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企划部總務采購NWInGMH事業處SOP制作﹕胡志云目錄一﹑采購員能力要求與工作細節二﹑自動化零組件采購三﹑模治具采購四﹑固定資產采購五﹑庶務采購六﹑TIPTOP系統操作(自動化﹐模治具)采購員必備能力要求在傳統思維里﹐采購就是拿錢買東西﹐其目的就是用最少的錢買到最好的東西。然而﹐隨著市場經濟的發展﹐采購已由單純的商品買賣發展成為一種職能﹐一門專業﹐一種可以為企業節約成本﹑增加利潤﹑獲取服務的資源。采購不僅是價格問題﹐更多的是品質水平﹑售后服務﹑綜合實力等等。因此﹐作為一名采購員﹐從根本上看﹐應該具備以下能力﹕一﹑成本意識與價值分析能力二﹑預測能力三﹑表達能力四﹑良好的人際溝通與協調能力五﹑專業知識采購工作細節一﹑5R原則1﹑適時(Righttime)2﹑適質(Rightquality)3﹑適量(Rightquantity)4﹑適價(Rightprice)5﹑適地(Rightplace)二﹑與供應商來往應公正誠實三﹑臨財不苟得四﹑具備敬業精神五﹑虛心與耐心1.系統登錄2.料號查詢3.供應商查詢4.請購維護作業5.采購維護作業5.采購單列印6.統計報表輸出7.匯總結報TIPTOP系統操作Theend自動化零組件采購--基本作業流程簽核權限是否足夠使用單位下請購單主管簽核下訂單確認交期驗收領用結報付款NY是否為具體料號Y另選供應商or料號異動鎖定請購單N三家以上廠商報價比價議價選擇最優價選擇廠商確定是否正常Y下采購單退回請購單位填寫新增料號申請表﹐呈報處級主管及經管簽核上傳申請表掃描檔及電子檔總經辦審核是否通過收到通知及料號代碼通知使用單位下請購單YNN當系統無所需料號﹐或系統現有料號不能滿足當前使用要求時就需要新增料號。新增料號首先要進入系統3.10查詢此類產品的近期交易記錄﹐能找到類似的產品則與使用單位溝通協調能否替代使用﹐如不行則聯系經營此類料號的三家以上合格廠商報價﹐便于比價議價﹐尋找最優價格(獨家代理或生產的廠商除外)。接著填寫申請表﹐與報價單一起呈上級主管及經管相應職能主管簽核。再就是將簽好的申請表及報價單掃描檔和申請表電子檔傳給總經辦[具體操作方法]﹐由總經辦審核通過并建入系統中。最后便可按正常作業流程作業了。料號異動流程與新增料號基本相同﹐如果是價格上調則還需要供應商提供証明材料﹐如市場變化﹑原材料價格上漲等。自動化零組件采購--新增料號新增料號申請表上傳圖1圖2圖3在LotusNotes中選擇總經辦資訊公告(圖1)﹐進入圖2所示畫面選擇料號日常維護﹐點擊新增申請﹐彈出圖3所示畫面在此頁面中填寫申請人﹑單位﹑分機,選擇申請項目和申請廠區﹐寫上申請料號個數﹐并在備注欄附上申請表電子檔及簽核好的掃描檔。總經辦審核通過后會發電子郵件通知申請者﹐這時就可以通知使用單位請購了。TIPTOP系統操作--系統登錄圖1圖2圖3操作﹕開啟TIPTOP系統程序(圖1)輸入用戶名及密碼(圖2)您的用戶名密碼選擇操作(圖3)注意﹕1.不同的單位所使用的聯線主機不同﹐選錯將無法登錄(我們的是10.150.4.20)2.輸入用戶名及密碼時不能修改﹐如輸錯則回車再次輸入3.后退操作使用“F5”鍵TIPTOP系統操作--料號查詢作用﹕根據所需的料號品名或規格﹐查詢系統交易記錄﹐從中可以了解到產品供應商﹐價格等信息﹐便于下單操作﹕登陸TiTop系統選擇3(料號管理)﹐10(料件基本資料維護作業)﹐Q(查詢)輸入“*品名簡稱*or*規格*”(前后*號表示模糊查詢﹐所得信息不足時方便查找)按“Esc”鍵兩次﹐搜尋到后用“N”或“P”鍵翻看TIPTOP系統操作--供應商查詢操作﹕登陸TiTop系統2(供應商管理)1(供應商維護作業)Q(查詢)輸入“*廠商簡稱*”或“廠商編號”按“Esc”鍵兩次查詢(在輸廠商簡稱時一定要輸*號﹐*號表示模糊查詢﹐方便查找)。可獲得的信息﹕1.廠商目前的狀況是0(已核准)or2(不准交易)﹔2.廠商的地址和聯系方式。TIPTOP系統操作--請購維護作業2.選擇“1”(供應商選擇)﹐再按“Ctrl+P”,彈出供應商選擇對話框﹐選擇供應商。操作﹕1.登陸TiTop系統﹐(請購單管理)1(請購維護作業)﹐按“Q”(查詢)鍵﹐回車到單據編號處﹐輸入請購單號﹐按“Esc”鍵兩次。3.選擇“S”(鎖定)﹐然后按“Y”確認﹐即可鎖定請購單。當且僅當鎖定狀態為“Y”時﹐才能下采購單。TIPTOP系統操作--采購維護作業操作﹕登陸TiTop系統7(采購管理)1(采購維護作業)A(輸入)輸入廠商代碼輸入“2Nz”送貨地址“GLN”法人代碼“000012”輸入“MZQZ15”匯總確定后按“Y”,“Y”確認上述作業完成后﹐調整好列印機﹐准備列印注意﹕類別料號為‘1’TIPTOP系統操作--采購單列印采購單確認后﹐調整好打印機﹐依此選擇“O”(列印)﹐1(采購單列印(A4))﹐L(終端印表機(PN300)),1(DOS標准列印)﹐接著進行如圖1﹑圖2﹑圖3的設置,設定完成后按回車鍵列印圖1圖2圖3點擊[檔案],[設定GDI印表]選擇打印機及紙張類型(如圖2)字型參數設置(如圖3)TIPTOP系統操作--統計報表輸出操作﹕1.登錄系統﹐選擇11(統計報表)﹐28(採購狀況一覽表)﹐顯示左圖畫面2.輸入請購部門代碼3.輸入采購部門代碼(MZQZ15)4.輸入采購人員編號5.輸入采購日期6.依需要確認其它參數7.最后按“Esc”鍵列表輸出此項作業方便我們追蹤采購記錄﹐便于匯總報表總務采購工作執掌--匯總結報匯總結報是將領用單﹐送貨單﹐請購單和采購單按項目分類依次整理在一起﹐并確認四張單上的采購料號的品牌﹐規格﹐數量﹐單價及總金額一致﹐送貨單上公章是否正確﹐并再次確認簽核權限﹐確認無誤后呈主管審核結報。模治具采購--發鴻准流程接到請購單發包鴻准鴻准成交確認采購議價結報簽核權限是否足夠YESNO先制做后議價OK模治具采購--發外包流程報價(與廠商議價﹐確認交期)采購單領用單請購單結報簽核權限是否足夠NOOK四單齊全OKYES四單﹕請購單﹐采購單送貨單﹐領用單交期跟催模治具采購--議價過程1﹐查找歷史單價﹐若個別工件歷史單價過高重新商談﹐若無歷史單價﹐核對圖紙﹐重新議價﹗2﹐議價完畢﹐采購主管審核﹐返回鴻准﹐鴻准復印一份報價單﹐采購留底﹗3﹐外包一般三家比價議價﹗模治具采購注意事項1--請購單模件號﹐單價一定與報價單一致采購代碼﹕MZQZ15模治具采購注意事項2--采購單模治具打類別料號廠商代碼與報價單一致采購單主管簽完之后﹐傳真與廠商開始制做工件﹐黃聯交給生產單位讓其留底以備后繼打領用單﹗模治具發包不但要細心,還要利落﹗首先一定要檢查圖紙是否清晰。其次要注意圖紙上面的材質﹐不同材質價格相差很多﹐以防品質過剩﹗最后注意與生產單位和廠商溝通﹗模治具采購--發包總結固定資產采購--固定資產的定義大于等于人民幣2000元/台幣60000元具有獨立功能且能使用兩年以上的設備。固定資產采購--操作流程固定資產請購單系統維護作業法務系統立合同(10.153.24.133)富頂(10.134.7.23)鴻海(10.134.7.111)BU采購備案申請管制編號廠區采購核價存檔結報關務備案廠區采購核價固定資產采購--操作注意事項11.很多設備廠商有多種交易幣別﹐故代碼也不一樣﹐因此在選擇廠商時﹐必須注意該廠商此次的交易幣別而選擇正確的代碼。例如﹕台幣日幣2.結報時﹐人民幣5000元以上的國產設備須提供國產証明及零配件明細表﹐且明細表的產地必須小到“城市”。例如﹕產地﹕廣東省深圳市﹐我們應該填“深圳”﹐而不是籠統的填“廣東”3.注意審核請購單的品名及型號是否與實物一致﹐特別是鴻海需報關的﹐系統資料必須與報關單內容完全一致(可參考設備銘牌)﹐否則無法結報。因此系統資料必須做到准確無誤。以上同樣是群寶企業﹐同樣處于核准狀態﹐但交易幣別不同﹐VENDORCODE也不同﹐須特別留意。4.由于固定資產結案周期較長﹐且結報附件較多﹐因此要求我們必須注意工作的時效性及資料保存的完整性﹐且每一份固定資產必須非常清楚其工作進度。固定資產采購--操作注意事項25.各階段結報所需附件上﹕國內固定資產結報附件(一次性付款)﹕a.請購單(正本)b.合同(需求單)c.資產標簽d.送貨單e.驗收單f.發票g.圖片﹑國產証明及零配件明細表(5000元人民幣以上需提供此項)h.營業執照復印件(加蓋公章)海外固定資產結報附件(一次性付款)﹕a.請購單(正本)b.合同(需求單)c.資產標簽d.送貨單e.發票/INVOICEf.PACKINGLISTg.進口報關單h.出口報關單或提單j.驗收單固定資產采購--操作注意事項3簽約款結報所需附件﹕a.固定資產請購單(正本)b.合同(正本)c.發標/INVOICE貨到款結報所需附件﹕a.固定資產請購單(復印件)b.合同(復印件)c.進口報關單d.資產標簽f.發票/INVOICE尾款結報所需附件﹕a.固定資產請購單(復印件)b.合同(復印件)c.進口報關單d.資產標簽e.驗收單f.發票/INVOICE固定資產采購--操作注意事項4BU需求申請BU部門請購BU作業提交總務確認下采購單退貨交貨驗收供應商處理下定單匯總采購單部門收貨倉庫發貨倉庫管理倉庫收貨預結報匯總拋轉結報NOOKNOOK庶務采購—基本流程1)首先登陸“中央總務采購網”(如下頁)﹐庶務采購主要分為統購類請購(如印刷品&生活用品&電器設備&辦公文具等)和非統購類請購(如辦公家具&勞保用品&環衛用品等)兩大類﹐上述物品如系統里有建料號的在查詢請購物品一欄里輸入品名點查詢就可帶出所需物品相關的單價﹑廠商﹑品牌﹑交期等.2)請購物品在系統里除了大部分有建料號還有一些是沒建料號的﹐所以非統購類請購又分非統購和無料號兩種請購形式﹐如要請購無料號的物品就需通過廠區總務采購另找合格廠商詢價﹑議價后再按正常流程即可請購。庶務采購—網上作業注意有統購和非統購之分庶務采購—網上作業交期的確定﹑異常的處理﹑整理結報……1)確認請購單正確無誤后(如類別﹑廠商﹑單價﹑部門代碼等)即可確定此張請購單大概的交期了﹐生活用品&辦公文具&電器設備&印刷品一般交期為3到5天﹐辦公家具&環衛用品一般交期為7到10天。2)請購單位在領回所需物品時如發現廠商所送物品與請購物品不一致時這就需要在第一時間與廠商確認是哪個環節出了問題﹐也就是異常的處理﹐之后再與廠商確定交期等。庶務采購