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第4章Office办公软件第四章Office办公软件Office2003简介文字处理软件——Word2003电子表格处理软件——Excel2003演示文稿制作软件——PowerPoint20034.1Office2003简介Office2003标准版主要包括以下六个组件：字处理软件Word2003、电子表格软件Excel2003、演示文稿制作软件PowerPoint2003、数据库软件Access2003、信息管理软件Outlook2003以及网页制作软件FrontPage2003。1．Office2003安装将光盘放入光驱，安装程序会自动运行。根据窗口的提示，在每一步做出选择设置后，点击“下一步”按钮，直到提示安装成功。2．程序的启动：（以Word为例）•单击【开始】→【程序】→【MicrosoftOffice】→【MicrosoftOfficeWord2003】菜单命令。•打开“资源管理器”，找到相应的Office文件，双击文件图标即可。•在桌面上建立程序的快捷方式，双击图标即可启动程序。3．程序的退出：•在应用程序窗口中选择【文件】→【退出】菜单命令。•单击应用程序标题栏右侧的“关闭”按钮。•双击标题栏最左侧的图标。•按组合键“Alt+F4”。4．Office2003的帮助系统•使用“提出问题”文本框或者“帮助”菜单•使用Office助手4.2文字处理软件—Word20034.2.1Word2003窗口的结构标题栏工具栏菜单栏任务窗格水平标尺垂直标尺水平滚动条工作区状态栏视图方式切换垂直滚动条光标4.2.2文档的建立1．新建文档•选择【文件】→【新建】命令，在“新建文档”任务窗格中选择需要建立的文档类型即可建立相应类型的空白文档。•在“新建文档”任务窗格中的“模板”选项区，选择相应的模版来建立具有特定格式的新文档。•单击“常用”工具栏中的“新建空白文档”按钮，创建一个空白文档。2．打开已有文档•在“资源管理器”中双击文件的图标。•在Word窗口中，单击【文件】→【打开】菜单命令，弹出“打开”对话框，在下方的文档列表中选定需要打开的文档，单击“打开”按钮即可。•单击“常用”工具栏中的“打开”按钮，也可弹出“打开”对话框。3.保存文档（1）新建文档的保存选择【文件】→【保存】命令或者单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，即弹出“另存为”对话框。在“保存位置”下拉列表框中选择文档需要保存的路径，在“文件名”框中输入文件名，单击“保存”按钮即可。（2）已有文档的保存对于保存过的已有文档进行了再次编辑和修改后，保存方法如（1），只不过不需要进行命名。4.关闭文档（1）选择【文件】→【关闭】命令或单击菜单栏右端的“关闭窗口”按钮。（2）选择【文件】→【退出】菜单命令或单击标题栏右侧的“关闭”按钮，退出Word应用程序。如果文档编辑后未保存，关闭时将会弹出提示对话框，选择“是”则保存当前文档并关闭，选择“否”则放弃保存并关闭，选择“取消”则会取消关闭文档的操作。1.输入文本在进行文本输入以前，必须将光标先定位到相应的位置。当录入的文本到达文档右边界时，Word会自动换行。当一个段落的文本输入结束时，按Enter键可以开始下一个段落。2.输入符号、数字例如要插入字符“＠”，步骤如下：•把光标定位到要插入符号的位置。•选择【插入】→【符号】命令，打开“符号”对话框（如右图），在符号列表中单击需要输入的符号“＠”。•单击“插入”按钮即可。4.2.3编辑文档3.文本的选定选定文本最简便的方法是用鼠标拖拽。方法是：将光标移动到需要选定文本区的开始，按住鼠标左键拖动鼠标，到达文本区末尾时释放鼠标，被选中的文本区将会突出反白显示（如下图）。4.移动与复制文本•选定需要移动或复制的文本。•选择【编辑】→【剪切】或【编辑】→【复制】命令。•定位光标到文档中需要移动或复制的新位置。•选择【编辑】→【粘贴】菜单命令。5.删除文本按Backspace键可以删除插入点之前的字符，按Delete键可以删除插入点之后的字符。如果需要对大块文本进行删除，应先将需要删除的文本选定，然后按Backspace键或者Delete键均可。6．查找与替换文本（1）查找单击【编辑】→【查找】命令，打开“查找和替换”对话框，键入需要查找的字或词语，单击“查找下一处”按钮，系统会将查找到的文字反白显示。（2）替换单击【编辑】→【替换】命令，打开“查找和替换”对话框，键入被替换的文字和要替换的新内容，单击“查找下一处”按钮开始查找，当找到需要替换的文字时，单击“替换”按钮即可完成替换操作。7．撤销与恢复（1）撤销操作单击【编辑】→【撤销键入】命令，或单击“常用”工具栏上的“撤销键入”按钮，可以撤销上一步操作。（2）恢复操作单击【编辑】→【恢复键入】命令，或单击“常用”工具栏上的“恢复键入”按钮，可以恢复上一步操作。4.2.4文档的排版1.字符格式的设置使用“字体”对话框：选中目标文本，单击【格式】→【字体】命令，打开“字体”对话框使用“格式”工具栏复制字符格式：通过“格式刷”来一次或多次复制格式2.段落格式的设置（1）对齐方式的设置对齐方式包括：•左对齐•右对齐•居中对齐•两端对齐•分散对齐可使用“格式/段落”打开段落对话框来设置，或者用格式工具栏上相应按钮操作。（2）缩进的设置在水平标尺上有四个滑块对应了四种缩进方式（如下图），选定需要设置缩进的段落，用鼠标拖动标尺上相应的滑块改变段落的缩进值。（3）段落间距的设置在“段落”对话框中的“间距”选项区，可以设置当前段落与前一段之间的“段前”距和与后一段之间的“段后”距。段落中相邻两行文字之间的距离在“行距”框中设置。首行缩进悬挂缩进左缩进右缩进3.设置边框和底纹（1）设置边框首先选中需要添加边框的文本，选择【格式】→【边框和底纹】命令，打开“边框和底纹”对话框，先在“设置”栏中选择边框类型，然后在右侧的“线型”、“颜色”、“宽度”列表框中选择框线的线型、颜色和宽度。（2）设置底纹先选定需要添加底纹的文本或段落，打开“边框和底纹”对话框，选择“底纹”选项卡，在“填充”组中选择底纹的颜色，在“样式”、“颜色”列表框中选择底纹的图案样式和颜色。4.设置列表格式（1）项目符号列表首先选定需要添加项目符号的段落，单击【格式】→【项目符号和编号】命令，打开“项目符号和编号”对话框，在“项目符号”选项卡中选择项目符号的样式。（2）编号列表选定要添加编号的段落，打开“项目符号和编号”对话框，选择“编号”选项卡，选中某个编号样式，单击“确定”按钮。5．设置分栏选中需要分栏的段落，单击【格式】→【分栏】命令，打开“分栏”对话框。在“预设”中选择分栏的样式，如果栏数比较多，可以在“栏数”框中输入；在“宽度和间距”区域内设置每一栏的宽度和间距；在“应用于”框中选择分栏的范围。4.2.5表格的制作1．创建表格使用“插入表格”对话框•定位光标到需要插入表格的位置。•选择【表格】→【插入】→【表格】命令，打开“插入表格”对话框。•在“行数”和“列数”框中输入表格的行、列数。•单击“确定”按钮，在光标所在处就出现了一个设置好行列数的表格。使用常用工具栏“插入表格”按钮手工绘制表格：打开“表格和边框”菜单2．编辑表格（1）输入文本用鼠标点击将光标定位到需要输入文本的单元格中，输入的方法与在文档中输入一样，利用键盘上的“Tab”键可以依次将光标移动到每一个单元格，完成整个表格的输入。（2）选定单元格按住鼠标左键在表格中拖动可以选定任意个单元格。（3）清除单元格内容选定需要清除的单元格，单击“Delete”键或者选择【编辑】→【清除】→【内容】命令。3．改变表格的结构（1）调整行高/列宽将鼠标指向表格内部需要移动的行线或列线上，指针会变为或的形状，拖动鼠标将框线调整到目标位置。（2）插入／删除单元格把光标定位到要插入单元格的位置，选择【表格】→【插入】→【单元格】命令，弹出“插入单元格”对话框（如下图），其中的“活动单元格右（下）移”选项是在选定单元格的左侧（上方）插入新的单元格，“整行（列）插入”选项是在选定单元格的上方（左侧）插入新行（列）。（3）插入／删除行（列）•插入行操作：在需要插入行的位置处选定一行或多行，单击【表格】→【插入】命令，根据插入的位置选择【行（在上方）】或【行（在下方）】命令。•插入列操作：在需要插入列的位置处选定一列或多列，单击【表格】→【插入】菜单命令，根据插入的位置选择【列（在左侧）】或【列（在右侧）】命令。•删除行（列）：选定需要删除的行（列），单击【表格】→【删除】→【行（列）】命令。（4）合并／拆分单元格•合并单元格：选定需要合并的单元格，单击【表格】→【合并单元格】命令，即可合并为单个单元格。•拆分单元格：将光标定位到需要拆分的单元格，单击【表格】→【拆分单元格】命令，弹出“拆分单元格”对话框，在其中的“行数”和“列数”栏中输入需要拆分的行、列数。4．格式化表格选择【视图】→【工具栏】→【表格和边框】，显示“表格和边框”工具栏（如下图），然后选定需要设置对齐方式的单元格区域，点击工具栏中的“对齐方式”按钮旁边的下拉箭头，在弹出的按钮列表中选择合适的对齐方式。5．表格数据处理（1）数据求和将光标定位到需要计算和的单元格中，单击“表格和边框”工具栏中的“自动求和”按钮，在光标所在位置即显示出计算的结果。（2）数据排序将光标定位到需要排序的列中某个单元格，然后点击“表格和边框”工具栏中的“降序排序”按钮，结果此列实现了降序排列。4.2.6图形编辑1．图片的插入（1）插入剪贴画定位光标，选择【插入】→【图片】→【剪贴画】命令，在“剪贴画”任务窗格中输入搜索的内容，在搜索结果中单击需要的剪贴画，即完成插入操作。（2）插入图片文件定位光标，选择【插入】→【图片】→【来自文件】命令，在对话框中找到图片，点击“插入”按钮完成操作。（3）插入艺术字定位光标，选择【插入】→【图片】→【艺术字】命令，在对话框中选择字体样式，在“编辑“艺术字”文字对话框（如右图）中选择字体、字号，输入文字内容，完成操作。2．图片的编辑（1）调整图片大小选中某个图片之后，在图片的四周会出现八个控制点，用鼠标拖动控制点可以改变图片的大小。（2）设置图片格式可使用“图片”工具栏（如下图）对图片进行格式设置。常用的操作有：裁剪、旋转图片、设置文字环绕方式等。所有操作的前提是先选中图片。3．图形的绘制从【视图】→【工具栏】菜单中启动“绘图”工具栏，在其中的“自选图形”菜单中选择绘制的图形种类，如选择“矩形”（如下图）。鼠标会变成十字形，按住左键在文档中合适的位置拖动鼠标绘制出图形。4．图形的编辑（1）改变图形的大小：用鼠标拖动图形周围的控制点可以改变图形的大小。（2）设置图形的格式：首先选定需要设置的图形，之后•设置线条：单击“绘图”工具栏上的改变线条的线型，单击按钮旁边向下箭头可以选择线条的颜色。•设置填充色：单击“绘图”工具栏上按钮旁的箭头选择填充颜色。•设置立体效果：单击“绘图”工具栏中的“阴影样式”按钮或者“三维效果样式”按钮，从弹出的样式中选择合适的立体效果。5．图形的组合按住Shift键依次选定所有需要组合的图形，单击“绘图”工具栏中的【绘图】→【组合】命令，或者在选定图形的区域中单击右键，在快捷菜单中选择【组合】→【组合】命令，图形就成为一个整体。4.2.7页面设置2．设置纸张在“页面设置”对话框中选择“纸张”选项卡，选择所需要的纸张类型，还可以选择“自定义大小”，然后输入自定义纸张的“宽度”和“高度”，在“应用于”列表中选择以上设置的应用范围。1．设置页边距页边距就是正文边界与页面边界之间的距离。单击【文件】→【页面设置】命令，在“页面设置”对话框中（如右图）输入四个方向的边距、选择打印的方向、选择应用页边距的范围。3．设置页码（1）插入页码选择【插入】→【页码】命令，在“页码”对话框中可以选择页码的位置、页码的对齐方式。（2）设置页码的格式在“页码”对话框中单击“格式”按钮，在“页码格式”对话框中设置页码采用的数字形式、含有章节号