬•韓非子.八經–下君,盡已之能–中君,盡人之力–上君,盡人之智•諸葛亮凡事必親躬,後來過勞而死.•為何事必親躬?–因為怕部屬取代–不放心部屬,不信任部屬–要求標準過高Page23of62陷阱四:有求必應•會花太多時間,時間不夠會犧第二項受人尊敬重要,還是受人歡迎重要•不好意思拒絕請託的原因–接納請託比拒絕請託容易–擔心觸怒請託者–想要做廣受愛戴之好人–不知如何拒絕他人之請託•每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當地拒絕.Page24of621.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養性2.輕鬆一下Conclusions:時間管理架構1.兵貴速戰速決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事如何合理安排自己每天、每周的时间Page26of62如何合理安排自己每天、每周的时间1.了解自己每天工作時段的特性,善用之.2.以PDCA分佈週一到週五的工作性質.3.保持良好的體力;養成運動的習慣4.身心均衡地發展;培養良好的嗜好Page27of621.工作時段分配法則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放鬆(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構4.執行進行中專案1.面對面FollowUp2.GoAround3.溝通與協調1.思考問題2.寫計劃/UpdateFollowup進度(1hr)3.Update/Modify進行中專案1.花1小時寫作Page28of622.每週工作性質分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備註活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放鬆,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型專案丟球2.組內專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點4.創造議題1.FollowUp一二所丟的球2.調整,Update計劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什麼?意義何在?2.有沒有辦法提昇自己的價值?3.計劃/規劃如何管理你的EMail葛洛夫:你的時間是不是被Email切成零零碎碎的片段?集中處理它.Page30of62先問自己以下這幾個問題1.你一天花多少時間在看Email?2.你進Email會不會看小品?3.你看Email的時間是連續的,還是片斷的?4.你的Email有沒有做分類?5.你回信時是邊看邊回,還是分類後集中回信?6.你進Email信箱,是先看信還是先發信?Page31of62如何提高Email的處理效率•一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然後做分類的動作•養成習慣,一天只有三個時段看Email•除了急件以外,集中時段回信Page32of62Page33of62Email資料夾的分類•Reply:Private,公務•FollowUp:Urgent,Boss,重要,向下,Private•Project進度•有空再看如何展開你的計劃一日之計在昨天下班前一週之計在於週日一月之計在於月底Page35of621.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養性2.輕鬆一下良好的時間管理來自於計劃1.兵貴速戰速決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事Page36of62PADC不好好耗用時間花時間在計劃上才是最節省時間的作法耗用時間Page37of628.80/20法則1/2•theVitalFew&theTrivialMany•柏拉圖法則•花最少的力氣,獲得最多的效益•你所完成的工作裡,80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關的Page38of6280/20原理意示圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物Page39of62目標金字塔長程目標年目標季目標月目標週目標日目標Page40of621251008064483627181212020406080100120140專案一專案二專案三專案四專案五專案六專案七專案八專案九專案十1251008064483627181212020406080100120140學習一學習二學習三學習四學習五學習六學習七學習八學習九學習十1251008064483627181212020406080100120140生活一生活二生活三生活四生活五生活六生活七生活八生活九生活十如何列管重要計劃•將自己短中長期的計劃依工作,個人及生活這三個主軸一一列舉出來,並算出每個計劃的效益.(如下一頁所示)•在同一個時間點進行這三個主軸的前3個專案(專案件數依自己能力而定,紅線的右手邊)•有專案結束之後下一個專案就可以往左遞補Page41of62每個計劃如何給予評分•先將所有計劃列出來,分成短中長期(自行定義)•分成三個項目(也可依自己的價值觀調整),依照:重要性,急迫性及成功機會來給分數.最好給5分,最不好給1分•將三個分數相乘,分數最高者為最優先執行的計劃Page42of62Page43of62以Notes信箱管理計劃的分類•執行力:To-Do,記錄,Routine(最重要的部份,下一章節再講)•自我成長:Pareto,前3個計劃•生活:Pareto,前3個計劃•工作:Pareto,前3個計劃執行能力的強化Page45of62備忘錄時間管理的利器:to-doList備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時狀況重要的事情1.工作計劃2.人生規劃3.家庭,健康,財富ScheduleList1.Meeting2.行事曆3.紀念日RoutineWork1.日常工作2.定期約會Page46of62Page47of62Page48of62Page49of62善用Notes顏色管理的功能•紅色粗體字體為重要一定完成的部份•藍色斜體字體為已完成的部份•黑色字體為應執行事項•綠色字體為RoutineSchedulePage50of62良好工作習慣的養成•兵貴速戰速決•養成做備忘錄的習慣•可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成•每天至少完成一件事情,特別是在工作情緒低潮時Page51of62“執行”的寫照•JustDoIt•奉備忘錄的ToDo-CheckList如聖旨•行動才是企劃的開始•把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20%•執行能力鋒利如倚天劍.劍鋒到處,刀折劍斷Page52of62執行不是一成不變的•合理性Reasonable表示用心•試探一下是不損傷毫髮的•平時基本觀念(Sense)的建立,在臨場應用時最能顯現效果Page53of62執行的速度:兵貴速戰速決•養兵千日,用在一時(資源珍貴)•時機稍縱即逝•將變數降至最低–生米已煮成熟飯型(老公,來不及了)–自廢武功型(成績已經貼出去了)•客戶的感受•加速度,勢如破竹.Page54of62兵貴速戰速決的時機•並不是每一件事情都需要兵貴速戰速決•#1是專案的要徑任務或是一群人要等你的決策之後方能動作(丟球)•#2重要事件的關鍵任務.通常要完成此關鍵任務只佔全部專案時間的20%.•#3時機稍縱即逝的機會.有時候機會的有效性僅限於某段時間,甚至短到幾分鐘而已.Page55of62HandCarry!•讓程序進行最迅速的方法–當然需要先了解程序及關鍵點•見面三分情•親自與關鍵人物(經理)面對面溝通Page56of62執行的技巧:KeySuccessFactor•靈活如庖丁的刀,在牛的關節中游走(游刃有餘).分解完畢牛尚不自知已經被解體•由計劃階段時即被簡單勾勒出來•做對的事情,並不會耗費太大的力氣.反而做不對的事情,才需花時間東補西補.Page57of62Buffer緩衝區•並不是每件事情都那麼的急•如果我們每件事情都要即時地處理掉,相信我們會變得神經兮兮的•所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情,但是時間到時又要能提醒我們Page58of62如何處理情緒低潮•每天至少完成一件事情•完成事情的定義–完整的–相關的–善後的–記錄的文件•通常完成一完整任務就會有力氣再做第二件事情Page59of62