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中南大学档案实体分类办法为实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，根据原国家教委《高等学校档案实体分类法》（教办[1993]429号），结合我校实际，制定本办法。一、档案实体分类及标识符号（一）一级类目的划分与标识一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十一个一级类目。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“JX”即jiaoxue（教学的简称）。其名称、标识符号如下：一级类目标识符号一级类目标识符号党群DQ基建JJ行政XZ仪器设备SB教学JX出版CB科研KY外事WS产品生产与科研开发CP财会CK学生XS（二）二级类目的设置与标识及扩展的三级类目与标识。二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”，如“综合”为“11”，其余二级类目依次为12、13、……99，但10、20……等带“0”的数字不用。三级类目是在二级类目的基础上，根据需要扩展的，三级类目的标识方法与符号和二级类目相同。二级类目代号及部份扩展的三级类目代号如下。1.党群(DQ)二级类目代号如下：代号二级类目代号二级类目11党务综合15统战12纪检、监察16工会13组织17团委14宣传18规划2．行政（XZ）二级类目代号代号二级类目代号二级类目11行政综合16档案、图书12人事17医政管理13审计18离退休工作14保卫19学生工作15后勤21房产管理3．教学（JX）二级类目代号、三级类目代号(1).教学（JX）二级类目代号代号二级类目12研究生教育13全日制本、专科生教育14成人教育（2）研究生教育（JX12）、全日制本、专科教育（JX13）、成人教育（JX14）、网络教育（JX15）三级类目代号。代号三级类目代号三级类目11教学综合15学与教学实践12学科与实验室建设16学位工作13招生工作17毕业生工作14学籍管理18教材4．科学研究（KY）二级类目代号代号二级类目11综合12专利13获奖证书14科研成果15推广应用5．基本建设（JJ）二级类目代号、三级类目代号（1）基建（JJ）二级类目代号代号二级类目11综合12基建处13后勤处修缮科14后勤集团升华房地产（2）基建处（JJ12）、后勤处修缮科（JJ13）、后勤集团升华房地产（JJ14）三级类目代号代号三级类目n工程项目n(从12开始)6．仪器设备（SB）二级类目代号代号二级类目11综合12设备7．产品生产与科技开发（CP）二级类目代号代号二级类目11综合12产品生产8．出版物（CB）二级类目代号代号二级类目11综合12报纸13刊物14出版书籍15音像（同一个二级类目，采用“01～N”数字作刊物代号）9.外事（WS）二级类目代号代号二级类目代号二级类目11综合13来校12出国（境）14国际合作与会议15外国留学生10．财会（CK）二级类目代号代号二级类目代号二级类目11综合14会计凭证12会计报表15工资清册13会计账簿(三)关于档案实体分类的几点说明1、制定本办法的目的是为了使我校档案类目设置有相对的稳定性，在较长时间内不随意改变。2、各级类目的设置不是封闭式的，而是一种开放型的设置，随着学校事业的发展和要求，现有类目不能满足要求时，它可以添加一、二、三级类目，满足了档案实体分类的长期相对稳定性的要求。二、档号的编制（一）档号模式和标识1.档号的模式我校档号的模式采用《高等学校档案实体分类法》的规定，即：全宗号+年度号+分类号+案卷号全宗号采用汉语拼音字母的方式表达。其标识符号如下：ZD-中南大学G-原中南工业大学Y-原湖南医科大学T-原长沙铁道学院年度号由四位阿拉伯数字组成。年度号的认定：综合管理用自然年度；科研成果（项目）用完成年度；基建工程用竣工年度；仪器设备用购置年度；出版物类用出版年度。分类号一般由一、二级类目代号组成，有扩展到三级类目者，应把三级类目代号（或项目代号）包括进去。同一全宗（2000-2010年中南大学档案）存放不同校区的档案，应在分类号前加上校区代号。校区代号如下：1-主校区2-湘雅校区3-铁道校区案卷号由01～n数字组成。它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。说明：2011年中南大学档案馆集中管理，原铁道、湘雅分馆撤消，中南大学全宗相应取消校区代码。2．档号的标识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号之间，用连接号“-”连结。例如：2001年内容是中南大学党委组织工作的第5号卷的档案，可标为：ZD2001–DQ13–05案卷号二级类目“组织”代号一级类目”党群”代号年度号中南大学全宗号又如：2001年内容是研究生学籍管理存放在铁道校区档案分馆的第15号卷档案，可标为：ZD2001–3JX1314–15案卷号三级类目学籍管理代号二级类目“本、专科教育”代号一级类目“教学”代号铁道校区代号年度号中南大学全宗号(二)特殊载体档案档号的编制从我校特殊载体档案结构的内容看，基本不超过十一个一级类目的范围，故暂不将它与十一个一级类目并列。但由于载体和幅面尺寸（类型）不同，保管要求不同，拟作特殊处理：按载体类型分别单独编号排架，同时注明与相应载体档案的参照号。1.编号模式全宗号+年度号+特殊载体代号（TZ）+载体代号(代码)+立卷部门代码+保管单位号保管单位号是特殊载体档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。ZD2001–TZ0000–01-n保管单位号立卷部门代码载体代号（代码）特载档案代号年度号全宗代号2.二级类目代号（非标准的自定义目录，试行）代号二级类目TZ特殊载体12照片13录音带14录像带15幻灯片16磁盘17影视胶片18缩微胶片19光盘21荣誉证书22奖状23奖章24奖牌25奖杯26锦旗27礼品28名人字画29纪念品31校牌、匾32印信（钢印、铜印、胶印、木印）33徽章34有收藏价值的教学科研设备设施35其他3.立卷部门代码DQ11党务综合DQ12纪检、监察DQ13组织DQ14宣传DQ15统战DQ16工会DQ17团委DQ18规划XZ11行政综合XZ12人事XZ13审计XZ14保卫XZ15后勤XZ16档案、图书XZ17医政管理XZ18离退休工作XZ19学生工作XZ21房产管理XZ学生JX12研究生院JX13本科生院KY科研部CP产品生产与科技开发JJ基建SB仪器设备CB出版WS外事CK财会（三）专题档案档号的编制从我校已建立的专题档案的内容看，基本不超过十一个一级类目。但由于专题档案文件数量多，年度跨度大，为保持彼此之间的有机联系，便于查考利用和保管，拟作特殊处理：集中单独编号排架。专题档案编号模式如下：全宗代号+专题档案代号（ZT）+题名题名采用名称主词的汉语拼音的第一个字母（一般不超过6个）。例如：中南大学“地洼学说”专题档案第5号卷的档案，可标为：ZT—DWXS—05案卷号题名（地洼学说）专题代号(四)人物档案档号的编制人物档案是我校杰出人物一生活动中形成的具有查考利用价值的文件材料的综合体。人物档案按人名整理组卷，具体编号模式如下：人物+人名+案卷号人名的标识，采用人名汉语拼音的第一个字母例如：名人陈国达院士的档案RW–CGD–05案卷号人名（陈国达）人物